财税负责人挑战“无纸化办公”

财税负责人挑战“无纸化办公”

无纸化办公是指在不用纸张办公，在无纸化办公环境中进行的一种工作方式，无纸化办公需要硬件、软件与通信网络协力才能达到的办公体验。

硬件：在无纸化办公中硬件是不可或缺的重要元素，电脑、搭载原笔迹手写输入技术的终端（电磁屏搭配电磁笔），借助这些硬件商务办公用户可完成电子文档签名、批注、修改等关键应用。专业图形设计制作用户不必用笔在纸张上进行草稿绘制，借助原笔迹手写输入终端在电脑上即可完成操作。前台窗口行业则可以通过两者的搭配，便捷高效的完成信息录入等应用。  软件：在无纸化办公中软件也起着关键作用，其能将搭载原笔迹手写输入技术的终端与电脑进行无障碍串联，同时又能针对不同行业用户提供相应的应用界面。  网络：借助网络，工作电子文档可以在各部门间自由传阅，进一步修改完善，通过硬件、软件与网络的通力协作让工作效率大大提升。

无纸化办公、“OA系统”对于业务相对成熟的大型企业、跨国公司、500强企业来说已经是企业经营管理过程中的标配工具，这些管理工具的应用折射出企业有完善的业务控制体系、拥有清晰明确的组织功能、授权监督与岗位职能有机融合表明企业拥有非常强大的风险管理体系。

所以，以“无纸化办公为代表的OA管理系统应用”不仅是向客户及第三方展示企业规范的内部管理体系，而且还起到向客户及第三方展示队业务风险的控制管理水平，或者在直接的说用管理向客户或第三方做出管理信用背书。就税务稽查与涉税风险管理而言，可以增强税务机关对企业的信任感，减少检查的工作时间，减少不必要的稽查程序的作用。

就中小微企业而言所指的“无纸化办公”绝非成熟的大型企业、跨国公司、500强企业那样的完善的“以OA无纸化管理”为代表的管理体系，而是以老板口头命令为主要形式的特色“无纸化”办公！

这种无纸化办公以处于“变革期”的创业型中小微企业为代表，公司处于“以解决生死存亡”为目的的种子性企业，公司也可能出于“正处于高速发展”为特征成长型企业。公司的股权结构相对简单，公司的股东人数相对有限，公司的资本资金相对匮乏，公司的专业人才非常奇缺，老板善于“精打细算的成本控制”，公司奉行老板崇拜文化，“无纸化办公”源于业务的“多变性”以及老板的战略重点，原始创业资本积累是老板们首要解决的问题——简陋至极内部风险管控体系，涉税风险凸显是其典型特征！

在中小微企业中财税负责人面临挑战不仅是以“无纸化办公”为代表的简陋至极涉税风险管理体系，而且还要面对以擅长”税收成本控制“为代表的老板群体对财税战略规划落地阶段的干涉。

中小微企业面对的涉税风险问题基本上的成因：

企业存在严重的业务活动、财务记载与涉税事项处理不一致的行为，不一致的最基本成因是由于部门定位的不清晰化、岗位职能的模糊化、部门间协作关系的薄弱华、财税部门专业岗位业务能力与沟通协调能力的有限性与税收法律法规的专业性之间的矛盾日益突出；

企业经营活动中”创新“从来不考虑涉税风险问题，老板”创新“业务就多变，业务活动的不稳定性，财税管理与之配套政策的滞后性矛盾日益突出，财税部门缺乏对业务活动必要的影响力；

老板的企业战略、公司的财税工作基础、职能部门不能全面履行职能、企业财税工作人员福利待遇”边缘化“、财税功能”弱化“与企业战略对财税团队的要求之间的矛盾日益突出、老板对财税团队”拔苗助长式“的要求影响着财税团队功能的发挥，财税团队由事后”救火“转变成为”事前风险控制“面临巨大挑战……

中小微企业财税部门负责人”挑战无纸化办公“就是涉税风险管理而言挑战老板传统的”商业逻辑与管理思维“，建设与中小微企业现实状况相比配的完整涉税风险管理体系！其工作的第一步从梳理组织结构、重塑部门职能开始！

案例十二  小微企业财税负责人与老板思维的面对面

都说小微企业老板”难“，其实在小微企业背后有一个比小微企业老板”更难“的人——小微企业财税部门负责人。

中小微企业老板的”困难“是在于老板们战略实施过程中资源、团队组织协调能力方面的欠缺，中小微企业财税团队负责人的”困难“除了要面对企业战略对财税团队工作质量标准的高要求与现实财税资源不足的工作压力外，还要面对老板习惯思维对财税团队具体工作的”干扰“。

关于“公司治理文化”与中小微企业内部部门功能之间的关系。

中小微企业以“小”为企业最为显著的特点，因为“小”就决定了中小微企业的老板们经常受到资本规模不足的困扰，缺少了那些大型企业、跨国公司、500强企业的“财大气粗”。在公司创业初期（甚至在公司的高速成长期）中小微企业的老板们基本上处于以“成本控制、迅速占领市场”为主要目的的生存发展期。

以团队管理文化和企业职能部门功能发挥为目的的“公司治理文化”而言普遍存在着以“人治为主”，以“个性化定制为主”的公司治理管理理念。

人治是“法治”的对称，依靠执政者个人的贤明治理国家的治国方式和理论主张，以我国封建社会中“皇权”文化最具有代表性。那么，在中小微企业的公司治理过程中采用“人治文化”的公司治理理念还是采用“法制文化”公司治理理念？“人治文化”为什么是中小微企业普遍采用的公司治理文化理念？在“人治文化”理论环境影响下中小微企业组织内部部门功能受到什么样的影响？在“人治文化”理论环境影响下中小微企业组织内部部门功能对涉税风险管理的挑战？

昨天有位朋友向我提了个问题：现在的员工是按公司规定来管理，还是人情管理？我的回答也很干脆：制度管理的同时，人情管理也是必不可少的。因为你生活在一个拥有5000年“人情文化”传承的国度，如果说只讲制度不讲几千年传承下来的感情文化，那么就会得到“缺乏人情味道”的标签，这样的标签对企业管理实践来讲是非常有挑战性的。但是过分的依赖“人情”去管理企业，那么你又会遇到“执行力”的问题，因此人情管理度的把握就显得尤为重要！

她说有些难。其实企业管理本身就不是件很容易的事，因为企业管理有一大半的时间都在解决人的问题。不止是企业管理，凡是涉及到人的管理问题，都没那么简单。是按公司规定来管理，还是按人情来管理，就是我们现在经常所说的，究竟是法治还是人治的问题。

西方企业大多是法治，而中国企业大多是人治，特别是处于快速成长期的中小微企业。

这是由东方和西方两种不同文化所造成的。企业环境往往受人文环境影响，人文环境往往又受社会环境影响。西方国家历来是法制社会，一切以法律为依据，所以不太在乎人情关系。在企业管理上也是一样，员工出问题了，没得说，公司规章制度是怎么规定的就怎么来。有能力达到公司要求就留下，没有能力或把事情搞砸了，就毫不客气走人。他们的服从不是服从人，而是服从公司制度。

但在中国企业，这样做是有难度的。因为中国文化向来以人为中心，更加注重人的素质、修养、关系等。所以在中国，办事总要找人托关系，有关系总是好办事。处理问题也会更多地顾及到人情脸面，就算制度是明摆着的，也难以直接执行下去，还是需要因人而异。正是因为这里面的*性空间很大，所以才使不少企业管理者心里困惑：到底该整哪样？

大型企业以法治为主，中小微型企业以人治为主，快速的战略发展法治成为必然。

然中国企业大多是人治，但是随着企业的不断发展壮大，最终还是要走法治的路。因为大公司的日常管理行为很多，不以法治为主要管理手段，很难保证正常运转。企业越大，框架就会越大，彼此之间的关系就有了一定的距离。比如人力资源部门就可以对违规员工直接进行处罚或开除等，而不需要顾及太多的情面，有时候只需要一纸通知书。

小公司则很难在这一点上采取法制的手段。因为毕竟人不多，大家平时抬头不见低头见，就算不在同一个部门，距离也是比较近的。距离一近，人情就出来了。如果这时有员工犯了错或违了规，相关管理人员就很难直接采取法治手段给予相应处罚，如果这样做了，很容易引起员工对立，或者是爱理不理。

但是随着国家经济社会的发展，以灵活多样股权风险投资、以三板（四板）为代表的场外交易融资、以上海证券交易所（深圳证券交易所）为代表的资本市场融资为中小微企业的发展注入强劲的活力。中小微企业在通过股权形式融资本的同时，证券监督机构对中小微企业的公司治理文化提出了挑战，客观公允的反映企业真实的财务状况，建立完善的内部风险控制体系就成为很多中小微企业在这个阶段的必须课！对于公司治理文化而言，以“人治”为主体的中小微企业不管你是否愿意都要面临以“法治”为中心的适合中小微企业的风险管理体系文化的转变！

过去的企业认为税收风险的管理只是企业综合经济管理的负担，只要做到合理纳税就不存在大的风险，其实，税收的风险管理已经渐渐地渗透进入企业的各个方面，大到企业的整体经营决策、战略规划，小到企业的日常经营活动，到处都有企业的税收风险管理。以“人治”公司治理文化为代影响着的中小微企业内部风险控制环境，内部风险控制体系的简陋是许多中小微企业固有的“标签”，这样的标签影响着税务稽查机关对中小微企业涉税风险的判断，这或许就是中小微企业涉税风险凸显的根本原因！

当然以“人治”为中心的中小微企业治理结构在项目“种子期”与“成长期”还是起到了非常积极的作用，在这个阶段中小微企业普遍面临的主要问题是客户获取、销售增长、团队人才匮乏、资本严重不足的问题。在这种情况下条条框框的管理制度体系似乎不是中小微企业老板们的工作重点，中小微企业老板们更喜闻乐见通过个人人格魅力感染、通过灵活多样的经济刺激政策激励、通过各种威逼利诱措施让团队按着老板既定的方向前行！在这时候，各种规章制度的束缚似乎成为一项不产生价值的人力资源浪费，老板们需要解决的是生与死的问题，活着与发展才是老板们考虑的重点！

这是任何企业都需要面对的事实。法治是一定的（阴），而人治却是会不断的变化的（阳）。所以企业管理就是要以法治为基础，实施巧妙有效的人治。千万不能走向两个极端，即完全法治或完全人治。完全采用法治，否则员工会觉得企业太冷血，没有人情味。完全采取人治，稍有不慎就会让公司乱成一锅粥。正确的做法就应该是把该有的规章制度定好，而在日常管理过程中多一些人情味出来。

因此我们可以做出这样的总结，中小微企业普遍以”人治“作为的公司治理文化，也就是我们常说的”老板文化“！在这种文化影响下，中小微企业内部部门职能残缺具有典型性，岗位职责模糊且权责不清具有普遍性，业务流程只存在于业务人员的意识形态中，业务多变、口头化管理，甚至个别的中小微企业内部制度基本上见不到一片纸，内外部沟通全靠人与人口头传达！这时候，业务部门与财税工作脱轨的现象就不是什么稀奇古怪的事情啦！

这些也正是中小微企业涉税风险高发的一个重要原因！作为中小微企业财税部门负责人首先面临的问题就是以乱为代表的“无纸化办公”，清晰部门间的职责，设计与之管理匹配的管理制度是很多初履财税部门负责人面临的挑战！