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会员中心 > 音频库 > 职场进阶课堂> 2 步,让团队成员对项目目标达成共识

2 步,让团队成员对项目目标达成共识

更新时间 2023-02-22 17:08:24 播放量 19,936 总时长 06:27

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大家好,这里是三茅会员HR知识充电站,本期为你分享的主题是——2步,让团队成员对项目目标达成共识。

 

作为一名HR,你可以思考一下,你的职业生涯中有多少时间花在了项目上,也许是一个大型的校园招聘项目,也许是一个小小的新员工培训项目等等。或许你也推进过一些成功的项目,但偶尔也还是免不了承受巨大的压力、犯一些不必要的错误,也可能陷入过过未按时完成任务、返工重来的窘境……但其实,如果我们在项目的一开始就了解项目管理的基本知识,那么这些问题很多都可以避免。

本节内容就为大家分享如何在项目筹备阶段确认好项目目标,让团队成员达成共识。

 

一个不那么简单的项目。在变更和纠正错误的成本在越接近项目完成时就越高。所以,为了避免在项目的进行过程中试错、返工,就要在项目的启动阶段投入精力,做好策划。

举个例子,公司让你来策划一个拓展活动,刚好你由于拥有相关经验,于是欣然接受。为了让活动丰富有趣,你选择了一个新地点,并根据主题聘请了两位主持人,在原有的活动日程上加入了一系列既有趣又有意义的团队建设活动。在结束了最忙的几周后,活动马上就要开始了,你终于找到一个向老板汇报的机会,当你把日程交给他时,他说:“不,不,不,这不是我想要的。我们还有三款新产品要发布,哪有时间听主持人讲话和搞团队建设啊……”

这就说明了项目管理失败的一个非常常见的原因:对项目的策划太草率,对项目的预期缺乏共识。

那该怎样做才能让大家对项目的结果达成共识呢?

 

为了得到一个清晰的预期,你需要在项目的策划阶段,准确地回答以下问题:

这个项目会对谁产生影响?谁决定了项目的成功,他们的预期是什么?项目的限制是什么?

为了每次都能够回答好这些问题,你需要遵循下面的步骤:

第一步,确定利益相关方和确定主要利益相关方;第二步,有效地对主要利益相关方进行访谈。

利益相关方指的是积极参与到项目中,或会因为项目产生正面或负面影响的人或组织。而你的目标就是在项目开始前,充分了解每个主要利益相关方的独特视角及预期。

你可以列一个清单,包括以下内容:

项目目的。

在这一栏中你首先要描述为什么做这个项目,并且你的描述能够回答“这个项目将会对部门和公司的目标产生什么影响”的问题。

描述。

这一栏中,你要尽可能清楚地回答项目怎么做、做什么和什么时候做的问题,这里要包含所有细节。

预期的结果。

这里要写明什么结果是项目的成功,你需要回答这个问题:“我必须实现什么结果?”

排除项。

这里要填上不属于项目考虑范畴的内容。比如前面那个例子,如果你知道今年的拓展不准备邀请主持人,那就列上去,从而节约时间、资金和烦恼。

沟通需求。

项目成功的一个重要因素就是好的沟通。在访谈中要询问利益相关方:“您希望我在项目进行中如何向您汇报进展?用什么方式与您沟通?”当今时代,每个人对沟通途径的要求各不相同:电子邮件、短信、电话会议、网络电话等,包括时区的差异也要考虑在内。因此,要了解每个人不同的沟通方式和内容需求,否则在项目深入开展时出现沟通问题就无法弥补了。

审批条件。

这一栏中要填上谁需要对项目进行审批。你是否经历过因“忘记”得到某位领导的审批而使项目被叫停的情况?使用这个工具能够让你了解哪些人属于决策者,需要得到他们的签字审批。

局限。

你要在这里填上项目的限制条件,一个项目可能的局限区域包括范围、质量、资源、预算、风险和时间六个区域。局限条件就像是蜘蛛网上的线,当你碰到一条线时,整个网都会受到影响。作为项目经理,你有责任对项目的局限条件进行判断,并请主要利益相关方决定哪些是优先条件。

 

第二步,要对主要利益相关方进行有效的访谈。

一旦你列出了所有主要利益相关方的清单,就要尽早地从他们那里得到尽可能多的输入。

为每一位利益相关方准备几个问题,从而保证得到你想要的答案,不要太关注问题本身,要仔细聆听,好好消化理解。如果你没有听到想要的答案,或者回答不够具体,就再问一次!只要时刻谨记你的最终目的是解码领导头脑中对于成功的图像,你就能够准备出正确的问题,得到你想要的答案。

为了得到明确的回答,你需要提出“开始”“深入”“结果”三个阶段的问题:

“开始”能够帮你了解大方向和背景,你可以问“您怎样定义这个项目的成功?”

“深入”会对个别信息进行深入探讨——“您能否再详细讲讲这对您有什么意义?”

“结果”是访谈成功的关键,问结果你可以说:“那么您的意思是……我理解得对吗?”

这三个阶段问题能够验证你是否真正了解了被采访者的想法,从而确保一切都清晰明了。

 

通过这样两步,你就会对项目目标有了一个清晰的概念,团队成员也会对项目目标

发起是项目最关键的阶段,因为所有后续工作都要依据这个步骤开展,发起项目的正确方式就是在前期多投入多付出,做好功课。

 

总结来说就是,发起前,首先要确定每一个与项目有关的利益相关方,这样可以避免盲区,接着就是对主要利益相关方进行有效的访谈。做好这些工作就可以了解团队成员对项目的真实预期,从而让大家对项目的目标达成共识。

 

以上就是今天的全部内容了,感谢您的收听,我们下期再见!

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