新时代员工档案管理应该怎么定义？是，从入职到离职，工作期间全部信息的记录与管理。不仅是学历、工作证明、合同等基础信息，还包括在职期间审批、考勤、奖惩、晋升等信息，以及离职时的工作交接、财务归还等等全部信息。因为这些信息，涉及到社保、医保等的审核，也关系到法律和劳务纠纷的判决，是人资管理最最最重要的一环。
但是，传统的档案管理是个庞大的体系，会遇到很多问题，例如：
1. 管理信息种类多，需要几十类Excel表格分门别类管理，更新非常麻烦。
2. 涉及到考勤、审批、岗位调动、培训等多个模块，信息变动频繁，容易出现错误，而且相关记录不易追溯。
3. 需要专人、专地来进行汇总和管理，成本较高。
4. 管理和查阅不方便，无法实现各个模块的HR联动。
所以，新时代的档案管理应该如何操作？
答案是：以信息化管理为主，多人协同管理（不同权限），实时更新，即时留档，随时自定义导出，自由设置查阅权限。以纸质档案备份为辅，双保护。
一、高效档案管理核心-----拥有随时更新、自由管理、信息清晰的花名册。
花名册，是档案管理的核心，记录了员工从入职到离职的全部信息，需要具备以下特点：
1. HR快捷操作。可实现快速导入信息，包括单人和批量。
2. 可自由选择表头，以符合不同HR管理和查看要求。
3. 所有审批、考勤等信息即时更新和留档，并可快捷查看员工所有信息详情。
4. 可以快捷自定义导出。
◆2号人事部，可选择手动添加和快速导入两种模式，并可自定义搜索，实现快捷管理。
◆操作流程：【员工管理】---【员工花名册】---【添加员工】、【导入花名册】
图1 单个和批量导入截图
◆HR可自定义花名册展现表头，并且对于不同部门查看信息的需求，可进行自定义表头导出。
◆操作流程：【员工管理】----【员工管理】---【选择表头】、【导出】
图2 自定义表头展示和导出截图
◆每个员工的考勤、审批等信息会即时更新，点击员工姓名，可实现查询员工全部在职信息！
图3 员工详细信息查询截图
二、高效档案管理基础-----不同权限，即时管理，信息即时汇总。
由于考勤、审批、工资、医保、社保等一般都是由不同HR负责，对于高效管理，如何实现所有HR的联动，将不同模块串联成一个整体，即时的将各自的信息汇总到总档案中，尤为重要。
◆2号人事部，可设置多个子账号，并设置不同的权限，将管理不同模块的HR串联，实现考勤、审批、薪酬等模块的分别管理，并即时更新在系统中。
◆流程为：【设置】---【企业设置】---【添加子账号】---【设置权限】
图4 添加管理员，并开通不同权限
三、高效管理快捷工具-----员工自助填写信息。
除了上述审批、考勤等需要HR必须参与外，大量的员工个人信息整理，耗费了HR大量时间。但是，在高效管理中，这一步可以让员工入职时自主完成，信息收集更快，HR也可以将更多经历放在归档和查缺补漏的环节。
◆2号人事部，可自定义员工入职登记需要填写的信息，并通过二维码扫描，让员工自助完成信息填写。
◆流程为：【员工管理】---【入职登记二维码】---【表单设置】---【打印二维码】
图5 员工自助登记信息截图
当然，HR高效管理，还需要对员工信息的实时分析，以及快捷制作人事报表，以及时提醒用工风险。由于篇幅有限，我们将在下一期为您分析。同时，将对信息化条件下，“员工信息安全问题”进行全面分析。
其实在员工管理中，由于传统方式的不可变缺陷，导致HR做了很多重复繁琐的工作，费时间，又容易出错。利用信息化软件，通过协作管理和计算机系统自主计算，可以大大提高我们的效率和信息准确性。
新时代的HR，要在信息化的大潮中提升自我价值！勇于尝试新科技带来的便利！快来试一下吧！
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8楼 人事糖
有用过用友的吗？我们公司目前用的用友人事系统
傲娇的奥特曼
@人事糖：用友人事系统是付费的企业管理系统吗？
2号学习委员
@傲娇的奥特曼：用友是订制化的系统哈，维护和更新都是要算费用的。
2号学习委员
@人事糖：2号是针对所有HR标准办公软件，不需要定制化就能满足HR大部分需求，而且自动更新，不需要任何维护和更新费用，和用友做的是不同方向。
7楼 王大拿
为什么点按钮会提示浏览器不支持？
2号学习委员
@王大拿：因为2号人事部有很高的信息安全要求，所以只能用安全性更强的浏览器哦~
6楼 玲玲tl
还没用，不过看起来还不错的样子，去试试~
2号学习委员
@玲玲tl：试过就会爱上他的~
5楼 玲玲tl
还没用，不过看起来还不错的样子，去试试~
4楼 天使爱马力
同楼上，我也比较喜欢能选择导出的功能~
2号学习委员
@天使爱马力：根据不同需求的，选择不同表头导出，用在不同用途哦~
3楼 王小运
能选择表头导出？值得试一试~
2楼 lijuanyang
比较喜欢能多个HR协同管理，而且能分配不同的权限~
2号学习委员
@lijuanyang：协同管理一直都是HR配合间的短板，2号人事部能为您完美解决哦~
1楼 小小小Student
2号人事部还是挺好用的，开始有点难上手，不过用一段时间确实能提高不少效率，HR间配合也更有效了。