听课-音频-三茅会员-三茅人力资源网

会员中心 > 音频库 > 职场进阶课堂> 行政人事必备——企业实用文书写作

行政人事必备——企业实用文书写作

更新时间 2021-04-02 15:21:56 播放量 28,160 总时长 09:10

开通VIP 即可听全部音频 >

下载

下载到手机，随时随地听还可下载海量优质音频

音频文稿

· 使用三茅APP随时随地听

1.微信扫码下载三茅APP
2.登录APP，点击“会员”
3.下载音频到手机听

大家好，这里是三茅会员HR知识充电站，本期为你分享的主题是——“企业实用文书写作” 本节内容选自《办公室公文写作全能一本通》。

企业在管理过程中，经常伴随一系列文书的写作，很多时候，这些写作文书的任务会落到行政部的肩上。处理公文是办公室最常见和最重要的工作之一，办公室人员只有对办公室公文的特点、作用和结构较为熟悉，才能让公文处理工作变得更加高效。那么，企业常见的文书都有哪些种类呢？

企业中，常见的文书包括以下这么九种：

一是，请示，是指请上级指示和批准；

二是，报告，是指想上级汇报工作，反映情况；

三是指示，是指对下级进行指导以及给下级布置任务；

四是布告、公告或通告，是指对公众公布应当遵守或知晓的事项；

五是批复，是指对前来请示事项的答复；

第六种常见的文书是通知，通知是指传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，或者批量转发下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文；

第七种是通报，是指表扬好人好事，批评错误、传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项；

八是，决定和决议。其中对某些问题或重大行动作出安排，用“决定”，经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”；

第九种常见的文书是函。平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，在向有关主管部门请示批准等询问和答复问题时用“函”。

办公室公文的种类很多，但写作思路相似，整个思路大致可以划分为3个阶段，即准备阶段、写作阶段和校验阶段。其中，准备阶段包括明确主题和搜集材料，写作阶段分为创建框架和着手内容，校验阶段则主要是检查校验的工作。

明确主题，就是弄清这篇办公室公文想要达到什么目的。主题的形成大致有3种情况。

第一种情况，主题在成文前确定，就是所谓的“主题先行”。根据领导意图或有关文件、政策等规定要求，预先确定一个主题，再围绕主题组织材料，实施写作。因此有些办公室公文的主题不是通过提炼产生的，而是预先就确定的。

第二种情况是，有时在领会精神后，确立的只是一个临时的主题，当围绕该主题进行调研后，将得到的材料进行分析、归纳，此时产生的结论才是主题。

还有一种情况是，如果调研后对原先确定的主题进行了修改，那么就需要重新确定主题。

实际上这几种主题的产生方式是相辅相成的，互相融合才能确定出最好的主题。明确主题后，为了更好地搜集资料和着手写作，还应该思考办公室公文应该选择哪个文种、受文对象和范围如何、主要写什么内容等，具体来说就是：

选择文中，就要看给上级领导的文书，应该写成报告还是请示？如果写成报告，应该写成专题报告还是综合报告？如果写成请示，应该写成请求批准的请示还是写成请求指示的请示？等等；如果是写给下级部门的文书，应该针对下级的请示、意见被动行文还是发现普遍存在的问题主动发文？如果写批复，应该写成指示性批复还是批准性批复？诸如此类。

弄清受文对象，就要思考拟制办公室公文的目的，是向上级领导汇报，还是向下级部门指导工作，或是给领导和职工阅读，或是向企业外的其他群体传递某种信息等。弄清了受文对象，也可以进一步检验文种的选择是否正确。

明确写作内容，比如写报告，就要思考汇报什么内容，或反映什么情况；如果写请示、意见，则需要思考要上级领导审批什么、指示什么，还是解决什么问题；如果是通知，则需要思考是安排任务，还是传达信息或精神等。

发文的目的和主题确定后，要围绕主题收集材料，开展一定的调研工作。收集材料和调研是一个充分酝酿和构思的过程，通过掌握与分析大量的材料，可以更加透彻地理解办公室公文的主题。当然，这里所说的搜集资料，针对的是工作计划、调查报告等内容较复杂的办公室公文，而不是通知、请示、公告等相对简单的文种，虽然这类公文也需要搜集资料，但过程是比较简单的，也不存在酝酿和分析。假设需要搜集部门年度工作报告的资料，就可以从以下五个方面着手，分别是国家与之相关的方针政策，上级领导或部门具体的要求和任务，本部门去年工作报告和本年度工作计划，上级部门下达的工作计划以及本部门一年来制发的主要文书，包括：下级部门报送的工作报告、统计报表，有关重要会议的文件，本部门大事记等。

这里提醒一下，搜集资料包括搜集直接资料和间接资料两种，比如拟制调查报告，搜集的直接资料就可能包括调查的结果、调查对象的信息等；间接资料则包括与调查相关的人事安排等。总之，搜集资料应该全面和细致，但不能滥竽充数。

接下来就是创建框架。创建框架是指拟制公文的提纲，安排公文的结构。简短的文书不需要拟提纲就可以直接写作，但对于篇幅较长的公文而言，应当拟制一个写作提纲，这样可以更好地把握它的结构，有利于顺利进行写作，避免半路返工。拟制提纲前，可以思考先写什么，再写什么，内容一共分几段、分几层等。篇幅长的、非常重要的文书，需拟出较详细的提纲，如正文分为几个部分、每部分讲哪些问题、各个问题的要点是什么等。重要的领导指导性文书，拟出提纲后还要反复讨论修改补充，保证后期写作时不会跑题。

创建好框架之后，就需要着手写内容了。这个过程一是要注意观点鲜明，观点和材料充分结合；二是文字要简练，交代的问题要清楚，否则会出现一系列问题。比如，只有观点而没有材料，受文对象就很难理解观点，或者理解观点后，不知道怎么学习、怎么贯彻等；只有材料而没有观点，那就更不知道应该学习什么和执行什么了。

内容拟定后，一定要反复校验，耐心且仔细地逐字逐句检查修改，连标点符号也不能马虎，修改可提高文件质量，也为后面的审核签发提供有力保障。好的文书都是反复修改出来的，办公室公文更是如此，比如删去可有可无的语句和段落，改正没有说清楚的地方，可使观点更鲜明；推敲词句、调整结构，可使表达更加准确得当。

我们来总结一下本节内容，处理公文是办公室最常见和最重要的工作之一，我们简单介绍了九种常见的文书种类，并将写作思路划分为3个阶段，即准备阶段、写作阶段和校验阶段。

以上就是今天的全部内容了，感谢您的收听，我们下期再见！

开通VIP可畅看全部音频文稿

立即开通

VIP尊享权益

VIP听书

专为HR精选好书

开通会员

VIP听课

十分钟积蓄专业力量

开通会员

VIP问答

你有问题我有答案

开通会员

直播通

三茅大咖直播课精讲

开通会员

资料特惠

海量资料超值折扣

开通会员

知识点

积累职场核心竞争力

开通会员

会员活动

精彩活动持续不断

开通会员

学习奖励

每日/每周学习奖励

开通会员

邀请有礼

邀请好友共享福利

开通会员

课程特惠

多种课程系统提升

开通会员

专属服务

会员专属的服务通道

开通会员

更多VIP权益

正在努力筹划中

所属专辑

职场进阶课堂

2,966,063

该专辑其他音频

想跟领导提加薪，怎么开口更有效？

如何批评下属既有效，又不伤感情？

不知道怎么拒绝别人，如何改变？

阻碍有效授权的四个认知误区

掌握7个技巧，轻松做到有效授权

看清四种情况，避免反向授权

2 步，让团队成员对项目目标达成共识

一个公式+一个工具，做好项目风险管理

落实责任制，让团队成功执行项目

HR急需改善的5种思维模式

3招，教你提高职场影响力

用好绩效面谈，改善员工绩效

3招，巧妙应对会议中的3种发言

述职报告这样做，避免做10分说5分

掌握“三一二”法则，增强竞聘演讲说服力

汇报工作总跑题？四条汇报路线轻松聚焦

学会两个模型，社恐也能即兴发言

大胆求助真诚感谢，职场求人不再犯难

有了跳槽念头，到底跳还是不跳呢？

四招应对两种典型风格的面试官

从三大问题入手，做好面试前的准备

五招管好手头工作，不再为deadline焦虑

想跳槽？听完这节音频再跳不迟

把握两个方面，与领导打交道不再是难题

领导安排不合理的工作，该怎么办？

掌握3个关键动作，快速达成高效沟通

简单3步，写出有高度的工作总结

如何应对棘手的工作？

工作搞砸了怎么办？

领导之间起冲突，你该怎么办？

了解冰山模型，有效管理人力成本

5个途径，降低人力资源成本

用工方式组合使用，节约人力资源成本

年末总结7个关键，让你一年不白干

四个建议，客观对待职场政治

定期更新简历，不让机会找不到你

这样做，让会议高效又融洽 可试听

职场也要学会适时说“不”

做好这两点，你的职场也能加速上行 可试听

年度回顾：关于人力资源六大模块的思考 可试听

展望未来：成长为HRM的一些小建议

能力复盘：人力资源岗位胜任力模型是如何构建的

人事专员想跳槽当HR主管，应该提升哪些技能？ 可试听

前领导跳槽后邀请我加入他的新公司，我该不该去？

公司要全员营销，我是走还是留？

领导承诺升迁不兑现？七点做决断

领导事前放手，汇报挑剔该怎么办？

怎么和老板说话，才显得自己靠谱？

一开口就被老板批评，因为你没问对问题 可试听

公文写作——手把手教你学会仿写

两大方面，让你与同事和谐相处

跳槽后不太顺利，两个关键决定去留问题 可试听

三个技巧，让别的同事更配合你的工作

商务聚餐众口难调？教你成为点菜高手 可试听

怎么判断自己要不要离职，选择最佳跳槽时机？

空降到一家公司，如何快速站稳脚跟？

新入职一家公司，和领导三观不合怎么办？

怎么跟同事处好关系，建立自己的人脉圈？

学会猴子管理法则，避免替下属“背锅”

小公司的HR，怎么跳槽去大公司？ 可试听

行政人事必备——企业实用文书写作

行政人事必备——会议接待管理

行政人事必备——印章的日常使用和管理

全公司只有我一个HR，该怎么开展工作？

劝退员工感到愧疚，HR该怎么调节心态？

大小城市的职场差别在哪？小企业HR该如何破局？

如何写出让领导满意、有价值的周报？

已提出离职但一直招不到交接人，我该怎么办？

工作只会执行，没有自己的思路，该如何提升改变呢？

7个要点，让你的简历轻松脱颖而出

掌握5个支点，让沟通更顺畅

0基础也能写出优秀的工作总结

三四线城市的中小企业HR如何定位自己？

职场上会“秀”比会“做”更重要，身为HR的你认同吗？

利用HRM提升人效项目建议书，系统提升人均效能

在职业生涯7个发展期，如何克服职业瓶颈

传统行业的HR，应该这样搭建体系提升自己

掌握沟通铁三角

学会三种结构，帮你提高写作效率 可试听

如何帮领导写一篇吸引人的讲话稿

克服与领导沟通的恐惧

发掘团队中每个人的原动力

怎么应对跨部门沟通中的障碍

团队管理要有虚有实

有效管理从有效决策开始

【有效沟通】有效沟通的5个基础（中篇）——真诚、共情

HR专员晋升主管的6个步骤

玩转“工作汇报”，变身“成功人士”

【竞争力的刻意练习】1：HR如何打造自身竞争力？

【职场能力打造】三步打造你的职场胜任力

选对跳槽时机，让你身价翻倍 可试听

【职场思维】论人力资源管理的“术”

【职场思维】论人力资源管理的“道”

【职场思维】论人力资源管理的“法”

【有效沟通】有效沟通的5个基础（下篇）——关注

【职场思维】论人力资源管理的“器”

【无惧职场压力】能用理性分析解决的问题就不要付诸情绪

【职场能力打造】如何让你工作变得有思路？

【职场能力打造】揭开时间管理的冰山真相

【职场能力打造】七个步骤轻松帮你实现有效沟通

【有效沟通】有效沟通的5个基础（上篇）——尊重、热情

【无惧职场压力】如何成为一个内心强大的人

【无惧职场压力】我们都需要一点钝感力

【有效沟通】有效沟通的四个策略

如何用“猴子理论”高效管理团队？

【仪式感的刻意练习】：职场——仪式感就是有意识地培养“特定习惯”

【有效沟通】有效沟通的前提：倾听

【竞争力的刻意练习】2：四大实战方法助你修成正果

互联网+时代，HR要像产品经理一样思考

如何沟通才能撑得起台面

不被情绪左右，是最高级的情商

【注意力的刻意练习】如何在信息过载下，做好信息的筛选？

【职业形象的刻意练习】成为精英HR，你还欠缺了哪一步？

【成为懒蚂蚁的刻意练习】职场中看起来没那么忙的“懒蚂蚁”，很重要！

【避开低效勤劳的刻意练习】为什么你的勤劳不能带来晋升？

【提问的刻意练习】发自肺腑谈HR该如何学习

如何做好跨部门的沟通协作

【学习力的刻意练习】学会这4招，让你快速提升专注力

【学习力的刻意练习】你所谓的“学习”，有可能是自我欺骗！

内向的人，讲话没有深度和水平?做好3个训练，让你的口才迅速提升

新晋管理者的前三招

职场妈妈困局，如何破？

内向的HR，如何迈出第一步？

HR在工作中如何保护自己？看这4点建议！

女性的职业素质模型应该是怎样的？

作为一名HR，如何挑选合适自己的企业？

如何成为一名高情商的hr？

如何开口，和老板谈加薪？

如何沟通才让领导觉得你靠谱？

高级说服力：如何不漏痕迹地说服一个人？

HR，请扔掉你的职场弱者思维

你真的懂执行了吗？

怎样做，才是正确的转行之路？

成为一名培训师，要闯过哪三关？

职场中，该不该帮忙的边界如何区分？

进入陌生行业的HR，如何快速开展工作？

职场人跳槽处境分析

恭喜！优惠券领取成功

恭喜您，已成功领取7天三茅VIP体验

欢迎您老朋友

确认要退款吗？

确认要退款吗？

确认要退款吗？

请告诉下退款原因，方便我们改进

已提交退款申请

退款成功

退款失败

确定要兑换该奖励吗？

你的成就值不足

学习提醒

请选择学习内容

恭喜获得学习奖励

现在开通会员，7天内不满意可退款

开通会员，立即领取学习奖励

开通会员，立即领取新人福利

你还不是会员，无法领取福利

没有完成会员学习任务，无法领取

您还不是会员，无法使用会员功能

确定要放弃加入会员吗？

你还不是会员，无法播放音频

恭喜！优惠券领取成功

恭喜您，已成功领取7天三茅VIP体验

欢迎您 老朋友

获得本周学习奖励20茅豆

砸中了 3 茅豆

一、活动对象：三茅所有会员用户

二、活动解释

三、活动建议和反馈

欢迎您老朋友