说起“年会筹备”这个话题,确实是一个让HR头疼的事,公司预算卡得紧,员工期望值高,还各有各的要求和喜好,众口难调,经常让HR们吃力不讨好,还有苦不能言。
不过以我个人的经历来说,每次年会的筹备过程虽然艰辛,但最终效果都能够出乎意料的好。很多时候年底的成绩还得靠年会来凸显,整年的工作也需要年会来圆满收官。怎么hold住年会总策划的位置呢?以我个人的经验一般中小型企业的年会可以参考以下5个步骤:
一、定主题(确定年会形式)
“年会年年有,年年需创新”,很多HR都会头疼该怎么“创新”?其实很简单,先跟公司各位高层了解今年的各部门的突出成绩、优秀事件,再去跟老板沟通对明年的展望,然后再确定一个主题,围绕这个主题进行策划,就能跟往年不一样。
在这里主题的确定比较需要注意,方案不管怎么做都不可能获得所有人的认可,众口难调,所以建议可以参考以下两个方法,避免HR不会因为年会形式的问题去“背锅”:
1、草拟几个主题,配套大致年会方案,在日常工作会上跟公司管理层讨论后确定;
2、草拟几个主题,配套大致年会方案,给所有员工公开投票选定。
至于具体用什么样的主题形式,常规的可以分为5种:
1、联欢会形式;
2、总结表彰誓师大会形式;
3、商业酒会形式;
4、团建旅游狂欢形式;
5、主题舞会形式。
选择什么形式,要看公司举办年会的目的和需求,如果举办年会是为了答谢本年度大客户,那肯定要选高大上的商业酒会形式,让客户有尊贵的体验感,如果举办年会是为了慰劳员工,可以选择员工喜欢的旅游狂欢形式,如果是为了庆祝公司周年,可以选大型的庆典联欢会形式。主题可以根据形式,例如:
-同心同行,共创未来
-和谐、共赢、发展
-情聚XX、共赢天下
-舞动精彩闪耀未来
-十载春华秋实,今朝骏业日新
-携手XXXX为梦想启程
-用心前行,腾飞2020
……
二、方案与预算
确定主题后接下来先做方案,很多人都会说不上应该先问老板给多少预算么?
大企业一般都有明确的预算,那很好做,根据预算多少去做方案就行。但是但是,很多中小企业的老板不会给你具体预算,因为他们还没想好要什么样的年会,只有等你给了方案后,他就知道不要什么样的方案了。
So~面对老板没有给具体预算这种情况,我们只好先根据公司的情况,以及之前选定的年会形式先做2套方案。
对,一般情况我都是做2套方案,先交一套预算高一点的方案,这里可以参考去年的标准以及去年经营情况,再根据今年的经营情况,适当抛高一点预算,但同时也要在去年的情况上有所创新,突出主题特色。
如果第一套方案领导在犹豫,就交第二套备用的方案,第二套的特点是价格偏低,内容缩减,效果明显不如第一套好。交出去主要是为了促进第一套获得领导首肯。然后在领导沟通的过程中,适当降一点预算,当然在实施的过程中还可以通过搜索性价比高的场地和物料,来节约成本。
具体怎么做一份符合公司需求又有创新意识的年会方案呢?
对,不是高端的、不是好玩的、不是最贵的、也不是满足所有人需求的,就是要符合公司需求又有创新意识的年会,才会达到最好的效果。
一份完整的年会方案,必备8个因素:主题、时间、地点、参会人员、会议流程、组织人员、注意事项、预算,在这里主要说说会议流程、组织人员和预算。
1、会议流程
一场年会的灵魂就在于流程怎么安排,首先一个准则就是要流畅,也就是说要一个环节接一个环节,中间不要断节,同时也要注意避免衔接出问题。在策划年会流程的时候,先可以收集往年年会中大家最喜欢的环节,和公司领导员工们期待的环节,以及贴合本次年会主题的环节,例如:走红毯拍照、签到送祝福、播放企业宣传片、员工祝福片、开场舞、员工文艺节目、领导文艺节目、抽奖环节、游戏环节、集体合唱、合影留念,除了以上比较传统的环节,还有近些年比较流行的元素也可以加进去,比如:推理寻宝、竞赛、游园会等等环节,只要与你们公司企业文化契合,都可以加。
2、组织人员
其实也就是如何分工,年会是一个隆重的团队活动,很多环节都需要工作人员去支撑才能实现,比如导演组、节目组、服装道具组、车辆服务组、物质采购组、灯光音响组、视频影像组、多媒体互动组、安全保卫组等。尤其需要注意的是,选择合适的人以及人员分工要责任到人,且赋予唯一的责任和权力。
3、预算
说到预算对于每个HR来说都有一把辛酸泪,不过富有富玩,穷有穷游嘛。经费充足,咱们场地就高大上一点,物料也精致一点,经费紧张的话,咱就多走心,多费点精力。能够缩减成本的地方可是有很多的哦,例如:年会场地、宴会酒席、抽奖的奖品、节目舞美物资等等,这些费用可高可低,就可以作为降低预算的首选。
三、筹备
年会方案通过后,也有了预算,就要进入年会的筹备进程,这也是最关键的部分。在领导那边吹的牛,能不能圆得上,就看筹备的效果。筹备最重要的是人员分工,在方案中讲过,一定选择合适的人,且责任到人。例如:负责节目统筹的人,肯定在公司得有一定的威望,且沟通能力强、人际关系好,一般行政部或公关部的负责人就很合适;负责物料管理的肯定是采购部的最合适;负责领导讲话和嘉宾接待的肯定是总经办的人;负责舞台音响和灯光的肯定是技术部的人;负责影像视频多媒体的肯定是策划部最合适。
以上分工,大家看出发现秘诀了没,在分工的时候,尽量获得全公司所有部门的支持,并邀请他们参与。这样在筹备过程中才能群策群力,齐心协力完成的工作,在汗水中孕育的果实,哪怕没那么完美,我们也会觉得特别甜的。
其他我们只要定期开会汇报筹备进程,把控好时间截点和各环节的细节部分就可以了。
四、年会执行
从策划到筹备,到了此刻是检验结果的时刻,无数次在脑海里想象的画面马上要真实呈现到大家的面前,一般我都会特别兴奋。开心之余还是要密切关注每一个环节,避免现场突发情况出现,以及准备好预案。比较常见的突发情况我总结7点: 1、场地设备突然故障;
2、关键人员突然有事请假;
3、嘉宾临时爽约;
4、领导讲话时间过长;
5、物料遗失或少量;
6、人员安全因素;
7、天气等不可抗力因素。
面对以上突发情况,主要从3方面去预防和处理:
1、提前多次检查细节,避免遗漏,人员安全第一;
2、关键的环节避免在户外举行,避免天气因素影响局面;
3、现场灵活应变,随时补缺,关键时候可以调整游戏等环节的时长避免延时。
五、收尾总结
很多企业的年会完后,就各回各家过年了,但其实收尾是关键印象,如果前面都井井有条,最后一片狼藉,之前所有的努力可能最后都成泡影。还有把整个年会所有的资料以及影像都整理存档,或者发布到企业是内部、外部等宣传媒体上,这样才算真正结束。
最后的最后,总结报告,也就是汇报成绩的时候了,相信不用我多说,大家都知道怎么做,面对缺陷该诚恳的诚恳,好的地方该宣传的宣传,力求让所有参与的人都有功,最后还是我们自己最厉害,哈哈哈~
年会这事对于我来说,每次都是痛并快乐的,筹备很累,但是结果又让人很欢乐很有成就感,看到大家开心,自己跟中奖了一样。希望我的分享,可以让各位要策划年会的小伙伴们少一点压力,尽量享受到做年会总策划、总导演的快乐。
67楼 shizuka
其实我不是特别懂,为什么年会这种涉及活动策划和活动执行的活要落到HR身上,HR是个万金油吗?我也不懂明明有活动策划人员和活动执行人员在的公司,为何一定要让HR来揽这种活,不专业的人做出来的东西能专业吗?所以当HR得全能,所以工资也是应该最高的咯!我不想吐槽哪家公司,而是想吐槽整个行业,到底是谁开了这个头,年会策划要由HR来做的!
66楼 Hrm520joan
深有体会:预算比较高,就高大上;预算比较低,咱就走心!走心而又有新意,费脑筋,事后很有成就感!!!忙而充实
65楼 李雨欣
深有体会:预算比较高,就高大上;预算比较低,咱就走心!走心而又有新意,费脑筋,事后很有成就感!
64楼 HR进行曲
赞?
63楼 yingj79
公司年会每年会开,但已经更多的像是一种例行工作。每年都不想组织。
62楼 敬女子
我公司年会的格调太低了,很遗憾
61楼 小雨点er
愁人
60楼 xiaozh
小白也是第一次策划年会,头都爆炸了,场地不知道要怎么找,完全没有头绪
59楼 错过的20岁
连电饭锅都没中过
58楼 好好学习不要打混
小白咨询下大神年会PPT要怎么搞?
57楼 dachuan1111
哈哈哈哈哈哈,你们公司年会好高大上呀
56楼 古道
写得好哇,我参考!
55楼 kaylalalala
今年年会去邮轮上我,,在思考穿什么
54楼 水妞2013
虽然没有年会但我要收藏!
53楼 园区管委会文体局
又哭又笑一年又一年
52楼 夏天的小猪
1、成立年会筹备小组:确定年会时间、年会主题、年会预算
2、确定年会工作分工:结合具体工作内容,责任到人,明确完成节点进行跟进;
3、关注细节,节目排序、节目单制作、会场布置、现场音乐选择、签到单制作、菜单制作、小礼品采购、主持人选择、舞台灯光、年会现场安全安排(进、退场秩序)、突发事件处理等
4、年会结束收尾,道具、资料、剩菜是否打包等
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