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会员中心 > 音频库 > 职场进阶课堂> 简单3步,写出有高度的工作总结

简单3步,写出有高度的工作总结

更新时间 2022-06-08 16:55:32 播放量 16,801 总时长 07:33

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大家好,这里是三茅会员HR职场修炼所,本期为你分享的主题是——简单3步,写出有高度的工作总结。

 

对于大部分职场人士而言,写“工作总结”可以说是一种常态,或者说是日常性工作。一份好的“工作总结”不只是一段时间内所有工作内容的简单汇总,更重要的是要体现出你做了这些事之后取得了哪些实实在在的成果。

 

那么,“工作总结”到底如何写才能不流于平庸,才能更充分体现自身的价值呢?

今天就为大家提炼出一套简单易行、快速有效的工作总结写作方法,只需要三步,就能快速梳理自己的工作内容,把工作成果和业绩,充分地呈现出来。

这三步分别是成果分类、排序整理和概括总结。

 

 

成果分类,就是发掘为自己加分的关键工作成果,并进行分类。

首先,可以通过“行动-成果”表,清晰地梳理出自己工作的关键成果。

“行动—成果”表的构成非常简单,一列是“行动”,一列是“成果”或“目的”。进行工作梳理时,在“行动”列填入主要的工作事项或任务项,也就是“做了什么”;在“成果/目的”列填入“做完前面这件事取得了什么成果”,在描述成果的时候务必做到清晰、明确,并尽量使用数据说话。

比如,一名电话销售人员,一天打80个电话,这是“行为”;80个电话里面有10个初步意向,10个里面有2个准备签约,这就是“成就”。

 

“行动—成果”表,除了梳理信息,更是一个思考工具,通过这个工具,你不仅要想到“做了什么”,更要思考做了这些事之后,工作取得了哪些实质性的成效?个人能力得到了怎样的提升?岗位价值从何处得以体现?

如果回答不出来这些问题,或者答案不能令自己满意,那就需要认真反思一下自己的工作方法。

 

梳理出工作成果之后,要对这些成果分类呈现。

分类的本质其实是一种结构化、框架性的思维方式。

例如,日常工作中常用的5W1H、SWOT;市场营销中常用的4P、4C;质量管理中的“人机料法环”、PDCA;等等这些工具模型都是一种稳定的思维框架,也是一种成熟的分类方式。

得益于这些模型,我们只需要将那些待整理的信息与模型的构成要素进行一一对应,就能完成一次清晰的分类。

当然,我们也可以自己选定一个标准,依据这个标准进行分类,只要分完类以后,信息是清晰、准确的,符合实际需求就可以。

分类的时候,要注意遵循MECE原则,也就是要“相互独立,完全穷尽”,这就是说同一个分类中各个信息之间不能出现重叠,也不能有所遗漏。

 

通过第一步,我们已经把工作内容和成果进行了罗列、挖掘和分类处理,接下来就要对分类后的内容进行排序。

时间顺序、重要性顺序以及结构顺序是三种常见的排序方式。

以时间顺序展开的工作总结一般是由远及近。例如,年度工作总结,从年初写到年尾;某个项目的工作总结,则按照项目的前期、中期和后期展开;产品开发的工作总结,可能分为阶段一、阶段二和阶段三。总之,时间顺序是能从时间的维度分出先后关系的顺序。

重要性顺序就是按照工作轻重缓急的程度进行排列,一般会用到“首要工作是……,其次……,最后……”这样的表达方式。这种排序方式的使用能让你的表达重点突出、主次分明。

结构顺序体现的是组成整体的部分,或者构成某个系统的要素之间的关系,可以简单地理解成是一种“总-分”结构,这些部分或要素之间大多是平行并列的关系。

无论哪种顺序,本质都是要求我们关注事物的内在联系,并在表达时体现出来,便于对方的理解。

 

第三步,概括总结。

分类是将具有共同属性的事物放到一起,而概括要做的,就是将那些共有的本质属性“抽取”出来,形成结论。

多数人在概括时出现的问题,貌似表现为上层结论的概括不准确。但实际上,最关键、最核心的问题却往往出在下层信息的梳理上。尤其是信息的“归类分组”,不能从深层挖掘信息间联系,完成合理的分类。

 

来看一个案例,职员小孙对“会议效率低下”问题做总结。他对会议存在的问题进行了很清晰的分类,并且为不同类型的问题做了“命名”。他这样向上级领导汇报:“会议效率低下,主要是由论点、会议本身、发言者、调度这四个方面的原因引起的。”领导听完依然不知道问题到底出在哪儿,还得追问一句:“这些方面都存在哪些问题呢?”

 

小孙的问题就在于缺少结论,因为他的概括是不彻底的。发现问题后,小孙做了修改,然后再次找到领导进行汇报:“会议效率低下主要是由四个方面的问题导致的。第一,讨论不扣主题;第二,会议时间长、开会次数过多;第三,发言仅限于少数人;最后,日程和会议室调度困难。”

 

所以说,概括能力要从2个方面下功夫,一是提取事物的本质属性,二是要形成明确的结论。

 

好,以上就是写好工作总结的三个步骤——成果分类、排序整理和概括总结。

工作总结一方面是自己对过往所做工作进行的回顾,另一方面也是给领导和组织的一个交代,本质都是对一段时间内所做的事,以及所取得的成果进行梳理、归纳和最终的“呈现”,希望大家学习并掌握我们本节内容所介绍的方法,在写工作总结时不再是“流水账”式的罗列,而是把工作成果和业绩充分地展现出来。

 

以上就是今天的全部内容了,感谢您的收听,我们下期再见!

 

本节部分内容参考《结构化写作》。

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