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年会总策划,轻松hold住

作者 sunny陆 2019-12-10 16:55 52420
还有一个多月又要过年了,每年的年会准备工作总是让HR头疼。那么今天大家就来一起聊一聊年会的筹划工作吧,今年你们公司的年会筹划是否开始,有哪些创新的环节,如何做到让领导和员工满意,预算和以往相比是否有所增减?一起来分享下吧!
还有一个多月又要过年了,每年的年会准备工作总是让HR头疼。那么今天大家就来一起聊一聊年会的筹划工作吧,今年你们公司的年会筹划是否开始,有哪些创新的环节,如何做到让领导和员工满意,预算和以往相比是否有所增减?一起来分享下吧!
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说起“年会筹备”这个话题,确实是一个让HR头疼的事,公司预算卡得紧,员工期望值高,还各有各的要求和喜好,众口难调,经常让HR们吃力不讨好,还有苦不能言。

 

不过以我个人的经历来说,每次年会的筹备过程虽然艰辛,但最终效果都能够出乎意料的好。很多时候年底的成绩还得靠年会来凸显,整年的工作也需要年会来圆满收官。怎么hold住年会总策划的位置呢?以我个人的经验一般中小型企业的年会可以参考以下5个步骤:

一、定主题(确定年会形式)

“年会年年有,年年需创新”,很多HR都会头疼该怎么“创新”?其实很简单,先跟公司各位高层了解今年的各部门的突出成绩、优秀事件,再去跟老板沟通对明年的展望,然后再确定一个主题,围绕这个主题进行策划,就能跟往年不一样。

在这里主题的确定比较需要注意,方案不管怎么做都不可能获得所有人的认可,众口难调,所以建议可以参考以下两个方法,避免HR不会因为年会形式的问题去“背锅”:

1、草拟几个主题,配套大致年会方案,在日常工作会上跟公司管理层讨论后确定;

2、草拟几个主题,配套大致年会方案,给所有员工公开投票选定。

 

至于具体用什么样的主题形式,常规的可以分为5种:

1、联欢会形式;

2、总结表彰誓师大会形式;

3、商业酒会形式;

4、团建旅游狂欢形式;

5、主题舞会形式。

选择什么形式,要看公司举办年会的目的和需求,如果举办年会是为了答谢本年度大客户,那肯定要选高大上的商业酒会形式,让客户有尊贵的体验感,如果举办年会是为了慰劳员工,可以选择员工喜欢的旅游狂欢形式,如果是为了庆祝公司周年,可以选大型的庆典联欢会形式。主题可以根据形式,例如:

-同心同行,共创未来

-和谐、共赢、发展

-情聚XX、共赢天下

-舞动精彩闪耀未来

-十载春华秋实,今朝骏业日新

-携手XXXX为梦想启程

-用心前行,腾飞2020

……

 

二、方案与预算

确定主题后接下来先做方案,很多人都会说不上应该先问老板给多少预算么?

大企业一般都有明确的预算,那很好做,根据预算多少去做方案就行。但是但是,很多中小企业的老板不会给你具体预算,因为他们还没想好要什么样的年会,只有等你给了方案后,他就知道不要什么样的方案了。

So~面对老板没有给具体预算这种情况,我们只好先根据公司的情况,以及之前选定的年会形式先做2套方案。

对,一般情况我都是做2套方案,先交一套预算高一点的方案,这里可以参考去年的标准以及去年经营情况,再根据今年的经营情况,适当抛高一点预算,但同时也要在去年的情况上有所创新,突出主题特色。

如果第一套方案领导在犹豫,就交第二套备用的方案,第二套的特点是价格偏低,内容缩减,效果明显不如第一套好。交出去主要是为了促进第一套获得领导首肯。然后在领导沟通的过程中,适当降一点预算,当然在实施的过程中还可以通过搜索性价比高的场地和物料,来节约成本。

 

具体怎么做一份符合公司需求又有创新意识的年会方案呢?

对,不是高端的、不是好玩的、不是最贵的、也不是满足所有人需求的,就是要符合公司需求又有创新意识的年会,才会达到最好的效果。

一份完整的年会方案,必备8个因素:主题、时间、地点、参会人员、会议流程、组织人员、注意事项、预算,在这里主要说说会议流程、组织人员和预算。

1、会议流程

一场年会的灵魂就在于流程怎么安排,首先一个准则就是要流畅,也就是说要一个环节接一个环节,中间不要断节,同时也要注意避免衔接出问题。在策划年会流程的时候,先可以收集往年年会中大家最喜欢的环节,和公司领导员工们期待的环节,以及贴合本次年会主题的环节,例如:走红毯拍照、签到送祝福、播放企业宣传片、员工祝福片、开场舞、员工文艺节目、领导文艺节目、抽奖环节、游戏环节、集体合唱、合影留念,除了以上比较传统的环节,还有近些年比较流行的元素也可以加进去,比如:推理寻宝、竞赛、游园会等等环节,只要与你们公司企业文化契合,都可以加。

2、组织人员

其实也就是如何分工,年会是一个隆重的团队活动,很多环节都需要工作人员去支撑才能实现,比如导演组、节目组、服装道具组、车辆服务组、物质采购组、灯光音响组、视频影像组、多媒体互动组、安全保卫组等。尤其需要注意的是,选择合适的人以及人员分工要责任到人,且赋予唯一的责任和权力。

3、预算

说到预算对于每个HR来说都有一把辛酸泪,不过富有富玩,穷有穷游嘛。经费充足,咱们场地就高大上一点,物料也精致一点,经费紧张的话,咱就多走心,多费点精力。能够缩减成本的地方可是有很多的哦,例如:年会场地、宴会酒席、抽奖的奖品、节目舞美物资等等,这些费用可高可低,就可以作为降低预算的首选。

 

三、筹备

年会方案通过后,也有了预算,就要进入年会的筹备进程,这也是最关键的部分。在领导那边吹的牛,能不能圆得上,就看筹备的效果。筹备最重要的是人员分工,在方案中讲过,一定选择合适的人,且责任到人。例如:负责节目统筹的人,肯定在公司得有一定的威望,且沟通能力强、人际关系好,一般行政部或公关部的负责人就很合适;负责物料管理的肯定是采购部的最合适;负责领导讲话和嘉宾接待的肯定是总经办的人;负责舞台音响和灯光的肯定是技术部的人;负责影像视频多媒体的肯定是策划部最合适。

以上分工,大家看出发现秘诀了没,在分工的时候,尽量获得全公司所有部门的支持,并邀请他们参与。这样在筹备过程中才能群策群力,齐心协力完成的工作,在汗水中孕育的果实,哪怕没那么完美,我们也会觉得特别甜的。

其他我们只要定期开会汇报筹备进程,把控好时间截点和各环节的细节部分就可以了。

 

四、年会执行

从策划到筹备,到了此刻是检验结果的时刻,无数次在脑海里想象的画面马上要真实呈现到大家的面前,一般我都会特别兴奋。开心之余还是要密切关注每一个环节,避免现场突发情况出现,以及准备好预案。比较常见的突发情况我总结7点:        1、场地设备突然故障;

2、关键人员突然有事请假;

3、嘉宾临时爽约;

4、领导讲话时间过长;

5、物料遗失或少量;

6、人员安全因素;

7、天气等不可抗力因素。

面对以上突发情况,主要从3方面去预防和处理:

1、提前多次检查细节,避免遗漏,人员安全第一;

2、关键的环节避免在户外举行,避免天气因素影响局面;

3、现场灵活应变,随时补缺,关键时候可以调整游戏等环节的时长避免延时。

 

五、收尾总结

很多企业的年会完后,就各回各家过年了,但其实收尾是关键印象,如果前面都井井有条,最后一片狼藉,之前所有的努力可能最后都成泡影。还有把整个年会所有的资料以及影像都整理存档,或者发布到企业是内部、外部等宣传媒体上,这样才算真正结束。

最后的最后,总结报告,也就是汇报成绩的时候了,相信不用我多说,大家都知道怎么做,面对缺陷该诚恳的诚恳,好的地方该宣传的宣传,力求让所有参与的人都有功,最后还是我们自己最厉害,哈哈哈~

 

年会这事对于我来说,每次都是痛并快乐的,筹备很累,但是结果又让人很欢乐很有成就感,看到大家开心,自己跟中奖了一样。希望我的分享,可以让各位要策划年会的小伙伴们少一点压力,尽量享受到做年会总策划、总导演的快乐。

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2024-03-28 10:22
shizuka

67楼 shizuka

其实我不是特别懂,为什么年会这种涉及活动策划和活动执行的活要落到HR身上,HR是个万金油吗?我也不懂明明有活动策划人员和活动执行人员在的公司,为何一定要让HR来揽这种活,不专业的人做出来的东西能专业吗?所以当HR得全能,所以工资也是应该最高的咯!我不想吐槽哪家公司,而是想吐槽整个行业,到底是谁开了这个头,年会策划要由HR来做的!

2019-12-30 15:33:30 回复 赞(3)
Hrm520joan

66楼 Hrm520joan

深有体会:预算比较高,就高大上;预算比较低,咱就走心!走心而又有新意,费脑筋,事后很有成就感!!!忙而充实

2019-12-24 15:04:53 回复 赞(0)
李雨欣

65楼 李雨欣

深有体会:预算比较高,就高大上;预算比较低,咱就走心!走心而又有新意,费脑筋,事后很有成就感!

2019-12-23 09:18:08 回复 赞(0)
HR进行曲

64楼 HR进行曲

赞?

2019-12-11 23:09:00 回复 赞(0)
yingj79

63楼 yingj79

公司年会每年会开,但已经更多的像是一种例行工作。每年都不想组织。

2019-12-11 17:49:35 回复 赞(0)
敬女子

62楼 敬女子

我公司年会的格调太低了,很遗憾

2019-12-11 17:37:52 回复 赞(0)
小雨点er

61楼 小雨点er

愁人

2019-12-11 17:37:29 回复 赞(0)
xiaozh

60楼 xiaozh

小白也是第一次策划年会,头都爆炸了,场地不知道要怎么找,完全没有头绪

2019-12-11 17:37:11 回复 赞(0)
错过的20岁

59楼 错过的20岁

连电饭锅都没中过

2019-12-11 17:36:50 回复 赞(0)
好好学习不要打混

58楼 好好学习不要打混

小白咨询下大神年会PPT要怎么搞?

2019-12-11 17:36:32 回复 赞(1)
dachuan1111

57楼 dachuan1111

哈哈哈哈哈哈,你们公司年会好高大上呀

2019-12-11 17:36:23 回复 赞(0)
古道

56楼 古道

写得好哇,我参考!

2019-12-11 17:36:16 回复 赞(1)
kaylalalala

55楼 kaylalalala

今年年会去邮轮上我,,在思考穿什么

2019-12-11 17:35:59 回复 赞(0)
水妞2013

54楼 水妞2013

虽然没有年会但我要收藏!

2019-12-11 17:35:42 回复 赞(1)
园区管委会文体局

53楼 园区管委会文体局

又哭又笑一年又一年

2019-12-11 17:35:20 回复 赞(0)
夏天的小猪

52楼 夏天的小猪

1、成立年会筹备小组:确定年会时间、年会主题、年会预算
2、确定年会工作分工:结合具体工作内容,责任到人,明确完成节点进行跟进;
3、关注细节,节目排序、节目单制作、会场布置、现场音乐选择、签到单制作、菜单制作、小礼品采购、主持人选择、舞台灯光、年会现场安全安排(进、退场秩序)、突发事件处理等
4、年会结束收尾,道具、资料、剩菜是否打包等

2019-12-11 16:02:22 回复 赞(1)

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