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找对方向,对症下药,工作才能有效推进

作者 卓言三诺 2018-07-11 10:17 80195
  大家好,我公司是一家百来人的电子加工企业,以外贸为主,人员流动率较高。目前就我一名人事专员,直接对接总经理。月度时总经理会给各部门人员下达一些任务,但经常有部门、有人员没有执行,或未按期完成。针对这一情况,总经理要求我想一些方法、出文件解决问题。可我对各部门的业务并不熟悉,请问我如何处理呢?
  大家好,我公司是一家百来人的电子加工企业,以外贸为主,人员流动率较高。目前就我一名人事专员,直接对接总经理。月度时总经理会给各部门人员下达一些任务,但经常有部门、有人员没有执行,或未按期完成。针对这一情况,总经理要求我想一些方法、出文件解决问题。可我对各部门的业务并不熟悉,请问我如何处理呢?
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企业发展,分工就会越来越细化。业务部门越多,沟通协调问题也越加突出。一些负责企业效益的业务部门或者核心业务部门,往往容易产生对其他支撑或者服务部门的忽视和抱怨。而这些现象又从另一个方面制约企业效率的最大化。就向案例中所说:周会时总经理会给各部门人员下达一些任务,但经常有部门、有人员没有执行,或未按期完成。


在这里有几个问题,咱们一起思考下:

1、周会时下达任务,任务是否明确,是否有责任人及完成期限?

2、未按时完成任务有没有相应的惩罚措施?

3、什么原因导致有部门、有人员没有执行,或未按期完成?

4、对业务不熟,就不能推进业务部门工作了吗?


好了,以上几个问题如果都解决掉,是不是就不会出现任务完不成情况了呢?也不尽然!因为所有的事情都是与人有关,而人是有思想、有态度、有情绪的,所以,如何协调各部门工作,做好推进,就涉及到公司内部的流程设计、岗位职责、相应制度、表单、企业文化以及人员关怀等方面。


第一、各部门之间的关系、各部门之间的角色、各不同部门之间的合作是怎样的?

当公司发展到一定规模(比如案例中100人的企业),希望分工细化、职能清晰、流程完善。

首先,要职能界定要非常清楚。公司每一个部门都有一个职能,每一个人都各司其职,各尽其责。


第二、在职能架构上定岗、定编、定人。一个职能最终要有一个组织来承载。

如何避免部门之间相互扯皮,一是职能梳理清楚;二是协调部门之间如何去沟通,这包括横向沟通和纵向沟通。纵向沟通就是我们把每一个岗位职能去细化;横向沟通就是跨部门的沟通。


第三、跨部门沟通

最难沟通的就是跨部门沟通问题,要解决跨部门沟通问题,首先,我们要用一个标准的流程把它界定清楚,流程结点要界定清楚。举例来说,一个申请的一个文件,谁来分析、谁来撰写、谁来审核、谁来审批等等,每个流程结点都把它界定清楚,流程上管理的关键结点也都理得很清楚。有些企业为什么相应的标准化做得比较好?在某种意义上讲,他们就是相关的制度、相关的流程、相关的职责制定的非常清晰,部门之间就会各司其职,各负其责。另外,企业软实力的提升也很重要,这是企业文化的一个导向的问题。如果企业老板有很强调执行力,并且以身作则,他会用行动影响其他主管的日常行为,主管会影响他的员工的日常行为,这样就会形成一种良性的发展,也就是我们通常说的有什么样的领导就有什么样的员工,也会逐渐形成公司的主流文化。


第四、部门沟通不畅原因  

部门不一样,承担的业务也有所不同,个人分工也不同,这就决定不同的工种在企业内部扮演不同的角色,另外,部门之间都有习惯性的本位主义,思考问题都会优先考虑部门利益,这样,部门之间沟通就埋下了不顺畅基因;部门之间的沟通也就会存在相互扯皮与不合作的态度与问题。这也是我们常见的组织问题,面对难题如何解决?


首先要界定清楚部门职责,责任明确。

其次是岗位职责要清楚,责、权、利要清晰。

只有责、权、利非常清楚时,部门之间合作才回按章办事,有据可依,部门之间的协助也会和谐发展。对于制度和流程覆盖不到地方;就需要增加部门领导之间的沟通,推动问题的解决。


我们再回到案例中来看,作为人事专员,如何才能推进各部门工作?你得具备老板授意情况下。

第一、清晰定位、明细职责、完善架构

明确各部门负责人及部门职责,知道自己做什么,怎么做,达到什么样的目标。

第二、梳理流程

比如说:培训流程:培训需求调查分析——培训计划——培训课程设计——培训组织实施——培训考核评估跟踪反绩。

把每项工作采用流程图表方式梳理清楚,避免出现职责交叉等现象。

第三、制定制度

比如说:《会议管理规定》规定:每次会议要有会议纪要,并参会人员签字确认;每次会议形成决议,并要求完成时限、完成标准、责任人等内容,并设定奖惩措施。

第四、工作计划跟进

每个部门制定工作计划,并明确时间节点,人事专员可根据此计划与部门沟通,监督工作计划的进度。

第五、人事部门及时与用人部门沟通,“嘘寒问暖”,多了解业务部门的困难,并能够给予解决。

第六、人事要和员工做朋友,要让他们把你当朋友看,多关注他们。

总之,作为人事专员想要影响各部门大咖,想想就难;如果你是带着上司旨意,去了解部门疾苦,了解部门工作进度,那就不那么难了吧!

所以,推进各部门工作要讲究方式方法,明确流程、清晰职责,设定权限,集聚团队力量才能真正做好。


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2024-03-28 10:22
一鼻子灰

5楼 一鼻子灰

从框架着手,从头梳理,清晰明确。好文。每天进步一点儿,谢谢分享,学习了

2018-07-17 10:52:43 回复 赞(0)
张为遥

4楼 张为遥

打卡学习,谢谢分享

2018-07-16 11:50:48 回复 赞(0)
大帝马青云

3楼 大帝马青云

#赞赏# 明确流程、清晰职责,设定权限,集聚团队力量才能真正做好,感谢分享

2018-07-16 09:52:38 回复 赞(0)
向上的阿姨

2楼 向上的阿姨

谢谢分享

2018-07-16 09:23:31 回复 赞(0)
快乐hannah

1楼 快乐hannah

学习

2018-07-16 09:05:12 回复 赞(0)

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