【理论学习】电子劳动合同获认可，HR你怎么看？

    电子合同生效其实一点都不令人惊讶，甚至是有点迟来的意思。当前，微信截图都具备法律效益，何况是电子合同呢。面临电子合同，一方面惊诧于技术改变工作，另一方面，对HR的工作也稍有改变。所幸，改变的利好要远大于可能出现的问题。

一、与时俱进应该是HR的常态，也必须是常态

今年HR面临的一个改变就是线上招聘与面试，很多企业都开展了线上的培训工作。再往前数一些年，线下会议还是主流，现在一些布局较广的企业早就以网络会议代替。

现在来看，纸质办公其实早就逐步被电子办公所替代，以前处理文件一般都是纸质版上会签，现在都在各自的内部电子平台进行会签。会签结果不但同样的每个人都可见，而且也同样具备效益，且便于事后查询。如果是纸质版，别说几年前，就算是去年的谋一份文件，想找到恐怕都要大费周章。

从这个角度上来讲，电子合同早就是大势所趋，现在明确其法律效益也是水到渠成。现在在技术上已经毫无难度，在具体操作上，其实电子合同的签订，除了在部分的地方需要操作不同外，也和纸质合同相差无几，因此推广起来并不难。

难的是HR能够适时的与时俱进。

与时俱进，就是在面临新事物时，能够迅速的接受并学习，其实电子合同也并不复杂，简单来说，做到以下四点，就问题不大：

1、法务部门协同配合，明确可能和防范可能的法律风险；

2、合同管理人员进行提前的预操作，明确签订的步骤；

3、制定电子合同签订、储存的管理办法，包括设备上的管理、操作上的管理和日常的管理。

4、对于新签合同采取新的签订方式；针对本企业的情况，对过往的合同进行适度的电子化转化，形成合同系统，对合同管理进行科学建设。

很多人可能会问，就这些吗？难道不是很复杂？我们的要做的就是把各项工作能够尽可能的简化，否则HR的工作已经足够的繁杂琐碎，要求和操作如果越来越复杂，那还有什么必要去使用这种办法？尤其是电子合同核心还是为了便于工作的。

二、现在是推进电子合同的好时候吗？

适时的与时俱进，包含了两个部分，不仅有与时俱进，还有适时。每一个新的趋势、新的要求出来时，并不一定必须要第一批冲上去，待相关的法律文本更加成熟、实际操作上更加成熟、技术与支撑更加成熟等再推进也是一个选项。

那现在电子合同是否符合上述的三个成熟？

可以说是基本符合，但仍有待完善的地方。在可能出现的电子合同纠纷上，我们现在还缺少案例的支撑，如果电子合同产生纠纷，如何处理和预防，这是一个在法理推断上可以做到，但在实际操作中仍有待观察和总结。在技术上，我们理所当然的认为技术当然非常的成熟了。但现实是，比如电子合同的保存和筛查，就仍存在可能的风险。如电脑为非涉密计算机，或者电脑等储存设备的丢失等情况，如果相应的保密措施、保密设施不够完备，电子合同的流失，也会造成重要个人信息的泄露。而在实际操作上，大家都在面临的是对具体操作还不甚了了。

在任何事情上，允许并非必须执行，在具体是否执行上，可以重点考察三点：

1、保密的措施是否完善？

2、法务的保障是否完备？

3、执行的人员是否合格？

只有考虑完以上三点，才能够确定本单位是否适时推进。

三、从电子合同谈开去

电子合同的推行，对企业来说，自然是好事，其实不仅仅是电子合同，我们现在的人力资源工作要更加重视信息化工作，这也是部分企业人力资源工作暂时还没有深入开展的部分。

人力资源管理工作要做到“五化融合”。即标准化、精细化、信息化、表单化、数据化。想要提高效率，解放HR去做更有价值的事，也是更加的确保企业的人力资源管理的合法合规，就必须要推进人力资源管理的标准化工作。而想要深挖本企业的人力资源价值，更好的发挥人力资源的效益，精细化的工作必不可少，只有把工作做精做细，才能够充分的发挥出人力资源的能量。而信息化、数据化与表单化，则有助于大幅度的提升人力资源管理的效率和实际效果。

当然，这里还要强调，信息化的工作，是提升HR效率、降低工作压力的方式，而非增加HR负担的额外工作。大家面对电子合同时，应该更加理性，简单的东西才是最好的，效果效率是导向，而不是具体的做法。

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一、电子劳动合同是顺应时代的产物 ：

       2020年3月4日人力资源社会保障部办公厅印发《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》，文件明确：用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同。

        这纸回函的法律依据之一是2019年4月23日发布的《中华人民共和国电子签名法(2019修正)》，电子签名法的制定是为了“为了规范电子签名行为，确立电子签名的法律效力，维护有关各方的合法权益。”

       电子劳动合同显然在疫情这个特殊背景下加速产生的：疫情期间可能很多人采取的远程办公形式，组者正常运行就要有新员工录取新签劳动合同、老员工劳动合同到期续约，这一纸回函，无疑让此类问题迎刃而解，必须给相关部门点赞，电子劳动合同是顺应时代的产物。

二、电子劳动合同签署注意事项：

    （一）电子劳动合同的递送方式：

      在实践中，我们公司法务部门要求通过公司邮箱向员工发送电子劳动合同的PDF版本。这样做的法律依据是《中华人民共和国电子签名法(2019修正)》第六条对数据电文的要求：

     “符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的文件保存要求： （一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用； （二）数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同，或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容； （三）能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间。”

       有的同学说了，新员工一定是有企业邮箱的吗？当然，我们公司规定新员工入职当日就开通公司邮箱，在实际操作中，我们是这样做的：公司人力资源部在确定员工的入职日期之后，与候选人确认邮箱命名规则，并在入职一周前，邮件通知行政部提前一周开通公司邮箱，入职当天，办理完毕入职手续，行政部在发放手提电脑、办公用品的同时会告知新员工的公司邮箱及密码。这条时间线明白了吧？供大家在实务中参考。

       我们在此次疫情期间，有员工劳动合同续签情况，正是看到了这个新规定，我们通过公司邮箱向员工的公司邮箱发送劳动合同补充协议的PDF版本，在发送的时候，我们会抄送给自己邮箱一份——这样做就能满足第六条（一）的规定“能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用”。

      发送劳动合同PDF版本，这样是为了满足第六条（二）的规定“数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同，或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容；”。

       通过公司邮箱发送，当然有发送人、也有发送时间、收件人，这样能够满足第六条（三）的规定“能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间。”

     （二）电子合同的签署方式：

      在实践中，我们给员工发送的不是PDF版本的劳动合同补充协议吗？那好，如何电子签名呢？看如下步骤：

     1）打开PDF文件；

     2）点击“插入”按钮：

     会看到最右面的“PDF签名按钮”。

     3）点击“PDF签名”，会弹出电子签名的对话框：

       创建自己的电子签名即可，创建完毕，把电子签名拖到需要添加签名的光标处，确认插入即可在PDF内创建与自己手写签名相同的签名。

        4）然后点击保存。

       同样重复上述步骤完成签署日期的填入，这就完成了电子合同的签署，继续点击保存。

      以上，电子签名步骤完成，电子签名的认证是依据《中华人民共和国电子签名法(2019修正)》第十三条：“电子签名同时符合下列条件的，视为可靠的电子签名： （一）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有； （二）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制； （三）签署后对电子签名的任何改动能够被发现； （四）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。 当事人也可以选择使用符合其约定的可靠条件的电子签名。”

       但，这只是完成了电子劳动合同签署的一半的工作，签署完毕的合同要通过邮箱返回，然后公司内部经过用章线上审批流程，签完的合同一式两份打印出来然后用章——用完章，扫描完毕的PDF文件通过公司邮件发送给员工的公司邮箱，并要求员工回复确认邮件表示收到，这样做的依据法律法规是《中华人民共和国电子签名法(2019修正)》第九条和第十条。

        第九条：“数据电文有下列情形之一的，视为发件人发送： （一）经发件人授权发送的； （二）发件人的信息系统自动发送的； （三）收件人按照发件人认可的方法对数据电文进行验证后结果相符的。 当事人对前款规定的事项另有约定的，从其约定。”

         第十条：“法律、行政法规规定或者当事人约定数据电文需要确认收讫的，应当确认收讫。发件人收到收件人的收讫确认时，数据电文视为已经收到。”

       Tips1:在实践中，注意把控好电子劳动合同签署的几个关键的节点 ，员工要确保使用符合电子签名法等法律法规规定的可靠的电子签名，公司应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求，确保其完整、准确、不被篡改。

      Tips2：符合劳动合同法规定及《中华人民共和国电子签名法》规定的电子劳动合同一经订立即具有法律效力，公司与员工应当按照电子劳动合同的约定，全面履行各自的义务。

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      2020年3月初人社部发了一个订立电子劳动合同的函，函里的意思其实挺简单的，就是提倡企业和员工通过协商签订电子劳动合同。但是后面的一系列逻辑，却是值得我们HR去回味深思的。

      我给大家讲个真实的故事。前几天有个非HR的盆友和我说他们单位里新来了个人力资源部负责人，你猜他干的第一件事情是什么？居然是让公司从今以后开始采用钉钉来进行办公。这个故事说实话我挺震惊的，因为那是个在上海就有上百人，行业内还算小有名字的上市公司，结果连个办公软件都没有，我说你们以前沟通交流全靠微信和QQ？他说是的……

      说这个故事是想告诉大家：

      1、许多东西，比如电子劳动合同，灵活用工，SAAS等以前都要靠行业宣传，大力推广，才能被大众所知晓。然而仅仅是知晓，还不理解，使用率那更是不太好意思看。但这次疫情倒逼着大家迅速接受此类原来不怎么考虑的东西，原来这就是时势。好东西赶上风口了那才是好东西，否则容易成为圈里的“自嗨”。

      2、这样的“好东西”其实在我们身边还是比较随处可见的。别的不说，今天话题中的电子劳动合同就是其中一个。早在2018和2019年的时候，我就分别写过两篇观念与电子劳动合同相关的文章。也就是说，“自嗨”了2年，不知道今年会不会因为这个疫情而让电子劳动合同“一炮而红”呢？让我们拭目以待。

        今天我选取其中的一篇文章来和大家说一下，我先表达一下我的主基调，以免在接下来的阅读中大家产生了歧义或者不解。首先我是认可电子劳动合同的，包括它的可实用性以及发展趋势，甚至是我认为电子劳动合同的推进对HR的工作开展更多的是利，而不是害。我去年和很多单位平台签过合同，有通过书面快递的；有通过电子扫描打印的；也有通过电子合同签订的（和此类公司合作的时候双方的合同协议内部就已经是电子形式了）。在这些方式的运用过程中，无疑通过电子合同签订的形式是最轻松便捷省事的。有人问成本呢？我在想我当HR的时候因为签订整理各类劳动合同以及协议的时候，也没少花时间成本。

热点︱劳动合同电子化将带来怎样的变化

摘要：保护环境，提高效率，何乐不为？

      前日，国务院颁布了《国务院关于在线政务服务的若干规定》。一条看似没有多少内容的规定引起了一些小伙伴的注意。无独有偶，在4月份的时候，有一家会员单位想做电子合同签订，目前已经有系统了，但是为了确保电子合同效力问题，希望能出具类似可以公正电子合同有效的文件或者说明。当时由于相关规定还没有出台，对此我们认为电子合同的效力在司法实践中目前还有较大争议，最好可以考虑跟当地司法部门进行沟通。

      由此可见，劳动合同电子化已经形成了一定的认知和趋势，在未来一段时间内会形成一种业务+形式+流程+取证+判定等多方面的调整和改变。今天我们就此话题来进行分析。

本期推文探讨话题如下：

1、 劳动合同电子化是否合规？

2、 传统纸质合同VS新型电子合同

3、 劳动合同电子化对HR工作流程的改变

4、 劳动合同电子化对司法实践中取证的改变

-Ⅰ-

劳动合同电子化是否合规？

      劳动合同电子化是否合规，除了以往必要的合规程序外，相比与传统纸质合同，还需要看两个方面：

（1）电子化行为本身是否被认可？

（2）电子签名、电子印章是否被认可？

      关于第一个问题，我们可以通过一些法律文件来进一步得到支持。例如《中华人民共和国劳动合同法》第十条规定：“建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。”这里的“书面”是否仅限于纸质还是其他形式，在劳动相关法律中目前对此并没有明确的规定。

      但《中华人民共和国合同法》第十一条规定：“（合同的）书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。《中华人民共和国电子签名法》第四条也规定：“能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为符合法律、法规要求的书面形式。”该条解释应该同样适用于“书面劳动合同”的解释。各地的司法实践也不断在印证上述观点。

      关于第二个问题，就是《国务院关于在线政务服务的若干规定》提出的重点：第八条　政务服务中使用的符合《中华人民共和国电子签名法》规定条件的可靠的电子签名，与手写签名或者盖章具有同等法律效力。什么是可靠的电子签名，大家可以去查阅这部《电子签名法》，写的清清楚楚，明明白白。

      基于此，我们已经能够明确：合法合理的电子劳动合同是能够被得到司法和实践的认可的，从合规角度来看，电子劳动合同已经不存在很大的障碍，只是一个认知和接受程度的问题。

-Ⅱ-

传统纸质合同VS新型电子合同

      凡事存在既有其合理性，新型电子合同的诞生和发展，必然对传统纸质合同是一种挑战，就好像saas系统对excel的挑战一样，那么适用传统纸质合同与新型电子合同究竟有什么区别呢？

      从签约成本上来说，尽管传统纸质合同需专人管理，耗人力；需耗费纸张，占空间；

需快递运输，耗财力，而新型电子合同并不需要上述成本，但新型电子合同前期一般都需要一个平台，系统，甚至眼下许多企业必须要依靠使用第三方。所以从成本上来说，双方的差距没有那么大。

      签约效率和签约保管大家很容易理解，这也是新型电子合同优于传统纸质合同的特色所在。签约流程和签约取证我们分别会在下文继续和大家探讨。除此之外签订形式的多样化也是新型电子合同的优点，手机，电脑，平板等都可以作为电子合同签订的平台，这么便捷方便也难怪能够有比较好的市场。

-Ⅲ-

劳动合同电子化对HR工作流程的改变

      当企业的劳动合同电子化以后，签约流程工作对于HR来说势必然会发生一定的改变。举个例子，原来HR对于劳动合同签订的流程一般为：

      如果是全国性，集团性公司，对于外地员工合同的签订和保管可能更为发明，流程更多，不确定性更强。当劳动合同电子化时，取而代之的工作流程会发生如下变化：

      其中出具技术报告，司法鉴定以及申请仲裁都是根据企业涉及到的需求而提供，并非每份合同都需要如果繁琐，但往往出于安全以及各方面的考虑，后续的流程可能会出现在电子化劳动合同的签订流程中。

-Ⅳ-

劳动合同电子化对司法实践中取证的改变

      大家都知道，在以往的劳动合同争议中，除去对劳动合同里内容的争议外，最常见的就是两种：第一种是员工表示没有签订过劳动合同；第二种就是员工表示劳动合同不是自己签订的。实际上又回到我们第一个标题中那两个问题，就是电子化合同本身是否能被认可+电子签名能否被认可。

      对于第一种情况，员工表示没有签订过电子劳动合同，作为企业来说就要将签订过的电子劳动合同进行举证。但电子证据在以往实践中取证难度大，被采信度也往往不高，其主要原因在于电子证据的防篡改性较差。基于此，例如法大大提供了电子合同真伪的验证接口，任何一方都可以将电子劳动合同拖曳至法大大提供的验证窗口验证真伪。 

      另外，法大大还会将每一份签署后的电子文件哈希值（用于比对电子文件是否被篡改和鉴别真伪）同步到与法大大系统对接且具有司法厅审批的、有电子证据司法鉴定资质的司法鉴定中心，在司法过程中，如果当事人对已签署的电子劳动合同有异议，可申请由该司法鉴定中心出具司法鉴定报告。

      再比如上上签中有一环重要证据是数字指纹。公证处数字指纹系统嵌入上上签平台，数字指纹实时抓取并存储云端，形成完整证据链，完全等同于线下公证过程，电子证据变“铁证”。

      对于第二种情况，同样可以通过技术性操作“数字签名”+已有数据的嵌入“身份认证”等作为强有力的证据链来获得司法实践的认可。

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40天的疫情期，催生出很多熟悉又陌生的概念：从远程办公到共享员工，从线上招聘到电子合同……说熟悉，是因为这些以前多多少少接触过，说陌生，因为接触后没有深究就扔一边了。

疫情的风口，不接触成为主流。只要跟不接触沾上边的，都飞上天了。如不接触物流配送，如电子劳动合同。

3月10日，人力资源和社会保障部公众号推文刊发人社部印发的《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》。

文件强调采取电子劳动合同的前提是用人单位与劳动者协商一致，电子签名的合法性，以及电子劳动合同的完整、准确、不被篡改。

实际上，这并不是人社部第一次在公开场合“强推”电子合同。

2月11日，国务院召开新闻发布会明确表示，“在疫情防控期间，将把所有的招聘活动由线下全部转到线上，实现就业服务不打烊、网上招聘不停歇”。在政策的鼓励下，实现网上签约的电子合同，一跃成为企业网上招聘的刚需。

虽然同在风口，但电子合同的渗透显然不如远程办公。这不是没有道理的，复工等待期，企业可以不招聘，不签订合同，但不可能零办公，这导致整个办公软件流量暴增。

截止目前为止，我没有签订过哪怕一份电子劳动合同。为什么？一是压缩招聘需求，二来，签订电子劳动合同实在太繁琐了。

要签订电子劳动合同，HR至少要做以下这些事：

1、找第三方合作机构。

2、学习操作指南和服务流程。

3、进行实名认证，提供营业执照、法定代表人身份证后，通过后台识别校验、审核处理、录制视频，上传，完成身份验证。员工方也是如此。

4、员工通过手机端手写签名样式并上传，企业应将章模图片拍照上传，平台会自动生成签名和章模的图片。

5、由企业方将起草定稿的劳动合同文件通过电子文档形式上传至平台服务器，后由企业方发起请求，框定签署位置后，等待员工回复。

6、由员工实名登录平台后，根据标志提示，使用电子签名，完成合同签署。

7、合同签署后，平台自动会生成数据文本并进行备案留存，禁止任何一方无痕修改。

另外，平台对电子合同的服务内容还包括电子合同的提醒、分类、归档、查询和检索等，能够使得合同的存储、查看和下载更加安全、便捷和高效。

这样的操作，对于中小企业HR真是减压吗？我看未必，尤其是生产企业，很多工种操作困难，反而影响电子劳动合同签署的效率。

另一个是成本，第三方平台等投入，以及企业或员工第一次签署电子劳动合同的效率，员工可能会不断地重复这种第一次，综合下来可能还不如纸质的划算。

再一个是效率，对招聘并不频繁的中小企业，功能像线上办公一样有点鸡肋，明明可以微信解决的事，一定要钉钉？显然，电子劳动合同有它的适应群体，跟风并不明智。

当然，我们不能因此就全盘否定电子劳动合同，除了管理效率，在避免劳动纠纷方面，电子劳动合同作用更为直接，如冒名签订合同，私自修改合同等现实问题。

最后想法电子劳动合同最大的短板，对合同内容的审核依然都没有体现出来，如要素不全能否签订，有违背劳动法款项时能否签订等，而这类功能在一般的办公软件早已普遍了。

在云数据时代，电子劳动合同还是单一形式地存在，并未与社保缴纳等有效链接，不得不说是个遗憾。

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