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本期将为大家解读《知识管理：为业务绩效赋能》的第六节——采取循证法进行知识组织。本书由人民邮电出版社出版。
 
我们已经讨论过的知识框架中的知识整合、知识寻找、内化和再利用都是知识组织的表现。本节音频介绍的知识组织系统的重点是用一种系统和循证的方法来组织显性知识和支持文件（这里提到的循证的意思是基于证据的实践），并把这些内容与主题专家和社区讨论的主题联系起来。没有这种方法，就难以指导知识管理框架中知识组织涉及的许多技术活动。
 
知识组织需要设计一个基础设施来满足特定的需求和目的。这些需求和目的来自业务动因，并指向知识管理实施目标。例如，有的目标可能是确保组织某部分取得的经验教训可以在其他地方再次使用，以避免浪费成本或降低风险；有的目标可能是加快新员工的学习速度，以便在高流动率或增长时期保持战略能力等等。
 
分类和元数据、信息架构和搜索是构成知识组织系统的三个连锁元素，它们的组合非常像一个知识管理框架。下面我们具体来了解知识组织的三个要素。
先来看分类和元数据。
分类是一组类别和主题的受控词汇表，可描述文档内容，标记专业知识的主题以及社团领域或社区讨论的主题。分类使你可以把内容与内容、内容与人、内容与社区连接起来。
因为分类的用途多样，它们必须支持多个受控词汇表，而不是单一层次的结构化词汇表，
例如，如果我们从顶层的角度组织经验教训，一般先按项目类型，再按项目活动，最后按客户进行分类。但是从客户经理的观点看，这么做欠妥，客户经理会明显偏向先按客户类型进行知识分类。
这个问题的解决方案是建立一个受控词汇表的系统，该系统叫作分类面。我们会有三面：项目类型面、客户面、项目活动面。根据每个面来标记文档（比如谈话、专家），这样项目经理和客户经理就都能从对他们最有意义的角度，轻松地查找资源。
分面分类结构比一个大的单层次结构更简单，也更容易导航。
元数据指关于资源的结构化数据，例如作者、标题、主题关键词、出版日期、访问许可都是元数据的组成部分。
元数据的作用主要有以下三个。
第一个作用是，确定内容，描述性元数据捕捉唯一的标识符，例如作者和标题字段，并把每个文档与其他文档区分开来。
第二个作用是，帮助系统管理内容，例如，行政性、结构性的元数据可以捕捉类似版本号、归档日期、安全和访问权限、文件类型等信息，并反馈哪些应用可以读取它们。
第三个作用是，协助内容的检索，例如，描述性元数据可以捕捉分类主题、用户定义的标签、内容类型和文档描述等信息。
分类面为帮助检索的描述性元数据元素提供词汇表。
第二个要素是，信息架构。
“信息架构”指信息环境（如网站、内部网、知识库、门户和社区空间）的总体设计，信息架构需要密切了解不同的用户群及其需求。
信息架构关注整体环境，在构架中管理和导航知识内容，而分类提供核心词汇用于描述内容的各个部分。信息架构标签和分类标签经常有重叠部分，但不完全相同。
第三个要素是搜索。
当人们谈论搜索时，通常提到的是构成企业搜索的技术，而没有意识到搜索的设计元素。搜索技术包含以下设计元素：给文档配置索引的规则、利用分类结构的方式以及通过设计的信息环境支持导航的方式等等。
分类和元数据、信息架构和搜索是构成知识组织系统的三个连锁元素，当这些元素没有通过总体设计和共同的实施方法彼此交互时，它们的有效性就会大大降低。
 
对分类设计和信息架构的迭代设计的面分析，不能建立在直觉、猜测或意见有限的基础上，它们需要采用循证法，循证法可以简单理解为一种基于证据的实践过程。
在知识组织方面，有以下三类证据或“证明”。
第一类是内容证明。
内容证明是证明用户当前如何描述和组织知识内容。通过收集现有的分类表和分类标准、文件夹结构和站点结构、对收集的内容的标签方案、整理知识产品的内容页等，就可以收集证据。
第二类是用户证明。
用户证明是证明不同用户群最重要和最频繁的工作活动。用户证明要求为不同的用户群建立一系列的用例场景，涵盖一系列依赖于知识和信息消费的关键工作活动。用户证明提供信息和知识使用的背景与目的，这样有助于确定内容证明的哪些部分是最重要和最相关的。
第三类是标准证明。
标准证明是证明工作组需要与其他组交流信息和知识的情况，无论内部还是外部，因此需要使用标准共享词汇。例如，政府资助机构需要上报国家统计系统，因此需要使用对行业、机构、人口细分等的标准分类。
在某些情况下，用户证明可能和标准证明冲突，即标准词汇与用户思考和描述资源的方式不匹配。在这种情况下，你要在面向用户的分类词汇和所需标准之间建立联系，这样系统就能自动关联两组术语和连接两组信息内容。
采取循证法意味着用一种系统的方法收集三类证明。首先是用户证明，它帮你了解分类和信息架构将支持的知识工作。其次是内容证明，它收集所有现有的词汇系统和组织系统，以便使用信息和知识，这些要么形成分类的输入，要么将通过词典对应分类，这样不同形式的术语由系统识别，并与它们各自的分类术语关联。最后，标准证明指出了需要在哪个部分使用标准分类和分类表。
 
知识组织的相关内容就为大家介绍到这里。在知识管理实施期间，知识组织的角色主要是设计任务，集成分类与元数据、信息架构和搜索的能力。为了使知识管理发挥作用，需要一种系统的循证方法，这种方法基于对组织当前实际的彻底了解。分类、信息架构和搜索设计工作有一定的技术含量，不是所有专家都有这三种技能。通常情况下，三种角色需要作为一个团队协同工作，才能开发和维护知识组织系统。
 
以上就是本书第六节，采取循证法进行知识组织，恭喜你，职场晋升之路上，又前进了一步。
接下来将为大家解读本书第七节建立知识管理拥护者网络，助力知识管理活动。我们下期见。