行政用公司章给人盖收入证明、实习证明挣钱
我收到匿名举报,公司行政用公司章在闲鱼上给人盖收入证明、实习证明挣钱,应该是偷偷干的,只是被举报人偶然看到,很难举证。现在公司私下安排我来处理,我该怎么做?
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本文系属原创,著作权归本人所有,任何形式的转载都请联系本人,抄袭者必究。
【摘要:本文第一部分分享了事件应急处理的三步策略,第二部分分享了构建公章管理的长效防护体系的思路。】
一、应急处理三步走:
公司私下安排题主处理,因为题主既不是侦探,也不是警察,所以还是请题主考虑一下私下的开展工作的难度,把可以的思路考虑周全之后跟所在公司做汇报,取得支持后再行动。
我给到的应急处理思路如下,仅供题主参考:
(一)证据固定与初步核查
1、在接到匿名举报后,首要任务是建立扎实的证据基础。
立即要求举报人提供所有可见的电子证据,包括闲鱼聊天记录截图、交易订单编号、商品页面留存等。
2、对涉事人员办公设备采取"三同步"措施:
同步备份硬盘数据、同步封存物理印章、同步记录现场环境影像。
3、 内部审计需采用"三比对"原则:
(1)比对公章使用登记簿与OA系统申请记录,筛查非工作时段用印;
(2)比对业务文档类型与用印事由,识别异常文件;
(3)比对历史用印频率,锁定突增时段。
4、平台数据调取思路
针对平台数据调取,可通过闲鱼客服申请"交易快照"服务,必要时申请公证处出具《电子数据保全公证书》,确保符合《民事诉讼法》第63条关于电子证据效力的规定。
(二)涉事人员管控
1、启动合规调查应遵循"双轨并行"机制:
一方面由HR与法务组成联合调查组,向涉事人员出示经公司盖章的《调查通知书》,明确告知《员工手册》相关条款及调查权限;
另一方面立即暂停其印章系统访问权限,调整物理印章至双人双锁保险柜,密码与钥匙分由不同人员保管。
2、谈话策略应采取"三步递进法":
首先要求书面说明异常交易情况,其次出示已掌握证据清单,最后告知可能涉及的法律后果。法律风险评估需重点分析是否构成"伪造公司印章罪"(《刑法》第280条)或"诈骗罪"(《刑法》第266条),同时评估民事追偿的可行性,包括计算直接经济损失与商誉损失。
(三)危机公关预案
1、内部通报需建立"分级报告"制度:
向管理层提交《印章事件阶段性报告》,明确标注已核实信息、待查疑点及法律风险等级;向全体员工发布《合规警示通告》,强调"零容忍"立场。
2、客户沟通预案要体现"双保险"原则:
对已知接收方发送《证明文件效力核查函》,告知"正在调查,建议暂缓使用";对潜在受影响群体准备《法律声明模板》,明确"员工个人行为不代表公司意志"。
3、媒体应答需遵循"三不原则":
不确认未核实信息、不评论法律程序、不披露调查细节,指定新闻发言人统一对外口径,防止信息失控。
Tips1::通过证据链构建、人员权限管控及危机沟通部署,形成"固定-隔离-预防"的应急闭环,为后续法律追责及制度完善奠定基础。
二、长效管控三板斧:
当事件应急处理完毕之后,接下来建议题主考虑的是如何建立公章使用的长效机制,防止类似事件的发生,以下是长效管控机制建立的“三板斧”思路,仅供题主参考。
(一)制度优化:
1、建立三级授权体系
构建"金字塔"审批矩阵:
基础层:印章管理员仅处理常规证明文件(如在职证明);
中层:部门负责人审批合同类文件(需关联CRM系统编号);
高层:分管高管终核重大文件(如股权变更、融资协议);
设置"红黄蓝"文件分级标准:红色文件(涉密/大额)需三重审批,黄色文件(常规业务)双重审批,蓝色文件(内部流转)直接处理。
2、建立双人复核制度
执行"双人复核原则"操作规范:
物理印章:双人同入印控室,核验文件原件与审批单一致性;
电子印章:设置双重密钥,用印过程强制双因子认证;
建立《用印全息档案》:包含申请人、审批人、用印时间、文件摘要等信息,同步推送至审计系统。
3、痕迹化管理
部署智能印控系统:
(1)嵌入OA流程,实现"申请-审批-用印-归档"全闭环;
(2) 自动抓拍用印文件影像,生成不可篡改的PDF文件;
(3)设置异常预警(如重复用印、跨级审批)。
(二)文化培育
1、合规培训认证
打造"沉浸式"培训体系:
(1)新员工需通过《印章管理法》模拟考试(80分及格);
(2) 每季度开展"刑法案例解剖课"(如某公司私刻公章诈骗案);
(3) 高管参加"印章风险沙盘推演"实战培训。
2、举报激励机制
(1)设立"合规110"专线:实行"首接负责制",48小时内反馈受理进展;
(2)有效举报奖励金额=挽回损失×5%(上限5万元);
(3) 建立"防火墙"机制,举报信息仅向独立调查组开放。
3、廉洁承诺书
(1)推行"阳光契约"计划:全员签署《印章使用廉洁承诺书》;
(2)承诺书纳入年度绩效考核(占10%权重);
(3)违规者取消评优资格并追缴奖金
(三)应急响应:
1、构建应急预案体系
制定"1+3+N"响应机制:
1小时:启动应急小组,封存相关印章;
3小时:完成系统权限重置,发布内部警示;
N措施:根据事件等级启动公证调查、法律追责等。
2、合规检查常态化
(1)开展"啄木鸟"专项行动:每季度突击检查印章使用记录;
(2)建立《印章健康度评估模型》(含用印合规率、异常预警率等指标);
(3)检查结果与部门考核挂钩。
Tips2:通过制度优化、文化培育、应急响应"三位一体"建设,形成"事前预防-事中控制-事后追溯"的全周期管理体系,将印章风险转化为组织发展的竞争力基石。
搜集证据,依规办事
有人匿名举报,有公司私下安排,这样的事儿,必须行动,不然怎么交差。不妨这样来操作:
1,四个方面入手
要处理,先得有证据和事实,而且不能明面调查和搜集,要暗地,避免打草惊蛇,毕竟公司都是私下安排的。可以从以下三个方面来展开:
首先看举报内容:里面提到的是不是有鼻子有眼,是不是有相关被盖章的人的联系方式,或者提到什么时间地点以及相关人等,仔细多看几遍,或者从保安/其他同事那里了解一下到底是谁在举报,若能联系上此人,那是最好的,一定可以有很大的收获。当然,如果办法想尽,仍无法联系上,也只能凭自己的能力和资源办事了。
然后是看闲鱼。以提供相关服务的名义,主动联系一下那些已经接受此项服务的人,或者需要此项服务的,他们是通过什么渠道知道有此服务,若能找到一两个接受过本公司行政服务的,那是最好了。
然后查看相关视频。毕竟是盖章,行政章由谁保管,有没有借条,保管人/借用人的可能性最大,可以调看举报提及的集中时段,看看他们的行踪,以及来公司进进出出的类似学生或员工一样的陌生人。
最后是向堡垒内部。行政部,除了保管印章的人,其他人知道一些啥,特别是与保管章的人相对熟悉而且关系不是特别好的,就要私下交流了解,看到或听到或感觉到有什么奇怪,都是可以追下去的素材,不放过任何一个细节。
沉下心,冷静思考,换到行政人员角度,若要干那些事,会有怎样的心态/行为。做了事,就不可能干干净净,一点痕迹都不留下。
2,及时向领导汇报
通过前面四个方面的工作开展,不管收获如何,都要及时向相关领导私下汇报。
一是将搜集到的事实/证据如实陈述,并拿出相关物证/人证等;二是请示如何处理,顺便也需要提前查看公司相关规定;三是下一步工作如何展开,当然也可以提出自己的意见。
多与相关领导沟通,可以提出自己看法,但最终还是按照公司领导指示执行。
3,不入虎穴,焉得虎子
如果搜集到的事实证据已经很充分,有相关人证物证等,那么,也是可以直接按照公司规定和领导意见进行处理的。
但是,如果为确保稳妥,或者如果遇到事实/证据不太充分的情况下,也是可以相对大胆的对“怀疑对象”进行直接出击和开展工作的。
主要是约谈,提出既有人有充分事实/证据的举报,也有公司经过调查核实的充分材料,也有公司相关制度规定,但为了治病救人,给予改过自新的机会,希望珍惜机会,如实陈述,争取宽大处理。
毕竟比较正式和严肃,最好多一两个人在场,也要有视频涉及的地方,最好还要私下录相等,以免出现意外情况时留作证据。
这项工作,需要有相当技巧和工作方法,既要有理有据/语言严厉强硬,又不能伤及自尊,还要让其感受到强大的压力,还要让其没有任何退路,只能配合调查了解。
当然,这样的突出,需要事先证得领导的同意,同时可以商量工作办法的一些细节,以免不成功。
4,注意几个细节
公司虽然让题主来处理,但如果过程不严谨,很可能让自己受累,以下几个细节需要特别留意:
一是保密。毕竟是公司私下安排,那么,对任何同事/领导都不能提及,只能暗地进行。如果事情没落实,就让其他人乱说出去了,那责任就大。
二是汇报。表面是题主来处理,其实相关领导才是后台老板,不管搜集或掌握多少事实/证据,最好至少每天要汇报一次,不然,领导就会认为你可能要包庇。表面越信任,暗地不信任。
三是有帮手。调查了解时,真不能一个人独自干,一是时间/精力/思维有限,二是遇到麻烦时,帮助或一起想办法的人都没有,但是,这个帮手,一定是信得过的。
四是公正。搜集到的事实/证据是什么就是什么,既不夸大也不缩小,包括公司制度的规定,即使领导要夸大或缩小式的处理,也要提出自己的看法,如果领导坚持,虽然照办,但要智慧型的使用网络联系,或者电话录音等,以便留下内容,防止领导在未来某个时候让自己一个人背锅。
行政管理——合规性,靠的都是自觉与监督
1、简单思考——用章按公,基本靠德,靠责任、公心。
面对私自用公司章在闲鱼上给别人出具证明。
要怎么做?
按道理,给人出具虚有证明,本就是一违法行为。
要怎么做?简单点,那就是直接报警处理。然后就是劳动关系的处理。就完事了。
因为,无论是否证据确凿。只要有公司章在闲鱼上确实有虚开证明的事情就可以报警处理了。
但公司既然安排你私下处理。显然不能简单的报警按规矩做劳动关系处理就完事。
显然,公司觉得这种收入证明,实习证明的事,其危害与风险可大可小。但在常情下,这样的收入证明、实习证明,大多数情况其实没有多大的风险。
而且,从某个方面或者某个角度来说,属于善行。
比如:
收入证明,大多数是为按揭而开。
而你开证明一般是为证明该人什么时候在本公司任职什么收入多少。但你可以与对方在不久后(比如:1个月后)就解除了劳动关系。他以后付不起按揭,其实与公司就没有什么关系了。说白了,证明的是过去收入,而不是保证其以后收入。
而实习证明,一般情况,其实是为了完成学校的学业安排。毕竟有的学生没有什么异地、当地的社会关系,不能在规定的时间找到实习的地方,但又要完成实践的学业任务,所以就找人开证明了。而这种实习证明其风险在哪里?无非就是告诉别人他完成了学业任务,在以后找工作的时候有一段实习经历。但这份经历的书面的含金量,在应聘求职上,其作用其实在众多HR的心中,除了极少数的情况,都没有多大的证明价值。
所以,公司应该有两个想法。一是让你查查到底是谁在开。二是怎么控制用章。
毕竟,能用章的人不少。
一是有人可以借出时除规定内容以外私自用章。二是掌管章的人可能私自用章。
2、如何才能控制印章内容?
借出用章的人,盖章内容,如何监督?
管理印章的人,要私自盖,如何监督?
有人说二人掌管使印。
就象财务出款必须用款人申请,领导审批,出纳接请,发起付款申请,会计审核同意付款,才能付出去。这样,单人作怪就不得行,只有合作出千才有机会。
但盖章,不象付款。二人,三人,其实都可以合作虚盖章。
毕竟,钱款付多付少,可以直观的查看。但盖章,多盖一张,少盖一张,如何分辨?
因此,一般情况,在印章管理上,基本靠相信人的责任心与个人品德。能辨识文件风险,能控制私欲,不乱盖章。
当然,要真正的控制公章,严格印盖内容,或者记录印盖内容,其实也是有办法的。
那就是人性管理与科技结合。
人性管理,就象财务付款流程一样,实行以文件内容的审批用印。
再加上高科技属性的智能印章管理。就基本可以控制盖章内容了。
只是大多数企业都没有必要去做如何严格的印鉴章管理。
当然,下文所述的高科化的智能印章管理,我本人也没有用过,通过百度去搜,通过AI智能去问的。
一是智能印章管理系统。
使用智能印章管理系统,如章管家、群杰用印宝等。这些系统通过数字化手段管理印章,可以实现远程监管、授权用印等功能。具体特点包括:
远程授权:每次用印都需要通过系统审批授权,确保用印的合法性和必要性。
身份验证:通过指纹、验证码等方式核验用印人身份,确保只有授权人员才能使用印章。
自动记录:设备自动拍照记录盖章人、盖章文件等信息,实时回传服务器存档,便于事后追溯。
限定使用范围:采用红外光栅技术,限定印章使用范围,超出范围印章自动上锁,无法用印。
二是使用动码印章。
动码印章是一种带有动态密码的印章系统,每次用印都需要输入动态密码,确保用印的安全性。
具体特点包括:
动态密码:每次用印都需要输入由系统生成的动态密码,确保用印的唯一性和安全性。
远程授权:每次用印均须通过领导审批授权,且只能盖印指定次数的被授权印章。
指纹验证:盖章时验证被授权人指纹,否则任何人不能操作,避免被盗用。
三是使用电子签章
电子签章对于一些不需要实体印章的场景,可以使用电子签章。电子签章结合CA数字证书应用,可以确保文件的真实性和完整性。
具体特点包括:
身份绑定:每一枚电子签章都与企业身份绑定,线上即可查验真伪结果。
实时鉴别:私刻印章、伪造业务文件、篡改盖章文件内容等行为可以实时鉴别,让用印结果可信。
3、对于私用章乱开证明的人如何处理?
在本话题中,如果我们确实找到了该用章人。我们应该如何处理?
就如第一点所说,我们主要做四件事:
一是搞清楚,到底开了哪些证明,组织一个有公司高层参与的工作小组做风险评估。
二是根据证明内容与其违法收益情况,结合该人在企业的重要性,做处理商议。
三是完善内部印章风险管理。
四是做好对外部风险应对。
首先,暂停相关用印权限,并收集证据。
立即通知印章保管人冻结公司章使用权限,暂停所有非必要用印流程,防止事态扩大。封存证据,并调取闲鱼平台相关交易记录、聊天记录及收款凭证,必要时通过律师函要求平台配合取证;
检查公司用印登记台账,核查近期涉及收入证明、实习证明的盖章记录,比对是否存在未登记或异常审批的文件。
二是内部调查与责任认定
一定要成立有领导参加的专项调查组。
由公司有法务、审计、纪检等功能的部门参与并做联合调查。
重点核查:
涉事行政人员是否伪造授权文件或利用职务之便违规操作;
是否存在其他部门或人员的共谋行为;
公司印章管理制度是否存在漏洞(如未执行“审用分离”原则、未落实用印审批流程)。
三是做法律风险评估。
若涉及伪造文件或虚构证明,可能构成《刑法》第280条“伪造公司印章罪”或第266条“诈骗罪”;若公司因此承担连带责任,需评估潜在经济损失及商誉损害风险。
四是处理涉事人员及制度整改。
对违规人员追责。根据《企业印章管理制度》,结合风险危害评估,对违规使用印章的员工进行纪律处分(如停职、开除);若涉嫌犯罪,及时向公安机关报案并移交证据。
五是完善印章管理制度。
权限分离:落实“分散保管”原则,如财务章与法人章分部门保管;
数字化管控:引入智能印章管理系统(如云玺量子),实现用印全流程可追溯;
定期审计:每季度核查用印记录,重点检查空白文件、非标准文本用印情况。
法律声明与舆情控制。
六是对外风险应对。
根据风险评估情况,看是否需要通过官网或报纸等媒体发布声明,澄清公司未授权第三方使用印章,并保留追究法律责任的权利;
看是否需要对已出具的虚假证明,联系相关单位说明情况,必要时登报作废。
七是准备应诉预案。
若被起诉,以“无代表权或代理权”为主要抗辩理由。同时收集证据证明公司已尽管理义务(如用印审批流程、员工培训记录)。
想来如能做到上述的内容,你在本件事上,就算做得很好了。
小结:
印章是一个很敏感的东西,往往在保管玑使用上,要考察保管人与用章人的品性。同时安排互相监督的措施。
而要真正的完全监察,那就要投入科技含量高的智能全监控印章管理系统。
但责任心与人性才是根本。
如果不违法的话,能不能利用公司资源干副业?在很多年前,我跟圈内好友,讨论过这个问题,当时能够达成的共识,就是不能违法,至于,不能损害公司的利益,双方各执一词。 在公司里任职,肯定跟公司有约定,只要不违反,为什么不可以通过自己的额外努力,解决公司真实的难题呢?所谓的岗位创新,以及未来越来越多的超级个体服务企业(C To B),不就是可以更好地激活个体嘛。 当然,作为反对方,认为如何划清边界,以至于,有的人夹杂着私心,如果企业管理像题主说的这么不规范的话,大概率会不自觉的损害企业利益,甚至,短期看是为了企业发展,长期看是为了个人谋利。在实实在在的利益面前,人性,禁不住诱惑。 如果没有规范的企业管理,所谓的岗位创新,很可能就是一个伪命题,再强大的个体,也无法走进。只是,AI时代已来临,企业想要活下去,只能不断的提升自己的管理能力,即要确保不被人伤害,也要能够吸引更多的超级个体。 所以,公司只是资源整合的一个平台,任何个体和组织,都可以为公司添砖加瓦,只是,要约定好彼此的权利和义务,也就是边界,当然,这样的组织,对企业HR要求会更高,要确保整个系统运营顺畅,而不是聚焦某个静态下的人力资源问题。 回到题主的问题,处理这个事情的关键,就是证据。还有就是,要看公司的态度,如果坚决辞退的话,必须收集充分的证据,可以根据举报人提供的线索去调查。一方面,是为了取证,另一方面,也是确保不是举报人恶意陷害。 最后,我想说的是,如果是“惯犯”,HR怎么能把这类人招进来呢?如果不是,好好的一个人,又是怎么养成了这个陋习的呢?好像,最后的锅,还是会甩给了HR。
一、问题本质与法律依据
1、问题定性
该行为涉嫌私自使用公司公章,可能构成以下违法行为:
伪造公司印章罪:根据《刑法》第280条,伪造公司印章的,处三年以下有期徒刑、拘役、管制或剥夺政治权利,并处罚金。
1)民事赔偿责任:若私盖公章导致他人经济损失,公司可能需承担连带责任,除非能证明员工行为与公司无关且公司无管理过错。
2)违反公司制度:私自用章违反公司内部管理规定,可依据《劳动合同法》第39条(员工严重违反规章可解除劳动合同)及公司规章进行纪律处分。
二、风险与后果分析
1、对公司的影响
1)法律风险:若私盖公章用于虚假证明,可能被认定为伪造文件,面临刑事追责及民事赔偿。
2)声誉损失:公司公信力受损,可能影响合作方信任及业务开展。
3)管理漏洞暴露:公章管理失职,可能被法院认定需承担过错责任。
2、对涉事员工的影响
1)刑事责任:若行为构成犯罪,可能被追究刑事责任。
2)劳动关系解除:公司可依据内部制度解除劳动合同,甚至追偿损失。
第一步:初步调查与证据固定
1)调取用章记录:核查公章使用登记簿、审批流程是否存在异常。
2)监控与日志审查:查看公章存放区域的监控录像及电子用章系统日志。
3)匿名举报核实:通过间接方式(如抽查文件、询问相关人员)验证举报内容真实性。
第二步:内部处理
1)约谈涉事员工:
要求其说明情况,并让其提供相关收入证明、实习证明的存根等。若员工承认违规,留存书面陈述作为证据。
2)纪律处分:
根据公司制度给予警告、降级或解除劳动合同。已涉及收费牟利,可追缴不当得利。
第三步:法律应对
1)报案处理:
若查实存在伪造文件牟利行为,依据《刑法》第280条可向公安机关报案。
2)民事追责:
若已造成损失,通过法律途径要求涉事员工赔偿。
第四步:制度完善
1)加强公章管理:
实行“双人监管+电子审批”制度,用章需经多层审批并留存记录。
定期审计用章记录,抽查文件真实性。
2)员工培训:
开展法律与合规培训,强调私自用章的法律后果。
第五步:风险隔离
1)声明与公示:
若发现已开具的虚假证明,对外发布声明否认其效力,避免第三方信赖损失。
2)法律顾问介入:
咨询律师评估潜在风险,制定应对预案,包括诉讼、协商等。
注意事项
1)保护举报人隐私:避免泄露举报人信息,防止打击报复。
2)合法取证:调查过程中需遵守劳动法及隐私保护规定,避免侵犯员工权益。
3)平衡处理:若证据不足,优先完善管理制度,而非贸然追责。
总之,要有系统完整的解决方案,既要考虑法律法规依据,还要引入专业人士;既要考虑行为的严重性,也要考虑实施的可行性;既要能个人有能力,更要注重团结好部门领导或部门主管领导、其他部门,特别是老板及外部专业律师,这不是个人能力能够解决好的事情。既然作为公司委托处理该事件的主要负责人,你应该有全套的解决方案,在行事过程中保持高度保密与谨慎,并能及时提交成熟方案供老板考虑、选择、解决为佳。
行政在闲鱼上给人盖收入证明、实习证明挣钱,如果老板私下委托你处理,你会怎么办?
很多人的第一反应,就是查这种行为有没有触碰到法律。依照我国相关法律规定,购买、使用假证件属于违法行为,一旦查实将受到行政拘留等治安处罚。卖方如果涉及私刻公章并且通过大批量代开实习证明牟利,将被追究刑事责任。
其实从一开始我们就错了,这种行为的确属于违法行为,怎么办,你让他去自首?先不说他会不会认,光是给企业造成的负面影响,老板就不可能让你这么做。
何况只是一个匿名举报,我们不能见风就是雨。
一般会查公章管理流程,是否有漏洞?这个漏洞是否恰好被行政利用?但现实可能是,公司压根没有印章管理办法,没有台账。当然了,他也不可能写到台账里。内部查,可能会发现很多印章管理的漏洞,但大概率不会找到证据。
我们看信息中的关键词:应该是偷偷干的,只是被举报人偶然看到,很难举证!关键词就是证据。没有证据你和他谈什么?因此第一件事得取证。最简单的莫过于钓鱼。在闲鱼上高价发布盖实习证明的悬赏,看看能不能碰到。运气好碰到了,证据自然就有了。
如果这个方式拿不到证据,那就来个调虎离山,看看电脑访问记录,顺藤摸瓜,很容易找到交易店铺。然后再去钓鱼,就很有针对性了。拿到证据这事就成功一大半了。
现在公司私下安排我来处理,既然是私下,那就不能大张旗鼓谈。可以约一个安静的环境,如果有证据,就开门见山地亮剑。如果没有异议,就可以谈调岗的事了。毕竟出了这个事,我们还是需要亡羊补牢,做风险范围的。调岗就会交接,先把公章拿到手。
如果没有证据,谈话不必太正式。可以聊一些八卦,如某某人虚开的实习证明,被单位发现,导致劳动合同无效。结果这某某人也很刚,直接报警了。类似的八卦,看他的微表情。有时候宁可信其有不可信其无。最后你发现,有没有证据,行政都逃不掉调岗或被辞退的命运。
最后我们还要考虑这件事的后遗症。代开实习证明是造假行为,买卖双方都应承担相应的责任。这意味着,员工的违法行为,很可能由企业为其买单。因此,在行政离职前,必须在相关协议中明确其应承担的责任。
三天前,刘不是就发现了破绽,每个证明文件的落款日期,都和公章使用登记本上的 “设备维修” 记录重合;所谓 “公司抬头纸”,边缘还留着财务部废稿的编号。技术部小哥熬夜导出监控,果然看见每周三下午三点,张姐都会抱着 “痛经专用” 暖宝宝钻进安全通道,怀里却揣着淘宝爆款蓝牙打印机,印出来的证明比人事部模板多了行极浅的防伪纹,她以为那是 “独家水印”,却不知那是橡皮章边缘老化的裂痕。
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