把脉行政六要素，让你轻松两边顾

作者人才开发管理顾文... 更新于：2018-08-15 16:53 57721

内容来自 2018-08-16 打卡话题

　　大家好，本人在一家小公司负责人事工作，最近行政专员离职，老板为了节约成本，将行政工作直接交给我负责。我们公司的行政工作虽然不多但非常繁琐，每天都是处理一些鸡毛蒜皮但又十万火急的杂事。我本一心想在人事上好好发展，可是行政工作加过来后，感觉工作重心都变了，也没精力专研原本的工作，每天的时间都花在事务性工作上。好几个月过去了，感觉心里还是无法说服自己接受行政工作。

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把脉行政六要素，让你轻松两边顾

其实，就像本文打卡开始所说的，很多中小微型企业，为了减少办公运营成本，想方设法减少人力及其他成本，作为公司很多时候会把行政的工作一股脑的压给HR小伙伴来承担，从根本来讲，其实行政是行政，人资是人资，是两码事，是两个专业的活儿，可是对于绝大多数不懂HR和行政工作的上级领导来说，在他们看来，行政即人事，人事也含行政。

把脉行政六要素，让你轻松两边顾

一、行政人事工作企业现状

既然胳膊扭不过大腿，那我们就只能面临着两种选择：一是接受，但要出单更大地工作压力，可能加班也会多一些；另一种就只能选择放弃另谋其他公司，重新找工作。我想在很多人看来选择任意一种可能性的人都不在少数，今天作为一个之前有着总经办主任，行政工作从业长达五年的我的个人经验来看，其实行政工作也有像HR工作的规律可循，虽然行政公司较为繁琐，但相比HR没有其复杂，只要我们拎清行政工作内容，进行分门别类的管理，一样可以让我们两者兼做，而且也并没有想象中的复杂和无奈。

二、行政与人事可兼得

其实行政工作和人事工作都有着它工作规律，如果我们能拎清这个行政工作构成版块和它们之前分别要怎么切入，其实行政工作并没有我们大家想象中的那么难干。通过上图我们可以清晰地发现，行政工作也和我们人资工作一样也分为六大板块（在一些小型公司只有3-4项，还没有那么多）。所以只要我们把行政工作这六项版块按照我们公司现有的行政工作进行分门别类的管理起来，我们自己手头上的工作梳理清楚，自然也有没有那么难做了。

模块一：流程制度化管理

流程化工作是行政事务工作的首位，行政公司不比HR工作的标准多，但其建设性的流程建设、企业规章制度管理、经营计划、目标责任签订书签订工作等就是需要行政事务小伙伴们需要日常性完成的工作事务。

模块二：会务外联管理

办公室工作包括了秘书服务、会议管理、活动管理、文书文稿写作与印发、公共事务管理、党团工会妇联工作等其他工作的对接、外部来访的接待与协调，也包括代表公司接受来自公安、卫生、环保、消防、工商、税务等政府监察机关对公司的行政检查及有关工作等。

模块三：文印资质管理

办公室工作较为繁琐，事无巨细的程序一点都不比HR工作少，特别是总经办、总裁办、董事办等行政人员还要负责企业内部文件公文的制作及印发，印鉴管理、公司营业执照等资质管理及使用以及按照工商、税务和质检部门的要求，定期完成企业年报及换证工作等行政事务。

模块四：档案资料管理

企业各种会议纪要、工作决议、红头文件、对外对内的财报、审计报告、董事会资料等的档案管理、资料管理，同事也包括公司内部图纸、照片、证件证书、荣誉牌匾等的保管、使用工作，都是行政部门小伙伴每天都要负责去做的行政工作，可以说每一项资料都非常重要，需要行政去认真完成。

模块五：采购资产管理

行政工作之所以繁杂和细致，要有对办公设施设备资产管理、办公用品领用及登记、办公成本控制及管理等工作，这项工作既是行政也有财务方面的工作，可以说此项工作的难度不是一个行政部门就能独立完成的。

模块六：后勤安保管理

后勤保障是行政部门日常工作，其中包括了车辆管理、安全保卫、食堂管理、办公室工位管理、宿舍管理、钥匙保管、名片印制、卫生管理、接待服务、报刊信函收发、环境管理（含清洁绿化）、后勤服务（吃住行及医疗服务）等。

三、工作交叉中的注意事项

行政工作其实很多时候在事务管理方面都会与人事工作有所交叉和重叠的部分，所以我们在做行政工作时，一定要注意它们之间的联系性和关联工作性质，不论是人事工作还是行政工作都是一个考验我们每位伙伴细心、责任的工作，所以凡事都需要我们具有强大的责任心，虽然行政工作的技术难度不大，但涉及面交广，如果说HR是专项技术型工作，那行政部门的小伙伴，或者行政人事部们的小伙伴就是一个非常精细的工作岗位，所以除了认真负责是必须的能力之外，沟通表达能力、公文写作能力、资料管理能力、执行力、协调组织能力等也是这个工作岗位说必须的综合能力。

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