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面对公司所有无系统化的制度,如何整理汇总?

  我们是北京一家做材料的公司,员工人数50人左右。我于去年入职的,任人事专员岗位,人事的日常操作事务都是由我负责。最近老板让我汇总整理下公司所有的制度及各部门的制度,并把这些制度放在一起,汇编目录排序等。这个问题看起来好像很简单,但感觉领导另有深意,我该如何将这件小事做出彩呢?
  请问各位牛人,面对公司所有无系统化的制度,如何整理汇总?
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编制系统化制度的四点注意事项
作者:任康磊 北京东城区  大型上市公司HRD MBA 十余年经验 人力资源实战专...
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文|任康磊

制度要发挥作用,绝对不单是“有没有”的问题,如果是有没有的问题,这种资料网上一找一大堆,复制粘贴之后,稍微改改就公司的制度就全了?但是有用吗?一定没用!为什么没用?因为制度要生根发芽起作用,需要水、空气、土壤和一段时间的孕育。


所谓真正有效的系统化制度?不只是看你这个规章制度要多么的全面,覆盖的范围要多广或者有多么的细致,更要看这一系列的制度能否在企业中真正落地并发挥作用。而那些没有用的制度,都是只写在纸上、留在嘴上、挂在墙上,没有得到应用的制度。

所以,编制系统化制度,不要追求什么高大上,也不要被系统两个字给困住了思维,搞一堆没用的制度也不如一个有用的制度。所以要注意如下四个注意事项。

1.问题导向

最先制定的规章制度一定是优先能解决你公司问题的规章制度,而不是网上搜出来的那些。你公司当前最需要解决的问题是什么?最大的痛点是什么?先把这些问题列出来,然后再把这些问题对应的制度进行规范。

内容要尽量包含期望提倡和避免的各类员工行为,做到有据可查、有章可循。如果后续再出现某类有损公司利益的行为经常出现,而公司的规章制度中却没有明确规定不允许做,也应该第一时间重新评估和完善规章制度。

比如有位员工消极怠工,经常在上班时间以抽烟或上厕所为借口私自外出,有时候一走就是两个小时不在岗;在岗时,常常浏览与工作无关的网站。这个员工的直属领导已经发现并批评过他多次。但他屡教不改,还振振有词说,我每天按时上下班,又没有违反公司的规章制度,公司没有权利把我怎么样。他说的也许是对的,因为你公司现在确实没有这方面有据可查的规章制度。


2.尽量量化

管理实务中,为了界定行为的性质归属,规章制度应尽量做到量化。有的因员工过失给公司造成损失,应属于哪一级违规的界定。如果规章制度中只是界定“数额巨大”、“金额较高”之类的含糊词语,情况真的发生,则无法判断。

比如有个公司规定,因为员工违规操作给公司造成损失的,损失金额在1万元以下的,属于三级违规,损失金额在1万元到5万元的,属于二级违规,损失金额在5万元以上的,属于一级违规。这样界定清楚,是为了避免进一步的麻烦。


3.能够获取

要使制度中规定的事项能够得到真正执行,在制定制度之前,要想到如何“获取”到员工行为发生的证据。有的公司的规章制度中规定员工不得挥霍、浪费公司资源。这个规定本身倒是没问题,想法是好的。可是,要怎么判断和审查出员工在挥霍和浪费公司资源;或者说,当什么样的具体事件发生时,公司要通过何种方式获取到员工挥霍和浪费公司资源的事实。

比如有的公司在规章制度中鼓励部门内部员工之间增进友谊,每季度可以搞一次团队聚餐,团队聚餐的标准按实际参加的人头计,每人不得超过200元。同时规定,报账不得弄虚作假。某部门共30人,每次聚餐实际总有几名同事因个人原因无法到场,可是这个部门的负责人每次报账都按照30人全员参加报销6000元。为此,人力资源部可以汇同财务部、行政办公室采取不定期核查的方式,通过电话确认餐厅就餐人数与内部发票报销的报账人数核对,掌握该部门负责人的违规事实,并按照规章制度,进行相应处置。

有小伙伴说,我知道了,不能够获取的制度条例就不需要规定!这种观点也是片面的。想到如何获取固然重要,但每一条制度都能够真正实现获取并不现实。即便能够做到,公司也许需要为此付出巨大的管理成本,这种管理上的付出与回报往往得不偿失。

除了惩戒,规章制度本身是有学习、警示、规范、引导等作用的。所以在制定规章制度的时候,我们要“考虑”获取的属性,但也不能一味强调获取而忽略全面性。规章制度的条目全部都能够获取不现实,但是能够获取的项目太少就没有用,这其中的分寸拿捏,考验的是我们对公司管理的理解和认知。


4.做好记录

员工日常对规章制度的遵守与违反情况,人力资源部要做好详细的记录。记录的内容不仅包括事实和结论,还包括全部的证据资料。对规章制度的记录结果,应体现在员工的晋升、降级、培训、福利等方面。


如果制度的背后没有奖罚,那么规定了也没有用。

如果制度的背后没有检查,那么出台了也没人做。

如果制度的背后没有记录,那么实施了也没效果。


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任康磊愿陪您一同成长!

本作品系原创,转载须获得授权。


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hklte_hr

hklte_hr 2018-06-26 23:18:39

谢谢分享! 回复

張鉉一

張鉉一 2018-06-25 22:52:43

谢谢分享 回复

机器猫14672

机器猫14672 2018-06-25 19:31:05

如果制度的背后没有奖罚,那么规定了也没有用。
如果制度的背后没有检查,那么出台了也没人做。
如果制度的背后没有记录,那么实施了也没效果。
???? 回复

杜施娴

杜施娴 2018-06-25 18:34:50

任老师今天分享的重点是强调制度在制定时就要考虑其可操性,要能够落地。对于文中“员工日常对规章制度的遵守与违反情况,人力资源部要做好详细的记录。”个人觉得有难度,这个应该由部门来做好日常的记录可能更合适,这些记录作为绩效考核材料的附件,原始依据,会不会更好呢? 回复

白子画08581

白子画08581 2018-06-25 18:04:37

因地制宜,贯彻执行,不然都白费心血。 回复

后面还有21条评论,查看更多>>
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步步为营,一鸣惊人!
作者:清清gx 浙江温州  多年HR从业经验,一级人力资源管理师,擅长招聘、培训
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  一周伊始,万元复苏,周一是个特殊的日子,集工作焦虑与激情奋斗的矛盾于一体。将工作的轻重缓急速速地在笔下过一遍,脑中虑一遍,既要理的清,还要披荆斩棘,快刀斩乱麻。
  题意:50人的公司,人事专员的岗,老板要整理制度。
  做人资,首先得具备相关专业知识,精通的了业务,最厉害的是能莫过于对老板的意图的揣摩,智力的博弈。要有一定的才华与谋略,能成为老板的臂膀。
  业务稳定了,老板想整理各方面制度:
  1、想在管理上能上一个台阶;
  2、想梳理内部制度了解岗位职责,人岗匹配;
  3、了解人事上人事编制的合理性,是否必要节源开流。
  无论从哪一方面说,另有深意的结果,都是有利于题主的。公司在管理上壮大完善的同时,题主能从实践中学习到系统的知识、管理的...

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中小企业制度梳理的两三事儿
作者:孙靖Michelle 河南郑州  人力资源管理理论实践者,近十年人力资源管理和办公室工作...
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一、挖掘制度梳理的痛点
通过对目标的确认找到老板的痛点。如果我们把所要交付的“制度梳理”看做一个产品的话,这个产品必须要击中客户的痛点才能最终成交。
我曾经与智联招聘的一个客户经理聊过天,他说他的成交率是很高,原因是他与客户接触的时候并不会滔滔不绝的去谈论智联的优势或者做出承诺,他的第一个行为是引导性的倾听。他首先请客户描述现有的招聘岗位、遇到的困难、选择智联的原因及希望达到的目的,从中分析客户的痛点,并反复的向客户确认,如果客户是新手,他还会建议安排他到公司拜访,
这样做有三个好处:向客户展示了一个专业的形象增强了可信度、增加了与HR和公司两方面的粘度、判断客户可成交的几率。
其实HR在做工作的时候,可以有一些销售的思维,这样更有利于我们保持同理心,去发现对方的需求,具体到这个案例中来,老板给到的信息只是一个结果,甚...

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掌握制度三定律,想不出彩都很难
作者:Mark一Chen 广东佛山  好为人师,从事HR工作10多年,戏称C大师/C叔!
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其实这种事情应该大部分的HR都会遇到过,建议还是先和老板沟通确认一下工作目标和完成标准,以免曲解了老板的意图,那没有深意都会变成另有深意了。
根据我吃过这么多盐的经历来看,无非以下几点原因:
1.  制度确实太多,老板想搞个汇编,方便查阅和补充;
2.  有些制度可能过时需要修订了,老板又记不得具体名称,先让你整理一下;
3.  其他(这个内容就太丰富了,没法列举)
如果你想在这项工作中出彩,那可能对自己就要狠一点了,设定三条工作目标线:
1.  低线:按老板要求,完成制度汇编,而且交付的制度汇编至少要保证目录清晰、版面美观也是能出彩的;
2.  中线:能够通盘检查各项制度,提出改进建...

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​制度汇编可以这样做
作者:秉骏哥李志勇 重庆合川  人资管理硕士,一级人力师,20多年专注人资,目前为HR...
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  小公司发展几年,由于领导更重视业务和公司利润,加上人员变换,公司或各部门出台的一些制度,有的是正式的制度形式,有的是通知、通告,有的是内网,有的会议纪要,有的是讲话,有的是内部QQ、微信等,通常来讲,比较杂乱,没有人专门去定期整理、归类等。现在领导意识到了,当然有必要去汇总整理成册,既回忆走过的历程,也关注还应当完善哪些,是一件非常有意义的事。但是,要做好这些件,尤其是对于刚入职不久的来说,是不容易的,以下建议,希望能够有些帮助:
1、领导深意在这里
  楼主说“这个问题看起来好像很简单,但感觉领导另有深意”。其实,这件事要做好,不简单,其原因我在前面已经提及,另外,领导也没什么深意,最多就是担心楼主不容易完成好。
  如果领导这样安排了,楼主就自个笨头笨脑的去独自汇总,多半是难以完成的。因为,你根本就不知道这些制度存在或潜伏的方式,或者说哪些人知道这...

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知其前因后果,做好系统化制度
作者:卓言三诺 山东济南  人力资源管理师,从业10年,从基层岗位到职业经理人,一...
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孟子曰:没有规矩,不成方圆;意思就是说没有规和矩,就很难画好方和圆,要想画出合乎要求的方和圆,就要有矩和规的帮助。同样,对于一个公司来说,要想能够比较顺畅的进行生产经营活动,必须要有相应的制度框架给予支持。
公司制度之于公司就像规矩之于方圆,其重要性不言而喻。
其实,公司的发展和人的生长一样,都要经历一个不断成长、发展的阶段。作为公司管理体系的一个非常重要的组成部分,可以说是骨架一样的角色,公司的制度也要不断的发展、完善,经历一个不断规范化的建设过程。所以,就有必要完善相应制度。
首先,我们先来了解下制度的一些基础知识吧!
一、什么是制度?
制度是由一些与此专业或职能相关的规范化的标准、流程或程序以及规则性的控制、检查和奖惩等因素组成的;是由企业主管部门制定的以书面形式表达的并以一定方式公示的,以企业强制力保障实施的...

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做药店店员VS做门诊专家
作者:Joylin余晓玲 上海浦东新区  多年HR实操经验,擅长招聘、培训、人才培养,同时也是一...
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题主的问题又让我想到那个很火的刷屏文章《我的助理辞职了》,你们肯定都熟:就是一个助理如何在日复一日报销、整理发票的工作中发现规律、优化工作,最终顺利升职加薪的故事。最近有个很深的感触:在获得资讯和参考材料都如此便捷的今天,想把一件事做得漂亮的心,就是最大的创造力。我得说,提问的小伙伴很有故事主人公的潜质哇,看好你喔!
汇总所有制度放在一起,并汇编成目录排序,这是一个体力活,根据老板的指令行事,就如同那些药店的店员,你说我感冒了,要一盒999感冒灵,她就拿一盒感冒灵给你。要做出彩,就是把一件体力活做成脑力活,你要假定你是门诊专家,病人来了,望闻问切,必要时配合各种仪器检查,最终发现问题出在哪儿,要如何精准治疗。当然前提是你得有一点本事。回到这件事要如何做,请参考以下方向:
一、   按类别整理...

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制度汇编,当从功能与关联出发
作者:阿东1976刘世东 四川资阳  人力资源管理专家,注册安全工程师,现为车辆制造、机械制...
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制度汇编,当从功能与关联出发
也不知道是为什么有人觉得制度汇编是HR的事了?难道人力资源资源管理不是企业管理中的一组成部分?
一般来说,制度汇编整理本不该由人事专员来做。制度管理从大的方面来说,是属于行政管理中的一部分。
当然,在这里,不对制度管理的权属问题进行探讨。谁管理由老板说了算。现老板让你做,你就得做。而制度汇编的目的正如题主所说,这可不止是将制度罗列在一起就是完事了。
分析下题干,要完成老板意图——确定老板想法根源
生产经营需要制度管理。这是企业发展过程中的“少数人靠觉悟,多数人靠制度”的管理定理决定的。
企业制度不少问题不少。制度就是拿来解决问题的,为什么企业那么多问题总是解决不到位。还是需要经营靠现行商议来解决问题。而且还有...

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制度汇编就是管理上的规范
作者:耕伯farmer仲丹 江苏南京  人力资源实战专家,精通六大模块,擅长战略、组织设计、绩...
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在工作过程,经历过2次较大的制度汇编,今天从三个方面谈谈感悟。
一、关于统一格式
制度不仅仅是条款内容,尤其是进行汇编管理的时候,设计和统一格式显得尤为重要。所以对制度进行整理和编制的前提是建立统一的格式。制度的格式包括哪些方面呢,有哪些基本呈现呢,我们可以通过某公司编制制度的格式案例来理解和参考。
例:
1、制度的文字要求
a.正文字体:主要使用宋体小四号字,突出强调部分可加粗。b.页眉制度名称:宋体小二号字(加粗)。其他文字:宋体小四号字。c.页脚:使用宋体小五号字。
2、制度名称规范:(按制度的层级划分)
a.基本制度:指对公司(集团公司或分公司)的基本组织规程和各业务领域的管理所作的基本规定,是公司其他性质制度的基本依据;此类制度标题以“×××章程”、“×××制度”、“×××规程”形式出现,如...

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想要工作出彩,请按这个流程操作!
作者:侯熙儒 广东广州  职业讲师,华南理工大学MBA班特聘讲师,曾担任上市公司...
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(一)
当年我考上大学的时候,我和一起考上大学的几位同学找一位老师聊天。老师说,你们在大学一定要完成三件事,一是当班干部,二是入党,三是谈恋爱,这样不但履历好看,有可能人生大事也搞定了。他特别强调,这三件事的顺序不要弄错,比如当了班干部才容易入党,入党后才去谈恋爱。现在的年轻人大概不会明白,在90年代初,老师是不主张学生谈恋爱的。那时候我年龄最小,不懂得其中深意,直到毕业时有一位同学起点比我们好,直接去了杭州,而我们还在江西原地。在分别的时候,这位同学说,他是按照当年老师的建议行动的,并说自己有二个感悟,一是人生路上一定要有导师,二是做事一定要讲究方法。
事情过去二十多年,这事我一直还记得。一是因为大学时代没有好好谈一次恋爱,可惜了,因为青春不会再来,二是后来遇到很多事,切实让我领悟凡事要讲方法,要弄清楚一步一步怎么做。
***...

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那些年,踩过的地雷
作者:Berry贝贝 浙江杭州  互联网企业HRM,管理学硕士,多年HR工作经验
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作为互联网公司,S公司倡导开放性和灵活性,这点在办公室设计上体现地淋漓尽致,墨西哥工业loft风。作为全公司的情报中心及枢纽,人力资源部自然而然地被安排上了阁楼。楼上风景独好,唯独有点缺氧。Berry占据风水宝地,倚栏杆而坐,楼上楼下风景尽收眼底。
上次“铿锵八卦群”发布消息后的第三天,CFO如期而至。T先生,男,80年,戴金边眼镜,金融学研究生,有大型上市公司操盘经验。
“铿锵八卦群”顿时又炸开了锅。
Berry:“天哪,一个80年的老年人居然顶着一头杀马特?
Faye(财务经理):“欧巴,确定要这么新潮吗?”
T先生报道的那天,阁楼微微颤动。办手续期间,他凭栏远望,那种一切尽在掌握之中的眼神,Berry仿佛在《西部世界》里见识过,一般游客都是那种笃定的眼神。当然,他怎么也想象不到,几日后,他也成了S公司的接待员。
在T到位之前,财务部已经是完整的、五脏...

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评论区
写总结

写篇好总结,做打卡牛人

249楼 唯笑而已

1.了解领导意图,确定编订目的
2.给出编订范围,召开动员会议
3.跟进编订进度,给出专业指导
4.整合审定制度,贯彻推进实施

2018-07-17 16:32:58 回复 赞(1)

248楼 呆萌的西瓜18062221

学习 受教了

2018-07-15 11:00:11 回复 赞(0)

247楼 月亮姐姐

打卡

2018-06-28 16:22:51 回复 赞(0)

246楼 horizon123

很有道理,受教了

2018-06-25 23:58:25 回复 赞(0)

245楼 星矢56916

学习了

2018-06-25 22:49:57 回复 赞(0)

244楼 newsucceed

学习打卡

2018-06-25 22:39:44 回复 赞(0)

243楼 挑山工

学习

2018-06-25 22:06:09 回复 赞(0)

242楼 Elliot34289

学习

2018-06-25 21:29:49 回复 赞(0)

241楼 伊俄37339

学习打卡

2018-06-25 21:08:48 回复 赞(0)

240楼 投笔从戎的梅花18061707

学习

2018-06-25 20:58:05 回复 赞(0)

239楼 投笔从戎的梅花18061707

学习

2018-06-25 20:57:47 回复 赞(0)

238楼 LIUSHUYUN8

打卡学习

2018-06-25 20:54:30 回复 赞(0)

237楼 不忘初心8287

学习了

2018-06-25 20:36:04 回复 赞(0)

236楼 机器猫14672

打卡学习,谢谢各位老师的分享。

2018-06-25 20:01:54 回复 赞(0)

235楼 毅行

制度建设,规范管理,提高效率,健康发展。

2018-06-25 19:47:41 回复 赞(0)

234楼 克利欧63777

学习了

2018-06-25 19:17:26 回复 赞(0)

233楼 刑小天

学习

2018-06-25 19:00:40 回复 赞(0)

232楼 樱木花道10521

学习

2018-06-25 18:27:27 回复 赞(0)

231楼 樱木花道10521

学习了

2018-06-25 18:27:03 回复 赞(0)

230楼 吕不韦19659

学习

2018-06-25 18:21:42 回复 赞(1)

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