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本期张成强老师将为大家解读《HR人力资源管理从助理到总监》的第四部分--做好入职审查,避免看走眼。本书由中国法制出版社出版。
如今人才结构复杂,公司在为员工办理正式入职前必须对员工的主体资格进行必要的审查,目的是防止发生员工应聘欺诈等现象的发生。
本节内容将为大家讲解入职审查的七个重点和做好入职审查的方式,通过本节内容的学习,大家可以了解到入职审查的关键,在工作中合理判断,避免产生不必要的纠纷。
审查重点主要包括以下七个方面,分别是:年龄审查,学历、资格及工作经历审查,劳动关系的审查,身体健康证明,外国人就业手续审查,就业限制审查,薪资造假审查。
先来看第一个方面,年龄审查。
公司之所以要审查员工的年龄,主要是防止录用童工及员工虚假应聘情形的发生。依据相关法律规定,公司雇用童工,会处以5000元以上的罚款。
第二个方面,学历、资格及工作经历的审查
如果员工提供了虚假的学历、资格或工作经历,则属于虚假应聘,不仅违背了诚实信用原则,公司也不可能选择到真正的人才。如果公司有证据表明员工提供的学历、资格、工作经历是虚假的,可主张解除与员工签订的劳动合同,且公司无须就此对员工给予经济补偿。
第三个方面,查验员工与其他公司是否存在劳动关系
如果公司录用了与其他公司尚未解除劳动关系的员工,对原公司造成经济损失的,该公司承担连带赔偿责任。除此之外,还应当对员工是否存在竞业限制进行审查,否则公司继续聘用该员工,并披露、公开或使用其所掌握的商业秘密则与员工构成共同侵权,应对受害公司承担侵权赔偿责任。所以大多数公司都会很重视这部分的审查。
第四个方面,身体健康证明
公司查验劳动者的身体健康证明主要是防止录用具有潜在疾病、残疾、职业病的员工。如果公司录用了以上人员,由于员工在患病期间依法享有医疗期,在医疗期内公司要按一定比例发放工资,就会增加公司的用人成本,并且在解除劳动合同时公司还要向员工支付经济补偿金,并依据员工患病严重程度承担50%~100%的医疗费补助。更严重的是,如果公司录用的员工患有职业病,但无法证明是在前一公司工作所致,那该公司要与前公司对员工的职业病承担连带责任。
第五个方面,录用的是外国人,则应当审查是否需要办理外国人就业手续
除了一些持有特殊规定的证件以外的外国人都需要在中国办理就业证,我国的台湾、香港和澳门同胞也是如此,否则公司将会受到处罚。
如果公司未主动要求员工进行信息披露的,员工不负有披露的义务。同时,员工即使构成欺诈,公司只能解除劳动合同;公司要想索赔,必须举证。所以,为防止员工欺诈或因员工信息披露不到位而造成法律风险,公司应当采取有效的措施。
第六个方面,就业限制审查
现代商业社会,每个企业都有一定的商业秘密。尤其一些知识型、技术型或从事重要岗位的应聘者,原工作单位很可能与其签订有限制就业的相关法律文件,如竞业限制协议。如此,应聘者进入本用人单位工作就有可能构成对上述协议的违反。因此,HR在招聘和录用员工,尤其是高管时,应询问应聘者是否与原单位签订有保密协议、竞业限制协议等法律文件,以及该员工在本用人单位工作是否违反了相关协议,必要时还可以联系其原工作单位进行求证。
第七个方面,薪资造假
有些应聘者为了拿到高薪,可能在以往的工作经历中给自己虚拟较高的薪酬标准。
以上基本算是入职审查可能出现的几个坑,那么如何做好入职审查呢?
首先,做入职审查要告知应聘者
入职审查在一定程度上可能触犯了应聘者的隐私,为了互相全面了解,获得合作的机会,需要征得应聘者的同意,并且一定是在发出录用通知书后再做入职审查。
可以在《应聘人员登记表》中设计一栏“背景调查”,让应聘者提供最近工作的单位,并提供证明人及联系电话。(严格的可要求提供直接上级的姓名和电话)。
《应聘人员登记表》需要应聘者签字,并保证所填的信息都是真实的。这样做相当于已经告诉应聘者我们后续可能会做这样一个工作,那么应聘者将谨慎、负责地对待表格所填的信息。同时,应聘者也能理解企业谨慎录用的行为,而不会导致应聘者产生反感调查隐私甚至投诉公司的行为。
第二是,不对应聘人未离职的单位进行调查
如果向应聘者正在受雇用的公司了解情况的话,会给应聘者的工作带来不便。
第三,在面试过程确定背景调查的重点
应聘者的很多信息可以通过面试进一步收集。
通过判断,对面试中应聘者提供的有疑点的信息在背景调查时需进行核实。如工作时间、在工作中承担的角色、工作的真实业绩等,这些疑点需要在面试时就进行记录,作为背景调查的重点。
在进行工作经历背景调查时,一般重点对最近两份工作的经历进行了解与核实。如果最近两次经历时间都不长,而且受雇的公司比较多,可以重点调查5年内的工作经历,因为近期的工作经历能更好的反应其目前的能力水平。同时,对于经常换工作的应聘者,需要更多了解其离职原因。
最后,电话入职审查时把握重点,礼貌有效提问。
调查人员做背景调查时应进行简单的自我介绍,要礼貌、语言得体。充分考虑背景调查信息提供者的时间,把握重点,对于对方时间紧急的,问问题也不必面面俱到。
以上就是做好入职审查的四个需要注意的方面。
背景调查主要了解的是应聘者提供的信息是否真实及应聘者未曾提到但与工作密切相关的信息,主要内容包括:工作的职位角色、工作经历的时间是否吻合、离职原因、工作表现等。
背景调查不一定面面俱到,但是一定要把关键的信息收集到,如面试中发现的重要疑点。
做好入职审查的内容就介绍到这里,通过本节内容的学习,相信你已经明确了解了入职审查的重点,掌握了做好背景调查的方法,今后在工作中也能够灵活运用,降低企业的用工风险。
以上就是本书第四部分,做好入职审查,避免看走眼,恭喜你,职场晋升之路上,又前进了一步。
接下来张成强老师将为大家解读本书第五部分,如何做好入职引导,我们下期见。