企业人事档案管理重在细节！

作者人才开发管理顾文... 2017-11-06 14:20 105073

内容来自 2017-11-07 打卡话题

　　我们是一家1000多人的企业，由于原来公司并没有完善的人事制度，负责这一块的领导也并没有看重，因此公司的人事档案很是混乱，基本上除了劳动合同以外，其他档案都处于残缺状态。从我入职公司起，总经理就希望我能建立起完善的人事制度，特别是人员档案这一块。总经理希望能通过人员档案完整的了解员工进入公司以来的经历和成长轨迹。
　　大家来聊一聊员工档案的重要性，HR应该如何做好员工的档案管理，达到公司要求呢？

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针对今天的打卡问题，我想跟各位聊聊人事部门的基础工作职能中，就有一块非常重要的工作——人事档案管理，说到人事档案的管理，那我们就要首先来说一说，企业人事档案包括哪些内容：

1、公司人事档案包含内容：

（1）员工个人人事信息表（入职前及入职后的变更）：包括姓名、生日、民族、婚否、联系方式（含紧急联络电话）、教育经历、工作经历及证明人和联系方式、家庭情况（父母及配偶、子女姓名、生日、联系方式）、资格证书、个人职业发展期望；并由员工本人签字确认提供的信息属实。

（2）员工入职审批材料：包括入职申请及审批单、试用期相关证明资料包括以往是否有离职证明资料等。

（3）员工转正审批材料：包括个人申请及试用期总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利等。

（4）员工调岗、调薪、奖惩记录：审批后均由员工签字确认。

（5）员工培训记录：培训的成绩单、考试试卷以及考勤记录等。

（6）劳动合同及保密协议

（7）学历证、身份证以及其他资格证书的复印件和本人照片。

2、人事档案操作管理规范，做好分门别类

人事档案要做好事无巨细，才能把人事档案管理工作做好，档案管理重在细节的把控，将细节做好，就可以避免后续很多麻烦。

通常我们可以把人事档案按照功能、职能和归属地进行有效划分：

（1）按照功能划分为：在职员工、离职员工和退休或返聘人员；在职员工通常被我们认为是企业花名册，离职员工其实也属于花名册员工，所以一般我们在提取花名册数据时，会特别强调是需要在职员工花名册还是花名册（此项应该包括离职员工总数）。

（2）按照职能划分为：基层员工、中层管理者、高层管理者；为便于管理，我们建议基层员工和中层管理者的方案应该分开存放管理，可是很多企业为了节约管理成本，通常也会把部门老大的档案同部门基层放在一起管理，如果大家要这样去存管档案，建议标识部门按部门属性来分别管理。

（3）按照归属地划分为：总部、当地和全国各地；如果是集团公司，通常我们HR会专门分开存管人事档案，总部、当地和全国各地分子公司，为了便于日后的使用，建议大家在建立花名册时，最好也分开独立建立，统一管理。如果是商贸公司性质，除了内部还有外部的，可以就供应商、生产商或加盟商单列（只建托管人事关系的，非托管不再建立人事档案）。

人事档案操作管理规范，就是要严格按照公司人事档案管理办法的要求，有章可循，及时整理完善在职员工的人事档案资料，清理离职员工的人事资料，把资料由人事专员负责存放入档案柜里保管。

3、人事档案风险防范注意事项

（1）人事档案在存放、提取和使用时，应严格严重档案管理办法执行，如调阅员工档案必须经人事部经理的同意，持调阅单到档案室提取，调阅的资料不能带出档案室，需要复印的，必须经人事经理同意，由档案室人员负责登记并签字，防止因人事档案借阅发生管理纰漏。

（2）档案管理员定期与人事管理专员进行同步数据更新，为了减少工作压力，以及合理安排工作周期，建议基层员工档案每周一次更新归档；中层每半个月一次更新归档；高层每个月一次更新归档。

（3）从档案室借阅原始文档，需要限定提醒，必要时管理员可以直接通知本人限期归还原始档案，建议为了防止原件遗失，建议原始档案（红头文件、合同文本、审计报告、董事会决议或者由企业负责人签批原始公文）应借阅复印件，并加盖档案室公章，注明效率时限，防止借阅人用作其他用途，引发档案后续事件。

（4）机密档案管理要严格遵照规定进行，一般情况下只能阅读不能借、复印或者拍照，特别是在人事档案中涉及到薪酬协议、竞业限制、工资规定等资料，自动升级为企业人事档案机密级进行保管。

（5）保持档案室通风，地面干净整洁，档案室通常会把设在单独的储物间或者简陋的库房里，所以管理人事档案的伙伴，要每隔半个月或者一个月左右，就要进行一次适当的清理打扫工作，确保档案室干净、整洁，在人在档案室的时候，能通风透气，及时清理纸屑垃圾，档案室的门窗要在人离开时关闭锁好，钥匙要放在指定柜子里存放，不能随意带出。有条件的单位，建议专门采购专业档案管理柜进行分类保管。

（6）人事档案统一销毁，建议要有至少三个人在场的情况下，统一登记造册进行焚烧销毁。一般人事档案存放期限是，该人员的档案从在职转入离职档案后二年，也就是意味着很多离职人员的档案需要至少在档案室存放三年（这是因为人事档案引发人事劳动纠结诉讼时效期为二年），只有三年以上的人事档案资料才可能向公司提出申请销毁。

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笔者简介：顾文豪，HR训导师，高级人力资源管理师，职业经理人导师，国资委国有企业政工师职称，从事行政人事管理工作十余年，著有《决胜中层——做最优秀的中层管理者》。

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