提高远程办公效率的四个建议 疫情还在继续，当下很多企业正在陆续复工，部分企业员工在家办公。在家办公，对于员工来讲并非坏事，可以避免路途的耽误，避免交叉感染，还可以天天吃到放心可口的饭菜，可以天天陪伴自己的家人，对于企业来讲，则可能面临办公效率不佳的问题，最突出的就是沟通与管理效率不佳的问题，平时见面两句话，甚至一个眼神搞定的事情，远程办公可能需要来来去去一上午才能沟通清楚。因为你见不到员工，你没办法非常快速地安排工作、调整节奏，员工在做什么？遇到什么问题也没办法及时向你请示，得到你的指导，协同上很困难。 我们最早从09年就开始了远程办公，我们的团队全在线上，分布在七个省份，十多个城市，所有工作的安排及相关事项的沟通，全在线上进行。从结果上来看，我们这个团队一点不比线下团队差，无论是大家的敬业度还是工作的执行力，都很不错，为学院的稳定发展提供了强大的保障。 下面结合我多年远程办公的经验，就如何才能提高远程办公的效率，给大家提几点建议。 一、任务为导向 远程办公，你没办法管控太多的过程与细节，你需要以明确的任务为导向。换句话来讲，就是用结果说话。 很多公司让员工写日报表，报告每天都做了些什么工作，你会发现员工写得很多，非常的忙，做了什么其实并不重要，重要的是你做的这些事情，达成了什么有价值的成果？比如面试，你说上午在搜索简历，下午在与求职者沟通，那么我想问的是，你安排给我面试的人有几个？什么时候来？ 有的人会反问，我不搜索简历，不与求职沟通，怎么可能会有人来面试呢？对的，你的工作如果都是为了实现结果，并且你的工作可以衡量，这就是正确的工作。很多人都会说，我的工作肯定都是为了实现结果，事实上，并不是的，很多人的工作实质上并对结果没有太多的帮助。这就需要我们在做计划的时候，先明确你要达到的结果或目标，然后明确实现结果或目标你需要做哪些关键事情，这些事情只要做到了，你的结果或目标就实现了。 如何才能做到让你的工作成为实现结果或目标的关键事情呢？OKR（目标与关键成果）就是一个非常不错的工具，正好，我本周要和大家讲OKR的实践，大家可以听一下。OKR首先要确定我们要达成的目标，然后分解成几个关键可以量化的结果，通过对结果的衡量来评价目标是否达成。各部门，各层级的OKR都要求公开化，也非常有利于团队的协同。 远程办公，如果用OKR的话，我想可以大大提升工作的效率，因为员工有了明确的目标，做的事情都是为了目标的实现，所有人都朝同一个方向努力，可以起到有效的协同作用。 二、保障要做好 很多企业一纸通知，安排员工在家办公。有的员工没有电脑，有的员工没有资料，有的员工甚至在乡下没有网络......大多数人没有远程办公经验，很多在线的沟通，协作工具都没有用过，如果没有任何的指引与培训，只是让大家自由发挥，全靠悟性，肯定效率会很差。 远程办公有很多工具可以用，并不是要很多，越简单的工具越好，不要追求花里胡哨。一是没有安全保障，二是浪费大量时间。一般来讲远程办公所需要的主要是沟通交流与共享协作工具，比如内网公共盘或外网云盘，便于大家存取资料。即时沟通工具以及视频或会议沟通，这个钉钉，微信都可以做到。 工欲善其事，必先利其器，你得先调查摸底大家远程办公有哪些问题，这些问题我们如何帮助解决？没有在家办公条件的，就不要安排在家办公了。在家办公需要有技术人员随时在线解决大家的问题，也要有人协助沟通协调事宜，确保在家办公的同事能顺利办公。 三、制度要到位 远程办公也是上班，是上班就要有上班的要求，纪律是统一行动，协同作战，保证效率的前提，要有比较细致的远程办公制度要求。我认为最重要的有三方面的要求： 制度方面一是要有出勤上的规定，这是最起码的要求，没有相应时间的保障，是不太可能有较高工作效率的，出勤也是计算工资的基本依据。 制度方面二是要有任务要求的规定，前面讲的以任务为导向是工作方法，但是必须要有相关的制度来保障方法的有效执行，如果任务完成没完成一个样，做好做坏一个样，那么就没有什么效率可言了。 制度方面三要有沟通要求的规定，远程办公最大的问题是沟通，你在这边苦苦等待，他在那边默默无声，很多信息不及时回复，不及时沟通，就会导致别人的工作取于等待，这样整体的效率会很差，而且会很沮丧，因为你不能控制别人，所以这个时候，公司就必须要有沟通方面的要求出来，确保沟通效率。有很多公司的要求早晚会，有的要求回复不超过30分，都是为了保障沟通畅通，提升工作效率。 没有规矩不成方圆，远程办公要有制度要求，这也是工作效率的保障。 四、仪式感做足 远程办公，没有上班的氛围，很容易懈怠，想像一下穿着睡衣，蓬头垢面，睡眼朦胧，哈欠连天，一边吃着东西，一边看几下电脑，有的干脆坐在被窝里面，这样能保证工作效率吗? 仪式感第一要做的就是早上按时上班，拍照打卡，不是不信任大家，而是通过这种方式，督促大家快速进入工作状态，我看有的公司要求员工开着摄像头，这个有点过了，你不相信员工，就不要让员工远程办公，但是拍个照，我觉得是必要的，我们的目的是克服惰性。 仪式感要做的第二个就是开会，开会效率不佳是大部分企业的毛病，网上开会就更不要说了，所以在线开会，也要做好仪式感，主持人，发言人，每个人发言顺序，时间要求，会议记录等。 工作要有仪式感，在家也要有仪式感，可以和家庭成员开个会，说一下在家办公的重要性，和家人达成共识，防止对工作的干扰。家人也不是想打扰你，是关心你，比如妈妈就会不断提醒你不要老坐在电脑前面，要多看看绿色植物，要起来走一走，要多喝热水等等..... 在家办公有条件的最好设一个专区，上书工作区域，一是提醒自己，二是提醒家人，不要到工作区域来，不要一会儿孩子来叫你，一会儿老公送杯茶，一会儿妈妈塞块饼干，一会儿爸爸来杯洒，这是不可能有效率的。 还有一点，就是早起早睡，按时作息，适量运动，这个说过了，要和家人达成共识，没有好的精神状态，工作也不太可能有好的效率。 最后我想说的是，线上办公的效率真正取决于人对不对，人如果不对，所有的方法及技术都是无效的。什么样的人才能一起远程办公呢？四个字：同心同德！什么叫“同心”？我认为就是目标清晰明确一致，因为有同一个目标，所以，大家才能心往一处想，劲往一处使；什么叫“同德”？我认为是价值观相同的人，因为有相同的价值观，沟通起来就不那么费劲，一旦发生冲突或矛盾的时候，大家都会在有共识的前提下去作一些调整，这样沟通效率最高，共识是共事的前提。 实施远程办公，对于平时管理差、目标不清晰、上下沟通差、彼此信任度低、企业文化缺失、价值观冲突的企业来讲，就是一场灾难；对于平时重视管理与文化建设、关心关注员工、以人为本的企业来讲，远程办公可能是公司未来转型的一种有益的尝试，会让你们看到另外一种可能。 随着科技的发达及办公形式的多样性，公司的形式以后可能会变成没有固定场所、部分外包、工作变得随时随地......具体是不是要在特定的办公场所，可能就不是那么重要了。 这一次的疫情，或许是未来大范围推广远程办公的前夜，不论是企业还是个人，都应该借此机会好好锻炼远程办公的能力！
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