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推荐 如何筹划一场高效会议

2017-12-05 14:30:10 阅读(1595) 评论(1) 收藏(41) 分享到:分享到新浪微博分享到腾讯微博分享到QQ空间

文/赵日磊

     引子:何为高效会议


      具备以下八大特征的会议才可以称之为高效会议,详见图1。



图1高效会议的八大特征


      对于一次会议而言,高效的会议其实在正式宣布开始之前就开始了。一次高效会议的第一步准备工作是确定是否真的有开会的必要性。


      这个确认工作看似多余,实际上必不可少。这一步工作的作用相当于一个“筛选器”,它使那些根本不符合发生条件的“会议”提前落选,从而为高效会议的产生把好第一关。


      如果经过确认,确实有必要召开会议,那么下一步就是如何筹划会议了。


      本文就来谈谈如何筹划好一个高效会议这个话题。


      高效会议的筹划工作从以下六个方面展开,包括:(1)明确会议目的;(2)确定会议议题及时间分配;(3)选定参加者;(4)选定会议场所;(5)发布会议通知;(6)事先分发会议资料。


      1.明确会议目的


      通常,会议目的有以下四种类型。


     (1)信息传达型。向参会者传递经营管理方面的信息,主要是信息通报,参会者的角色主要是听取和记录,会后传达。


     (2)问题解决型。会议主要是解决经营管理中的问题,例如产供销协调会。


     (3)制订计划型。会议主要是制订目标计划,通过会议讨论计划的合理性,以及部门之间的衔接配合。


     (4)利益调整型。会议主要解决组织调整、权力调整和利益调整等问题。


      2.确定会议议题及时间分配


      对议题进行分解,确定各项会议议题,并对会议议题是否符合会议目的进行检查。


      在会议准备环节,如何设计高质量的会议议题对于会议组织者是个难题,下面我们用一些例子来说明一下,帮助读者朋友们了解会议议题设计的方法。


      高质量会议议题的设计有两大原则:一是牢记以终为始,二是学会解决问题。


      以终为始就是以会议最终要达成的目标为出发点设计讨论议题,并围绕议题提出会议准备要求,确保会议严格按照会议目的和既定议程进行。这需要会议组织者提前思考清楚会议要达到的目标是什么,现实的困难是什么,可能的解决方案是什么,通盘思考后确定会议主基调。想清楚了这些内容,才能设计出好的问题。


      会议的目的想清楚了,会议的基调也确定了,那么会议组织者要考虑的另外一个问题就是会议的作用:解决问题。


      要想解决问题,首先要做的就是在会议开始前把问题界定清楚,这是决定会议能否成功的关键所在。作为会议组织者,要花大力气把问题前前后后想透彻,从中提炼出需要讨论的要点,并对每项要点做好自己的准备,以便于引导会议基调,使会议朝高效的方向推进,获得最终需要达成的目标。


       那么如何在会议开始前界定清楚问题,并进行适当分解,就很考验会议组织者的功力了。战略咨询巨头麦肯锡提出的“七步成诗法”是一个很好的参考,具体如图2所示。


图2七步成诗法问题解决策略


      所谓“七步成诗”是指一个问题从界定清楚到得到解决的七个步骤,包括以下内容。


     (1)界定问题,界定清楚要讨论的问题是什么,具备什么特征。


     (2)对界定清楚的问题进行细化分解,把一个相对宽泛的问题分解为几个具体明确的子问题,便于参会者讨论的时候更加好理解。


     (3)对细化分解后的问题进行优先顺序的排序,毕竟一场会议的时间有限,不能什么问题都展开讨论。在分解完问题后,会议组织者要对细化的问题进行重要程度的排序,筛选出最重要的且能在规定时间内讨论的问题作为会议议题。


     (4)逐项对会议议题进行分析,这就是参会者会前准备环节需要做的事。


     (5)在会中对会议议题进行关键分析,参会者集中讨论各项议题。


     (6)对会议所讨论的内容进行归纳总结,形成会议共识和结论。


     (7)交流沟通,将会议结论向参会者阐述,确认大家都能理解。


      这七步当中前三步是会前议题准备阶段,以下详细介绍如何按照七步成诗法设计会议议题。


      步骤1:界定问题(考虑会议的目的是解决什么问题)


      在界定问题之前,首先要明确“什么是问题”,并非所有带问号的都是问题。因此,会议组织者要对什么是问题进行明确,一个真正的商业问题应该包括以下几个要素。


     (1)问题是具体的,而不是笼统的。


     (2)问题是有内容的,而非事实的罗列或者是一种无可争议的主张。


     (3)问题是可以采取行动的,有明确的动作分解。


     (4)问题是以决策者下一步所需的行动为重点,要符合决策者的主张。


     下面的一些例子说明了什么才是真正的商业问题。


      例子1:“大家都抱怨现行组织结构下各部门各管一摊、各自为政,整体运行效率比较低。”


      请问,这是一个真正的商业问题吗?不是,这是事实陈述,它陈述了一个事实,那就是“各管一摊、各自为政、运行效率低”。


      例子2:“我们应提高组织运行效率。”


      这是一个真正的商业问题吗?不是,这是无可争议的努力方向,我们当然都应该提高组织效率。


      例子3:“能否采用调整组织结构的方式提高组织运行效率?”


      这是一个真正的商业问题吗?不是,这个问题太宽泛,不具备讨论基础。


       例子4:我们采用以下哪种方式提高组织运行效率?是将现行直线职能制组织结构调整为事业部制?还是保持现行组织结构,同时优化授权及产供销衔接流程?如果调整为事业部,从哪几个方面进行调整?如果不调整,如何优化现有机制?


       这是一个真正的商业问题吗?是的,因为这个问题符合“具体、有内容、可以采取行动以及体现决策者的主张”的特点,这才是一个我们可以界定的商业问题,成为我们设计议题的一个基础。


      步骤2:分解问题(逻辑树,考虑解决问题的关键因素有哪些)


      界定清楚问题之后,我们就需要对问题进行细化分解,确保所有问题都得到进一步的清晰明确。下面是一个分解议题的例子,具体如图3所示。


图3会议议题分解举例


      步骤3:优先排序,去掉所有非关键问题(目前最需解决的问题是什么)


      议题细化分解完成,要找出其中的重点,毕竟一次会议时间有限,不能所有的议题都讨论,也不能一次会议解决所有问题。因此,下一步就是对分解后的议题进行优先排序。优先排序可以参考以下原则进行。


     (1)用判断力和洞察力决定各议题的重要程度。


     (2)团队成员参与:团队成员共同参与往往能提供更多有益的判断和见解。


     (3)分析时不要过分注重细节,在这一阶段,(-30%,30%)的准确度已经足够,甚至从总体上把握就可以,只需要进行简单迅速的计算。


      (4)要有冒风险的准备,现在正在做的一切在未来都会有所调整。


       下面是优先排序的例子,具体如图4所示。



图4会议议题筛选举例


      会议议题确定后,要合理分配整体时间以及各子议题分时间,包括:1、会议整体时间长短的安排;各议题的讨论时间长短的安排;休息时间的安排。


       3.选定参加者


       一般来说,会议参与人员的选择要少而精,对会议参加者进行选择的条件如下。


     (1)让具有决定权的人参加。


     (2)即使是其他部门的人,如果与会议有关系,也让其参加。


     (3)让与会议主题有关的专家参加。


     (4)让能够正确表达自己意见的人参加。


       4.准备会议场地


       会议场所是能够提高会议效率的重要因素之一。合适的会议场所不仅能提高成效、促进交流,而且可以使参加者感到愉快,提高会议效率。


       准备会场包括场所选择和会场布置两个方面。


     (1)会场场所选择有以下几个条件,包括:足够的会议场地空间;与会人员与会务组均方便的场所;良好的照明、通风、保暖(或送凉)设备;完善的会议设备,桌椅、白板、视听器材等;抗干扰。


     (2)会场布置包括:会议桌椅安排;室内装饰(色调、标语或横幅、花草等);会场设备调试;座次排列等。


       5.发布会议通知


       如果必须召开会议,就应当在1周之前,至少在3天之前预先通知,以便做好会议事项的准备工作。

应当记入会议通知的项目包括:会议名称和目的;会议主题、讨论项目和会议类型;召开日期、开始时间、各议题的时间、结束时间;召开场所(地址、电话号码、示意图);主持人姓名;记录人员姓名;参加者名单;附加会议资料;其他(参加者事前必须准备的资料)。


        6.事先分发会议资料


       为了开成意见纷呈的会议,就应当将事先传达议题并尽可能提前分发讨论资料作为坚定不移的原则。对于定期召开的会议的既定议题,其讨论资料的事前分发工作也要在给出的日期之内确定并执行。


       选自《手把手教你做绩效管理:模型、方法、案例和实践》,电子工业出版社,赵日磊著,欢迎您的订阅


       【作者简介】赵日磊,资深咨询顾问,实战绩效专家,教练式共同工作法推广人。研究绩效管理超过15年,著有赵氏绩效三部曲:《绩效魔方,一个HR眼中的绩效管理》,《轻松做绩效,让员工和组织一起成长》,《手把手教你做绩效管理:模型、方法、案例和实践》


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tradexy

1楼 tradexy

2017-12-05 18:20:54 回复 赞(1)

绩效魔方赵日磊

@tradexy:谢谢支持〜

2017-12-05 18:32:02回复

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资深咨询顾问,实战绩效专家,世界经理人网站人气博主,教练式共同工作法推广人。 出版赵氏绩效三部曲:1.《绩效魔方》;2...