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本期将为大家解读《人力资源管理应备的财务常识》的第四部分--人力资源的日常开支会涉及的财务知识。本书由中国铁道出版社出版。
 
公司内部的各个部门都会发生或多或少的日常开支，人力资源部也不例外，这些日常开支的账务与财务部的工作息息相关，例如：采购办公用品的费用要报给财务部、采购收到的发票要及时交给财务部、招聘消耗的经费要报给财务部、人力资源部发生的员工培训费需要列支统计给财务部，因此，人力资源不得不学习有关的财务知识。
本节内容就具体针对以上四种日常开支情况来为大家讲解其中会涉及到的财务知识。
 
先来看看，人力资源在采购办公用品时会涉及哪些财务知识。
一般来说，有行政部的公司，其内部办公用品的统一管理工作由该部门负责。但有些公司没有区分人力资源部和行政部，这项管理工作就由人力资源部负责，对于采购流程，具体会有4个步骤。
第一步：提出购买申请。由需要购置办公用品的部门或人员填写《办公用品购置申请表》，交给人力资源部或行政部。
第二步：汇总审批并实施采购。人力资源工作人员或行政部员工进行申请单的汇总和金额估算，人力资源部经理或行政部经理审批通过后安排指定人员（如行政助理）进行采购，或由采购部负责采购。
第三步：入库登记。人力资源部或行政部对采购物品进行验收登记，对不符合要求的，由采购人员负责办理退换货处理。
第四步：费用报销或支付。采购人员将购货发票和清单报人力资源部经理或行政部经理签字确认，再交由财务部进行审核，同时填写用报销审批单》，审核无误后由出纳负责支付或结算，人力资源部或行政部事先垫付费用的，向财务部申请报销。
财务部会根据人力资源部或行政部提供的办公用品采购清单、购货发票和《费用报销审批单》等凭证，将采购费用登记入账，确认为管理费用。
 
下面来看看，人力资源在采购收到发票时，要注意哪些与财务相关的问题。
公司人力资源部或行政部组织的办公用品采购工作会涉及各用品的采购发票。当向财务部申请费用报销或申请货款结算时，要将这些发票一并提交给财务部，财务部要用其与采购清单进行对比核查。
需要人力资源工作人员注意的是，采购的办公用品都会涉及增值税，具体的税率和税额根据发票上的数据为准。
如果办公用品是由公司的采购部门负责采购，则采购人员先要将所有办公用品的采购发票随办公用品一起交给人力资源部或行政部，相关人员核对物品数量、质量以及发票的数量，无误后再将这些采购发票提交给财务部。
为了方便财会人员记账，同时简化发票的保管工作，组织并实施采购工作的部门应在最初时要求同一家办公用品供应商开具一张发票，发票上注明所有商品的名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率和税额等信息。
这样一来，财会人员在登记“管理费用”会计科目的明细账时就可以供应商为二级明细科目进行明细登记。
 
接着，我们再来看看人力资源在招聘环节，会涉及哪些财务问题。
公司的发展离不开人才，招聘工作是阶段性的，每个阶段又会持续一段时间，在这段时间内，必然会消耗一些资金，用于组织和安排招聘工作。
对于招聘的消耗经费，人力资源部可以在招聘前向财务部申请，也可以在招聘后向财务部报销。这两种情况涉及的财务问题和流程也是不一样的，下面分别介绍。
先来看招聘使用的经费在事前申请的情况：
在做了详细招聘工作计划的情况下，人力资源部有足够的时间预估招聘活动需要的资金数额，然后在招聘工作开展之前就向公司财务部申请发放经费。
人力资源在预估招聘活动需要的经费时，要从招聘途径、招聘流程和面试过程等方面考虑会涉及的资金需求，将所有可能的招聘费用统计到一张表格中，或制成招聘费用计划书，递交给本部门的经理审核签字。
当招聘活动的经费预算经过相关负责人签字确认后，即可填写总的费用申请表。费用申请表经过人力资源部的经理签字审核，有时需要总经理签字审批，然后将申请表递交给财务部，财务部相关负责人审核确认无误后，即可将招聘工作所需的经费发放给人力资源部。
有些公司在制作招聘费用申请表时，会将所有的费用支出项综合到一张表格中，而有些公司会根据不同的招聘途径，分别制作费用申请表。
除此之外，人力资源在向财务部申请招聘用的经费时，还会填写借款单。根据各个公司的具体规定，可能是借支单，也可能是费用申请单。
再来看招聘使用的经费在事后报销的情况：
在长期发展过程中，公司难免会遇到紧急的招聘任务，此时便没有办法制定详细的招聘工作计划，对所需经费的预算也来不及做。大多数人力资源在遇到这种情况时，都是先垫付费用，招聘工作完成后，再向财务部申请报销。
在报销时，报销人员需要填写费用报销单，同时提交所有与招聘工作相关的原始票据，供财务人员审核。
财会人员会根据人力资源部提交的与招聘工作相关的经费支出票据，以及费用申请表或费用报销单等凭证，登记入账，将招聘工作中使用的资金确认为管理费用，以“管理费用”会计科目进行核算。
 
最后，我们来看人力资源部在进行员工培训时会涉及哪些财务问题：
为了提高员工的工作技能，拓展与工作相关的知识，公司会定期或不定期地组织员工参加各种培训。很显然，这就会产生培训费。一般来说，公司将员工培训费确认为职工教育经费，在“应付职工薪酬”这个一级会计科目下核算。
因为员工培训费会影响公司的计入损益，所以在实际做账时，还需要将该笔费用通过费用类科目核算。具体分为两个环节，即费用计提环节和费用发放环节。
在费用计提环节，涉及的会计分录为：借方科目是“管理费用”，贷方科目是“应付职工薪酬——职工教育经费”。
在费用发放环节，涉及的会计分录为：借方科目是“应付职工薪酬——职工教育经费”，贷方科目是“库存现金”或“银行存款”。
 
需要人力资源加深认识的是，职工教育经费不等于职工培训费，但是职工教育经费主要用于职工培训。从范围上来看，职工培训费只是职工教育经费中的一部分，以下所示的是职工教育经费的列支范围：
员工上岗和转岗培训。
各类岗位适应性培训。
岗位培训、职业技术等级培训、高技能人才培训。
专业技术人员的继续教育。
特种作业人员培训。
企业组织的职工外送培训的经费支出。
职工参加的职业技能鉴定、职业资格认证等经费支出。
公司购置教学设备和设施等经费支出。
职工岗位自学成材的奖励费用。
职工教育培训的管理费用。
有关职工教育的其他开支，如车旅费、途中就餐费和住宿费等。
因此，为了在做账时更明确培训费是否属于职工教育经费，需要对其进行详细的列支。
 
人力资源的日常开支会涉及的财务知识就介绍到这里，下面进行简单回顾，本节内容需要注意的主要有四点：
一是，采购办公用品的费用要报给财务部；
二是，采购收到的发票要及时交给财务部；
三是，招聘消耗的经费可事前申请或事后报销；
四是，人力资源部发生的员工培训费需要列支统计。
希望大家在学完本节内容之后，在人力资源工作中提高财务管理意识，涉及到财务相关能够注重细节，加强与财务部门的配合度，全面提升工作效率。
 
以上就是本书第四部分，人力资源的日常开支会涉及的财务知识，恭喜你，职场晋升之路上，又前进了一步。
接下来将为大家解读本书第五部分，给员工的各种补贴要进行分类处理。我们下期见。