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会员中心 > 听书 > 沟通力!拼职场,别输在不...> 【04】KPT模板与图表,让汇报更有效

【04】KPT模板与图表,让汇报更有效

更新时间 2019-09-04 11:57:05 播放量 29,185 总时长 07:33

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你好,这里是三茅听书频道,用一杯咖啡的时间与你共读好书。
本期将为大家解读《沟通力!拼职场别输在不会汇报工作上》的第四部分——KPT模板与图表,让汇报更有效。本书由中国铁道出版社出版。
 
汇报材料是下属交给领导,进行工作汇报的文稿,主要是为了说明自身的工作情况。提交工作汇报本身看似平常,实际却是非常重要的。本节内容将介绍KPT模板和图表两种增强汇报有效性的方式,帮助大家写好汇报材料,让领导更好地了解自己的工作状况。
 
汇报写得好,能够较好地说明工作状况,引起领导的重视,以便于继续开展工作;汇报写得不好,内容不符合主旨,思路不清晰,言语拖沓,就不能很好地说明工作状况,不利于推动工作进程。
下面先为大家介绍利用“KPT”模板撰写工作汇报的方法。
KPT模板是来源于日本的一种工作记录方法,主要由三个部分组成,分别是Keep、Problem和Try。
Keep指当前正在做的事务,Problem指今日所遇到的问题,Try指明天要准备尝试的解决方案。
这三个部分就可以组成一份非常简单明了的工作汇报,既能很好地体现你的工作状态,还能层次分明地向领导传递工作中遇到的困难,解决方案还能体现出你的工作能力、
 
除了KPT以外,还有一种根据KPT演化出来的汇报方法——KPTP,是在KPT的基础上增加了一项Plan(计划),按照KPTP写出来的工作汇报就包括今天做了哪些事,遇到了哪些问题,准备尝试的方法,所以明天的计划有哪些。
给一个例子,帮助大家理解KPTP模板的使用。
汇报人:小王。
汇报日期:2019年8月27日
K部分:
第一,帮助客户王先生办理广告业务;
第二,整理广告文案;
第三,统计客户信息。
第一个P,问题部分:
统计客户信息工作整体效率很低,50个客户信息花费了2个多小时。
T部分:
明天找广告总监商谈一下,是否可以增加人手,派专门人员整理客户信息
第二个P,计划部分:
先找广告总监商谈增加整理客户信息的工作人员事宜;
再进一步跟进客户王先生的广告牌制作事宜。
这就是关于KPTP模板应用的例子。KPT模板与KPTP模板架构清楚,能够帮助大家快速撰写出优质的工作汇报。
 
想要使汇报材料更具说服力,还可以使用图表来辅助说明。
繁杂的文字资料很容易让人感到疲劳,而图表则言简意赅。在各个公司,无论是公司的架构关系,还是未来的发展前景,亦或是营销、调研、财务、企划、咨询等商业活动,图表都是简洁、准确而高效地表达着信息。
那么,如何形象直观地使用图表阐述想要表达的内容呢?有两个建议:
一是图表制作要遵循“简单至上”原则。简单有效、一目了然,演示清晰的图表就已经能够提高汇报的效率,不必做得过于绚丽和复杂;
二是图表不宜过多。尽管图表能为汇报带来便利,但是心理学研究表明,汇报中使用3~5个图表可以吸引受众100%的注意力,但若连续使用20个图表,受众则不会记住任何一个图表内容。
 
想要恰当地运用图表,我们需要了解图表的类型和使用场合。
首先来看图表的类型。图表主要可以分为数据和非数据两类。
数据类图表包括:表格、饼形图、条形图、柱形图、线形图和散点图。
非数据类图表主要包括:组织架构图、地图、甘特图、流程图、概念图和矩阵图。
数据类图表的设计要遵循三个步骤:
首先是确定要表达的信息,接着要确定比较的类型,最后根据前两步的结论来选择图表类型。
确定要表达的信息很好理解,很多人可能不知道比较类型是什么。比较类型主要有以下几种:
第一种,成分。指各部分内容所占百分比的大小,比如,3月份,甲产品销售总量占比为60%;
第二种,排序。指的是不同元素之间并列、高于或者低于的相互关系,如,3月份甲产品的销售总额超过乙产品;
第三种,时间序列。指一段时间内某个要素的变化趋势,如,甲产品的销售额在3月份以后呈上升态势;
第四种,频率分布。指在渐进数列中的数量分布,例如,3月份,公司多数产品销售价格集中在1000~2000元;
第五种,关联性。指的是两种变量之间的关联程度,比如,3月份的销售业绩表明,销量与销售人员经验的多少有密切联系。
在掌握比较类型之后,我们就可以有针对性地选择图表类型了:
饼形图可以用来表示成分;
条形图可以用来表示排序和关联性;
线形图和柱形图可以用来表示时间序列、频率分布;
散点图可以用来表示关联性,等等。
一份合格的图形主要包括信息标题、图表标题、脚注、标签和资料来源等内容。
信息标题陈述了对所列数据的理解;
图表标题是对图表主题的介绍;
脚注是对图表中某一元素的评述;
标签是对图表内容的评述;
资料来源一般作为参考,让数据更可信。
图表在商业沟通中扮演着十分重要的角色,能够清晰直观地传达目标信息,提高沟通效率。
 
善于KPT模板与图表,让汇报更有效就分享到这里。KPT的文字汇报方式架构清楚,图表信息清晰易懂,职场人士如果能够熟练使用KPT模板的汇报方法,准确恰当地利用图表来传递信息,就会使自己的工作汇报更加简洁有力。
 
以上就是本书第四部分,KPT模板与图表,让汇报更有效,恭喜你,职场晋升之路上,又前进了一步。
接下来将为大家解读本书第五部分,金字塔结构,让汇报层次更分明。我们下期见。

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【01】主动汇报工作,提高职场“能见度” 可试听
【02】建立有效的汇报机制
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【04】KPT模板与图表,让汇报更有效
【05】金字塔结构,让汇报层次更分明
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