推荐 从基础成长（3）：规章制度

规章制度很重要，可以说HR都会认同。对一些人来说，制定规章制度的也不难，因为网络能提供各种免费分享。经常听学员或同行说在网上搜索就有大量的资料，随便下载一篇修改一下就能成为公司的制度。笔者曾经见到过一个企业老总对人力资源部门发脾气，大概意思是：一个制度制定这么难吗？几天时间也没制定出来，在网上随便DOWN一篇修改一下就行了。笔者是非常不认同从网上DOWN下来制度修改后执行的，因为这些根本没有考虑公司环境、文化、管理习惯和方式等，DOWN下来的也是生搬硬套，起到的作用甚微。

用DOWN下来的资料做制度、规章制度不全、以命令或习惯当作制度、制度长久不更新与实际执行不相符、制度违反劳动法律法规等情况在不少企业都是存在的。而要把人力资源管理中的制度体系做好，是一项很大的工程，从编写到公布实施，从内容到格式版式，还要注意制度间的关联等，每一项工作都是需要耗费精力去做的。

下面将从规章制度的重要性、制定规章制度的注意事项、规章制度内容的构成要素、制定规章制度步骤、规章制度文档管理等各个方面对规章制度进行讲解。

一、认识规章制度的重要性

管理规范化有序化的需要

制度告诉公司员工应该做什么、不应该做什么、应该怎么做、做好了会怎样、做不好会怎样等，将员工的工作行为纳入到统一管理中来，统一的标准的管理确保了企业能快速的协调和发展。

如绩效考核管理办法可以确保公司员工和团队的工作目标和公司战略目标相一致，培训管理办法可以确定培训主责部门并根据公司的需求来提高员工各方面的素质。员工行为准则、工作规范等可以防止工作行为或管理的任意化。

保障公司和员工双方权利和义务

《劳动合同法》第4条中规定“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。”，公司要保障员工在劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等方面的权利，同时规章制度也规定了员工应履行的义务。公司在保障员工权利和义务同时，也会有相应的权利和义务。

规章制度为保障公司和员工双方权利和义务可以制定具体的措施、途径、方法等，形成良好的秩序环境，这样才可以让劳资双方和谐相处，减少纠纷的发生。

发生劳动纠纷提供证据

《劳动合同法》第39条 “劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：……（二）严重违反用人单位的规章制度的；（三）严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的；……”

《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第19条“用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。”

劳动合同除了达到终止与条件或双方协商一致解除，用人单位还可以依据公司规章制度和员工解除劳动合同。健全规范合法的规章制度在与劳动者的劳动纠纷中，起着重要的作用。

二、制定规章制度的注意事项

（一）规章制度不是越多越好

一但制度过多，会给员工带来负担，员工执行就遇到了问题，除了制度制定者，很少有员工去深入了解制度。笔者曾见过某家公司，人力资源部出台的制度达30多个，甚至是本部门人员都不能全面掌握这些制度，更别提让员工去了解这些制度内容了。

制度规定是比较生硬的，而且不可能涵盖各种特殊情况，只能把普遍的、有重大影响的内容涵盖进去。除规章制度之外，公司要建立优秀的企业文化，用文化来引导员工的思想和行为，用来弥补制度的不足，逐渐的减少简化制度。

（二）内容宜粗不宜细

在制定制度过程中，有不少人犯的一个错误就是想把一切在制度中说的很清楚，这种情况是不现实的，而且实际情况稍微变化就得修改制度，否则制度就起不到应有的作用了。

【情况1】将内容描述过细

某公司招聘管理制度中规定“招聘专员每天9:30前将XX网站、XX网站的招聘岗位刷新一次，11:30前将简历筛选完毕；……16:00前将初试人员邀约完毕；……每5天重新发布一次招聘岗位……”。

分析：这些内容完全可以删除掉，因为招聘专员的岗位职责就是有发布招聘信息、邀约面试等，配合着绩效考核，只需要考核结果即可，规定过细扼杀了员工工作积极性。如果公司要明确这些内容，可以做一份工作规范，作为制度的附件或单独成文。

【情况2】制度中带人名、临时名称或外部客观情况容易发生改变的情况

某公司卫生管理制度中对各个卫生区指定了责任人，在制定中明确写明了XXX负责XX区域的内容；某公司招聘管理制度中指明网络招聘要使用XX网站、XX网站等；某公司培训管理制度中写明公司外训全部交由XX公司负责……

分析：制度内容要相对稳定，对于制度中有可能会经常变化的情况，最好不要写进去。上述情况中有可能因为人员调动离职、招聘网站不适用公司的需求、公司外训政策的变化或第三方公司的变化等，造成制度需要更改。前述三个事例中，第一个可以将责任区和责任人做一份附件附在制度后面，或者出一份通知，明确责任区和责任人。第二个和第三个事例可以将制度里面的网站名称和公司名称删除。

【情况3】未考虑未来变化用一个标准规定

某公司培训管理制度中规定“每年11月20日前人力资源部完成培训需求调查，11月30日前完成培训需求调查的结果汇总并分析，完成下年度培训计划草稿报领导审批，年度培训计划内容包括培训部门、培训对象、培训目标、培训内容、培训讲师、培训方式、培训经费预算、培训时间等，12月15日前下年度员工培训计划最终完成。”。

分析：本制度内容乍一看是没问题的，对各项工作时间节点做了规定，但培训需求调查和完成年度培训计划草稿的时间要不要这么明确，如果真有意外情况是按制度执行还是延后完成？可以只对工作结果进行规定，可以将制度内容修改为“每年12月15日前人力资源部完成下年度员工培训计划”，并在制度后面附上年度员工培训计划制定流程、员工需求调查表、年度员工培训计划汇总表等。

在制度内容中，内容不要过细、要相对稳定，规章制度是一个综合体，除了制度的正文内容，附件中还可以包括适用表单、模板、流程、工作规范及其它适用内容等，正文中没必要对流程、表单、模板、工作规范等描述太细，需要描述的写明见附件N即可，附件的更改总比内容的更改要方便的多。同时也要注意，通知可以作为制度的一个补充，如情况3中，每年第4季度，人力资源部可以发布一个关于制定年度培训计划的通知，将详细要求与时间节点在通知中描述清楚，总比在制度中写明要好。至于哪些内容放在制度正文里面，哪些内容是在附件中或通过通知来发布，这也是需要根据工作实际和工作经验来判断的，并不能一概而论。

（三）要有预见性

制度内容中，除了符合现在的情况，也要考虑未来可能出现的情况，否则随着工作的变化，很快就不适应工作的需要，如果制度更新的不及时，有可能会造成公司和员工的矛盾。

（四）内容要严谨

严谨的规章制度才能保障公司和员工双方的权利和义务，保障管理规范化有序化。内容不严谨多发生在语言不准确、内容缺失、界限不清等情况。如未对严重违反规章制度或对单位造成重大损害的情形进行规定，依据两项内容与员工解除劳动合同；奖励或处罚未设上限和下限或积累的上限和下限，给公司和员工造成可能利益损害；福利制度里面规定享受的范围是公司全体员工，实际执行时却忽略返聘员工等情况。

（五）具有合法性

制度内容要符合国家和地方法律法规，内容合法才是规章制度有法律效力的基础，同时规章制度要对法律法规未具体规定的事宜要有具体规定。

如：《劳动合同法》第80条规定“用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反法律、法规规定的，由劳动行政部门责令改正，给予警告；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。”。劳动法律法规中未对严重违反规章制度或对单位造成重大损害的情形进行具体规定，单位的规章制度中要有具体的规定等。

（六）具有可执行性

规章制度作为共同遵守的标准，只有执行下去，才能发挥它应有的作用，否则就是“一纸空文”，不能出现针对某一条款有各种解释、各种执行方法或根本不能执行的情况。如制度中规定不服从领导安排的要进行考核或处罚；表现优异的奖励XX元；大幅降低成本的奖励XX元；规定员工离职率不超过12%但未规定具体计算公式等，这些都没有具体执行的标准，不具备可执行性。

（七）制度内容相互关联而不是相互重复或冲突

各个规章制度组成一个制度体系，它们一般不会是独立存在的，每个制度总会与另外一个或多个制度有关联或交叉的地方，这就需要制度制定者要充分了解它们之间的关联或交叉内容，一般关联或交叉的内容可以不再重复，直接在制度中写明“见《XX管理制度》”。

如绩效考核管理制度规定了考核分数与绩效工资的计算方法，在薪酬管理制度中涉及这一部分的内容，可以直接写明“见《绩效考核管理制度》”。这种做法的好处是除了精简篇幅，还可以避免绩效考核管理制度关于这部分内容修订时薪酬管理制度也要同步修订的问题。

内容的相互冲突也是要非常注意的，如笔者曾见某公司人事管理制度中规定“试用期员工旷工1天的视为严重违纪”，在员工奖惩制度的适用范围是全体员工，里面规定“员工连续旷工3天或自然年度内累计旷工7天的视为严重违纪”，这两个制度内容是冲突的。制度内容冲突，造成执行过程中的困难，公司与员工产生矛盾纠纷的可能性是非常大的。

【作者简介】

齐涛，三茅人力资源网专栏作家，高级人力资源师，有大型国有企业、民营企业人力资源经理、人资行政总监、人资行政副总工作经历。对人力资源各模块有丰富的管理实践经验，擅长HR工作系统性搭建与管理。著有《Excel 人力资源管理实操从入门到精通》（中国铁道出版社），在当当、京东、亚马逊、天猫均有售。

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