推荐从基础成长（6）：规章制度的管理

作者齐涛更新于：2017-01-06 17:57 3135

规章制度公布实施后，并不代表规章制度工作的终结，规章制度的工作实施动态管理，所以这一系列工作是需要一直持续做下去的。

关于规章制度的修订

规章制度需要结合公司情况、国家和地方法律法规等实行动态管理，制度修订需要注意以下几点：

1、制度修订和制定制度的程序是一样的。

2、对于实行红头文件格式的公司，如需对某项制度进行更新，建议是将修订的内容单独成文，发布《XX管理制度》的补充规定，定期或不定期对制度进行重新修订汇编。如果公司有《职工代表大会制度》的，可以和职工代表大会时间保持一致。

3、对于实行非红头文件格式的公司，如需对某项制度进行更新，可以进行更新制度，并在更新履历中进行备注。如果不用更新履历的，也可以和第2点采取同样的方法。

4、制度的修订不仅包括内容的修订，有的制度是试行版本的，到期后也需要重新公布正式版本。一般来说试行版本不超过一年(制度中规定试行期限除外)，到期后无论内容有没有更新修订，也需要重新公布正式版本。笔者曾经见过有公司的制度，一试行就多年，这根本是不科学的。

关于规章制度存档

制度存档并不是将签批的制度放到档案盒或文件夹中就代表已经存档了，它是需要一定的方法的。

1、对于红头文件，因为是发一次文，发文字号要重新编一次，哪怕是同一制度一年内可能发多次，发文字号一直是变化的，所以在发文内容中多了“废止”等字样，先废止前发文，再执行现发文。

这种制度的存档方式是按发文字号进行存档，已经废止的，要进行标注。如果有补充规定的，除了按发文字号排序，还需要将补充规定与主制度放在一起，以便执行过程中不会有遗漏。最好建立电子表格进行统计，哪些制度仍在执行，哪些制度已经废止。红头文件也可以结合文控印章进行管理。

2、对于非红头文件，一般是一个制度一个编号，不会改变。制度文件靠文控印章进行控制，新制度或版本版次升级后的制度，用印章标识文件受控状态，而旧文件用印章标识为作废文件，并非是直接销毁完事。

3、对于签批过的制度，无论是电子签批还是书面签批，都需要保留一份纸质原件存档。对于电子签批的，一般可以进行文档保护；而对于书面签批的，电子文档不建议发给他人，如果确需发给他人的，建议将签批后的文件扫描成PDF文档发送。

至此关于规章制度的内容结束，对于规章制度的文档格式规范方面没有涉及，这一项内容在模板一块内容中将会出现；而对于规章制度管理，有的企业有规范的文控管理制度，HR只是执行即可，而人力资源部一般也不会是文控部门，所以今天这一篇内容没有深入讲解。以后的内容中会涉及档案管理，里面会有关于文件档案管理的内容，有需要的朋友可以继续关注我的总结。

【作者简介】
齐涛，三茅人力资源网专栏作家，高级人力资源师，有大型国有企业、民营企业人力资源经理、人资行政总监、人资行政副总工作经历。对人力资源各模块有丰富的管理实践经验，擅长HR工作系统性搭建与管理。著有《Excel 人力资源管理实操从入门到精通》（中国铁道出版社），在当当、京东、亚马逊、天猫均有售。

书籍试读请戳：《Excel 人力资源管理实操从入门到精通》