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会员中心 > 听书 > 沟通力!拼职场,别输在不...> 【03】多看多记多思考,提升书面表达能力

【03】多看多记多思考,提升书面表达能力

更新时间 2019-09-04 11:56:30 播放量 12,069 总时长 07:51

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你好,这里是三茅听书频道,用一杯咖啡的时间与你共读好书。
本期将为大家解读《沟通力!拼职场别输在不会汇报工作上》的第三部分——多看多记多思考,提升书面表达能力。本书由中国铁道出版社出版。
 
职场中的书面写作很多,应用场景很丰富,恰当应用书面表达能力,能够有效地帮助我们达成工作交流的目的。本节内容就为大家介绍提高职场书面表达能力的有效方法,帮助大家达到以恰当得体的文字传达清晰准确的工作信息的目的。
 
书面表达能力是职场中一项重要的表达能力,这里所说的写作不是主观随意式的写作,而是客观严肃的写作。职场中的写作分为很多类型,主要有工作总结、工作报告、工作方案、知识备忘、会议纪要等。这些内容在写作时要求凝练概括、汇总提炼,这种写作能力是成为文秘、高级助理甚至高级管理者必备的能力。
 
那么我们要怎样提高自己的书面表达能力呢?可以从以下几个方面进行积累与训练:
第一,输入决定输出。输入主要包括读和见。
读的方式很多,经典书籍,优质媒体都可以是我们补充知识的来源。读就相当于打地基,需要一个日积月累的过程,短期内不会出现特别明显的效果,但是随着时间的积累,底子也会越来越厚。
见,就是在读的基础上扩展,与人直接交流、见识各种类别的书面写作形式等都可以增长见识,而这些见识也会在头脑中形成一个可以随时取用的资料库。
第二,输出刺激输入。不断地输出也会刺激自己进行信息输入。
想要以输出刺激输入,不妨从整理会议记录、情况反映做起,做到勤写、多写且长期坚持下去。
可以先从通知、大事记、会议记录等相对内容单一、结构简单、篇幅短小的文体开始写起,逐步向工作意见、工作规划、工作汇报、工作总结等相对复杂的文体拓展;
也可以先从办法、规定、条例等相对来说规范性较强、模式化程度高的文体写起,逐步向调查报告、经验材料等非规范化、非模式化的文体拓展;
还可以从自己熟悉的领域写起,逐步向其他领域拓展。
从易到难,从简单到复杂逐步进行,就会逐渐增强写作自信心。
第三,乐于思考。只有对内容经过精心思考,再动笔写作,才能写出结构严道,逻辑性、条理性强的文章。
在公文写作前,谋篇布局是思路的重要表现形式。提高谋篇布局的能力,关键是要认真锻炼思路,加强思维活动的逻辑性、条理性的训练。列提纲和打腹稿是有效锻炼写作思路的好方法。
按提纲,一定要在掌握写作意图的基础上进行。
提纲列得越细致越好,不只要列大题目,还要列小题目,每个小题目里各写几层意思,哪一层意思放在哪一个题目中也要考虑清楚。
比较简短的公文,可以不列提纲,但一定要打好腹稿。打腹稿虽然不一定形成文字,但对文稿的谋篇布局要想明白,这也要求在平时就多思考,多积累。一般来说,打腹稿所花费的时间往往比写作更多。
第四,正确使用不同的文体。
在工作中,我们要按照不同公文的体例要求来撰写内容,这样更有利于有效阅读。一般工作汇报中常见的有请示、汇报、函这三种文体。
那我们应该怎样辨识运用这三种常见文体呢?
一是依靠隶属关系确定适用文体。
“请示”和“函”都有请求批准的功能,但要根据行文方向,选择相应的文体。
向具有隶属关系的上级机关行文,应该用“请示”,比如,关于购置XX设备的请示;
向无隶属关系的机关行文,应该用“函”,如,A公司关于与B单位建立合作关系的函。
二是依靠公文的具体事由确定适用文体。
报告与请示两种文件,因为同是上行文,人们往往分辨不清,在工作中常常混用、错用。我们通过比较,完全可以将两者区别开来。区别有以下三点:
第一,从性质上看,报告是陈述性公文,是阅件;请示是请求性公文,是批件、办件。
第二,从内容上看,报告是汇报工作、反映情况、提出建议和答复上级问用的,不能写请示事项;请示重在请求,要写清请示事项,要求上级批复。
第三,从时限上看,报告是事后说明,请求是事前陈文,比如:关于XX公司年会费用支出情况分析报告;关于XX部门更换设备的请示。请示的发出机关,要等上级批复之后才能把请示付诸实施,绝不能“先斩后奏”。
第五,善于修改。
多写、多练、多思考固然重要,但写完之后的修改过程也是对写作能力的一种锻炼。修改这一行为符合由浅入深、由片面到全面的规律,经常修改文章,写作能力也会提高。
修改的方向主要包括以下四点:
一是,斟酌主题,看主题是否恰当、突出和深刻;
二是,研究文章结构,看是否前后衔接得体,整体是否协调,层次是否清楚,段落是否分明。过度是否自然;
三是检查素材,看看素材是否真实、新颖、生动,是否是对主题的得体说明;
四是推敲文字,看里面用到的文字、标点、句子是否恰当。
只要坚持从以上四个方面对自己写过的文字进行修改,就一定会锻炼自己的思考能力,开拓思路,久而久之,写作能力也会得到提高。
 
多看多记多思考,提升书面表达能力就介绍到这里。提升书面表达能力,就是在加强你的职场优势。大家可以借助本节内容介绍的方式,坚持读、写、思考,从而提高自己的写作能力,为职业生涯的长久发展打好坚实的基础。
 
以上就是本书第三部分,多看多记多思考,提升书面表达能力,恭喜你,职场晋升之路上,又前进了一步。
接下来将为大家解读本书第四部分,KPT模板与图表,让汇报更有效。我们下期见。

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【01】主动汇报工作,提高职场“能见度” 可试听
【02】建立有效的汇报机制
【03】多看多记多思考,提升书面表达能力
【04】KPT模板与图表,让汇报更有效
【05】金字塔结构,让汇报层次更分明
【06】用“电梯游说”实现高效汇报
【07】因人而异,汇报方式要跟着领导的性格走
【08】化解负面情绪,拿出建设性方案
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