推荐为什么你的年度总结做不好

作者齐涛更新于：2017-01-09 18:33 4645

写出这个标题感觉有点大，自己本意是想说年度数据汇总分析问题的，但想想数据都做不好汇总和分析，年度总结报告肯定是做不好的。

从上个月到现在，有好多学员咨询：如何能快速汇总年度数据、年终总结如何做、从这些角度来分析数据可不可以，甚至有一些人直接把表传给我让我给他们做出最终结果，到现在还有不少人在加班汇总数据。从接触的这些问题中，发现了一些共性的问题，分享给大家，在2017年要避免这些问题的发生。

一、数据不全

数据不全是一个很大的问题，到年度数据汇总分析的时候，发现很多数据不全或者知道如何统计却因为统计太耗费时间和精力而放弃。

1、因工作未做到位导致数据不全

工作未做到位导致数据不全是一个普遍的问题，很多人是基于手头存有的数据进行分析，殊不知基于数据分析的数据源没做好，这个总结分析肯定也是漏洞百出或者没有实际意义的。领导一般只看总结分析，数据部分不会详细看，自己是应付过去了，但没有从数据中找到客观的问题和规律，工作是很难提高的。

常出现的问题是：入职数据、员工异动数据、招聘数据、培训数据等工作未做到位，前期没有对数据及时更新，导致后期数据不全或者核对有误。

解决方法：形成岗位工作手册，每项工作有详细的工作流程，工作结束后需要统计的信息数据及时更新。

2、因统计信息数据不规范导致数据不全

统计信息数据不规范的问题体现在表格统计不规范和方式方法使用不规范两个方面。

表格统计不规范的问题有很多，如日期统计格式不规范，各种日期格式都有，后期进行汇总时需要统一修改，甚至有的日期只有月和日没有年份，导致一些数据不准备。还如前期不注重原始数据，只注重处理后的数据，到年底时需要其它角度分析时因原始数据缺失出现问题。

方式方法使用不规范的问题主要是体现在存档方面，存档并不是将纸质文档保存就结束了，需要将纸质文档的信息转换为信息或数据录入电子表格中，以便查询统计方便，这就是要保存原始数据。有的人甚至是将纸质文档扫描存入电脑就说是电子存档，这种方式可以给予文档双保险，但是对数据查询统计不利，因为可以检索但是不能进行数据汇总。

解决方法：对表格进行说明备注、设定数据有效性等方式，让录入的数据规范；工作中产生的各种信息数据都及时录入Excel或软件中，每个表格有唯一检索值以便进行综合查询分析。

3、因不懂统计方法与技巧而放弃导致数据不全

有各种数据但不懂统计方法与技巧，同样是做不好数据分析的。除去软件自带数据汇总功能之外，多数HR还是需要借助办公软件如Excel来进行数据的汇总和分析，很多人都是卡在这一步上。如12个月的工资数据如何汇总、如何快速汇总每月入职和离职人员数据等，这些问题几乎每天都有人在群里或者私聊我来询问。有的集团公司要汇总全集团的数据，需要各公司汇总数据到集团，因统计口径和所用的表格模板不一致，也导致数据不全或者不准确。

解决方法：掌握Excel的基础操作、函数和数据透视表，能用这些知识来汇总分析数据；公司提前做好表格模板，并将统计口径统一，这样可以随时得到准确完整的数据。

二、数字罗列

这个问题主要体现在年度总结报告中，年度总结既是向领导汇报一年来的工作业绩，也是对本部门和本岗位的工作进行一次客观的评测分析，找出不足以便后期更快提升。

在做总结分析的时候，并不是说不允许数字罗列，而是不能单独的罗列，因为一般情况下单独的数字罗列是不能说明问题的，需要配合百分比、人均(月均、年均)数值等来进行说明，分析的重心自然而然也是百分比、人均(月均、年均)数值了。

为什么说单独的数字罗列一般情况下是不能说明问题呢？举个简单例子，A说我公司每年员工受训5000学时、培训花费达100万，B说我公司每年员工受训仅1000学时，培训费用仅20万元。这样乍一看A所说的数字很大，我们再看两个公司人数，A所在公司年平均人数5000人，B所在公司年平均人数为20人。这样来计算平均数值，A所在公司平均值要远低于B所在公司。

解决方法：出现的各种汇总数字，都要配合用百分比、人均(月均、年均)数值等进行深入说明。除非是没有百分比、人均(月均、年均)数值等才可以单独运用汇总数字。

三、应付式分析

应付式分析也是普遍存在的一个问题，主要指做总结分析时走过场，应付完事。这种应付并不是完全指主动性的应付，还有一种是被动的应付。

网络发达和网络资源的丰富，很多人习惯于借助网络搜索和网上求助，经常性的会碰到有人求年终总结模板或者求教年终总结分析哪些方面。通常进行数据汇总分析，多数人想到的是员工结构分析、离职情况分析、人工费分析等，笔者看一些人的年度总结，确实也是这些方面。这只是基本的一些分析，数据分析的内容太多了，我们不能纠结于基本的人事数据分析。还有部分人因为数据不全或者统计太复杂而选择应付式分析，让数字看的漂亮一些，没有人去深究数字后面的问题。

有的公司分析性别构成、岗位层级等是没有任何意义的，但还是有HR会把这块数据放上去。笔者认为，汇报的层次越低，分析的角度就要越多，进而从中发现问题。如果只是对自己本岗位的年度总结分析，就尽可能的详细，因为数据没有出来之前，我们不能确定哪些分析角度是有用处的。反之，汇报层次越高，分析就越趋向于重点，无关紧要的分析不用出现。

解决方法：对所有数据进行全方位的分析，从里面找到有分析意义的数据和角度，最终形成年度总结报告。

年终总结报告，是对本岗位、本部门全年工作的一个详尽分析，报告内容辅以数字说明更加让人信服。要做好各种数据汇总分析，我们需要从年初就开始收集录入各种原始数据，并掌握一定的Excel操作基础，这样才能找出工作中的规律和不足，让自己更快的成长。千万不要为总结而写总结，最终浪费了自己的时间，也难以找出工作中的不足。

【作者简介】

齐涛，三茅人力资源网专栏作家，高级人力资源师，有大型国有企业、民营企业人力资源经理、人资行政总监、人资行政副总工作经历。对人力资源各模块有丰富的管理实践经验，擅长HR工作系统性搭建与管理。著有《Excel 人力资源管理实操从入门到精通》（中国铁道出版社），在当当、京东、亚马逊、天猫均有售。

书籍试读请戳：《Excel 人力资源管理实操从入门到精通》