员工档案，为人才发展保驾护航

作者王俊杰老师更新于：2017-11-06 22:08 102346

内容来自 2017-11-07 打卡话题

　　我们是一家1000多人的企业，由于原来公司并没有完善的人事制度，负责这一块的领导也并没有看重，因此公司的人事档案很是混乱，基本上除了劳动合同以外，其他档案都处于残缺状态。从我入职公司起，总经理就希望我能建立起完善的人事制度，特别是人员档案这一块。总经理希望能通过人员档案完整的了解员工进入公司以来的经历和成长轨迹。
　　大家来聊一聊员工档案的重要性，HR应该如何做好员工的档案管理，达到公司要求呢？

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静观这个风云变幻的互联网+时代，创新模式层出不穷，高新技术一日千里。而处于这个时代中的我们，有骄傲，有自豪，但更多的是那心底抹不去的危机感，和云深不知处的焦虑。

即使是HR这个相对传统的业界，浮夸之风不也大行其道么？HR们天天在谈论所谓的人力资源战略管理，张口HRBP，闭口三支柱模型。但是，你所在的企业，是否已经建立了完善的人事制度？各项制度是否得到了不折不扣的执行？如何连员工档案管理这样的地基都没打好，切忌空谈什么人力资源战略管理。

HR们应该多多关注人力资源中的基础管理工作，把员工档案、人事制度等这些最简单、最重要的“小事”做细致、做扎实，正所谓“空谈误国，实干兴邦”。

So，我们一起来聊聊员工档案管理的1、2、3吧。

一、员工档案包括什么

说到员工档案管理，我们得先明确一下，哪些资料应该搁在档案里，作为员工档案中不可缺少的资料呢？

1、基础入职类档案

从人员的招聘、面试到入职，涉及到的相关资料都属于基础入职类档案，包括简历、面试评价表、入职审批表、人员信息表、身份证复印件、户口复印件、学历学位证书复印件、上家公司离职证明书、体检报告等等。

2、合同协议类档案

合同协议类主要包括劳动合同、竞业限制协议、保密协议、培训协议等。

3、业绩考核类档案

包括试用期转正考核资料、月度、季度、年度业绩考核表、职称评定考核表、管理能力评估表等。

4、培训学习类档案

包括在职期间参加各类外部培训和内部培训的培训记录、培训资料、培训成绩、培训证书复印件等资料。

5、职位异动类档案

包括薪酬级别调整的审批、证明材料，职位任命、岗位级别调整的审批、证明材料，公司内部不同子公司、不同部门的调动审批材料等。

6、行政奖罚类档案

员工在职期间获得奖励的材料，被行政处罚的材料，以及员工离职时的离职审批、交接相关材料。

7、其他

二、员工档案有多重要

很多HR可能没想到，员工档案其实是企业人力资源管理的抓手，建立员工档案、严管员工档案、用好员工档案，不仅能有效防范劳动争议，降低用工风险，而且能规范人事管理制度，提高人力资源专业化管理水准，另外也是企业人才选拔与人才发展的依据。

1、劳动争议的防火墙

现在的劳动者具有非常强的维权意识，当员工与企业发生争议的时候，员工会通过自己钻研或者通过寻求律师帮助，按照劳动合同相关法律和法规，捕捉企业人力资源管理不规范之处，如果HR没有按规定执行到位，任何一个漏洞都会置企业人力资源于尴尬之境，甚至让企业付出本不该有的经济赔偿。

这就需要HR人员具有较高的专业素质，懂得按照劳动法律法规规定的流程去操作，有较强的法律意识，做好员工关系管理中的每一个环节，档案中该有的资料必须有，资料上该员工签字的地方必须要签，该主管领导审批签字的地方必须要签。涉及到员工关系管理的关键环节，要时时留痕迹，处处有签字，遇到劳动争议能随时回溯、提供证据。

2、人事管理的推进器

建立严格的员工档案管理制度，意味着员工档案涉及到的员工入、转、培、调、离等各个人事管理环节都需要严格按流程办事，按要求填写资料，按规范签字确认，这样将从根本上带动人事管理整体流程的规范化，所以说，员工档案的严格管理是企业人事管理的推进器。

3、人才选拔的数据库

建立完善的员工档案，意味着完整记载了每一位员工从步入企业的那天起，个人的学习、发展、调级、晋升的关键事件，在企业人才选拔、人才发展、人才规划方面将起到重要的基础数据库的作用。有了这样完整、完善的人才发展数据库，人员的评估与测评、人才的选拔与任用就不再只是主观判断，不再仅仅是某位领导的一言之堂，而会有详尽的历史数据作为分析判断的客观基础，相信企业能轻松实现科学、公平、高效的人才发展规划与落地实施，可以说，员工档案为企业人才发展保驾护航。

三、如何管好员工档案

员工档案如此重要，那么如何管好员工档案呢？其实员工档案的管理并没有那么难，无非就是制度先行、责任到人、充分利用。

1、制度先行

企业一定要先建立规范科学的人事管理制度以及员工档案管理制度，规定好员工档案管理的原则、责任人、流程、奖罚政策等环节，在企业里经过认真讨论、各部门会签，经总经理审批发文，正式实施。只有在制度的保护之下，员工档案管理才有可能严格规范、执行到位。可以说，制度先行是员工档案管理的前提保障。

2、责任到人

管理员工档案的另一个关键点是必须做到职责明确、责任到人。员工档案的建立一般会涉及到具体用人部门以及人力资源部门的员工关系岗，员工档案的备份存档一般由人力资源员工关系专员来负责，如果企业有专门的档案部门，则由档案部档案管理人员负责存档、备份、借阅、消毁。对员工档案管理的相关责任人，要建立绩效考核制度，有明确的奖罚条例，出现问题要追究相关人员的责任。

3、充分利用

最后，要管好员工档案，重要的是要用好员工档案。如果只建不用，员工档案就只是一个空架子，最终会伦为形式化的工作，失去了管理的动力和意义。在员工试用期转正、调岗调薪、职位晋升、优秀员工选拔、管理人员评审等各个关键人事环节中，一定要养成这样的文化，习惯于从员工档案中提取业绩考评数据，依托员工档案数据进行分析判断，坚持用数字说话，坚持业绩导向。这样，企业人才发展将形成从员工档案出发、看数据、盯目标的良性循环。

说了这么多，总之一句话，员工档案管理非常重要！HR

小伙伴们快快行动起来吧，拿出工匠精神，从员工档案这样细小的工作做起，奠定企业扎实的人力资源管理基础。

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