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会员中心 > 音频库 > 其它常见劳动纠纷> 做好入职登记表,关键时刻有大用!

做好入职登记表,关键时刻有大用!

更新时间 2020-12-04 15:22:35 播放量 17,665 总时长 09:55

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大家好,这里是三茅会员HR知识充电站,本期为你分享的主题是——做好入职登记表,关键时刻有大用!本节内容选自三茅专栏作家汪正楼。

 

在劳动争议中,用人单位要承担大部分的举证责任。入职登记表是一个容易让人忽略的地方,很多HR可能没有想到,设计好入职登记表,可以提高用人单位的举证能力。那么,如何设计好入职登记表?本节结合一个案例作出分析。

 

先来看案例:2015年6月17日,章某至某公司从事行政经理工作,约定试用期6个月。


2015年7月31日,公司以章某试用期内与行政经理岗位匹配度较低为由解除劳动合同。


2015年9月2日,章某向劳动人事争议仲裁委员会申请劳动仲裁,要求公司支付违法解除劳动合同赔偿金。


2015年10月28日,仲裁委作出仲裁裁决书。公司不服,起诉至法院。


庭审中,公司主张解除劳动合同的原因在于行政经理岗位要求本科学历,章某系大专毕业,在入职登记表中写明是本科学历,提供虚假信息,违反诚实信用原则;章某对工作岗位不了解,不能胜任工作。但对于招聘时行政经理岗位要求本科学历,公司未提供证据证明。


法院认为,章某在入职登记表中填写的学历确属不实,但公司没能提供证据证明应聘行政经理必须是本科学历,且无其他证据证明章某的工作无法胜任行政经理一职。


因此,公司与章某解除劳动合同系违法解除,应当支付章某赔偿金。

 

通过这个案例,我们可以看到,如果企业在录用条件和防欺诈条款上做了明确规定,就可以避免掉这类风险。因此我建议HR们在设计入职登记表时,应该考虑将下面这些内容设置进入职登记表当中。包括八项内容:入职时间、用工形式、文书送达地址、紧急联系人、录用条件、规章制度的告知、签收劳动合同、防欺诈条款。下面我们详细介绍把这八项内容设置进入职登记表的必要性。

 

首先是入职时间:


经济补偿、赔偿金、年休假、医疗期的计算都涉及到工作年限,当用人单位和劳动者对工作年限有争议时,由用人单位负举证责任。当劳动者主张的工作年限长于用人单位认为的工作年限,而用人单位又没有证据证明时,仲裁或法院可能会采纳劳动者主张。如果入职登记表明确记载了劳动者的入职时间,就可以证明劳动者的工作年限。

 

其次是用工形式:


在用人单位工作的人,不一定都与用人单位建立劳动关系,不同的用工形式,法律关系不同,法律责任就不同。所以,我们要在入职登记表当中对用工形式予以明确。通常的用工形式包括:劳动关系——全日制、非全日制、劳务派遣、劳务外包、实习、退休返聘等。

 

还有文书送达地址:


在劳动用工管理中经常需要将各种文书交由劳动者签字确认,当劳动者不配合或是无法联系时,就需要使用寄送快递的方式送达相关文件。


比如,某员工无故旷工,一直联系不上,就要向其寄送限期返岗通知书,到期仍未返岗的,决定解除的,还要寄送解除通知书等。


寄送快递就涉及到将快递送到哪里的问题,入职登记表可以解决送达地址的问题。在入职登记表中明确邮寄快递的收件人、联系方式、邮寄地址,而且明确信息发生变动时,要立即以书面形式告知用人单位,否则,按原地址送达即便退回,也视为已经送达。

 

然后是紧急联系人:


当劳动者处于联系障碍状态时,比如因病住院、发生意外事故、丧失人身自由等,用人单位联系不到劳动者,双方的劳动关系处于不确定状态。


在入职登记表中设置紧急联系人,并确认紧急联系人可以代表劳动者全权处理劳动合同项下所涉一切问题,包括与用人单位进行协商谈判、和解、收付有关款项、代为收发有关文书等。


如此就可以解决劳动者失联状态下劳动关系的处理问题。

 

再有就是录用条件:


试用期解除劳动合同最简便有效的方法是不符合录用条件,但制定好的录用条件要告知劳动者才能生效。否则,当劳动者明确表示不知道录用条件,而用人单位又不能举证证明其已经知道的情况下,用人单位因举证不能而败诉的可能性较大。


此时,我们可以将录用条件设计到入职登记表中,当劳动者在入职登记表中签字时,就可以证明其已经知晓了录用条件。

 

还有很重要的一点——规章制度的告知:


用人单位劳动管理的两大手段是劳动合同和规章制度,其中规章制度又最为重要。规章制度的制定要符合《劳动合同法》第四条规定的程序要求,当有了符合法律要求的规章制度时,同样存在证明劳动者已经知晓规章制度内容的问题。


我们可以将规章制度的告知内容设计在入职登记表当中,当劳动者在入职登记表中签字时,就可以证明其已经知晓了规章制度的内容。


当然,常有劳动者表示,自己只是在入职登记表中签了字,并没有看到规章制度的具体内容。这种情形下,法院通常会认为,只要没有欺诈、胁迫、乘人之危等情形,只要签了字,就推定其知晓了规章制度的内容。

 

还需要包括签收劳动合同:


《劳动合同法》规定签订劳动合同后,要交一份给劳动者。实务中也常出现,劳动者拿到了劳动合同,但事后又说用人单位没有给。此时,用人单位要证明已经将劳动合同交付给了劳动者。在入职登记表中载明已经将劳动合同交付给了劳动者,就可以证明劳动者已经签收了劳动合同。


同时,自用工之日起超过一个月未签订劳动合同的,要向劳动者支付二倍工资,为防止出现劳动合同遗失、被盗等导致不能举证签过劳动合同的问题,在入职登记表中明确已经收到劳动合同,即便不能提供劳动合同文本,也能够证明双方签订过劳动合同,不用支付二倍工资。

 

最后是防欺诈条款:


《劳动合同法》第二十六条规定,劳动者以欺诈手段,使用人单位在违背真实意思的情况下订立或者变更的劳动合同无效,此时,用人单位可以依据第三十九条解除劳动合同,不用支付经济补偿。


实务中,常有劳动者使用虚假信息入职,但用人单位并没有强调录用劳动者的前提是信息的真实性,这就导致劳动者虽然提供虚假信息,但并没有被认定为欺诈。


所以,我们要在入职登记表中设计防欺诈条款,明确招用劳动者是基于入职登记表当中记载信息的真实性,信息的真实直接决定了用人单位的意思表示。

 

在这里,我放上一张入职登记表的模板,大家可以对照着参考一下,结合自己公司的实际情况设计。

 

最后,总结一下本节的内容:在劳动争议中,用人单位承担着大部分的举证责任。在设计入职登记表时使用点小“心机”,可以提高用人单位的举证能力。我建议在设计入职登记表时,至少将八项内容涵盖在内,分别是:入职时间、用工形式、文书送达地址、紧急联系人、录用条件、规章制度的告知、签收劳动合同、防欺诈条款。

 

我们本节的分享就到这,感谢您的收听。下期再见~

 

(关键词:入职、登记表、证据、争议、风险)

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