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本期将为大家解读《人力资源管理应备的财务常识》的第十部分--人力资源要做的其他防范措施。本书由中国铁道出版社出版。
公司的人力资源部除了要处理好本部门的各种工作外,还应配合财务部做一些必要的工作,比如防范财务风险。
从行业经验来看,人力资源首先要从劳动合同的签订出发防范财务风险,其次是要从员工离职后的竞业限制出发防范财务风险。
除此之外,人力资源还可以从哪些方面采取措施防范财务风险呢?
本节内容我们就从人力资源的一些细节工作入手,讲解防范财务风险的措施:
首先是要及时告知财务部工资的调整时间。
很多公司当月发放给员工的工资是其上月的工资,而财会人员在人力资源部提交员工工资信息时,其财务处理工作是计提员工工资,在发放工资时要做的财务处理工作是支付员工工资。
这一过程中如果涉及员工工资的调整,则会影响财会人员的财务处理工作细节。如果人力资源部没有及时告知财务部员工的工资调整情况,则财会人员很可能以原来的工资标准记账,轻则导致账目不平,重则被审计机构查出问题而遭受罚款。
有这样一个案例:
某公司一名员工,2018年7月的工资按原来的标准核算,但当月该员工向公司申请加薪,并得到批准,8月工资将按最新标准核算,而人力资源部没有及时向财务部提交员工工资调整信息,依然以原来的工资标准上报该名员工的8月工资金额,等到9月发放工资时,该名员工提出其8月的工资不对,于是财会人员将人力资源部提交的工资明细交给该名员工核实,这才得知了调薪的事情。这样,财务部只能对该名员工补发工资,同时调整账目,进行增加了财务人员的工作量。
如果该名员工的工资涉及缴纳个人所得税,最终运气不好被审计部门查出问题,则公司和员工个人很可能被认定为偷税,进而陷入缴纳罚款的财务风险中。
再来说人力资源规避财务风险的第二个细节,就是要及时将每月的工资信息提交给财务部,这样方便财会人员做账并及时审核员工工资的正确与否,从而及时代扣代缴个人所得税、社保和住房公积金,以免公司卷入账目不清、拖延缴纳个人所得税以及涉嫌不为员工缴纳社保的财务风险中。
然后是要协助财务部监督离职人员交接工作。有些员工的工作内容涉及公司机密,如果不做好员工离职交接工作的监督,则可能导致公司机密被泄露,进而使公司陷入财务风险。
在监督离职人员交接工作时,可从以下4个方面入手进行:
第一,完善离职工作交接事务的处理,包括:
核对员工入职手续时提供的个人相关证件材料;
分析员工的离职心理,查找到员工离职的动机;
根据相关工作制度与物品管理制度,检查离职员工对办公物品的管理、领用、使用的登记备案情况,若发现员工擅自带走公司财物且数额较大的,应及时向公安机关报案,维护公司利益;
针对离职员工的工作内容采取一定的措施,要求员工办理相关的内容交接,比如,员工不配合人力资源部和财务部办理工作交接手续的,公司有权暂缓为其办理离职手续。
第二,离职的薪资处理。离职往往是劳动纠纷的多发阶段,为了防范法律风险,人力资源部和财务部应为公司做好这些事务:
一次性结清工资,尽量避免要求离职员工在公司下月正常发薪日领取工资的做法;
支付经济补偿金和赔偿金;
妥善处理其他薪酬福利事项,如社保和住房公积金等,公司应与员工协商确定转移手续的办理时间和双方如何配合办理等。
第三,进行人事档案转移。员工离职时,公司有义务为员工办理必要的相关手续,包括向员工出具离职证明、转移员工个人人事档案等。这些事务主要由人力资源部负责。
第四,离职手续文件的签署。员工离职时,公司应要求离职员工签署离职文件,履行必要的内部手续。人力资源部要协助公司妥善保管这些离职文件,在内容和形式上完整、准确地记录离职环节,防止员工离职后对公司某项行为提起劳动争议仲裁申诉,做好充分的证据收集工作。
最后,我们从管理好劳动合同台账的角度出发讲解财务风险的防范。
劳动合同台账就是公司员工劳动合同详细资料的一个登记表,以方便公司管理本单位的劳动合同。该台账的主要内容包括:员工姓名、部门、岗位、入职日期、签订合同日期、合同生效日期、合同到期日期、续签情况、合同变更事项、合同解除及合同终止等。
劳动合同台账的登记表可根据公司需要的具体内容来编制,没有固定模式。
有些比较大型的公司还会把劳动合同台账分成不同的台账,方便管理,比如:
员工登记表,用于记录个人信息资料;
劳动合同台账,用于记录劳动关系的变化情况;
员工统计表,用于记录公司组织结构的调整情况;
专项协议台账,用于管理员工特殊情况;
社会保险及医疗期台账,用于记录员工的各项权益情况;
员工培训台账,用于记录员工的培训情况;
终止和解除劳动关系台账,用于记录员工的离职和工作绩效情况;
还有就是其他必要的台账,如人力资源发展规划管理等。
这些台账都与员工的工资有或多或少的联系,管理好了就能减少离职后因为工资问题发生纠纷的可能性,进而防止公司陷入相关的财务风险。
关于人力资源要做的财务风险的防范措施就介绍到这里,主要有4个方面:
一是及时告知财务部工资的调整时间;
二是及时将每月的工资信息提交给财务部;
三是协助财务部监督离职人员交接工作;
四是管理好劳动合同台账。
希望大家在工作中能从以上4个方面出发,意识到人力资源工作与防范财务风险之间的联系,做好本节内容介绍的细节工作,进而帮助公司更好地协调内部工作。
到这里本书全部内容就解读完成了,感谢你听完这本书。
这是一本专门帮助人力资源工作者学习财务知识的书籍,书中综合介绍了人力资源工作中会涉及到的各方面财务知识。 本书针对性较强,在讲解过程中以公司人力资源工作者为出发点,深入浅出地介绍了与其工作有关的财务知识。因此对于在岗的人力资源工作者、或即将以及想要从事人力资源工作的人来说,都是非常实用的。
爱学习的人运气总不会差的,祝你的职业发展之路顺利前进,不断达成自己的小目标。
我们下一本书,再会。