文|任康磊
制度要发挥作用,绝对不单是“有没有”的问题,如果是有没有的问题,这种资料网上一找一大堆,复制粘贴之后,稍微改改就公司的制度就全了?但是有用吗?一定没用!为什么没用?因为制度要生根发芽起作用,需要水、空气、土壤和一段时间的孕育。
所谓真正有效的系统化制度?不只是看你这个规章制度要多么的全面,覆盖的范围要多广或者有多么的细致,更要看这一系列的制度能否在企业中真正落地并发挥作用。而那些没有用的制度,都是只写在纸上、留在嘴上、挂在墙上,没有得到应用的制度。
所以,编制系统化制度,不要追求什么高大上,也不要被系统两个字给困住了思维,搞一堆没用的制度也不如一个有用的制度。所以要注意如下四个注意事项。
1.问题导向
最先制定的规章制度一定是优先能解决你公司问题的规章制度,而不是网上搜出来的那些。你公司当前最需要解决的问题是什么?最大的痛点是什么?先把这些问题列出来,然后再把这些问题对应的制度进行规范。
内容要尽量包含期望提倡和避免的各类员工行为,做到有据可查、有章可循。如果后续再出现某类有损公司利益的行为经常出现,而公司的规章制度中却没有明确规定不允许做,也应该第一时间重新评估和完善规章制度。
比如有位员工消极怠工,经常在上班时间以抽烟或上厕所为借口私自外出,有时候一走就是两个小时不在岗;在岗时,常常浏览与工作无关的网站。这个员工的直属领导已经发现并批评过他多次。但他屡教不改,还振振有词说,我每天按时上下班,又没有违反公司的规章制度,公司没有权利把我怎么样。他说的也许是对的,因为你公司现在确实没有这方面有据可查的规章制度。
2.尽量量化
管理实务中,为了界定行为的性质归属,规章制度应尽量做到量化。有的因员工过失给公司造成损失,应属于哪一级违规的界定。如果规章制度中只是界定“数额巨大”、“金额较高”之类的含糊词语,情况真的发生,则无法判断。
比如有个公司规定,因为员工违规操作给公司造成损失的,损失金额在1万元以下的,属于三级违规,损失金额在1万元到5万元的,属于二级违规,损失金额在5万元以上的,属于一级违规。这样界定清楚,是为了避免进一步的麻烦。
3.能够获取
要使制度中规定的事项能够得到真正执行,在制定制度之前,要想到如何“获取”到员工行为发生的证据。有的公司的规章制度中规定员工不得挥霍、浪费公司资源。这个规定本身倒是没问题,想法是好的。可是,要怎么判断和审查出员工在挥霍和浪费公司资源;或者说,当什么样的具体事件发生时,公司要通过何种方式获取到员工挥霍和浪费公司资源的事实。
比如有的公司在规章制度中鼓励部门内部员工之间增进友谊,每季度可以搞一次团队聚餐,团队聚餐的标准按实际参加的人头计,每人不得超过200元。同时规定,报账不得弄虚作假。某部门共30人,每次聚餐实际总有几名同事因个人原因无法到场,可是这个部门的负责人每次报账都按照30人全员参加报销6000元。为此,人力资源部可以汇同财务部、行政办公室采取不定期核查的方式,通过电话确认餐厅就餐人数与内部发票报销的报账人数核对,掌握该部门负责人的违规事实,并按照规章制度,进行相应处置。
有小伙伴说,我知道了,不能够获取的制度条例就不需要规定!这种观点也是片面的。想到如何获取固然重要,但每一条制度都能够真正实现获取并不现实。即便能够做到,公司也许需要为此付出巨大的管理成本,这种管理上的付出与回报往往得不偿失。
除了惩戒,规章制度本身是有学习、警示、规范、引导等作用的。所以在制定规章制度的时候,我们要“考虑”获取的属性,但也不能一味强调获取而忽略全面性。规章制度的条目全部都能够获取不现实,但是能够获取的项目太少就没有用,这其中的分寸拿捏,考验的是我们对公司管理的理解和认知。
4.做好记录
员工日常对规章制度的遵守与违反情况,人力资源部要做好详细的记录。记录的内容不仅包括事实和结论,还包括全部的证据资料。对规章制度的记录结果,应体现在员工的晋升、降级、培训、福利等方面。
如果制度的背后没有奖罚,那么规定了也没有用。
如果制度的背后没有检查,那么出台了也没人做。
如果制度的背后没有记录,那么实施了也没效果。
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25楼 汤糖躺烫
确实一些单位由于之前的管理不规范,造成了很多漏洞,新进员工的专业性也有待加强,关于人事的相关法律很需要一个实时更新的平台,让所有的HR能更清楚的了解最新的法律法规。
24楼 hklte_hr
谢谢分享!
23楼 張銘
谢谢分享
22楼 杜施娴
任老师今天分享的重点是强调制度在制定时就要考虑其可操性,要能够落地。对于文中“员工日常对规章制度的遵守与违反情况,人力资源部要做好详细的记录。”个人觉得有难度,这个应该由部门来做好日常的记录可能更合适,这些记录作为绩效考核材料的附件,原始依据,会不会更好呢?
21楼 白子画08581
因地制宜,贯彻执行,不然都白费心血。
20楼 爱上拿破仑
我挺爱学习任老师的文章,且都做了笔记。一起加油吧老师。
任康磊
@爱上拿破仑:感谢支持
19楼 boybike
有触感
18楼 玄烨94607
学习了,总结的很实在也很实用,很多企业有各种各样的规章制度,但适用性与执行力就太差了。
17楼 酸溜溜
精彩
16楼 三生石2018
学习了,分享了
15楼 叶浩子凡fanfan
说的好,适合我们这种初创型企业。
14楼 Fiona70699
学习了,谢谢分享
13楼 Linda82558
厉害,看你的总结总会茅塞顿开
12楼 小樱34654
问题导向,尽量量化,数据获取,执行记录并与人力资源管理的其他政策挂钩……系统化
11楼 睡着笑醒了
如果制度的背后没有奖罚,那么规定了也没有用。
如果制度的背后没有检查,那么出台了也没人做。
如果制度的背后没有记录,那么实施了也没效果。
10楼 凝若雨
谢谢大神分享,近期一直在关注您的佳作,有个问题想请教一下,薪酬制度和相关的配套制度,一般具有保密性,《行政通用手册》或巜公司制度汇编》中是否不应编入薪酬制度,应单独成册或管理?
evasi0428
@凝若雨:薪酬保密是对于金额,体系和结构表。制度一般不会不公布。有的公司只保密金额。体系和结构表是公开的。因公司而异吧。希望有所帮助:).
凝若雨
@evasi0428:谢谢哦
9楼 天高云濙
如果制度的背后没有奖罚,那么规定了也没有用。
如果制度的背后没有检查,那么出台了也没人做。
如果制度的背后没有记录,那么实施了也没效果。----赞同
8楼 人见人爱的百合17092211
谢谢分享
7楼 笑颜如歌
谢谢分享!
6楼 一鼻子灰
梳理制度和流程很有必要,是一个很系统的工作;这是公司逐步走向正规,走向规范的一个很重要的过程。任大咖的几点建议有助于更好的做好这项工作。每天进步一点儿,谢谢分享,学习了
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