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会员中心 > 音频库 > 职场进阶课堂> 落实责任制,让团队成功执行项目

落实责任制,让团队成功执行项目

更新时间 2023-02-22 17:11:54 播放量 9,808 总时长 05:29

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大家好,这里是三茅会员HR知识充电站,本期为你分享的主题是——落实责任制,让团队成功执行项目。

 

工作中你是否经常遇到这样的情况:总是被人叫去做一些没人在意的工作?当我们被安排工作、接受会议、承担责任时,我们会默默地问自己:“做这些事有什么意义?”

而优秀的项目经理能够懂得每个人的心思,他会证明他的每一个要求、每个团队成员承担的每个责任、团队错过的每个时间截点都是有意义的,这样不仅可以加强自己的非正式权力,还能带来项目的成功。

 

那作为一个项目负责人,到底怎么让一个团队成功地执行项目呢?

简单来说就是责任制。本节内容就通过怎样建立团队责任机制,以及团队成员没有按时完成任务怎么处理这两点来为大家分享如何让责任制帮助团队成功执行项目。

 

要想回答这些问题,你需要一套持续的、经常性的、有规律的、共享的责任机制作为指导思想,你同样需要了解如何使用非正式权力来帮助团队成员按时完成任务。

 

首先我们来看,建立团队责任机制。

一个能引导团队成员投入工作的项目领导,不仅对结果有着较高且清晰的预期,同时也非常重视团队成员是否能达到预期。为了使团队成员能达到预期,可以建立一种定期责任汇报机制,这是成功执行项目规划的关键。

因为有了定期责任汇报机制,团队里的每个人就都知道什么时候提交什么成果,以及怎样实现这种成果。

你可以在项目整个周期内,根据项目特点,依照一定的频率组织团队责任例会。

团队责任例会不会很长,通常不超过30分钟,短小精悍的会议主要目的是审视我们的工作是否在按规划进行或者是否有人需要帮助,高效的项目经理会让团队中的每个人都了解项目的状态,并对可能的解决方法畅所欲言。

 

团队责任例会则包含了这样几个目的:

一是通过审视整体的项目规划,能够让团队把项目当作一个整体;二是要求团队成员汇报上一周完成的工作情况;第三是通过项目成员不断完成新的工作,来保证项目前进,还有就是让项目经理了解哪里存在困难。

同时,还要对每次的团队责任例会进行记录,记录下来上周任务的完成情况,新任务的分配,问题解决情况等等。

有了这个工具,你就可以跟踪团队每周的任务完成情况,把责任落实。

 

接着再来看团队成员没有按时完成任务怎么办。

你可以有很多选择,把他们踢出团队、羞辱他们、在其他团队成员面前批评他们或直接选择无视等着他们自己离开——但这些做法都不一定能使你的项目取得好结果;相反,你可以通过四个基本行为准则激发他们的责任心:

先聆听,让团队成员说明为什么没有完成任务;

然后展现尊重,通过换位思考理解对方的处境;

接着明确期望,重新布置任务,更新截止时间;

最后承担责任,让团队成员知道项目团队在乎每个人的承诺和职责,他们是项目成功最重要的一部分。

 

偶尔,你也需要单独与团队成员进行绩效对话。

在对话开始前,你首先要定义你的目的,为什么要开展这次谈话?这一步非常关键,原因有两个,首先,你不希望耽误太多的时间,影响下面的行程;第二,你希望对方明白这次对话只是针对项目的结果——与人格无关。

接下来要考虑你想和对方分享什么,在说明每个事件或对方犯的错误时,要有理有据,最好能够举出例子。

要想好每件事的影响,以便让团队成员对项目的整体情况有所了解。

也就是要确认好谈话的目的、事实依据以及影响。

明确了谈话最后的结果能够帮助你充分地“冷静”下来,并用最恰当的方式与对方沟通,谈话中要思路清晰、有逻辑,最重要的是给予足够的尊重。

 

当对方觉得你能够理解他时,你就可以让他们自己提出解决办法,这是表达预期的过程,通常,他们自己就能够说出解决方案,这时你要明确列出你希望他做的具体任务以及你对他的承诺,同时做到履行承诺,对具体的行动规划达成一致,并确定下一次碰头的时间,对后续工作进行跟进。

 

执行项目其实就是鼓励每个人完成自己的工作,也许你准备了最精确的项目规划和流程,但还需要人去执行。如果你可以按照本节我们分享的方法,形成一个定期责任汇报机制,就能够大大增加你按时、按预算完成项目的概率。当团队中有人表现不佳时,你需要与他们展开绩效谈话,并在这个过程中时刻牢记并做到四个基本行为准则:聆听、展现尊重、明确期望以及承担责任。

 

以上就是今天的全部内容了,感谢您的收听,我们下期再见!

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