问题:
集团性质企业如何做好异地办事处的人力资源工作?
我们是一家处于发展期的公司,我在公司里担任人力资源部经理一职。由于公司业务需求,在全国各地也都成立了分公司或者办事处。有些规模较大比如北京、武汉的办事处人员较多,有三四十人的团队,有些次一级的城市规模较小,也就4、5人的样子。由于地域和团队规模的限制,很多人力资源工作不知道如何开展,而且办事处主要任务是开拓市场,业绩第一,所以对办事处一直都处于“放养”的状态。我以前也一直都是普通企业的HR,没有过集团总部的工作经历,所以很多时候感到很为难,不知道如何开展异地办事处的人力资源工作。
请问各位大咖,我应该如何做好异地办事处的人力资源工作呢?
解答:
我几乎在同一年经历过在集团总部人资部、营销中心、2个办事处工作的经历,当时的管理还历历在目,结合具体做法和一些经验教训,与楼主交流如下:
办事处直属营销部
具体来讲,办事处或分公司是集团营销部的派驻机构,其预算、人员结构、职责、派驻、管理、社保、招录、离职、档案等事宜均由营销部直接管理,集团人资部只提供咨询、建议、监督和抽查的作用。
一般来讲,全国几大片区的主要负责人(比如:片区老总、各省市经理、财务负责人、仓库负责人、售后服务负责人等)由营销部直接派驻,其他人员则由各负责人在当地招聘。
若员工出现劳动纠纷、工伤等,也由营销部人事专员负责,不明白之处可以向人资部咨询或寻求协助。
办事处一人多职
就办事处的人员管理,负责人统管全局,包括招聘、培训、工资、绩效、员工关系等审批,但需报营销部备案,招聘有审批的编制、培训有按业务要求编制的教材、工资有公司确定的等级标准、绩效有考核办法和方案、员工关系有集团提供的统一格式合同、补充条款等,每个办事处或分公司都有负责这些工作的内勤人员,相当于人事文员。
她不但负责处理这些人事工作,向上级汇报,她接受营销部人事专员的指导或管理,但并不接受集团人事部的管理,她还要负责处理销售数据,甚至可能承担部分销售任务,类型这样的一人多职的情况,在办事处很普遍。
定期报送资料
就人事方面,入离职、培训、工资表、考核情况、考勤情况、会议纪要、计划总结等,办事处必须按照营销部的时间要求报送相关科室或领导处,多数是通过网络(如QQ邮箱)报送,也有走快递的(如劳动合同原件盖公章等)。
领导巡回检查
人事部、财务部、营销部、各大片区、各省市经理等对各分公司、办事处的人员管理情况可以随时抽查,或利用出差机会巡查,同时也接对各办事处的问题给予解答、投诉或协助,若发现手续不齐、不按流程办事的,将追究办事处第一负责人、营销部负责人的责任。当然,人事部是可能对营销部的人事管理情况及资料进行随时抽查,财务部随时对各主要负责人进行暗查并接受所有员工的投诉,发现经济问题将直接按严重违纪处理。
负责人轮岗
对办事处的财务、仓库及第一负责人均实行二到三年轮岗制,如:在北京工作三年后,不管业绩好与差,都需要调到其他办事处或回总部工作,目的是减少建立亲信和腐败的机率。
投诉渠道公开
集团办公室、人资部、财务部、营销部的投诉电话、邮箱、负责人姓名职务等都公布在营销部、各分公司或办事处,只要查证属实,都会按照集团制度处理,一些经济犯罪,我们当时经常麻烦公安局。
以上是一些主要的外地办事处人资管理工作,具体的细节还需要许多规定、制度、表格和流程去支撑,而且还要照顾到各办事处的具体情况而略有区别,不能一刀切。
总之,外地办事处的人资工作实行的是“营销部自治、人资部监督”的原则,并不是放养式,而且随着时间的推移,这些工作只会越来越细、越来越严。
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1楼 龙行天下shaq
人员少的办事处可以兼任,规模较大的可以考虑从当地招聘(总部人力资源部培训1-2个月)或者总部派驻一名人力资源人员。