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行政人事必备——印章的日常使用和管理

更新时间 2021-04-02 15:25:25 播放量 28,061 总时长 08:13

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大家好，这里是三茅会员HR知识充电站，本期为你分享的主题是——“印章的日常使用和管理” 本节内容选自《一本书读懂行政管理》。

一般来说，一家新注册的公司会有公章、财务专用章、法人名章和发票专用章，此后，根据需要还会陆续增加其他种类的印章，如合同专用章、部门章等。任何企业还都会面临档案资料、文件保管的问题，比如，我国《会计档案管理办法》规定，会计凭证中的原始凭证、记账凭证和汇总凭证的保管期限是15年，会计账簿中的总分类账、明细分类账保管期限均为15年，现金、银行存款日记账的保管期限为25年等。

通常情况下，随着企业业务的发展，企业职能部门日趋增多，每个企业往往不止一个印章。企业的印章可以分为两类，一类是必备印章，另一类是其他用章。我们接下来对每类印章的概念及用途进行简单的一个阐释。

首先来看什么是必备印章。

必备印章，是一个企业必备的三枚印章，主要包括公章、合同专用章和财务专用章。一个企业在领取了营业执照后，就可以依法刻制这三枚印章，并在当地公安局和工商局备案。

公章是企业必须具备的印章，同时也具有最重要的法律效力。在现行的立法和司法实践中，审查是否盖有法人公章成为判断民事活动是否成立和生效的重要标准。一般来说，公章是一个企业的印章之首，无论对内还是对外都具有最高的法律效力，因此公章的使用范围也极为广泛。除了法律有特殊规定外，比如发票的盖章，其他情况都可以用公章代表法人意志，比如对外签订合同，以公司名义发出的信函、公文、介绍信、证明或其他公司材料都可以使用公章。

在实际工作中，合同当事人经过协商，需要在达成的书面合同上各自加盖本公司的合同专用章，以表明双方当事人对订立合同的要约、承诺阶段的完成，还表明对双方权利、义务的最终确认，从而最终确定合同经当事人双方协商而成立，并对当事人双方产生法律效力，当事人应当基于合同的约定行使权利、履行义务。对此，我国《合同法》规定：“当事人采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”另外，公章可以代替合同专用章使用。

财务专用章又称财务印鉴章，一般选用适合财务章的硬质材料（如黄铜），财务专用章上的字体为宋体和隶书，印章尺寸大小由各市、县地方税务局确定。对外使用的财务专用章需要遵循相关备案制度，要到中国人民银行预留公司公章的印鉴和财务专用章的印鉴，并要到公安机关备案；在公司内部使用的财务专用章，也需要到公安部门申请备案。

再来看其他印章。

其他印章主要包括法人章、发票专用章、出库专用章、档案专用章、招标业务专用章、投标专用章等。其中，法人章实际上是公司法人代表的个人私章，但必须经过备案，也就是大家常说的法人个人印鉴。法人章的特点是具有个人性，一般保管在公司的财务部，对外具有一定的法律效力，可以用于签订合同、出示委托书等；发票专用章是企业、单位和个体工商业户购买和开具发票时须加盖的印章，当企业缺少发票专用章的时候，也可以使用财务印章代替。此外，企业还可以根据业务需要，自行刻制其他印章，比如物资进出库的专用章、档案管理的专用章、参与招投标业务的专用章等。一般来说，企业自行刻制的印章主要在企业内部使用，往往是基于对内部某项业务事实的确认，通常不会对外使用，也不具备对外的法律效力。

对印章种类及用途的识别，是行政人员必须要了解的。

在日常工作中，由于企业的印章对法律要约构成重要作用，因此，对印章的保管成为企业的一项重要工作。在印章的日常使用管理过程中，我们要保证公司印章保管及使用的合法性、严肃性和安全性，在此基础上，要界定好印章管理的范围，明确印章授权管理和使用部门，制定出印章管理办法，划分好印章保管责任人的职责。

具体来看，印章管理所指的印章包括公司公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。

明确印章授权管理和使用部门，比如：公司公章、合同专用章由公司行政部负责管理和使用；财务专用章、发票专用章由财务部负责管理和使用。

制定印章管理办法的时候，要注意严禁印章保管责任人将印章转借他人，行政部向印章保管责任人移交印章时，应填写“公司印章留样备案表”。

印章保管人的职责应该包括但不限于：遵守保密规定，严格遵照规定使用印章。未按批准权限使用印章或使用印章审批手续不全的，印章保管责任人不予使用印章；经办人拒绝印章保管责任人审核文件内容或审批手续的，印章保管责任人可拒绝使用印章并报告领导处理；禁止任何人未经批准携带公章外出。如确需带出使用，则须经董事长批准并填写“公章外出使用审批单”方可带出；非公章专管人员携带印章外出时，使用印章的人还应填写“印章交接单”并办理交接手续。

以上这些列举出来的印章管理办法给大家提供了思路，大家在工作中可以根据实际需要进行适当地调整。

我们来总结一下本节内容：企业中往往不止一个印章，企业中的印章可以分为两类，一类是必备印章，另一类是其他用章。必备印章，是一个企业必备的三枚印章，主要包括公章、合同专用章和财务专用章。其他印章主要包括法人章、发票专用章、出库专用章、档案专用章、招标业务专用章、投标专用章等。在印章的日常使用管理过程中，我们要保证公司印章保管及使用的合法性、严肃性和安全性，因此，要界定好印章管理的范围，明确印章授权管理和使用部门，制定出印章管理办法，划分好印章保管责任人的职责。

以上就是今天的全部内容了，感谢您的收听，我们下期再见！

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