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疫情阻隔上班路,远程办公把活干!

作者 庄震环 更新于:2020-02-09 16:16 28265
今天,是疫情期间大部分用人单位开工的日子,但是受疫情影响,很多用人单位选择安排员工在家办公,远程协同。既能在家隔离防病,又能在线办公保证企业需要。那么作为HR,我们如何协助企业管理者或员工做好远程办公呢?
今天,是疫情期间大部分用人单位开工的日子,但是受疫情影响,很多用人单位选择安排员工在家办公,远程协同。既能在家隔离防病,又能在线办公保证企业需要。那么作为HR,我们如何协助企业管理者或员工做好远程办公呢?
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远程办公对于我来说并不陌生,自从三年前进入咨询行业以来,我的工作状态除了项目期间偶尔到甲方公司去,其他时间我都是在家远程办公,会议、沟通都是通过线上,做项目方案和行业研究都是在家完成,然后通过线上提交结果。

其实远程办公的概念诞生已久,“远程办公”在美国、日本等国许多企业早已推行,其中,据美国一项目调查统计数据,2015年时,美国远程办公人数已占到职工总数的48%。日本实现远程办公的企业在2017年的时候经过半了

疫情阻隔上班路,远程办公把活干!

2005-2018年中国远程办公人数及增长(单位:万人)


由上图可以看到,2018年490万的使用人口在中国14亿人口基数面前占比少的可怜,目前远程办公没有在中国这个互联网高度发达的国家流行开来,这和过去重资产为主的产业结构离不开关系,也和一直以来企业和劳动者们的理念息息相关。

不过一场疫情倒让中国很多企业被迫选择远程办公,以减少企业的损失。而也将引起企业对远程办公的重视。

信息技术的迅猛发展,经济全球化的浪潮呼啸而来。越来越多的企业为了适应新经济时代的生存环境,进行大刀阔斧的改革,企业管理模式首当其冲,开始呈现远程办公,办公家庭式、分散式趋势。
一方面,更多企业走上国际化道路,分支机构、合作伙伴遍布全球,不同地区、不同时区的大量业务往来,使异地办公方式大行其道;伴随而来的人员频繁外出、出差,使得人们对移动通讯、移动办公的呼声越来越高。另一方面,为精简机构、提高工作效率、降低办公成本,越来越多的企业开始选择让员工在家办公。

以上种种迹象表明,远程办公是未来企业管理、公司办公模式的一种不可避免的发展趋势。


在未来,企业会越来越像一个想象共同体,员工在不在一起不重要(制造现场除外,这次疫情对拥有制造工厂的企业,尤其是劳动密集型的工厂企业,压力更大,他们工人不到现场,根本就无法工作,未来如果说能做的,就是加大智能制造的创新力度,用机器设备取代人),重要的是员工都认同这一想象共同体(包括它的使命、愿景、价值观)以形成相互之间稳定的心理契约,并通过网络工具实现信息的协调、共享、各自专业能力的发挥与价值实现。员工与员工之间也会更加平等,没有一个“万能的主”在指挥一切,大家也不必看“领导的脸色”。大家的使命只有一个,即充分激发自己的专长并与大家一起服务好客户!

企业未来看待员工会越来越重视“为我所用”而非“为我所有”,在有人才的地方建立“细胞式的小办公室、小工作团队”也会越来越被企业家所青睐,企业会逐渐摆脱中心化的“总部”意识以及群居化的工作处理方式,会走向分布式、个体化的互联协同办公。

科技带给人类更高效的更优质的生活,也在帮助所有人一同度过难关,远程办公在当下让我们能够继续工作创造价值。希望春暖花开时,就是一同回归正常上班节奏的时刻。

正如世间万物都不只一面,选择远程办公也同样需要多加思考和辨别。即使远程办公会成为趋势,但它并非是适合所有人的工作方式,不过它能够让我们从新的角度去审视工作。毕竟远程办公也有它的优与劣。了解一件事情的优势劣势,才是我们在何处都能做好工作的要诀。


远程办公四大优势

1.运营成本更低

众所周知,企业成本支出的一个大头是办公场地租用费,为方便部门间顺畅沟通,企业被迫将所有部门部署在同一区域内,难以根据业务需求选择成本更低的办公场所。

2.办公效率更高

远程办公节省出了往返办公室的通勤时间,每天可支配的时间就这么多了出来。少则一个小时多则两三个小时,

3.人才体系更完善

传统招聘方式受地域和繁琐的流程限制,给人才引入带来了阻力,而远程招聘的应用极大缩短了人才引入周期、拓宽了引入渠道,受试者、HR、业务部门等利用网络就能进行“面对面”面试;

其次在培训方面使用远程培训,讲师在总部培训室就能对遍布全国的员工进行1:1高清真人画面的沉浸式互动培训。配合AI、人脸识别技术和答题器外设,还能及时了解员工的学习和技能掌握情况。

4.员工流失率更低

现在的年轻人不喜欢办公室的条条框框,而传统的办公室给人压抑,从而让企业员工流失加速。同事远程办公让员工兼顾工作和生活,两条线可以并行,自由选择分配时间,而自由正是现在年轻人所向往的。


远程办公四大劣势

1.交流效率降低

对于有些岗位,充分的沟通是充分开展工作的前提,而远程办公连接较当面沟通更慢。

而在某些组织或团队中仅有一部分人在家办公,这时就会产生一种倾向,你会感觉“这些人今天根本不在工作”,或是感觉今天完全找不到他们。与之类似的是,那些待在办公室中的人可能会忘记:今天不在场的人也需要(并且能够)参与办公室中的某些谈话。久而久之会缺乏团队感。

2.归属感减少

对一个远程办公的团队来说,建立一些社交联系也是非常重要的,但一般来说,远程办公这种模式比本地办公在社交联系上有先天的劣势。进行远程办公的人或许喜欢这种方式所带来的独立性,但另一方面,作为一个社会人,他们也希望与工作伙伴保持联系、进行协作、与他们进行沟通、支持他人的工作,并且感受到他人对自己工作的支持。

而因为远程,分散各地,没办法频繁见面或者经常进行团建,导致了团队成员获得公司信息和参与团队活动的机会减少,对公司的归属感可能更低。

3. 公私难分

相比发达国家,中国很多的配套福利不全面,很多员工家里的老人、小孩都需要亲自照顾。如果在家远程办公,可能生活中的一些事情会影响到工作。

这时候,人们所寻求的自主性无法按想象中那样体现出来,因为客户或雇主仍然会以传统的日程安排工作,有时甚至更糟,要求你24小时待命。在任何地点办公也意味着你或许会陷入无休止的工作中不能自拨,或者使工作变为你的一种负担。

4.信息安全

远程办公还给公司信息安全都带来了新的挑战。因为信息的共享,且远程办公所用的手机、电脑都为个人物品,较难防止信息的泄露。

尽管存在这些问题,总的来说还是利大于弊,相信远程办公成为中国新一代年轻人所热衷的生活方式,这不仅是因为这种生活方式更符合人性,更是基于社会趋势。


远程办公的三大实操建议

1.远程办公工具:

1)聊天类:企业微信、钉钉、飞书等

2)会议类:腾讯会议、钉钉视频会议、zoom等

3)在线文档:石墨文档、腾讯文档、金山文档、google doc等

4)项目管理类:trello、teambition等

5)存储类:钉盘、百度云等

2.远程办公约法三章

1)时间约定

在实行远程办公之前,公司应该和全体成员约定统一工作时间,不在线或者外出的成员应该在即时通讯工具上明确自身状态。所有团队成员需要自律,更需要跟自己家里人说好不要打搅。

2)回应约定

远程办公最明显的区别在于工作响应时间不确定,它会让员工不愿意提出问题,同时又增加人与人的焦虑和不信任。

在实行远程办公之前,团队应该和全体成员约定:1、保持在线,2、如果有需要讨论时,随时发起面对面的视频会议,3、上班时间不闲聊,发信时不问某某在不在,不必要群聊的就选择一对一方式。

3)会议约定

团队需要根据实际情况安排视频例会,比如上班前的早会和下班的晚会,就像军队里每天的集结号和解散号,这样有助于让大家在家办公有仪式感,也让大家感觉更像一个团队在战斗。

在实行远程办公之前,团队应该和全体成员约定:1、每位成员需要讲一下今天做了哪几件事,存在哪些问题和风险,明天打算做啥,2、团队leader点评下每位成员的工作情况。

3.任务管理

1)任务分配

远程工作时,很多任务碎片化,散布在微信、钉钉、上,缺乏监督和跟踪,导致自驱能力或者多任务能力管理较弱的人无法区分任务优先级,无法及时响应内外部的需求。

在实行远程办公时,应该和全体成员约定:1、任务的发起要有明确的目的、任务描述、完成时限、成员构成和明确的责任人,2、收到任务时责任人和相关成员需要回复任务已经收到,3、责任人需要根据完成时限,合理评估什么时间内可以完成,4、任务执行进度、问题和计划的沟通就要基于这个书面记录,统一汇总起来,形成周全的任务计划,5、领导或者项目责任人抓任务执行结果,跟进任务计划中的问题

2)工作汇报

远程工作时,我们更加依赖对汇报模式的约定。同时,部分工作汇报内容需要在团队内部公开透明,尽量让团队所有人都周知每位成员的工作汇报内容,而不是只给上级做单向的管道式汇报。

在实行远程办公时,我们应该和全体成员约定:1、任务接收前必须搞清楚这五大问题:任务的目标是什么,工作的标准是什么,什么时间完成,需要投入多少时间,需要哪些相关部门或者同事配合。2、书面或是口头提交执行方案,首先制定详细的工作预案,划分时间点,做出执行路线图。3、领导批准你的方案之后,立即开展工作,但是工作开始过程中,很多事情都会有和预想的不一样,一旦出现和预案不同的地方,带着你的方案汇报,让领导决定。


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2024-03-28 10:22
妮子nizi

21楼 妮子nizi

远程办公对于网络化强的公司比较适应,当然一半家庭中必定存在着老人孩子不同程度的打扰,很大程度需要团队leader的任务分配和管理能力需要强,个人需要为工作去排除干扰。其实不难,郑州720疫情期间并没有因为居家办公耽误工作,都是成年人,如果不具备资源配置能力,在工作中也不会很出色,即使在公司,摸鱼的也只是换个地方摸鱼而已

2021-12-09 08:52:58 回复 赞(0)
阿东1976刘世东

20楼 阿东1976刘世东

#赞赏# 不得不赞的远程分享。感谢庄老师分享

2020-02-10 21:21:13 回复 赞(0)
温实初10095

19楼 温实初10095

在家办公对于家里有老人,有小孩子的妈妈来说,挑战更大,无法能真正投入到正常的工作状态,干扰太多了~

2020-02-10 14:29:02 回复 赞(0)
博格咨询小李

18楼 博格咨询小李

完成任务是第一要务!

2020-02-10 10:31:39 回复 赞(0)
蜀川

17楼 蜀川

远程办公约法三章:时间、回应、会议,恰好我们也是按照这三个进行管理耶

2020-02-10 10:31:13 回复 赞(0)
霄宇

16楼 霄宇

作为HR最担心的问题就是远程能不能实现员工价值

2020-02-10 10:30:45 回复 赞(0)
彪子哥

15楼 彪子哥

劣势:交流效率降低,归属感减少,公私难分,信息安全

2020-02-10 10:30:40 回复 赞(0)
周雨辰BABY

14楼 周雨辰BABY

原来美国、日本那么流行远程办公啦,羡慕

2020-02-10 10:30:23 回复 赞(0)
白白kk

13楼 白白kk

优势:运营成本更低,办公效率更高,人才体系更完善,员工流失率更低

2020-02-10 10:30:13 回复 赞(0)
漂流瓶899321

12楼 漂流瓶899321

学以致用

2020-02-10 10:29:49 回复 赞(0)
lisaguowl

11楼 lisaguowl

远程办公在当下让我们能够继续工作创造价值。

2020-02-10 10:29:39 回复 赞(10)
斌岚

10楼 斌岚

我们现在就在使用企业微信沟通,2号人事部进行人事管理

2020-02-10 10:29:19 回复 赞(0)
幸福猫猫

9楼 幸福猫猫

讲的通俗易懂,很接地气

2020-02-10 10:28:54 回复 赞(0)
dodokeepsmile

8楼 dodokeepsmile

每天进步一点

2020-02-10 10:28:41 回复 赞(0)
紫芸

7楼 紫芸

希望远程办公可以在国内流行起来

2020-02-10 10:27:43 回复 赞(0)
爱你就好

6楼 爱你就好

在未来,企业会越来越像一个想象共同体,员工在不在一起不重要

2020-02-10 10:27:27 回复 赞(0)
冬哥

5楼 冬哥

相信大多数人,面对远程办公的安排,内心是窃喜的"我终于可以名正言顺的宅在家里了";但随着时间的时间推移,发现电影当中,一边摇晃着红酒杯,一边打电话轻描淡写的解决工作的场景并不会存在。甚至在某些夜深人静的晚上,停下手头的工作,莫名还怀念起办公室的场景;硬要我形容的话,我感觉当下的远程办公有"毒":

2020-02-10 09:22:27 回复 赞(1)
冬哥

4楼 冬哥

相信大多数人,面对远程办公的安排,内心是窃喜的"我终于可以名正言顺的宅在家里了";但随着时间的时间推移,发现电影当中,一边摇晃着红酒杯,一边打电话轻描淡写的解决工作的场景并不会存在。甚至在某些夜深人静的晚上,停下手头的工作,莫名还怀念起办公室的场景;硬要我形容的话,我感觉当下的远程办公有"毒":

2020-02-10 09:22:20 回复 赞(0)
晚霞美

3楼 晚霞美

学习了,谢谢老师分享。

2020-02-10 09:05:24 回复 赞(0)
青琼

2楼 青琼

加强总结和汇报,让员工有归属感

2020-02-10 08:12:47 回复 赞(0)

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华夏基石、和君咨询长期合作顾问,擅长企业战略、组织设计、企业文化落地、薪酬绩效体系构建、员工培训等。曾为多家大型国有企业..
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