一文搞定高效行政管理精细化操作，有点难

作者王胜会卷毛老师更新于：2020-08-03 23:06 64096

内容来自 2020-08-05 打卡话题

【理论学习】行政是管家、专家和公司文化推动者，HR你如何看待？

许多人都说，行政是企业的管家、专家和公司文化的推动者。然而在中小企业，行政人事工作都是由HR一把抓，由于行政工作繁琐且杂乱，而且很多都是协调服务性质，导致不被人重视，就连很多HR自己都认为做行政工作是打杂，不如人事工作专业。

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Hello！亲爱的三茅HR小伙伴！我是@工具书作家王胜会-卷毛老师！

行政管理首先是一个专业，所以，可以说优秀的行政人员是专家；行政工作繁琐且杂乱，所以，可以说优秀的行政人员是管家；中小企业没有专设企业文化建设部门，而是行政人事工作都是由HR一把抓，所以，也可以说优秀的行政人员也是企业文化推动者。

然而，像华为那样的大厂在行政管理专业化的过程中都遇到过各种各样的问题，采取了多种多样的尝试，比如，华为1998年初的膳食管理部设有采购、加工、供应三个中心七个科，已有员工144人，占行政管理部员工总数的三分之一，按照公司发展和服务比例，还存在厨工招聘100多人的缺口。所以，后来，就把膳食事业部社会化，编制取消，改为一个膳食监管科，原对膳食的采购、供应、加工管理全部取消，改为对承包商的卫生、租赁设备监察、合同执行管理、投诉处理等职能。其他行政岗位招聘也改革了，比如“安全员、话务员招聘为合同工，清洁工、打字员、复印员、投递员、服务员、守护员等改为钟点工，甚至将部门一些管理人员，也招聘为钟点工等”，至今还一直走在改善和创新的过程中。

所以，就更别提中小企业的行政管理工作的复杂性和难度了。中小企业行政管理普遍存在以下这些问题，比如：

☆ 存在“机关作风”官僚主义，“游击作风”东一榔头，西一棒槌；

☆ 水平较低，没有专业化行政管理人员，脱离实际，满足不了老板的预期；

☆ 内容狭隘，发挥行政管理效能不到一半，没有重点，抓不住节点；

☆ 体系欠缺，没有框架，没有创新，更谈不上特色有效、细节精致管控了。

我们应该知道，行政部是企业的综合办事部门，是不可或缺的后勤保障部门；行政工作涉及企业的日常事务管理，包括上传下达、沟通联络和综合协调等，以确保企业正常和高效运行；行政负责人全面规划、指导、协调企业内行政人事事务、安全保卫、内部服务与对外联络等等工作。

可见，无论扮演好哪种角色，企业的行政管理工作如何高效？或者说如何通过精细化操作达成高效化？才是更重要的！

问题来了！正在行政+人力资源两手抓的小伙伴，以及想做好行政管理工作的HR，如果想一文搞定高效行政管理精细化操作，确实有点难；但是，一文把行政的核心职能、管控体系、关键点、流程与节点、制度与配套表单等说清楚，是完全可以的，一块儿来试试吧！

一文搞定高效行政管理精细化操作，有点难

一、行政管理四个核心职能

1．参谋职能

行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”，更应在经营理念、管理策略、企业精神、企业文化及用人政策等重大问题上有自己的见解，从而真正成为上级领导不可或缺的“高参”与“臂膀”。

2．沟通职能

行政部应清晰传达上级领导的指令，沟通、协调各部门之间的工作，保证高效地完成任务。

3．管理职能

行政部担负着文件归档、办公自动化、人员接待、车辆调度、总务后勤（卫生、食堂、员工宿舍）、安全保卫等工作。

4．服务职能

行政部应积极为各职能部门提供后勤保障。

二、行政管理风险点识别及控制体系

1．行政管理主要风险点

风险，是在一定的环境和期限内产生和客观存在，有可能导致损失发生的不确定性因素

行政管理风险点是指企业在行政管理过程中产生和客观存在，有可能降低经营效率、带来经营损失的不确定性因素。

2．行政管理风险点控制

行政管理风险点控制是指对行政管理的各个风险点设定具体的控制目标，对行政管理业务施加影响的过程和行为。

企业在运营过程中，应构建适合的组织架构，并从内部预防并控制风险，开展行政管理风险识别、分析评估、风险控制等管理活动，构建有效的行政业务风险点控制体系，提升行政管理效率。

3．行政管理风险点控制体系

行政管理风险点控制体系如下图1所示，由两大维度组成：

一文搞定高效行政管理精细化操作，有点难

由上图可知，行政管理风险点控制体系，一方面是横向的，即要有效识别各类行政管理风险点，主要包括11项行政业务，行政接待管理，印章证照管理，行政文书管理，会议会务管理，财产物资管理，档案资料管理，媒体公关管理，环境卫生管理，安保消防管理，行政后勤管理和行政经费管理；

另一方面则是纵向的，即针对各类行政业务风险开展有效的控制工作，流程上包括七个步骤，监管诉求，信息沟通，风险识别，风险评估分析，建立风险控制体系，制定风险控制策略和风险控制实施。

三、设计精细化的关键点管控使行政管理工作高效化

如果对行政管理过程中的某一风险点、步骤或工序等进行控制后，可以防止和消除管理过程中的隐患、问题，使风险降低在可接受的水平，那么这些风险点、步骤、工序等，就可以称之为行政管理中的关键点。企业行政管理效率是否有保障，管理风险能否得到有效控制，主要看其关键点的设置是否到位。

1．关键点控制机制设计程序

为了切实降低行政管理过程中存在的风险，提高企业管理水平和效率，行政管理人员在遴选出行政管理关键点之后，需设计行政管理关键点控制机制。具体设计程序如下表1所示。

序号	设计程序	具体说明
1	树立良好的控制理念	◆ 企业应高度重视、狠抓落实，将关键点的控制思想转化成企业的领导思想和管理思想，将其作为一项持之以恒的目标来实现
2	关键点识别	◆ 企业应通过调研，利用系统、科学的方法对各类控制点进行识别和分析，找出控制的关键点
3	制定关键点控制策略	◆ 制定企业关键点控制策略，梳理优化流程，设定相关制度和表单，进行关键点的控制
4	建立岗位分离机制	◆ 建立岗位分离机制，权限分配实行分级管理
5	梳理关键点控制流程	◆ 企业应梳理各关键点的控制流程，通过对流程中各个节点的全程控制，将风险管理及应对策略落实到各项工作和各个相关职能当中，做好人人是防线，处处有预警
6	加强监控控制工作	◆ 有效监控关键点控制体系的运行，及时反馈解决控制工作中的问题，并督促各岗位人员认真履行其职责

2．行政经费管理的四大关键点示例

在行政经费管理工作过程中，企业行政部人员、财务部人员、预算委员会应针对存在的风险，加强流程关节点事项的规范执行，加强对下列四大关键点的管理和控制工作，具体如下图2所示。

一文搞定高效行政管理精细化操作，有点难

四、设计精细化的流程与节点使行政管理工作高效化

1．管理流程是支持企业战略和经营顺利实施的流程，如人力资源管理、信息系统管理等。企业通过管理活动对企业的业务开展进行监督、控制、协调、服务，间接地为企业创造价值。管理流程具有分配任务、分配人员、启动工作、执行任务、监督任务等功能。

2．媒体接待管理流程图示例

媒体接待管理流程图，如下图3所示。

一文搞定高效行政管理精细化操作，有点难

3．媒体接待管理流程图节点说明表单示例

媒体接待管理流程图节点说明表，如下表2所示。

文件名称		媒体接待管理业务节点说明	版本号		页数
文件编号			编制人		审批人
节点	节点名称	节点业务操作说明		时长	适用单位	责任部门
1	制定媒体接待计划	◆ 行政部根据媒体接待任务工作要求、公关活动目标、拟邀媒体名单，制定媒体接待计划，报请行政部经理审核，总经理审批 ◆ 媒体接待计划应包括接待时间、接待地点、接待媒体名单、接待人员分工、接待过程事项安排、接待过程服务等内容		×个工作日	行政部	行政部
2	发送邀请函	◆ 行政部根据拟邀媒体名单制作邀请函，确保拟邀媒体均收到邀请函 ◆ 邀请函应详细说明公关活动的具体内容、时间、地点、规模等		×个工作日	行政部	行政部
3	媒体接待准备	◆ 行政部提前___~___天考察媒体接待现场，确认会议厅的大小、位置、桌椅摆放等情况，确认VIP休息室、媒体接待处的具体位置 ◆ 如果媒体是参会的一部分人员，需事先划分媒体区域，并设明显的指示牌 ◆ 行政部应组织相关人员准备媒体签到时所需用品，如签到笔、签到薄、人员名片等		×个工作日	行政部	行政部
4	媒体签到	◆ 行政部在媒体签到前需安排好休息室，并安排相关人员看管媒体人员的携带物品 ◆ 媒体签到时要做到有序、清晰，平面媒体和电视媒体应分别由指定人员接待		×个工作日	行政部、媒体单位	行政部
5	安排媒体提问与专访	◆ 行政部应有___~___名接待人员留守门口接待，其他人员应进入会场进行服务 ◆ 行政部按接待计划执行接待工作，安排媒体提问、专访，维护会场秩序 ◆ 正式开场，主持人简要说明活动内容、目的，并介绍与会人员 ◆ 活动过程中，行政部相关人员须集中精力，组织现场后勤工作，做好活动记录、拍摄照片等		×个工作日	行政部、媒体单位	行政部
6	接待工作评价	◆ 活动结束后，行政部经理须对活动进行评价，总结经验，明确不足 ◆ 评价内容包括活动效果、活动组织与过程服务等		×个工作日	行政部	行政部
7	编制活动总结与改进报告	◆ 行政部根据评价结果，编制活动总结与改进报告 ◆ 活动总结与改进报告的数据与内容须真实、客观、公正、合理		×个工作日	行政部	行政部

五、设计精细化的制度和表单使行政管理工作高效化

1．对标案例：华为18万员工，仅703个行政后勤

让几百个行政去服务十几万的员工这是很难想象的事情，在华为，最主要的还是要靠高效的行政管理思路与管理办法。华为行政管理的各类制度包括《OA系统管理办法》《资产管理规定》《差旅管理办法》《接待管理办法》《车辆管理办法》《宿舍管理办法》《物业及装修管理办法》《通讯管理办法》《日常办公行为规范》《供应商管理办法》《行政费用汇总及分析报表》，这些制度和配套表单的执行必须取得高层的支撑和中层的支持才能很好的执行下去。

2．制度与表单是对博弈规则的界定或制约

在企业内部管理方面，制度是规范员工行为的主要标尺，是企业推行制度化管理、规范化管理的基础。一套科学、有效的行政管理制度体系及配套的执行表单是企业经营业务良好运作的重要保障之一。

行政管理制度和配套表单的设计人员应遵循相应的规范和原则，鉴别哪些行为、哪些事项、哪些现象属于本企业或本部门的制度范畴，明确管理制度和表单的分类、内容与规范，循序渐进的开展制度和表单的设计工作，与此同时，还应确保管理制度和表单的执行性与可操作性。

3．行政管理制度体系示例

行政管理制度体系列表，如下表3所示。

职能事项	可设计的制度名称	职能事项	可设计的制度名称
行政办公管理	工作证管理制度	环境卫生管理	环境绿化管理制度
	员工考勤管理制度		办公环境美化细则
	员工出差管理制度		绿植外包管理制度
	文书资料收发管理制度		厂区卫生管理制度
	技术信息保密管理制度		办公卫生管理制度
	档案资料保密管理制度		保洁外包管理制度
日常接待管理	前台工作规章制度	公关法务管理	危机公关管理制度
	商务接待管理制度		媒体公关管理制度
	客户接待管理制度		政府公关管理制度
	涉外接待管理制度		合同审定管理制度
	招待用餐管理制度		专利侵权处理规定
	招待所管理制度		业务诉讼处理规定
印章证照管理	公司印章管理制度		知识产权管理制度
	印章使用销毁规定		法律咨询服务规定
	公司证件管理制度	行政后勤管理	餐厅采购管理制度
	执照使用补领规定		餐厅卫生管理制度
文件档案管理	行政公文管理制度		餐厅员工管理制度
	技术资料管理制度		员工就餐管理制度
	公司内刊管理制度		员工宿舍管理制度
	图书借阅管理制度		医务室管理制度
	资料室管理制度		公司车辆管理制度
	档案室管理制度		文化活动中心管理制度
	文印室管理制度	安保事务管理	人员出入管理制度
	文印室管理制度		内保人员管理制度
会议事务管理	年度计划会议管理制度		保安外包管理制度
	公司例会管理制度		保安巡逻管理制度
	年终会议管理制度		消防安全管理制度
	会务接待管理制度		车辆安全管理制度
	会议室使用管理制度		防盗安全管理制度
	会议外包管理制度		安全教育管理制度
财产物资管理	采购、验收与盘点管理制度	行政费用管理	行政费用预算管理制度
	调拨、折旧与报废管理制度		行政费用报销管理制度
	办公用品采购管理制度		接待费用管理制度
	办公用品领用管理制度		出差费用管理制度
	办公设备采购管理制度		公关费用管理制度
	办公设备使用管理制度		后勤财务管理制度
	办公设备维修管理制度

4．行政管理制度配套表单示例

行政管理制度配套表单列表，如下表4所示。

职能事项	配套制度表单名称
行政办公管理	◆ 工作证领取登记表、工作证补办申请表、员工请假表、员工外出登记表、加班申请表、年度考勤汇总表、出差申请表、借款单、差旅费报销清单、文书资料外发登记簿、文书资料签收登记簿、邮资明细账、技术信息保密合同模板、档案资料目录卡、档案资料调阅单
日常接待管理	◆ 来访登记表、来电记录表、函件签收登记表、函件寄送登记表、传真接收登记表、员工外出登记表、接待费用报批表、接待申请表、接待方案确认表、用餐申请单、住宿申请单
印章证照管理	◆ 公司印章使用申请表、印章使用登记表、印章销毁申请表、证件使用登记表、执照使用登记表、执照补领申请表、
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