举报箱、意见箱、总经理信箱、绿色通道信箱等,都是为了收集员工意见,让员工感受到公司管理的人性化、公开性、透明性,其实与政府实施的“人民来信”、“信访办”是一个道理,目的是正视内部矛盾与问题,让问题及早暴露出来,以便大事化小、小事化了,尽量避免问题尖锐化、小事变大事。针对楼主遇到的员工举报信,可以这样来处理:
保密整理
不管是匿名或是署名的举报信,既然是举报性质,首要的就是保密,如果让他人知道就容易成为某些人打击报复举报者的借口,今后还有谁敢举报。要知道,由于员工之间相互熟悉,对某些员工的笔迹、口吻甚至一些事情的知晓面等了解一些,一旦发现举报信,就可能猜出是谁在举报了。
所以,收到这些举报信,要么楼主个人进行整理汇总,要么就与十分信得过的同事一起来整理,或者领导指定相关人员协助等。整理时,可以按照所举报问题的部门属性来归类,比如:可分成总部、某分店,然后分别细分为“总经办、行政人事、保安、保洁、大堂、后厨、采购等”,当然,是按年月时间段来。不管信息量有多大,也要限期整理完结,一千份还是一万份,及时向领导请求支援,或获得处理意见等。
整理时,可用表格来展示,举报信跟随每张表格进行依序分类就好,表格的内容可以有:序号、总部/某分店、责任部门、事件、时间、责任人、举报时间、处理意见、备注等。
呈报领导
分类整理结束后,可以根据自己的判断或经验,用红色或“*”号在备注中标明,即这些举报,个人认为属于比较重大的,然后用电子档及纸质件同时呈报自己的上级,请求处理意见。同时可以建议,由相关领导集体抽时间研究后决定,由于时间所限,可以分批分类进行研究决定。比如:本周研究这几个部门的,下周处理某几个部门的,或者先处理带“*”号的,再处理其他问题的。不管怎样,最终按照领导的意见办。
调查核实
既然是举报,其所写是否属实,有没有编造或夸大,就需要进行调查核实,这需要大量的时间与人力,而且还要讲求方法与技巧,否则,事实的真相将难以获得,就可能信任了不切实际的假举报,或者忽视了真凭实据的真举报。
这件事做起来比较费时,但很有意思,既有侦探的乐趣,也有动用360度绩效考核的味道,更有抽丝剥茧层层接近真实的求真欲,处理一件就少一件,就还原了真实,心里就踏实多了。
依规处理
不管是公物私用,还是考勤作假,还是管理问题,一旦查证属实,就需要掌握好各种证据,包括人证、物证、声音视频资料等,要统一归类,由专人、专地点进行保管。
然后,将这些证据和事实,呈相关领导审批,并提出处理意见,当然,是按照公司规定、国家法律来,既对违规者进行及时处理,也对举报不实的进行提醒告诫。
不管是警告、记过、辞退等,都必须做到事实清楚、证据充分、依据清楚,否则,将引起不必要的劳动纠纷,起不到规范管理、激发员工共同参与公司管理的目的。既不要轻易宽恕,也不要“宁可错杀一千,也不要放过一个”的扩大化处理。
对于一些关系员工、领导重视的员工,一定不要私自直接按规定进行处理,一定要征询领导意见,然后形成书面处理意见并送领导批准后再实施。
定期回复
对于已经处理结束的举报信,可以定期进行公开回复,用表格或公告信的方式,公开在宣传栏或内网上,也可以在员工月度会上讲解,当然,要重重的表扬举报者,同时要求大家如实、及时举报,既避免损失进一步扩大,也是弘扬正能量和公司正气,只有这样,公司的发展才会越来越好。
及时奖励
对于举报属实,挽回公司重大经济及名誉损失的举报人,也应暗地查找,核实清楚后,进行适当奖励,但应严格保密,不管是经济奖励还是物质奖励,财务都可以走其他渠道给予报销,尽量少的留下一些让其他人可以抓的痕迹。
如果只举报不奖励,举报的人会越来越少,如果举报者受到打击报复,也将造成无人举报的局面。所以,千万不要把举报的问题返回到责任部门或责任人那里去处理。
建立制度
前面讲了这么多,如果制订了“举报管理办法”,那就依制度办就好了,既然有这个“绿色通道信箱”,确实就应该制订这个信箱的管理办法,可以有:目的、范围、职责、定义、流程、违规处理、实施完善等。包括信箱的管理部门、开闭责任人、设置位置、举报信处理流程等,都可以在管理办法的流程中进行细化。
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总结得很全面,有可操性。唯一一点需要补充:对于无根据污蔑他人的举报,也应该做具体的调查及惩罚。这样奖惩分明,举报才能真正帮助公司发现和解决问题。
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