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【职场指路】下属购买社保出错导致公司亏钱,如何处理比较好?

2021-03-18 打卡案例 66 收藏 展开

我是一家中小企业的HRM,最近部门里负责社保的同事由于粗心大意导致未能及时给两名离职员工做社保公积金减员,使得公司多给员工缴纳了两个月的社保公积金费用,总计支出4000元左右,目前老板还不知道此事。请问我该如何处理此事比较好呢?是私下解决还...

我是一家中小企业的HRM,最近部门里负责社保的同事由于粗心大意导致未能及时给两名离职员工做社保公积金减员,使得公司多给员工缴纳了两个月的社保公积金费用,总计支出4000元左右,目前老板还不知道此事。请问我该如何处理此事比较好呢?是私下解决还是上报老板?这种错误能对员工罚款处理么?请各位大咖帮我出出主意。

下属购买社保出错导致公司亏钱,如何处理比较好?
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徐渤bobo  三茅首席人力资源专业内容专家/内容总监
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作为部门老大,你干吗去了?

韦大大
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看完以上案例,我能想象得到,这个公司的HRM到底有多忙?人事部的工作流程到底有多混乱?这个处理社保公积金的人员能力到底如何?这些都是充满了疑问号。那么先来说说这件事情目前的处理办法,之后在谈谈后期工作如何优化的操作。第一:员工已经离职两个月,还在给员工缴纳社保公积金,总计支出4000元,这个明显就是人力资源部严重失职了,那么现在要如何解决呢?找到这两个员工的联系方式,打电话给对方,跟对方解释这件事情,争取得到对方的理解,因为社保与公积金公司购买了,获益的还是员工本人,但是由于对方已经离职,公司没有义务在支付公司该出的部分,希望对方把这两个月公司承担的部分跟员工个人承担的部分的费用支付给公司,告诉对方是多少钱?如果对方不答应,那么在选择另外一个方式,看看对方能不能承担员工个人承担的部分,把员工个人承担的部分的钱告诉对方,然后委婉的说,这个事情也是我自己的错,...

看完以上案例,我能想象得到,这个公司的HRM到底有多忙?人事部的工作流程到底有多混乱?这个处理社保公积金的人员能力到底如何?这些都是充满了疑问号。

 

那么先来说说这件事情目前的处理办法,之后在谈谈后期工作如何优化的操作。

 

第一:员工已经离职两个月,还在给员工缴纳社保公积金,总计支出4000元,这个明显就是人力资源部严重失职了,那么现在要如何解决呢?找到这两个员工的联系方式,打电话给对方,跟对方解释这件事情,争取得到对方的理解,因为社保与公积金公司购买了,获益的还是员工本人,但是由于对方已经离职,公司没有义务在支付公司该出的部分,希望对方把这两个月公司承担的部分跟员工个人承担的部分的费用支付给公司,告诉对方是多少钱?如果对方不答应,那么在选择另外一个方式,看看对方能不能承担员工个人承担的部分,把员工个人承担的部分的钱告诉对方,然后委婉的说,这个事情也是我自己的错,那么公司承担的那部分,我自己来承担了,可是你个人承担的部分,你出一下吧,非常感谢你了,毕竟我的工资也不高,一次性承担这么多,对我压力也是比较大,看看员工能否答应。一般对方都会答应,但是如果对方一直不答应甚至选择拒绝接电话,那么你只能找社保局帮忙了,让社保局的工作人员帮你出面,一般如果是社保局的工作人员打电话说的话,员工都会同意。这些都要看实际操作后,才能知道结果了。

 

第二:如果第一步员工愿意承担社保与公积金费用,而且已经把钱给了你之后,那么就好办了,直接汇报老板,由于人力资源部的原因,导致两名员工离职两个月,公司还在购买社保与公积金,但是经过与对方沟通,对方已经把钱返回公司,总金额是多少,员工姓名是什么,然后告诉老板,接下来你的工作将会如何优化,说完以后,看老板的反应,一般钱回来了,又看到你的工作将进行哪些改动,你的反思,老板都会原谅。但是如果经过第一步,员工只愿意承担自己的个人部分,公司承担的部分不愿意承担,那么核算一下公司承担的部分费用是多少,找到公积金核算的那个人,告诉对方,这个事情是你的错误,由于你的失误给公司造成了总金额4000元,但是经过我的调节后,现在员工愿意承担个人出的部分,而公司承担的部分,对方不愿意承担,费用是多少?告诉对方,这个造成的损失,要由你承担,一般这个员工都会答应,那么按照劳动合同法标准来,员工由于个人工作失误给公司造成损失,可以进行处罚,但是处罚金额不能超过员工本月工资的20%,你就看看需要承担的金额有没有超过这个员工的本月工资的20%,如果超过了,那么下个月再扣除20%了。当然了,如果你想要做一个好的领导, 那么你可以跟着这个员工一起共同承担,但是如果是我,我不会承担,因为你是专门负责购买社保公积金的,这么严重的错误都没有发现,为什么还要我跟你一起承担呢?只有把这些跟下属讲清楚,对方才会长记性。

其次,如果经过与离职员工沟通后,也找了社保局出面,员工还是不愿意承担任何支出,那么这个4000元,就只能人事部的人承担了,是由购买社保公积金的人承担呢还是部门老大、办理离职手续人员以及购买社保公积金的人员共同承担,这个就看你了。作为部门老大,对部门人员的工作从来不进行检查监督吗?办理离职手续的人员,难道人员离职了,当天不给离职人员名单给部门老大以及购买社保与公积金的人吗?当然了,如果办理员工离职手续跟购买公积金的人都是同一个人,那么就没有什么好追究的了,就是这个人做事能力不行。处罚的话,就要看当月处罚的金额有没有超过员工当月工资的20%。

沟通好之后,拿出解决方案之后,写好处罚通告,做好后期工作改良方案后,找到老板,一一汇报。

 

第三:后期工作改良

1、对公司组织架构、人员架构再次进行梳理

2、对公司每个部门每个流程进行重新梳理

3、对公司所有表单再次进行更新,表单下方没有写好流程的,全部写进去,例如离职单,离职单最下方写好流程:最后一步流程是,离职单需要复印一份提交购买公积金以及社保人员,购买社保人员拿到离职单后,做好离职人员的减保工作。

4、对各个岗位说明书再次进行梳理,把岗位核心工作任务重点写进去,职责是什么,汇报对象是谁。

5、对人事行政事务流程进行重新梳理,把流程梳理清楚,对人事行政各个表单标注清楚流程,越清晰越好。这样不管是内部员工还是新员工,只要拿到你的表单之后,看到表单下方流程,就能知道事情如何处理,该找谁。

6、作为人资部老大,必须每日做好工作计划,每天你的工作需要检查哪些事项、部门人员需要给你汇报什么工作,自己都要了然于心,把控好整个部门的工作,时刻监督好,永远都要比下属积极,下属不汇报时,主动问,而不是等。

 

出了问题不要逃避,不要惊慌,冷静思考解决方案,事情解决之后,如何做好下一步工作,杜绝此类事情再次发生。作为人资部负责人,如果公司人员比较多,而人资部门人员比较少,那么可以考虑借助管理系统。如果管理系统能杜绝公司诸多事情发生,给公司省去很多用工成本,而且提高部门工作效率,我相信老板应该也会答应的,但是如果由于你的下属能力平平还做事非常马虎,我想你应该可以考虑换人了。

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毛大爷说,出错不可怕,可怕的是逃避和掩盖

阿东1976刘世东
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毛大爷说,出错不可怕,可怕的是逃避和掩盖(对于本话题的处理,无耐心者可直看第三点)一、怕出错的人走不远,要随发展前进。其实在职场有很多人走得小心翼翼,怕自己犯错,因此都不太敢走路,只敢走自己走过的,心里踏实的路。这样的小心没有错。但也局限了自己的思维和行为,造成一个人在职场,只有轮回,却没有提升,只能将一个经验用十年。这样的人其实在企业,就只有那些流水线上的岗位才会喜欢了。因为很多生产流水线,不需要脑袋,只需要机器人就可以了。而有的企业就真的这样干了。用机器人、机器臂代替了流水线上的工人。让越来越多的人失去了岗位,却又低不下头去找更苦力更辛劳的工作。毕竟由一个生产工人变为下体力的民工,身份与辛劳度都相差较远。所以会造成用工荒,这既是社会发展的原因,也是人的欲望与面子造成的择业观与就业意愿同自身能力之间的矛盾所造成的。而这恰恰就是前两天我于今年毕业生数...

毛大爷说,出错不可怕,可怕的是逃避掩盖

(对于本话题的处理,无耐心者可直看第三点)

 

        一、怕出错的人走不远,要随发展前进。

        其实在职场有很多人走得小心翼翼,怕自己犯错,因此都不太敢走路,只敢走自己走过的,心里踏实的路。

        这样的小心没有错。但也局限了自己的思维和行为,造成一个人在职场,只有轮回,却没有提升,只能将一个经验用十年。

 

        这样的人其实在企业,就只有那些流水线上的岗位才会喜欢了。因为很多生产流水线,不需要脑袋,只需要机器人就可以了。

        而有的企业就真的这样干了。用机器人、机器臂代替了流水线上的工人。让越来越多的人失去了岗位,却又低不下头去找更苦力更辛劳的工作。毕竟由一个生产工人变为下体力的民工,身份与辛劳度都相差较远。

        所以会造成用工荒,这既是社会发展的原因,也是人的欲望与面子造成的择业观与就业意愿同自身能力之间的矛盾所造成的。而这恰恰就是前两天我于“今年毕业生数量创新高,为何HR还在吐槽招不到人?”的话题中于《招聘之80用工需求与就业意愿的错位,让用工有富有荒》(可链接阅读)一文中说过的解决办法:改变原有体力岗位的技能支持,由低价值岗位转化为高价值岗位。

        因此,如果我们在工作中怕出错,而不敢尝试,往往导致有想法也不能提升自己。唯一的结果就是“不进则退”。你的停滞不前,没有人会等你,只能被淘汰

 

        二、减少出错的几率,要将计划与流程做成习惯。

        所以在职场工作,我们一定要有上进的心,要有试错的准备。虽然谁都不想犯错,都想自己的职场一帆风顺。让自己能象在驾考中一样,可以一次全过。

        这是一种梦,可以做,也必须要做,虽然不易实现。但目标是一定要有,才能有前进的动力与效度。

        在工作中,我们要想自己少犯错,甚至不犯错,其实完全可以借鉴教练说的一次性驾考全过秘笈。

        一次性考过,不是靠想得来的。靠的是前期的学习锻炼、操作熟练与流程实践。这样才能在真正的参加各项驾考试时能熟练的走完流程。

        因此,在工作中要想少出错甚至不出错。,我们能做的事情就一件,就是不断的去思考、推演这件事,并将这件事进行尝试的现场推演其环节与结果。让其最后的实施成为一种流程。然后再熟悉这一流程,将这件事做成熟悉。那么在真正进行这事的时候,自然就会少犯错。而这恰恰就是工作计划的作用。所以,做好工作计划就是我们减少出错几率的一大前提。

 

 

        三、面对已经犯了的错,要的是忏悔与改进。

        据说在毛大爷的语录中有说一个真理:一个人出错了不可怕,可怕的是你面对错误时不是解决错误,而是逃避和掩盖错误。

        而对于话题中的已经出错的“社保未减员事项;甚至已经发生了两个月;老板还不知道;你还不知道如何解决。”

        其实这个话题,在Q群里已经有过小范围的讨论。在那天,我建议说:

        这个事情只能是与员工联系协商处理了。如果对方知情理的话,原则上还是会与你达成一定的沟通,那么尽量让其补出交回公司就OK了。当然,如果能争取公司出一部分,你出一部分,对方出大部分这是较为理想的状态。

        为什么说要这样处理呢?

        当时在群里并没有展开仔细的说其缘由。

        在这里再详细说一下。

        1、为什么要与对应的员工协商处理。

        对于对方:就如国家有规定不该自己的但既得之物。如果额度不大,说不上犯什么事。但于情理道德不符。如果就此默吃,也许HR找不到你。但于心真的好么?不亏吗?

        对于自己:你作为一个办理这事的企业员工。既然错误出现,自然需要解决才好。有错我们逃避,不能侥幸,也不能掩盖。要的是解决,也同样是于心不亏的道理。

        对于企业:作为资方要允许员工犯错,给予员工成长的机会。如果所有事都能完全正确,那不是一名员工,只能是一个没有感情、没有生命,只知道按设计好的程序运转的机器。

        所以,对于有的错是可以进行协商解决的。这主要是于心、于制、于损的情形来判断。

 

        2、最好的结果只能是企业不亏,对方不亏,有人少亏。但这不是最正确的结果。

        谁受益谁负责,这往往是司法判决的一个重要影响因素。这也是为什么在我们中国的法例条款总是会有情感因素的影子,而在司法判案中也会有情理道德的考虑的原因。

        在一个有中庸文化传统的大中国,我们往往有这样的思维:

        就如打牌一样,有时在血战加雨,飘顶圆的先生中,会有逗不弄帐的时候。这是对于收钱一方来说,有的人就会这样考虑:反正都是赢,少收一点没有关系。就此将此事揭过。但对于付钱的一方来说,如果你赢钱一方还纠扯不放,自然需要再行论证。就误了打牌的时间了。

 

        因此,在有错误已经发生,需要解决的时候,我们一定要明白谁是益方,谁是过错方,谁是亏损方。只有寻找在其中的中庸之道,才基本适应我们中国人的解决之道才算是好结果。

        因此,我们要三方协商,将各方损失减到最小,以此获得三方谅解,为以后的可能合作留下伏笔。

        但这并不是最正确的结果。

        最正确的结果应该是谁错谁负责。

        在此事件中谁的错呢?

        很显然造成这样的企业损失结果是办事人粗心造成的(话题)无谓损失。这样的损失对企业没有什么好处,那么这损失自然由你办事者解决。

        无论怎样解决,企业不亏就好。就算是由办事者赔也是没有问题的。至于你能否向该受益者追回来,则是你办事者个人的事。

 

        3、为什么说“如果公司出一部分,你出一部分,对方出大部分这是较为理想”。

        在第四点的第六款下会有说明.(请下拉阅读)

 

        四、如何解决这样的同错问题?有效运用DPDCA工作循环,防止错漏。

        正如俗话说的人无完人,神仙都有打盹的时候。所以如果要人永远不错基本是不可能的。机器也有发生奉故障的时候。

        所以,唯一能做的就中如何来减少甚至杜绝错漏的几率。

 

        那么如何来防范这样的错误呢?

        这就是我提倡要用的DPDCA工作循环了。我在职场成长学习系列14《工作方法3—如何有效的在工作中运用DPDCA工作循环》——让工作计划成为动态、发展的良性计划

        先诊断,再计划,然后执行,其中要检查诊断执行中的问题,最后调整计划继续执行。

        要知道,想将工作做好,一次计划,显然并不能保证所有的工作都能按我们的计划前进。所谓谋事在人,成事在天。

 

        首先、对本次的错误进行诊断清理。——诊断。

        寻找为什么错的原因。是个人的原因,还是流程的原因。以此寻找错漏根因。从源头来解决问题。

        如是人的原因。那就是别人或者自己没有执行流程。自己没有设置提醒机制。或者是事情过多忙忘了。或者是其他什么原因等。

        如果,本话题中的漏减员不能就此错误找到其原因,是不是还会期待下次的漏报漏减呢?

 

        其次:要明白大多数的错漏都是因为乱。——计划。

        很多时候因为没有看到,所以会错漏。如果我们在自己的桌面上时刻提醒自己有昨天当天明天的计划。你还看不到自己要做的事吗?

        所以运用好甘特表,做一个工作计划与推进情况表。时刻看看自己有什么没有做的。

        如果,在本话题中,该同志有自己的减员计划在自己面前,还会忘记吗?

 

        第三、事情只有立即落地去做了,才不会堆积。——行动。

        很多时候,我们觉得事情不多,甚至并不麻烦。所以感觉可以放一下,到时与另一件事一起做。这样的放松就会导致杂乱,计划不能执行。就会造成可能自己因忙的忘记,以为那件事的时间过了,所以做了。因此,对于计划一定要照时间立即行动。

        如果,在人员离开需要办事的流程到了自己面前的时候,你立即调整计划,设定行动时间,你会忘了不做吗?

 

        第四、只有在执行中进行对照检查工作与结果,我们才知道工作得对还是不对。——检查。

        在不少的时候,其实有些错都给了我们改正的机会。但有时就是有人是迷之自信,或者从不做自检,或者不履行自己的检查审批责任。导致有的错就从执行层,到领导层,都层层不知不理。

        就如企鹅曾经那个推送错讯息,造成百万损失的工作人员一样。如果有人审有人检查。会出现吗?不就是全层级全流程的人都在麻木,所以不该出现的低级错误就出现了。

        在本话题中同样道理:你社保申报,不核对员工名单的吗?你在工资核算中没有员工需要扣社保费用吗?所以该员工的工资其实也多造了两月?如果没有多造工资,就没有扣费,那作为财务扣的个人部分与总额不会相差吗?

        所以,此错,甚至不是只是流程,还有责任心的问题的在里面。

 

        第五、检查调整后立即落地执行。——调整执行。

        对于在进行中的工作,我们一定要有审视与反思的习惯。其实我们常说的复盘,并不仅仅是对事件完结后的复盘。同样包括事中的复盘——检查。而这就是为行动中的改善服务的。

        因此,对于我们在工作中,有时一定要对自己的工作进行检查,以确保能及时发现问题,        马上纠正并落实下去。就能将损失减小。

        就如在本话题中,为什么会有两个月的时间长度,不就是没有检查没有整改吗?(当然他们本就没有检查)。

 

        第六、要对事件进行复盘。——寻找根因挽回损失。

        在前面五点都是对事件本身进行处理。但并没有说到已有损失的问题。

        面对人性,我们一般都是做预防与消防。有产生,再来解决。而对错误同样如此。

        前辈们说过:错误本身并不可怕,可怕的是对错误的逃避和掩盖。

        我们要敬畏错误,发现错误时,要及时反思、要努力改进,避免下次犯错。不能害怕错误、回避错误、掩盖错误。

 

        在本话题中,我们很多人都想要迈过企业领导,将此事就抹了过去。这事不算大,也许能抹。但这对于职场人来说,并不是好的解决方法。

        一个优秀的职场人,一定不会怕自己的错误让人知道。只要自己能解决,能吸收错误,能提升自己防范错误的能力。在错误中提升,不一样是人才吗?

        因此,企业作为资方,出点钱,收点人心,收获人才其实也是完全可以的。

 

        所以,我才说企业、工作者,得益者都出钱,才是最好的结果。

 

        小结:

        每个人都会有犯错的时候。但我们一定要具有找出错误真正原因的意愿。要以此来提升自己的工作能力。

        而对于错漏的防范一般情况只有详细的工作流程、工作计划与责任落地执行检查。才能形成群策群力的共同减少错漏问题。

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改善工作流程、完善HR工作细节

他乡沈冬青
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改善工作流程、完善HR工作细节此案例中的工作失误,其实属于低级错误,笔者从事HR工作十几年时间,从来没有碰到过。既然谈到工作责任,第一个要承担责任的是HR经理,其次是HR专员。笔者还是先和大家分享一下社保增加、减少的工作流程和来龙去脉,最后再给到大家一些处理建议。首先,先和大家说一下社保增加、减少的时间节点。虽然本期话题是社保减员出现的差错,但是笔者个人觉得还是有必要和大家分享一下社保增加的内容。因为,相对而言,社保忘记增加带来的风险,要比忘记减少大的多得多。如果你忘记给员工增加社保,在工作期间(包括试用期)出现工伤,那么这个巨大损失该谁负责?工伤损失就不是4000元的金额了。笔者不知道全国各地其它地区的社保缴纳规则如何,但是个人认为都是差不多的,即当月申报下个月的增加或减少计划,如果有差异的,均以当地社保局规定为准,下面的时间举例以江苏某地级市的规定为准【仅供...

改善工作流程、完善HR工作细节

 

此案例中的工作失误,其实属于低级错误,笔者从事HR工作十几年时间,从来没有碰到过。既然谈到工作责任,第一个要承担责任的是HR经理,其次是HR专员。笔者还是先和大家分享一下社保增加、减少的工作流程和来龙去脉,最后再给到大家一些处理建议。

 

首先,先和大家说一下社保增加、减少的时间节点。虽然本期话题是社保减员出现的差错,但是笔者个人觉得还是有必要和大家分享一下社保增加的内容。因为,相对而言,社保忘记增加带来的风险,要比忘记减少大的多得多。如果你忘记给员工增加社保,在工作期间(包括试用期)出现工伤,那么这个巨大损失该谁负责?工伤损失就不是4000元的金额了。

 

笔者不知道全国各地其它地区的社保缴纳规则如何,但是个人认为都是差不多的,即当月申报下个月的增加或减少计划,如果有差异的,均以当地社保局规定为准,下面的时间举例以江苏某地级市的规定为准【仅供参考】。很多地区都是规定当月25日-27日向社保局申报增加、减少计划。2月份因为最多28天,所以前述日期是27日,如果当月是30天、31天的,可能最迟会是28日或29日,但是正常情况下时间节点都是25日-27日居多,如果各位HR伙伴办理过大厅柜台增加、减少的手续,就知道月底的时候,会有很多企业HR去排队办理这个手续(电脑U顿办理除外)。

 

很多HR伙伴可能会说,如果单位是20日去申报不可以吗?可以的,但是劳动局为了节约资源,提高工作有效率,他们后台批量处理的时间可能也是27日、28日,这种处理方式可能是大厅柜台递交书面增加或减少表的较多。如果是电脑U顿在登陆社保局提供的公司账号里增加或减少,那么社保局肯定也会设定一个有效时间节点,但是一般情况下,不可能把时间节点都设置成当月月底最后一天的(比如3月31日、2月28日)。

 

其次,再来说一下增加、减少的审批流程。上面第一个内容是时间节点问题,掌握了时间节点,我们就要统筹安排工作时间了,不能有一个员工离职,就去一次社保大厅递交减员手续;有一个员工入职,我们就去递交一次增加手续。因为增加手续涉及到员工试用期交不交保险的问题,说实话,很多中小企业为了降低费用,把缴纳社保变成你转正缴纳的一个福利条件,即转正了,才可以给你缴纳。给人感觉,你想要获得缴纳社保的待遇,必须试用期里好好干,获得企业认可并转正了,才能享受社保待遇。

 

说实话,在现如今招聘压力这么的情况下,很多企业招聘简章上写着“试用期入职即缴纳五险一金”的福利条件,都很难招聘到人,就不用说那种“小气”的企业了。这里说审批流程,其实就是很多企业在试用期里不缴纳社保,因此社保何时缴纳就变成老板或HR经理说了算的一项“请示”工作,如果你不请示的话,私自给员工去办理增加社保,可能就变成“工作失误”了,就像本期案例所描述的忘记减少了。

 

这里和大家举个例子,就明白审批流程的重要性。因为一旦出了工伤等安全事故,你作为HR专员或行政专员,就不需要你去承担工作责任了。假设一个员工是3月8日入职的,工作到3月31日,大致有20天左右时间,如果你们企业愿意给这个员工缴纳3月份社保,那么在实际工作中,3月社保缴纳计划是2月25日左右递交的(不管你是大厅还是电脑U顿模式),只有在3月25日递交4月份社保增加计划中,给此员工填写增加4月份参保名额并填写补缴3月份社保的数据。如果你们企业试用期不缴纳社保的,那就不存在此种情况,反正不交。

 

如果是减员的,那么在员工离职后,就必须填写社保减少表,递交公司领导审批后,去社保局大厅办理减少手续。如果是电脑U顿办理的,也建议要填写减少表,请领导审批后再去电脑端操作。相信各位HR看到这里,觉得不是画蛇添足吗?既然是电脑端U顿操作,为何还要领导审批纸质材料呢?笔者想要提醒大家的是,给领导审批,这是一个工作流程,不是多此一举,因为电脑U顿操作仅仅是你实施了社保局工作人员的“输入工作”而已。大家如果还对此流程抱有疑问的,翻到最上面去看一下本期案例中HR经理的困惑就知道了。

 

第三,根据本期案例,该HR经理需要在每月25日的时候,设置一个工作提醒闹钟。提醒闹钟设置的目的是向所有HR专员索要工作报表、审批报表等。这里笔者就简单给大家罗列一些:招聘面试统计报表,新员工试用期评估表,薪酬报表(包括与预算执行差异分析表),社保(含公积金)增加减少表,培训计划执行表,绩效考核表等。如果25日是周六、周日的,那就把时间提前到23日、24日都可以。如果社保增加减少工作是薪酬专员负责的,那就薪酬专员在每月25日提供,哪怕这个月没有员工入职,也没有员工离职,也必须提供,提供的数据为“0”,养成当月月底的时候提供这些表单。

 

根据本期案例情况,笔者个人觉得提供如下几点建议:

(1)与老板沟通,不用赔偿损失,下不为例;

(2)如果老板不同意,一定要赔偿,那么就按照如下3点操作:

A、如果员工工资还未全部结清的情况下,与员工协商,在工资里扣除公司及个人承担部分;

B、如果离职员工工资待遇已经全部结清,那么负责办理社保工作的专员赔偿此损失,在工资里每月扣除20%并不低于最低工资标准。

C、HR经理也需要赔偿此损失,在工资里每月扣除20%并不低于最低工资标准。

 

以上经验分享仅供大家参考,每家企业的工作作风、工作流程均不同,请大家以实际情况作出调整,尽量不犯这

 

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工作出错:边补救,边汇报,再完善

秉骏哥李志勇
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  身为HRM的楼主说:两名离职员工,负责的同事未及时办理他们的公积金封存手续,两个月带来费用4K左右,目前老板还不知道,该怎么处理比较好。  我认为,结合楼主所处情形,这样来处理是比较合理的:1、楼主先咨询  可以向企业所在县/市公积金管理中心咨询,把企业所面临的实际问题说明白,能不能进行退费处理?可以实地前去,也可以电话问询。  据我了解,类似楼主公司遇到的问题,公积金中心是可以退费的,大致流程是:需要前去领回两张申请表填写/退缴情况说明均盖公章、当事员工签字同意并盖公章、公积金专管员审核、公积金领导审批、归集科会计办理,同时需要办理员工公积金封存,并且当事员工和办事同事均需持身份证/公司营业执照到公积金中心办理。具体流程和细节还需要与当地公积金管理中心联系。  同时,公积金中心工作人员也提供了另外一个解决办法,也就是让员工将这两个月的公积金费用用现金...

  身为HRM的楼主说:两名离职员工,负责的同事未及时办理他们的公积金封存手续,两个月带来费用4K左右,目前老板还不知道,该怎么处理比较好。

  我认为,结合楼主所处情形,这样来处理是比较合理的:

1、楼主先咨询

  可以向企业所在县/市公积金管理中心咨询,把企业所面临的实际问题说明白,能不能进行退费处理?可以实地前去,也可以电话问询。

  据我了解,类似楼主公司遇到的问题,公积金中心是可以退费的,大致流程是:需要前去领回两张申请表填写/退缴情况说明均盖公章、当事员工签字同意并盖公章、公积金专管员审核、公积金领导审批、归集科会计办理,同时需要办理员工公积金封存,并且当事员工和办事同事均需持身份证/公司营业执照到公积金中心办理。具体流程和细节还需要与当地公积金管理中心联系。

  同时,公积金中心工作人员也提供了另外一个解决办法,也就是让员工将这两个月的公积金费用用现金的形式退回公司财务,毕竟这是员工的“不当得利”。

  楼主咨询或了解到这两个可以解决的办法后,心里稍微有底,就没那么慌了,接下来就是需要动脑筋、想办法、有技巧有艺术的处理。

2、解铃还需系铃人

  为了警戒员工和今后便于管理,楼主不能越厨代庖,需要将此事的具体处理操作交由负责社保的同事,在交待工作时,可以这样来安排:

1)马上去公积金中心。

  可以对同事说,这事儿,你有责任,现在先不说责任的问题,而是怎么妥善的处理。据了解,类似我们这样的情况,是可以退费的,具体流程和需要的资料、手续等,要到公积金中心去了解。

  当然,去公积金中心,不单是了解情况,还应该同时给这两个人办理封存。

2)突破重点。

  说白了,这钱已经到了员工的公积金个人账上,要拿出来,是需要员工签字同意并且要到现场去的。所以,可以与同事商量对策,大致可以是:

  先打感情牌,毕竟员工离职时,HR办理各种手续都很快,共事这么久,多一个朋友多一条路,说不定今后可以相互帮忙;再是自己处境,这事儿如果办得不好,公司追究责任,自己不但要受处分、扣工资,还可能丢掉工作;最后是名誉影响,如果不配合退费,公司可以采取到员工新东家HR找说法,或者在同行相关渠道中阐明事实,那对员工声誉的影响就不小的,毕竟钱也不多,还是希望配合的好。

  只要员工同意退费,不管是到公积金中心办理,还是自己拿现金来公司,都是可以的,当然,后果还是轻松愉快些,毕竟流程、需要的资料都方便多了。

3、拿下员工为主

  楼主可以要求同事先主攻当事员工,由于是两个人,需要一个一个的单独拿下,不能两个叫到一起来谈,而且必须要限期处理,不能拖久了。

  由于员工并不知道还有谁也是这样的情况,所以,只要楼主、同事不提及,他们串通的可能性并不大。拿下了其中一人,另一个就有心得体会和处理技巧、办法了。

  只要全力拿下员工,不管是员工现金退回来,还是到公积金中心去办理,都是相对容易的事儿。

4、事件处理

  这得分两种情况分别说:

1)退了费。

  经过楼主和同事努力后,两名员工如数退了费,但这事儿不能因为退费而结束。需要同事、楼主好好反省,分别写情况说明或认识是必须的。

  同时,为了表示惩戒作用,同事要承担主要责任,楼主要承担管理责任,这可以是HR部门内部处理,办法可以是:同事拿200元、楼主拿100元出到部门活动经费。

  为更有深刻记忆效果,可以是以公司名义开出处理单子,扣了工资,还留下了证据。当然,可以不用全公司范围内张贴。

2)没退费。

  努力了,员工也可能不买账而不愿意退费,这也是没有办法的,至少一时半会还难以退费,至于还想采取其他“逼迫”的办法,那就是后话了。

  为了弥补公司的损失,我认为,楼主需要与同事商量,先共同承担这笔损失再说,比如:各一半。这样,在公司领导和其他部门面前,楼主至少做到了“牺牲个人利益,维护公司利益,不让公司利益受损”。至于今后想办法追回费用,再从公司账上转给楼主和同事,或者追回的费用直接到楼主、同事手上,都是可以的。

  这样的处理,就需要全公司公告处理了,填了空缺,还要进行行政处分,还需要继续想办法追回损失。

5、主动告诉老板

  公司不大,即使老板现在不知情,不出两三天,一定有声音传到老板耳朵里,与其这样,还不如楼主主动首先告诉老板。

  工作疏忽、失误甚至带来一定损失,并不可怕,只要能够及时担责、知错、补错、想办法补救和改善,防止今后出现类似情况,站在老板那里,也是可以理解的。可怕的是出了错,不去改善、补救,而是遮盖或说假话、推责任,那就不可原谅,不但要处理,更要重处,甚至劝离。

  可以第一时间告诉老板,既要如实陈述,更要积极想办法解决并且正在按办法行动,包括可能出现的结果以及如何处理当事人等,当然,还要请示老板这样处理是否妥当,如果老板有新的要求,就按要求办。

6、保护好下属

  如果老板建议你重处同事或者想办法辞退,这时,你要想清楚,我认为,皮之不存、毛将焉附?中小企业,上下级特别是一个部门的,不单是上下级关系,更是一种相互共生共存的关系,唇亡齿寒,下属离开,说不定老板安排他信得过的来,时间一到就顶替你,或者干脆不再给你配下属了,你就是光杆司令,专员/主管/经理都是你,这样的工作,你很难干长久。

  相反,下属有错,自己主动承担管理责任,既保护了下属,又体现了自己的担当,方法得当,多方受益,这是上级应有的胆识、胸襟,这样做,才有愿意跟随你的下属。

7、完善离职流程

  导致员工离职未及时办理公积金封存,我认为,这与楼主所在公司这方面的管理流程不完善有关,于是,该事件处理后,楼主要及时完善这方面的流程。

  包括:在离职单上增加一行“员工公积金封存办理”,并且在公司员工离职管理办法中完善规定。这样,就能够较好杜绝今后类似情况再发生。

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好心态带来好结果:错误是进步的垫脚石

古道陈学杨
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工作上发生错误,在所难免。犯错不可怕,可怕的是重复犯错。利用好纠正错误的机会,进一步完善管理,是最正确的态度。处理员工工作上发生的错误,要尽可能做到就事论事,避免对员工个人进行主观的评价。分析原因,权衡利弊,依规处理,完善管理,避免再犯。首先,针对案例中的事情,从以下几个维度,出出主意:从犯错员工角度赏罚分明是原则,既然工作上出了问题,就要处罚。先给员工一个弥补过错,减少损失的机会。让员工主动向社保基金管理中心申请退保的业务。大概率是可以获得支持的。经济损失能够挽回,就是行政处罚的问题了。从部门领导角度要维护部门管理的公正性,员工犯错误,一定要公开指出,不要隐瞒。不要以为帮助员工隐瞒了,员工会感激你。员工虽然表面上会谢谢,但是,从心理角度,员工会认为他下一次犯错,也可能得到帮助,甚至别的同事犯过错,领导也帮忙隐瞒了。公正性缺失,这对树立领导的权威性不...

工作上发生错误,在所难免。

犯错不可怕,可怕的是重复犯错。

利用好纠正错误的机会,进一步完善管理,是最正确的态度。

 

处理员工工作上发生的错误,要尽可能做到就事论事,避免对员工个人进行主观的评价。

分析原因,权衡利弊,依规处理,完善管理,避免再犯。

 

首先,针对案例中的事情,从以下几个维度,出出主意:

 

  • 从犯错员工角度

 

赏罚分明是原则,既然工作上出了问题,就要处罚。

先给员工一个弥补过错,减少损失的机会。让员工主动向社保基金管理中心申请退保的业务。大概率是可以获得支持的。

 

经济损失能够挽回,就是行政处罚的问题了。

 

  • 从部门领导角度

 

要维护部门管理的公正性,员工犯错误,一定要公开指出,不要隐瞒。

不要以为帮助员工隐瞒了,员工会感激你。员工虽然表面上会“谢谢”,但是,从心理角度,员工会认为他下一次犯错,也可能得到“帮助”,甚至别的同事犯过错,领导也帮忙隐瞒了。公正性缺失,这对树立领导的权威性不利。

同时,没有不透风的墙,万一公司领导知道部门领导“包庇”下属,是什么样的结果?

 

但是,领导除了根据相关制度进行管理外,更多的是积极帮助员工弥补工作上的损失,教育员工,帮助其提升业绩,力争不要再犯。

 

同时,领导也要检讨自己的监管责任。

 

  • 从管理角度

 

管理的完善往往都是滞后的,都是出了问题后才能更好进行,因为出事之前,大家都会认为“不会出事的”、“没那个必要”......

要抓住每一次可以完善管理的机会,进一步完善制度流程,加强监督检查,堵住漏洞;开展教育培训,提升员工的业务能力和意识;加强业务的系统化管理,用系统来代替人为干预,准确度更高。

 

其次,我们要对“工作犯错”,进行系统的认识和管理。

 

犯错是提升个人和企业管理的机会,要客观看待和处理,不要冲忙对人进行定性。

 

1、一般员工犯错,分为故意和过失两种。

 

面对故意犯错的员工,性质比较恶劣,一方面要从重处理,另一方面也要解决员工的心理问题。面对错误还故意为之,一般该员工的心理都有问题,要不是打击报复,就是假公济私,这些都是需要严肃处理和杜绝的问题。

 

面对过失犯错,可能有两种情况:

一种是员工疏忽大意,进行批评教育,加强管理,员工的工作认真程度会有较好的改善。

另一种是员工技能不足,但自己没有意识到,从而产生错误。面对这样的情况,除了批评教育外,还要进一步培训专业知识、技能,帮助其更好的获得经验和能力的提升。

 

2、用制度管理“错误”

 

每个企业都要完善自己的“奖惩制度”。

在处罚方面,对错误的性质和程度进行分类管理。

比如:

哪些错误是较轻的错误,通过批评教育处理;

哪些错误是较重的错误,需要行政处罚、经济处罚等;

哪些错误是严重的错误,需要较重的处罚、解除合同,甚至移送司法机关等。

 

我们之前用得较好的是“红黄牌制度”,对不同的犯错,采用“批评、黄牌、红牌”来挂牌处理,可视化管理,一方面对犯错进行了处罚,督促员工提升,另一个方面对其它的员工也起到了思想教育的作用。

 

要注意的是,涉及到员工利益的规章制度,要经过民主的程序,才能获得法律的支持。

 

3、加强业务的系统化建设,用IT减少错误的发生。

 

凡有错误,必有损失。

但是,人有其不确定性,发生错误是难免的,如果合理减少人的操作,用更加稳定的IT系统,错误的发生会更少,尤其是在生产系统,机器人的失误率会大大降低。

拿这个案例来说,如果有较好的HR系统进行管理,人员离职后,数据直接移出,直接打印出《减员表》,就不会发生人员疏漏的情况了。

 

4、加强人员的精准匹配,尤其是行为特质的匹配

 

绝大部分企业对人员的管理,还是停留在“知识+技能”的体系上,认为知识和技能满足岗位需求就可以了。其实,这个只是最基本的匹配,我们还需要进一步关注员工的行为特质匹配。

比如,支配型的人放在了精准型的岗位,表达型的人放在了耐心型的岗位,反之一样,这样的错误配置,犯错的几率高很多。

又比如,和岗位相比,一个人的能量过低,无法完成任务,会犯错误;一个人的能量过高,无法集中精力,也会犯错误。

以上这些,都需要通过加强行为测评和管理,才能更好的改善。

 

水至清则无鱼。企业正道是沧桑。

一个不犯错误的企业不存在,犯错是常态,合理有效地处理“错误”才是企业进步的必经之路。

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用退工与社保手续以及减员误操作申报流程

李继超
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用退工与社保手续以及减员误操作申报流程一、常规的退工、减员手续手续办理原则:先做用工、退工,后做增员、减员备注:虽说劳动与社保联网,但目前多地信息网络仍在建设中。用工、退工办理流程:(1)、用工材料:a、无就失业证人员(办理就失业证用):身份证、户口本首页、本人页最高学历证书(中专以上需要,学籍网可查)复印件各一份;b、《XX市就业、劳动合同登记名册津劳登字6号表》3份,劳动合同2份、就失业证原件、单位公章(6号表用);(2)、退工材料:a、就业创业证b、《解除终止劳动合同退工和领取失业保险金人员分区花名册》(8号表)3份、就失业证、单位公章;(3)、办理时间(多地雷同)每周一至周五可用、退工登记;办公时间:8:30-12:00,14:00-17:00(4)、办理地点:当地劳动局(窗口办理)增、减员办理流程:企业在劳动局做完用工手续后,即可办理员工的社保增员手续,目前为网上办理。(...

用退工与社保手续以及减员误操作申报流程

一、常规的退工、减员手续

手续办理原则:先做用工、退工,后做增员、减员

备注:虽说劳动与社保联网,但目前多地信息网络仍在建设中。

用工、退工办理流程:

(1)、用工材料:

a、无就失业证人员(办理就失业证用):身份证、户口本首页、本人页最高学历证书(中专以上需要,学籍网可查)复印件各一份;

b、《XX市就业、劳动合同登记名册津劳登字6号表》3份,劳动合同2份、就失业证原件、单位公章(6号表用);

(2)、退工材料:

a、就业创业证

b、《解除终止劳动合同退工和领取失业保险金人员分区花名册》(8号表)3份、就失业证、单位公章;

(3)、办理时间(多地雷同)

每周一至周五可用、退工登记;办公时间:8:30-12:00,14:00-17:00

(4)、办理地点:当地劳动局(窗口办理)

增、减员办理流程:

企业在劳动局做完用工手续后,即可办理员工的社保增员手续,目前为网上办理。

(1)、增员流程(含企业、社保中心、税务局):

登录社保网站—新增劳动用工备案—新增社会保险增员表—线上申报—打印申报缴费单—报给财务部—缴费(窗口或银行代理)—税务局提报—社保中心接单—入账存单。

(2)、减员流程(含企业、社保中心、税务局):

登录社保网站—新增劳动退工备案—填写社会保险减员表—线上申报—打印申报缴费单—报给财务部—缴费(窗口或银行代理)—税务局提报—社保中心接单—入账存单。

(3)、办理时间本月26日至次月8日网上办理审批手续(含增减员)

备注【天津】:目前社保划款延至次月15日。

(4)、办理方式:线上办理

 

二、特殊手续(如减员失误)

案例:

2021年2月份张三在A公司办理离职手续,并在2月底之前在劳动局办理完退工手续。但社保操作人员因故没有为张三当月办理减员,导致3月份社保缴费单中仍有该员工信息,公司便多为张三缴纳了一个月的社保(3月份)。

解决方案:

方案一、协商:员工全额承担或各自担负应缴部分;

方案二、申报退款:因社保中心与税务局间,也存在账务流程(详见上文流程)。单位打款后,税务局会在之后3-5个工作日将账单和款项汇入社保账户。社保中心账户收到款项后,即可绘制收款单,进行入账。在此期间,是可以办理申报退款的。

经验【天津】:社保中心为了减少麻烦,一般会建议或要求在次月核算期(4月份核算:3月21号之后)办理退款申报事务。

手续材料:公章,退工表(8号表);

人员:经办人即可;

办理方式:窗口办理。

流程:窗口提报—主管单位审核(主要是社保中心)—退款单—退保

注意事项:在此期间,容易出现该员工新企业增员流程冲突,一般本区处理问题不大。但在一些跨区处理时,因各地(区)劳动局、社保单位的要求不同,可能会出现新单位无法增员的情形。(很小概率)

 

三、减少操作失误的办法

用退工、增减员等事务,属于人力资源劳动关系模块的基础工作。对于此类工作管理的办法非常简单:

(1)、编制标准操作流程,按流程办理即可,并将及时性和准确性纳入考核;

(2)、明确各环节、节点的审查【易错点】:缴费清单打印后,需主管领导签字确认;

 

四、题中该类事件问题的答疑与建议

(1)、请问我该如何处理此事比较好呢?

答疑:在处理流程上,按“特殊手续(如减员失误)”处理即可。

(2)、是私下解决还是上报老板?

答疑:汇报的内容为:事情始末和处理办法,并非是非功过。

即便是按“特殊手续(如减员失误)”处理,也是公事,而非私事。

失误在所难免,处理好问题、避免损失即可。对于该事件的反馈,自有绩效考核或相关制度,按情节轻重和态度处理即可。既不妄自扩大影响,更不要刻意包庇。

(3)、这种错误能对员工罚款处理么?

答疑:企业无权对员工进行任何形式的经济性处罚,即企业不具备对公民的财产行使经济处罚权的主体资格。

误区:《企业职工奖惩条例》。

现象:大多数企业均在执行各种版本的《奖惩条例》。

合法性:《企业职工奖惩条例》(2008)已正式被《中华人民共和国劳动法》和《中华人民共和国劳动合同法》代替,并废止。

区别:如出勤、绩效等工资扣减,属于劳动合同和公司制度管辖范畴。与罚款(经济性处罚)的性质不一样。

经济性处理办法:很简单,按相关法律诉讼赔偿即可。切忌越俎代庖。

本案:个人建议仅按绩效考核处理即可,无需扩大。(前提:该员工已认识到了错误,且态度积极)

 

(本篇完)

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从下属犯错,延伸的管理之道

崔文彬
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有时候,职场成长是从犯错开始的。只是要看错误的大小,影响的范围,以及造成的损失。而对于管理者,你管理的一部分正是员工的目标,行动的方向和工作的结果。尤其当下属出现错误,甚至是低级错误时,我们最先要审视的是工作流程,以及思考避免措施,警示员工反倒是略后一点。面对案例中的情况,HRM需要先分析下属出现问题的原因:是工作不得章法、操作错误或不够熟练,还是个人麻痹大意,过于粗心?我曾在《职场新人避错指南》这篇文章里,归纳了三种错误类型,并提出了相应的解决办法,帮助员工避免再次发生类似的错误。那篇文章是从员工个人成长的角度出发,今天我从管理的角度来说一说。面对下属的错误,我们如何处理才算妥当呢?随着时代发展,在面对95后的年轻职场人,我们的管理方法和沟通方式也需要更新,丢掉说教式,以引导的方式让员工修正自己的不足,因此我建议这件事情的解决方案从这几点思考:1、从企业...

       有时候,职场成长是从犯错开始的。只是要看错误的大小,影响的范围,以及造成的损失。

       而对于管理者,你管理的一部分正是员工的目标,行动的方向和工作的结果。尤其当下属出现错误,甚至是低级错误时,我们最先要审视的是工作流程,以及思考避免措施,警示员工反倒是略后一点。

       面对案例中的情况,HRM需要先分析下属出现问题的原因:是工作不得章法、操作错误或不够熟练,还是个人麻痹大意,过于粗心?我曾在《职场新人避错指南》这篇文章里,归纳了三种错误类型,并提出了相应的解决办法,帮助员工避免再次发生类似的错误。那篇文章是从员工个人成长的角度出发,今天我从管理的角度来说一说。

       面对下属的错误,我们如何处理才算妥当呢?

       随着时代发展,在面对95后的年轻职场人,我们的管理方法和沟通方式也需要更新,丢掉“说教式”,以引导的方式让员工修正自己的不足,因此我建议这件事情的解决方案从这几点思考:

       1、从企业的理念出发

       企业选拔、聘用人才是找符合岗位需求的人,而员工选择留在企业服务,除了经济和发展的需要,还有对企业的认可程度,员工发自内心的认可才是提高凝聚力的重点,而你的企业根植着怎样的基因,向员工传递着何种价值,自然会吸引相似的员工,也影响员工的行为结果。

当一家企业从上向下传递着担当的精神,那么员工在出现过错时,首先考虑的也会是承担责任,做好两名员工未能协商退回,自己赔付的准备。

       我们判断一家公司的企业文化做得如何,并不是看它有多少热词标语,而是看它的员工在面对事情时,采用怎样的态度和方法去解决。HR负责传递企业价值观,作为这个部门的领导者,更要以贴合企业理念的方式来解决问题。

       2、从管理的风格出发

       我认为管理的目的不是强迫,而是让员工能够自发行动。

       如果在员工出现问题时,单纯的以为了记住教训而去选择惩罚,无论惩罚的金额大小,公开还是私下,员工的心态都是不平衡,同时很难说是“下不为例”还是“下次再犯”。所有带着惩罚味道的方式,都会让人觉得已经付出代价,日后仍旧可以随意为之。

       因此面对员工错误的处理方法,HRM也要看自己的管理风格是怎样的,日常对待员工是采取怀柔政策居多,还是声色俱厉,不容置喙居多,你的管理风格决定着你的处理态度,员工基于对你的了解也会提供相应的解决方案。

       3、从员工的角度出发

       案例背景问题的发生,主因必然是这名执行者,但作为直属领导的HRM同样有着管理不力的责任,甚至这份管理失职更为严重。因此在进行员工谈话时,管理者也要适度照顾员工情绪,表达自己的态度。当然,更好的处理方式是分析错误产生的原因类型,提供相关的解决措施,以帮助员工成长、避免再犯为主。对于事情的解决方法可以先听听员工的声音,从其态度上决定处理的层次。

       每件问题的发生,我们都应考虑根治,而不是堵住表面、应付过去。案例中这件事执行者是最基础的问题,但员工离职的交接流程,薪资发放的审批,月度薪资与保险扣缴的财务核对,此中出现的环节漏洞处处皆有,整个员工关系上面的疏忽才是最为严重的!

       发生错误的员工联络离职员工追回损失,执行赔偿这些都是本分,作为主管领导与其共同承担是价值传递,但让员工参与到流程优化,才是真正的从错误之中吸取教训。

       罗伯特·凯利曾说“企业的成功靠团队,而不是靠个人”。在职场管理中,每件小事的发生都能影射出管理的瑕疵,见识到团队的状态。我们做HR工作的人,更要将精细化管理的思想落实到每项工作细节之处,这样才能避免低级错误,锻炼团队,成就你的管理之道!

 

 

关于我:

企业管理顾问、500强首席人才官、知名HR发展顾问

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