先执行再改善

作者梦絮蝶雨 2016-06-03 09:26 655

本文是对话题：【时事杂谈】工作例会太频繁，且占... 的摘抄和点评 收起↑

　　为了加强公司的管理，老板要求每周星期一召开全员大会，由老板亲自主持；每周二、四、六各部门开小例会，老板不参加，但是会看会议纪要。后来由于开会的次数太频繁，大家纷纷抱怨，跟老板商量后老板不愿意将开会的时间调整到上班时间，而变成每周一员工大会不变，但周二和周五还是要开小例会，这样还是要占用了我们晚上下班时间，而且每次开大会至少要2个小时左右，就算是小例会也得将近1个小时，这令大家很不满意。
　　请教大家，工作例会太频繁，且占用下班时间，我们该怎么办？

秉骏哥李志勇说：

类似老板，不在少数，何以应对，且看下文。
 
    执行起来
 
    部门小例会由原来每周二/四/六变为每周二/五，虽然仍然是占用晚上下班时间将近1小时，老板已经松动并改变，从时间上来说压缩了一次即三分之一即33%，已经很不错了，虽然大家很不满意，但应当先执行起来，所以，人资部必须第一时间出通知要求各部门执行。
 
    如果不执行，仍然说这不好那不便，一定会引起老板非常不满意，他会想到：原来没让步时，不是例会照开不误吗，我已经让了步，大家还有意见，是不是其他工作也是一样，让了步还有罪了？那干脆恢复原来的要求，否则，有意见的，可以辞职走人。
 
    要知道，老板都不是吓大的，只要老板一个人在，其他员工走光，他一样可以重新组建团队，凡是老板，都有这样的气魄和胆量。
 
    作为人资部、公司中高层、骨干员工，一定要按照老板的新要求，贯彻下去、劝导员工，否则，老板容易抓典型，责骂、处罚、辞退有关管理人员，起到杀鸡儆猴的作用。中高层稳定了，老板就不会太担心，如果个别或一些员工还有意见，处理起来都相对容易些。
 
    所以，老板的新决定，一定不要没执行就反对或有意见，一定要执行起来再说，在过程中遇到什么新问题新情况，再及时汇报处理就是，如果不立即执行，在这等强势老板面前，人资部或中高层人员只有苦果子吃的。
 
    耐心引导
 
    人资部应会同中高层干部，将老板的要求执行下去，并对员工可能存在的不满意提出如下对策：
 
    要求明确。小例会的会议纪律与其他会议一样，没有特殊，但确因工作或其他事情无法参加的，需提前请假并获批，否则，一律视为违纪。
 
    劝导用语。各中高层人员一定要充分理解老板的决定，在员工意见面前，可以有以下几层引导用语：老板已经让步，如果再有意见，老板会很不高兴，大家就有点不通情理了，老板没让步时，每周三次会不也是开得很好吗；我们开会，不只是为了开会而开会，确实是把大家召集在一起，有那么多的问题要处理和解决，同时大家也可以加强联系、加深沟通，同时还可以起到培训学习交流的作用，更有利于我们部门团结协作性的养成；如果对这样的安排还有意见，可以按程序一层一层的反映，公司会有一个合理的答复，绝不允许私下乱传乱讲，否则，发现一起处理一起，绝不姑息。
 
    领导带头。部门负责人及主要骨干员工，一定要不折不扣的执行，要定期举行例会，提前安排好其他工作，会前列好主要内容提纲，保证会议纪律和会议质量，如果有意见，请保留或个别再反映意见，一定要执行起来再说，否则，如果不执行，出现任何情况时，就不要怪不顾同事情份了。
 
    另外，如果有机会与老板见面或汇报工作，人资部、各中高层可以点到为止的给老板反映一下普通员工对例会的意见，如果形成较大面的员工意见，可以说多一点，多人多次去给老板反映，老板就会更慎重考虑，至少是为今后更优化的例会形式打下一定基础。
 
    检查监督
 
    通知要求下去后，人资部需要对会议情况进行抽查，包括实地参加会议、检查会议纪要、抽访与会人员等，如果弄虚作假，必须对相关管理人员提出处理意见，送批后执行。
 
    当然，检查监督要留下记录，比如：抽查某部门某天的会议，一定要请该部门负责人签字。存档备查。
 
    意见处理
 
    普通员工意见。如果是个别部门个别员工的意见，先由该部门负责人劝导和处理，如果无效可由人资部处理，再无效，可公司高层处理，再无效，则只好劝离或协商离职。
 
    管理人员意见。任何管理人员，如果有意见，可由直接上级先行解决，无效时，人资可参与处理，再无效时由高层处理，最终也可以协商离职。
 
    群体意见。一次10人以上反映意见，就可以说是群体性的，一要抓住带头员工说服教育，二要多找相关领导出来解释说明劝导安抚等，三是可以适当让步以稳定为主，四是及时给上级及老板反映情况。
 
    劝导老板
 
    当执行一段时间，出现这样那样的问题并处理后，各部门负责人、中高层，包括老板在内，都一定了解如此执行还是存在问题，等到老板想松动但不好意思开口时，可以寻机给老板提出如下建议：
 
    每周一全体员工大会维持，部门例会每周二次，可否改为员工大会后当天举行，一是及时传达公司要求，二是检查上周工作/布置本周工作，如果是业务部门需要每天上班开早会，大约花十来分钟时间，检查昨天完成情况/布置今天主要工作等，如果是制造/质量部门每天早会晚会都要开，其他部门开展每天早会，不但总结昨天布置今天，起到日清日高的效果，而且可以将学习公司制度安插进来，并且主持者可以每天一换，让每个人都有机会在语言表达和胆量上得到锻炼，甚至可以制订早会/晚会流程，要求各部门遵照执行。将时间花整为零/分散进行，不容易让员工感到不舒服，会议的效果还会更好。
 
    当然，从一种习惯到另一个方式，都有一个调整、转变和适应的过程，公司要给部门和员工一个适应期，员工也要理解公司的这种做法，如果老板基本认可就可以执行，如果不认可还只能“外甥打灯笼——照旧（舅）”。
 



    会议会议，聚在一起讨论宣布议事之意。因议而会，故，会而要议，议而要决，决而要行；若，因会而会或会而不决或决而不行，是，费时费力费神费钱，没事干、劳民伤财、不得人心的。过多，成会海，会淹死人，淹没公司的效益，会过少，上情不下达，下情难上传，执行会走样，同样没效益。
 
    会议不多不少为啥样？一般讲：周/月/季/半年/全年会不能少，早会/晚会视部门需要定，其实最需要的“现场办公会”，直接相关的部门或人员参与并现场解决问题，这才最为重要。

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