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这样做，让会议高效又融洽

更新时间 2021-12-17 16:59:11 播放量 18,478 总时长 09:22

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大家好，这里是三茅会员HR职场修炼所，本期为你分享的主题是——这样做，让会议高效又融洽。

作为职场人士，难免要参加各种各样的会议。开会的过程，是N个人拿出等量的时间来商量事情、推动结论的过程。一个会议如果持续1小时，十人参会的话，那么这个会议所消耗的公司时间成本就是10小时。无论作为组织者还是参与者，如果没有在会议中积极地贡献才智，推动项目进展的话，既是对公司资源的浪费，也是对自己和同事时间的不尊重。

下面我们就从组织会议和参加会议两个方面，为大家介绍几个提升会议效率的好方法。

如果我们要组织一场会议，那么，请让自己成为一个讲效率的会议组织者。

你需要明确知道自己想通过这个会议达到什么目的，精准邀请参会人员，进行细致的会前准备、全面的会中掌控以及及时的会后跟进。

具体怎么做呢？我们一条条来看。

开会的目的通常有三个：一是集体通知，二是推动集体做决定，三是针对重要决定集体请领导批准。

如果是集体通知，应该慎重考虑是否非得采用开会这种形式，可否用电子邮件替代？当然了，如果需要通知的是敏感信息，或者是前几次开会有些分歧意见，经过会后的进一步工作和跟进后，新做了一个决定，那就有必要开个会通知大家为什么最终做了这个决定。

如果推动集体做决定往往牵涉到多个部门，要就某一件事、某一方案达成共识。这需要组织者有周密的思考和细致的准备。

如果针对重要决定请领导批准，则往往是行动小组在开会之前已经初步达成了共识。通过开会，请所有人在场，以便于如果领导做决定的时候有问题，相关部门可以即时回答。

明确了会议的目标，就需要精准邀请参会人员。

只邀请相关人员参会是对所有人时间的尊重。“精准”的衡量标准是有贡献，这个人对会议要推动的事情要有贡献。这个贡献可以是出主意，可以是提示风险，可以是具体事项的执行。通常你会发现，精准邀请与会者的小型会议，因为职责分工清楚，每个人都无法逃避，无论是执行力度还是后续跟进，都会相对好一些。

在明确了目的，挑选好参会人员之后，就要进行细致的会前准备。

请准备好会议日程并至少在会前24小时发出去，发日程的这个邮件正好也是个对会议的小提醒。

如果是讨论比较复杂的问题而你需要大家带着思考来参会的话，还可以准备一点预读文件作为背景资料。预读文件不宜太长，三页纸以内为佳。不建议把会议要讲的全部内容作为预读文件发出去，那样的话会导致大家参会时，以读过预读文件为借口而精力不集中或者完全不参会。

如果某一个人对此会议要做的决定至关重要，请提前确认他的出席，保证你达到组织这场会议的目的。

这个会议是你组织并且主持，会议当中你的表现直接体现了你的靠谱系数。可以在以下五点上下功夫：

一是掌握好时间。

即使为了某某领导而不得不推迟几分钟开会，也要想办法砍掉一点次要内容而使会议按时结束。否则，如果后面有别的会议的同事到点要离开，而你还没讲到最后的结论，大家步调就不一致了。

二是紧贴议题。

议题是你定的，讨论过程当中有时会跑题，或出现议题延伸。如果你看到时间被这些延伸内容消耗，就应该立即打住，让大家回到主题。但有时这些延伸内容也是与主议题紧密相关的，可你在立题时没想到，这时应该果断把延伸内容放到待议事宜中，会后立即跟进，而不要在会议当中让这个延伸内容扯走你的主线。

三是多问大家意见。

会议中，总有人相对活跃，有人相对沉默。少言的人或是性格使然，或因表达有问题，但这并不代表他们没有好的想法以及强的执行力。所以作为主持会议者，要主动在会上问这些人的意见，鼓励他们发言，使所有人的声音都被听到。同时，现在有越来越多的电话会议，经常问问电话上的同事的意见也是很有必要的。这样做让所有人都有参与感，也避免了参会人员会后说你没给他们发言机会的微词。

四是责、权、利、时间落实到人。

对于达成的共识，要给每一个行动计划确定一个负责人，并定下完成日期，这样责任明晰，便于跟进。

五是用明确的思路指导会议的进程。

比方说在会议开始时重申一下会议目的，让在会海中赶场奔忙的同志把思路转到你的会议中来；在会议结束时就达成的共识及跟进条款进行总结，重申会议主题。

接下来就是会后的跟进。

会后应在几小时内发出不超过一页纸的会议记录，并问大家的意见，如果没有异议就意味着大家同意按照共识去执行。

对到了时间没有按时交任务的小伙伴，需要一对一去跟进，敦促其后续行动；如果是一个重要里程碑式的项目或者是后续进度完全依赖当前进展的项目，不要等到最后期限，而要分阶段、分步骤地去跟进，确保不会出现掉链子的情况。

还有一点很重要，要及时鼓励。一个项目顺利完成后，给参与人员一封表扬电邮并抄送他们的领导是重要的会后跟进步骤。人都是需要鼓励的，人家帮你干了活，及时给予认可和褒奖，会使下次的合作更加愉快。

多数时候，除了组织会议，我们还会被要求参与一场会议，这说明会议组织者认为我们对此项目有用，你要做的是把自己的价值最大化。会中、会后的表现，也是积累个人品牌的好机会。下面我们从会前、会中、会后提出三点建议：

会议前，不打无准备之仗。

请提前看会议议题，做点功课，看看自己在此项目的系统工程中起的是什么作用、扮演的是什么角色。如果是个重要项目，可以和组织者提前见面，问问具体需要你做什么，这样你有备而来，带着思考进入会场，会让你的发言更加有分量。

会上，积极发表意见，并拒绝外界干扰。

提前做的功课会让你在阐述自己观点时更加有理有据。发表不同意见在开会时是常见的，要注意是对事不对人，同时确保提的是建设性的意见。也就是说，你若想枪毙掉别人的建议，最好给出另外一个或者几个建议，不要只否定别人观点而不贡献新点子。

会后，积极做分内之事。

如果你被指定了任务，就履行承诺，保质、保量，按时完成自己的部分。如果你负责的部分是承上启下或与项目其他环节紧密相关的，请在项目过半时给个进度报告，项目结束时给个通报。这种积极主动的态度和按时交活的表现，从一个侧面反映了你的领导力，下一个机会没准就在拐弯处。积累久了，你会成为大家都愿意合作的人。

愿每一位朋友都擅长组织高效会议并以积极参会人的身份帮助提高会议效率。时间久了，你也许会发现，组会参会这些事对塑造个人品牌都十分有利，日复一日，你的个人影响力也会不同凡响。

以上就是今天的全部内容了，感谢您的收听，我们下期再见！

本节部分内容参考《决战职场》。

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