信息化+人的智慧+资源整合+5W1H思维

作者昌拓宇更新于：2017-05-11 11:03 67855

内容来自 2017-05-12 打卡话题

　　我刚刚踏上人力资源岗位2个月，是17届人力资源应届毕业生，目前负责公司的基础人事工作，还包括一些基础岗位的招聘工作。经过几个月的工作，我发现我们在招聘的时候要让求职者填写《应聘登记表》，入职的时候还要填写《入职登记表》，经过核实，才能手动录入人事系统，特别麻烦，每个员工耗时15-20分钟。
　　另外还有每个月统计员工的办公用品需求、考勤签字确认，工资签收等等，有时候一天的工作就耗费在这些上面了。
　　请问各位，如何简化一些繁琐费时的人力资源工作？哪些人资工作可以简化处理？

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一切能够用信息化系统替代的人力资源工作，都是可以简化的。现在是互联网的时代，要提高工作效率，减少出错，利用OA系统、人资管理系统来简化和替代一些基础性地人力资源工作绝对是大势所趋。楼主所说的员工在应聘时填写《应聘登记表》，在入职时还要填《入职登记表》，为什么不将两张表整合一下，变成一张表呢？在员工应聘的时候一块填上，即节省了时间，也不做重复性劳动。至于要将员工资料手动录入到人事系统，我想大部分公司都需要这么做吧，也必须由人来做的，现在的人工智能还未强大到能够识别纸质资料上每个人的字迹。但你只要手动输入一次，以后都是直接从人资系统里调用这些信息就可以了。楼主说一个新入职员工的信息手动录入要花15到20分钟，我觉得应该不用这么长时间，顶多就5-10分钟一个。是不是咱们公司要求输入的信息太多了，或者是你们的系统不够人性化，亦或是楼主操作还未达到熟能生巧的程度。现在大多数的人事系统都有员工信息一键导入的功能，只要你在Excel模板里按照格式把信息输好，然后整体导入员工资料就可以了。人资很多工作能否简化和公司的信息化水平有密切关系。平时我们就要和公司负责信息化的伙伴们搞好关系，多沟通交流，自己也要掌握一些信息化的基础知识，借助信息化部门的技术优势，有时真能给我们人力资源工作带来不少方便。
有些基础性工作表面上看比较繁琐，但对于公司来说是很有意义且必要的。比如统计办公用品需求、考勤签字确认。工资签收表面上没有太多价值，但对于公司规避风险又是必需的举措。公司如果有信息化系统以上这些工作处理起来会提高不少效率。但作为公司来讲，所处的发展阶段不一样，初创型的公司首先要考虑的是我们要怎样活下来，其次才是如何加强管理。本身公司人就不多，够买信息化系统的成本如果远高于公司雇佣人自己做，公司肯定是暂不考虑上系统的。没有信息化系统的公司就不活了吗？工作还是要简化，靠的就是人的智慧了。比如统计每个员工的办公用品需求，每个人报过来的需求总是五花八门，不规范、不统一。有的公司就将提供什么样的办公用品列出一张Excel清单。员工报需求不需要别出心裁，只要在公司提供的模板上划勾然后填上数量就可以了，然后人资行政部门用Vlookup函数把大家的需求汇总到一张总表，需求信息一目了然，总数也用求和函数自动演算出来。正所谓熟能生巧，只要想办法很多工作其实并不复杂，用微软的办公软件就能搞定。
作为人资HR要学会整合资源，在很多公司每个部门都配有文员或秘书。关于考勤签字，工资签收都需要HR亲自去做吗。我觉得完全没必要，将权力下放，考勤确认就交给各自部门的文员自行核对，工资签收可能涉及到薪资保密，交给各部门负责人就可以了，这样很多工作我们只要做监督和检查即可，是不是就把自己解放出来了。这些事如果能再配合上相应的管理制度把它固化下来，就更完美了。再举个例子，员工纸质档案的整理和归档经常是耗时耗力的，特别是公司刚开始规范员工档案的时候，工作量较大。如果不做吧，又不规范，特别是遇到问题需要查阅员工档案的时候经常是翻箱倒柜，还出现员工档案丢失的现象。为了方便查阅，我们将每个人档案编号、造册，按工号顺序摆放。为了做这项工作，当时我们从高校找了几个大学生临时帮忙，开的是实习工资。对大学生来说工作轻松，没有工伤和不安全的风险，只是略显无聊。大学生利用寒暑假能赚上一笔生活费，我们能把档案室建立起来，就相当于各取所需了。

我这里不能确定地告诉你，哪些人资工作是一定可以简化的，哪些一定是不可以简化的。要根据公司的企业文化、发展阶段、管理水平、公司财务状况以及员工素质水平来定，就拿考勤签字这个工作来说，公司的销售人员、高管的考勤我们是没必要太过较真的，因为他们是拿业绩说话的，你管他今天有没有按时打卡，是否按时到公司上班，只要在月底把销售额、利润指标完成就可以了。还有一些公司推行弹性工作时间，企业文化是以结果为导向，你在这样的公司上班，考勤签字就不是什么非常重要的工作，该简化就简化。但如果公司推行的是严格按制度办事的企业文化，老板带头打卡，不迟到不早退，那考勤签字就变得很有必要了。在某项人资工作是否能简化这件事情上，我们一定不要僵化。

我们在思考一项工作能否简化时，经常采用的是一种叫做“5W1H”的思维方法。具体来说就是：

Why---为什么我们要做这项工作，目的是什么，能不能不做。

What---这项工作是什么，能不能用其他工作替代，这项工作是否重要，是否是重复性工作。

Where---这项工作应该在哪里做最好，从哪里可以找到资源。

When---这项工作是否现在一定要做，不做会怎样，根据工作的优先级和重要性什么时候做最好。

Who---这项工作应该谁来做，是否非要我来做，换其他人行不行。

How---这项工作应该怎么做，有没有简便的方法和措施。

尽管我们可以用这种思维来寻找简化工作的办法，但对于刚踏入职场的人来说，我还是不建议动不动就这样思考问题。

楼主作为应届毕业生，刚踏上工作岗位不久，不要一心想着如何简化工作，因为很多工作本身领导在设计时都是有所考虑的。不要觉得自己在公司是大材小用，工作太过繁琐费时。一个应届毕业生刚踏上工作岗位是干不了太高深技术活的，领导也不放心把有价值的工作交给应届生做。每个人都有一个成长的过程，很多成功人士都是从繁琐工作做起，摸索规律，然后一步一步取得信任，取得成功的。野田圣子是前日本首相大臣，她在年轻的时候做过洗厕工，因为马桶洗得太干净，马桶水都是可以喝的。李嘉诚年轻的时候在中南钟表厂是从泡茶扫地的小学徒做起的，但他从来没有抱怨过泡茶扫地繁琐费时，而是察言观色，见机行事，每天第一个到公司，最后一个离开公司。

最后我用海尔张瑞敏讲过的一句话共勉：把每一件简单的事做好就是不简单，把每一件平凡的事做好就是不平凡。

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