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行政人事必备——企业实用文书写作

更新时间 2021-04-02 15:21:56 播放量 27,971 总时长 09:10

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大家好，这里是三茅会员HR知识充电站，本期为你分享的主题是——“企业实用文书写作” 本节内容选自《办公室公文写作全能一本通》。

企业在管理过程中，经常伴随一系列文书的写作，很多时候，这些写作文书的任务会落到行政部的肩上。处理公文是办公室最常见和最重要的工作之一，办公室人员只有对办公室公文的特点、作用和结构较为熟悉，才能让公文处理工作变得更加高效。那么，企业常见的文书都有哪些种类呢？

企业中，常见的文书包括以下这么九种：

一是，请示，是指请上级指示和批准；

二是，报告，是指想上级汇报工作，反映情况；

三是指示，是指对下级进行指导以及给下级布置任务；

四是布告、公告或通告，是指对公众公布应当遵守或知晓的事项；

五是批复，是指对前来请示事项的答复；

第六种常见的文书是通知，通知是指传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，或者批量转发下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文；

第七种是通报，是指表扬好人好事，批评错误、传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项；

八是，决定和决议。其中对某些问题或重大行动作出安排，用“决定”，经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”；

第九种常见的文书是函。平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，在向有关主管部门请示批准等询问和答复问题时用“函”。

办公室公文的种类很多，但写作思路相似，整个思路大致可以划分为3个阶段，即准备阶段、写作阶段和校验阶段。其中，准备阶段包括明确主题和搜集材料，写作阶段分为创建框架和着手内容，校验阶段则主要是检查校验的工作。

明确主题，就是弄清这篇办公室公文想要达到什么目的。主题的形成大致有3种情况。

第一种情况，主题在成文前确定，就是所谓的“主题先行”。根据领导意图或有关文件、政策等规定要求，预先确定一个主题，再围绕主题组织材料，实施写作。因此有些办公室公文的主题不是通过提炼产生的，而是预先就确定的。

第二种情况是，有时在领会精神后，确立的只是一个临时的主题，当围绕该主题进行调研后，将得到的材料进行分析、归纳，此时产生的结论才是主题。

还有一种情况是，如果调研后对原先确定的主题进行了修改，那么就需要重新确定主题。

实际上这几种主题的产生方式是相辅相成的，互相融合才能确定出最好的主题。明确主题后，为了更好地搜集资料和着手写作，还应该思考办公室公文应该选择哪个文种、受文对象和范围如何、主要写什么内容等，具体来说就是：

选择文中，就要看给上级领导的文书，应该写成报告还是请示？如果写成报告，应该写成专题报告还是综合报告？如果写成请示，应该写成请求批准的请示还是写成请求指示的请示？等等；如果是写给下级部门的文书，应该针对下级的请示、意见被动行文还是发现普遍存在的问题主动发文？如果写批复，应该写成指示性批复还是批准性批复？诸如此类。

弄清受文对象，就要思考拟制办公室公文的目的，是向上级领导汇报，还是向下级部门指导工作，或是给领导和职工阅读，或是向企业外的其他群体传递某种信息等。弄清了受文对象，也可以进一步检验文种的选择是否正确。

明确写作内容，比如写报告，就要思考汇报什么内容，或反映什么情况；如果写请示、意见，则需要思考要上级领导审批什么、指示什么，还是解决什么问题；如果是通知，则需要思考是安排任务，还是传达信息或精神等。

发文的目的和主题确定后，要围绕主题收集材料，开展一定的调研工作。收集材料和调研是一个充分酝酿和构思的过程，通过掌握与分析大量的材料，可以更加透彻地理解办公室公文的主题。当然，这里所说的搜集资料，针对的是工作计划、调查报告等内容较复杂的办公室公文，而不是通知、请示、公告等相对简单的文种，虽然这类公文也需要搜集资料，但过程是比较简单的，也不存在酝酿和分析。假设需要搜集部门年度工作报告的资料，就可以从以下五个方面着手，分别是国家与之相关的方针政策，上级领导或部门具体的要求和任务，本部门去年工作报告和本年度工作计划，上级部门下达的工作计划以及本部门一年来制发的主要文书，包括：下级部门报送的工作报告、统计报表，有关重要会议的文件，本部门大事记等。

这里提醒一下，搜集资料包括搜集直接资料和间接资料两种，比如拟制调查报告，搜集的直接资料就可能包括调查的结果、调查对象的信息等；间接资料则包括与调查相关的人事安排等。总之，搜集资料应该全面和细致，但不能滥竽充数。

接下来就是创建框架。创建框架是指拟制公文的提纲，安排公文的结构。简短的文书不需要拟提纲就可以直接写作，但对于篇幅较长的公文而言，应当拟制一个写作提纲，这样可以更好地把握它的结构，有利于顺利进行写作，避免半路返工。拟制提纲前，可以思考先写什么，再写什么，内容一共分几段、分几层等。篇幅长的、非常重要的文书，需拟出较详细的提纲，如正文分为几个部分、每部分讲哪些问题、各个问题的要点是什么等。重要的领导指导性文书，拟出提纲后还要反复讨论修改补充，保证后期写作时不会跑题。

创建好框架之后，就需要着手写内容了。这个过程一是要注意观点鲜明，观点和材料充分结合；二是文字要简练，交代的问题要清楚，否则会出现一系列问题。比如，只有观点而没有材料，受文对象就很难理解观点，或者理解观点后，不知道怎么学习、怎么贯彻等；只有材料而没有观点，那就更不知道应该学习什么和执行什么了。

内容拟定后，一定要反复校验，耐心且仔细地逐字逐句检查修改，连标点符号也不能马虎，修改可提高文件质量，也为后面的审核签发提供有力保障。好的文书都是反复修改出来的，办公室公文更是如此，比如删去可有可无的语句和段落，改正没有说清楚的地方，可使观点更鲜明；推敲词句、调整结构，可使表达更加准确得当。

我们来总结一下本节内容，处理公文是办公室最常见和最重要的工作之一，我们简单介绍了九种常见的文书种类，并将写作思路划分为3个阶段，即准备阶段、写作阶段和校验阶段。

以上就是今天的全部内容了，感谢您的收听，我们下期再见！

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