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天天开会是否有必要,HR如何做好会议管理呢?

2018-08-14 打卡案例 37 收藏 展开

大家好,我在一家互联网公司担任HRM,目前公司只有不到100人,但是却特别热衷于开会。每天早会半小时,下班前开会15分钟,都是要求我来组织,各部门负责人参与,而老板一般只参与周会和特殊项目会议。平时会议内容都是简单的介绍目前各自手头的工作,...

  大家好,我在一家互联网公司担任HRM,目前公司只有不到100人,但是却特别热衷于开会。每天早会半小时,下班前开会15分钟,都是要求我来组织,各部门负责人参与,而老板一般只参与周会和特殊项目会议。平时会议内容都是简单的介绍目前各自手头的工作,90%都是业务和技术层面的。虽然我也同意HR要接触了解业务,但是我觉得目前的会议并无实际作用,还不如减少频率,加强重点,不知道我的想法是否正确呢?

  请问各位牛人,天天开会是否有必要,HR如何做好会议管理呢?

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本期牛人(排名不分先后)
形式可以变,执行更关键

300点赞 秉骏哥李志勇

董事会与故事会的区别

301点赞 红尘醉弥勒徐胜华

高效会议管理四板斧

167点赞 Mark一Chen

会不在多而在有效管理!

128点赞 人才开发管理顾文豪

你喜欢天天开会吗?

91点赞 烟火2017赵季珍

开会是个技术活

149点赞 candy瑞

有些傻事,其实不傻

143点赞 任康磊

写文章,当牛人

形式可以变,执行更关键

秉骏哥李志勇
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  每天每个员工都有会议参加,在许多单位里并不奇怪。楼主想改变这一做法,也未尝不可,但要做好会议管理,我建议以下几点:1、目前会议有哪些弊端  现在虽然天天开会,都养成习惯了,即使要改变,总得有充足的理由吧,否则,老板一定是不会同意的。  既然楼主想改变“天天开会”,目前会议存在的弊端想必一定是可以罗列不少出来的,比如:占用时间、多数是讲些套话废话、员工意见比较大、多次讲了执行也不到位等。  如果讲出来的弊端不是事实,或支撑的理由不充分,老板不会轻易答应改变这一习惯的。2、准备怎么开  既然想改变现状,那么,准备朝哪里改?  难道是:每两天一开?或者一天早会一天下班会的间隔着开?或者是其他方式,或者干脆说,楼主本人不用每个会议都组织,由各部门自己组织就可以了。反正周会与特殊项目会议老板要参加,是改不了的。  那么,原先楼主组织会议的流程、形式要不要继续...

  每天每个员工都有会议参加,在许多单位里并不奇怪。楼主想改变这一做法,也未尝不可,但要做好会议管理,我建议以下几点:

1、目前会议有哪些弊端

  现在虽然天天开会,都养成习惯了,即使要改变,总得有充足的理由吧,否则,老板一定是不会同意的。

  既然楼主想改变“天天开会”,目前会议存在的弊端想必一定是可以罗列不少出来的,比如:占用时间、多数是讲些套话废话、员工意见比较大、多次讲了执行也不到位等。

  如果讲出来的弊端不是事实,或支撑的理由不充分,老板不会轻易答应改变这一习惯的。

2、准备怎么开

  既然想改变现状,那么,准备朝哪里改?

  难道是:每两天一开?或者一天早会一天下班会的间隔着开?或者是其他方式,或者干脆说,楼主本人不用每个会议都组织,由各部门自己组织就可以了。反正周会与特殊项目会议老板要参加,是改不了的。

  那么,原先楼主组织会议的流程、形式要不要继续坚持?作为人资部,楼主如何监督到各部门会议的执行,有什么制度来保障?

  楼主说的加强重点,是只要求业务部门还是如原来一样坚持每天开会?其他部门就不用每天而是改为其他方式?或者说不用硬指标15分钟,而是:有话则长,无话则短。

  总之,要站在老板角度想想每天存在的工作问题如何让他知道、怎么解决问题的,如果暴露出来的问题比原来存在的问题少了,怎么向老板解释和说明。

3、内容更重要

  互联网的竞争异常激烈,估计老板就是想通过会议形式来发现更多的问题,随时鞭策员工,更可以及时解决。

  当然,每天早晚会的召开也没有必要,但我认为,会议频次可以改,但更应该加强开会内容的实质性,有问题就说解决办法,有了办法就立即执行。如果说没有问题,就可以不开会,那么,我觉得刚好就是最大的问题,说明发现问题的眼光不独到、本事不强,或者说对工作和事物要求不够严,因为,不可能不存在问题,如果真的没有问题了,那工作就不可能前进,公司就一定会后退。

4、会议管理

  我认为,可以这样来管理会议:

1)制度。

  没有规矩难成方圆,一定要形成公司的会议管理制度,载明会议有哪些(比如:早会、晚会、周会、特殊项目会等),每个会议的组织部门,会议流程,会议时长,会议纪要,不按会议决议执行的处理办法等,甚至可以编制会议签到表、会议纪要格式表格等。

2)纪律。

  也就是制度中的违规处理,比如:无假不参加会议、参会玩手机、不执行决议、会上不讲会后乱讲等,必须要根据公司的企业文化来订制。

3)关键。

  会议一定是:有事才会、会而要议、议而要决、决而要行。如果没事就开会混时间、会上聊天漫天飞、开了半天会没形成一个意见、有要求会后也不执行。也就是说,不在乎制度多么完美完善,不在乎会上呐喊多么凶,也不在乎形成的决议有好多,而最关键的是执行及时、到位,对于执行变样、不及时的,敢不敢逗硬处理,不管是谁,这才是关键中的关键,否则,会议就只是走形式、混日子的代名词了。

5、可以这样变

  楼主多半是厌倦了每天都组织这些会,一点都没有新意和成就感,根据楼主的描述,是否可以向老板这样建议:

1)时长灵活。

  不一定都15分钟嘛,有讲的或问题多时就长点,问题少的就短点,只要能够及时发现问题并找到解决办法,就可以了。

2)自行组织。

  楼主可以讲,经过这么些时间的会议组织,各部门基本上也学会了,如果长期一人来组织,未免是好事,不如让各部门自行组织,楼主可以不定时抽查。

  这样的建议,也许老板会容易同意,也方便实施和落地,当然,还需要做好与各部门负责人的沟通,否则,如果各部门召开的样式五花八门的,到时,老板就会责怪楼主了。

6、会否有深意

  老板有意让楼主组织每个会议,是不是想让楼主既熟悉各部门业务、工作和要求,也与各部门负责人、公司领导熟悉,并建立自己的管理风格和威信,为今后提拔做准备呢?

  或者老板是想:让楼主抓会议管理,并亲手教会各部门如何召开会议、掌握会议节奏,如何议事、决事、行事,如何编写会议纪要等,就是想让楼主教会大家后就放手,然后再教其他方面的管理,一个一个来规范公司的管理。


  楼主说“目前会议无实际作用”,显然并不是每天开会惹的祸,而是会议内容、会上议事决事、会后执行出了差错,即使改变了会议频率,还是无法解决“无实际作用”的问题,与其回避、逃避解决,不如从会议过程、制度规范、决议执行上下功夫,可能会“有实际作用”些。

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董事会与故事会的区别

红尘醉弥勒徐胜华
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当领导最重要的技能之一就是开会,曾几何时,工作就是开会,协调就是喝醉,好像不开会就不能显示领导的存在感一样!以前最烦的事就是开会,会后领导拍拍屁股走人,我得负责各种会议纪要的撰写与确认,再跟踪,一天好几场会议,短会一两个小时,长会三四个小时,简直生无可恋……对于会议这样的事,没有多少大道理可讲,也谈不上所谓的会议管理,怎么开会,什么形式开会,开多久这些问题与企业文化息息相关,我们可以将会议大致分成四大类:1、展示企业文化的会议这种会议特指那些早会,晚会,开会喊口号,唱歌,各种形式折腾的会议,这种会议形式大于内容,以摆造型、提升士气、传递公司文化与信息为主。像餐饮业,制造业,保险业,互联网行业可能会喜欢这样的会议。我以前所在的制造业就是这样的会议,公司门口天天有早会,套路就是先喊公司管理理念,再喊部门口号,接着背公司核心的几大规章,剩下的安排一下当天工...


当领导最重要的技能之一就是开会,曾几何时,工作就是开会,协调就是喝醉,好像不开会就不能显示领导的存在感一样!以前最烦的事就是开会,会后领导拍拍屁股走人,我得负责各种会议纪要的撰写与确认,再跟踪,一天好几场会议,短会一两个小时,长会三四个小时,简直生无可恋……


对于会议这样的事,没有多少大道理可讲,也谈不上所谓的会议管理,怎么开会,什么形式开会,开多久这些问题与企业文化息息相关,我们可以将会议大致分成四大类:


1、 展示企业文化的会议


这种会议特指那些早会,晚会,开会喊口号,唱歌,各种形式折腾的会议,这种会议形式大于内容,以摆造型、提升士气、传递公司文化与信息为主。像餐饮业,制造业,保险业,互联网行业可能会喜欢这样的会议。


我以前所在的制造业就是这样的会议,公司门口天天有早会,套路就是先喊公司管理理念,再喊部门口号,接着背公司核心的几大规章,剩下的安排一下当天工作,散会,碰到月度会议时,还得唱歌。这种会议一是自我暗示公司很牛B,让外面的人觉得公司很牛B。


说实在话,像我这样比较喜欢自由的人,真不喜欢这样的会议,到最后就烦了,背你妹的,喊毛的口号,我连形式都不想有,压根就不让别人说话,自己一二三四五六任务安排完,散会拉倒,累不累!


案例中的这类会议属于展示企业文化的会议,时间久了,人就疲了,老板喜欢,慢慢折腾呗,在没改变之前,就适应吧!


    这类会议的特点就在于鸡血与激情,除非宣布企业重大消息,一般不作具体的工作安排,重点在于纪律管控,因为要的就是人多,要的就是集体意识。


2、 解决问题的专项会议


正常情况下,会议的目的就是解决问题,遇到问题组织专项会议还是非常有必要的,可以是部门内部的会议,也可以是跨部门的专项协调会议,更高一级领导、当事人以及与问题有关的部门核心人员参会就可以了,谁主攻,谁助攻,谁协调,谁做后勤,责任到人,在规定的计划时间内搞定任务,这才是专项会议的套路。


这类会议注意事项:

A、跨部门的专项会议一定要有更高一级的领导(最好是能够分管参会的部门)坐镇,平级之间的协调容易出问题。(级别相同,凭什么你指挥我干活?老子就是不伺候,你咬我呀)


B、会议纪要一定要有,参会最高领导签发后下发到参会部门与责任人,这张纸才是扯皮与自保的万能符。


C、最好能在会议上提出对落实不力或是未按期完成任务的责任人处罚的具体措施,不然执行力得不到保障。


3、 安排工作的日常会议


这类会议倾向于部门自行安排的会议,根据部门管理的需要,自行决定,有的部门天天有会,有的部门周会就行,有的部门月会,有的部门没有会议。这类会议看部门领导的做事风格,毕竟部门也不大,一眼扫去,谁在做事,谁在玩一目了然!有的领导就喜欢非正式的会议,一对一,或是即兴说几句就把工作安排了,这样也可以。


制造业的生产车间会有早会,生产经理或是车间主任用来安排当天任务,这属于日常会议,有些企业会把这样的日常会议与展示企业文化的会议融合也可以,只是形式有变化,原来的会议功能没有变化。


这类会议的特点在于部门安排自己的工作任务,时间可以由部门负责人控制,会议议题既可以事先告知与会人员,也可以在会议时期由部门负责人当场宣布,所以,这类会议的目的在于:A、布置工作任务。B、强化部门负责人权威,C、激励先进与鞭策落后员工,D、建立部门内部正面沟通渠道。所以,这类会议周会的形式最合适,时间也不宜过长,45-60分钟为宜。


4、 公司例行管理会议


对于员工来说,关注的只是部门会议而已,毕竟这是与自己利益相关的事,对于管理者来说,关注的就是公司例行会议与部门会议,前者是获取公司的信息或是与自己有关的任务,后者是通过会议达到控制与管理部门的目的。


一般来说,公司例行会议包括周会与月会,季度与半年度以及年度会议,而这些会议会提前公布会议议题,或是要求参会人员提交相关资料,剩下的只要带着耳朵去听,当然有兴趣的话也可以关注一下其他部门的工作汇报与各指标完成情况,特别是销售与财务部门的汇报还是要多听听的。这类会议时间一般持续很长,对于参会人员来说,最好合理调节自己的精神状态,免得开会时睡着了那就丢人了!最怕就是三天小会,五天大会,要么会而不议或是议而不决,要么决而不行或是行而不果,不断循环,最后就是开会就是受罪!


这类会议注意的问题:

A、会议纪要一定要好好学习,(有些公司的会议纪要会将各类报表整理成册),特别是老板与核心领导层的各种讲话与指示,这是下一步工作的重点,也是了解领导的一个重要窗口。


B、根据会议纪要,学习其他部门的汇报思路,进一步加深对业务部门的了解。


C、重点是跟踪会议的成果,这是会议的根本目的,没有成果的会议就是大家一吹牛B的会议。


回到案例中的问题,个人觉得案例中的会议有点属于展示企业文化性质的会议,就是有理没理都开一下,互联网公司,一天早会与晚会就用45分钟,能做多少事才够45分钟来汇报与分析的?估计手头工作的汇报多数是进行+1。公司就是这样的文化,适应陪他们玩好了,估计一时半会还取消不了。


如果真的要想有所改变,也可以对全公司做一次企业文化的问卷调查,把早晚会作为调查问题之一,如果多数人都反对或是不感兴趣,可以扔给老板看看,也许会有改变。或是向老板建议,会议召集轮流制,每个部门领导人负责召集与主持,轮流锻炼各部门负责人的会议管理水平,如果采纳,至少让自己也能解放一段时间,也只能如此了。


作为参会者,你需要从会议上得到什么信息或是被安排做什么事,其他的不是你考虑的事!作为组织者,你需要告诉参会者什么信息,以及需要别人做到什么事。为了开会而开会,太累 !开了还不会,更累!


一般来说,开会的人不干事,干事的人不开会,会上说的话不一定对,会下说的话一定对,做决定的才有董事会,其他的都是故事会!

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从以前的村排会说现代企业的高效会议

阿东1976刘世东
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从以前的村排会说现代企业的高效会议话外:看看农业社的小队会议而这时,好玩的就是我们这样的小孩子了。屁事不懂,就知道在边上一起玩,偶尔还小声的给自家大人打点岔,让用竹蔑编个小鸟什么的玩儿。而是否需要天天开会,这个还真的不能直接决断,需要看情形来的。开会的时机很重要——什么情况下需要开会一般来说会议要在这样的情况下召开:当有些事需要超过三个人进行当面交流、沟通、商议、相互知晓时候,也就是我们常说的需要三头六面当面交待的时候。而这种时候,一般需要交待、商议、沟通的事一般处于这样的情况:一是在企业前头有重大的事情发生。如发生天灾人祸、工伤事故等导致的伤害等。二是有事情需要集体商议决策。如需要对外投资、需要开发新的项目等重要的事项。三是有上集的工作指示或精神需要传达。如政府、企业总部、董办、总办等的决议精神等需要传达,贯彻执行等。四是生产经营中需要协调资源理顺...


从以前的村排会说现代企业的高效会议

——会议不在乎天天开,在于会议对参会者是否有用

话外:看看农业社的小队会议

中民党的税多,我们党的会多。这是一直从小的时候就听在我们耳中的。那个时候农业社,三天两头的会有排长在小队中间的田埂上喊着沟上沟下的人开会。而开会一般情况时每家人有个代表,而这个时候代表们一般会手拿自己可以不出声不用多少关注度的零活,边听排长讲话,边做一点活。

而这时,好玩的就是我们这样的小孩子了。屁事不懂,就知道在边上一起玩,偶尔还小声的给自家大人打点岔,让用竹蔑编个小鸟什么的玩儿。

在那时不明白开会都解决了什么,但知道是上头要告诉大家什么,所以都事先告之下午要开会,所以活路先放一下。很少有讨论的时候,基本就是领导说什么是什么。而有讨论的时候,一般情况也最终是领导说啥是啥,然后安排人去做,并说好工分如何算就完事了。当然在事后,还是必须要完成事情才能折算工分的。群众的眼睛是雪亮的,都盯着呢。

而是否需要天天开会,这个还真的不能直接决断,需要看情形来的。


开会的时机很重要——什么情况下需要开会

一般来说会议要在这样的情况下召开:

当有些事需要超过三个人进行当面交流、沟通、商议、相互知晓时候,也就是我们常说的需要三头六面当面交待的时候。

而这种时候,一般需要交待、商议、沟通的事一般处于这样的情况:

一是在企业前头有重大的事情发生。如发生天灾人祸、工伤事故等导致的伤害等。

二是有事情需要集体商议决策。如需要对外投资、需要开发新的项目等重要的事项。

三是有上集的工作指示或精神需要传达。如政府、企业总部、董办、总办等的决议精神等需要传达,贯彻执行等。

四是生产经营中需要协调资源理顺工作的时候。一般这些都是为协调各部门工作,让工作效率进一步提升的需要。一般在生产制造企业围绕QCD改善进行。

五是其他需要研究的问题。

在这样的情况下,一般都为了提升工作效率,避免再行转沟通失真而必须要召开会议。而会议说农业社的小队会议一样是为解决问题而开。


开会的目的很重要——没有必要的开会的就不要开

需要组织会议就如前面所说,肯定都是有一定的事情才会组织。而让我们觉得浪费时间、浪费的原因是由于自己觉得还有更重要、更紧急的事情须做,而就算不重要、不紧急,也觉得比听那无意义的会议要好得多。

所以,要开会,需要参与开会,必须要将组织会议、参与会议的目的要搞清楚,只有能参与到会议中,在会议中获得有用的信息,才能将会议组织有效,参与会议有效。

1、不关你事也要求参会,那是老板想培养你。

开会是一种管理手段,但在有的企业领导眼中,会议有时不仅是需要沟通的那几人听了有用。他们会将自己觉得重要的人员也喊去参加,将可能在后期也会有所业务交集的部门或人员去参与。

在培养对象上,是认为只有了解更多信息,全面参与各项事务,并逐步深入业务才能将各自工作做得更切合企业发展,各切合部门工作需要。而深入业务是一个人将自己的能力提升到更适合企业发挥、更能促进自己成长的最好途径。

在后续业务上,则是要对项目工作的规划有所规划及预测。凡事预则立,不预则废。则是对后期工作开展负责任的表现。

2、确实需要你参加了解并进行商议的会议。

在这种你必须要参与的会议,那自然是有必要参加,而且会议目的明确。就是要来解决问题的。只是要看会议效果如何,则是会议组织管理的问题。

而要确定会议目的,要在企业的会议管理制度上进行明确。

一般情况下可以对会议进行这样分类:

第一、按照人员层次分类:

企业股东会议:企业的股份结构、资本运作、发展方向等重大决策 ,由企业股东组成,董事长组织会议。会期可以固定周期也可以是按需要组织。

工作规划会议:如董事会议、总经会等。一般与企业的经营目标、经营计划、经营策略等有关。,包括日常业务工作、行政工作、财务工作、人事安排、生产工作等具体事项的讨论、决策;还有企业月度工作、工作分析、工作总结等大方向的确定。由企业的董事长、总经理、总监等高层组成,会议由总经理牵头组织,一般每个月召开一次,或者因工作需要而组织召开。

生产经营会议 :各部门工作的任务分配、计划安排、分析总结及交流配合,由各系统副总、部门负责人组成,由负责生产经营的常总或行政副总组织召开。也可邀请总经理等高层参加,一般每个月月底召开。必要时也可以与企业高层会议整合进行。

员工大会:企业的周年庆典、年度总结表彰等重大活动的会议。一般一年一次,通常在年底举行,遇到重大庆典时也会另行组织召开。活动一般由行政副总主持,面总结表彰会一般由总经理主持。

工委会议:由工会主席或指定人员组织。由职工代表参加,一般对企业的规章制度、有关劳动的协议等进行审议或对有关劳资纠纷进行协商等。

培训会:根据培训内容进行安排人员参加,培训内容必须与企业各岗位能力需求或与企业目前工作现状、发展需求相关,由人资部组织。

部门会议:这是各部门自行组织的会议。一般对部门内的工作进行布置、总结或传达有关精神。由部门负责人组织,也可以轮流组织。每周进行,时间应在半个小时左右。

第二、以时间或者性质分类:

1、晨会:一般由全体除勤杂后勤人员都要参加。主要是通报上周工作主体进展情况,简述本周主要工作,以鼓舞士气为主,灌输企业文化理念为主。建议每周一早上举行,一般控制在5~10分钟以内。

2、周会:由生产经营副总主持,各部门负责人参加,对各部门的工作进度、工作质量、资源组织等进行协调。组织精神传达、周工作总结、下周工作安排通报等。一般在周五下午或周一上午进行。时间应控制在2小时左右。

3、月度、季度、半年工作会议:由行政副总主持,主要是工作分析、总结。根据企业工作情况组织召开可以只有月度或半年度工作会议。

4、新品发布会或者经销商座谈会:每年组织一次,一般是年底或者年初举行,针对项目的不同邀请不同参与对象。而企业内一般要由销售、行政等系统人员参与服务与接待。由销售副总组织,总经理参加。

5、项目会议:指企业出现项目运作或者临时一些重要活动所举行的会议,一般由项目负责人或者活动负责人牵头组织。

而有关这样的会议管理,都必须要在企业会议管理制度进行明确。同时对会议的要求必须明确会议有明确的目标,解决具体的事情。不要有目标却无结果。

但对于与该会议挂不上钩的人员,就一定不扩大参会范围,只有需要的人才会真正的参与。无关人员参会,不仅耽误工作,还会造成会议的组织难度,与会议的顺利进行,造成会议任务的难以达成。


开会的原则要注意——开会就是要解决问题的

在很多年前总设计师小平同志说过:开会要开小会,开短会,不开无准备的会。会上讲短话,话不离题,开会必决,有决必用。

在企业的会议中也必须同样确立:能少则少、能短则短、能精则精、能简则简、能实则实的会议原则,树立优良会风。在我们有关九段秘书的晋级标准中我们就明白,秘书在会议管理中,要做好会议管理,必须从会议的准备到会后的落实检查与反馈都必须逐一落实。

在此为大家分享三星高效会议的九大原则与三个会议公式:

九原则:

凡是会议必有准备。要在会前将会议内容、会议场地、服务、签到等安排到位才能让会议能有具体的会议内容,不至于参会人员成了“空腹会议”领导让发表意见,不知道说什么。

凡是会议有主题。只有明确的会议主题并在会议中随时扣紧主题不跑边才能让会议围绕解决问题而进行。

凡是会议有纪律。没有纪律的会议只会耽误时间,并不能展现会议的重要性与严肃性。

凡是会议会前有议程。要想让会议扣紧主题并有序开展,明确议程才能有序开展。

凡是会议必有结果。每次会议必须将问题讨论出结果,如果再来一个下次会议再议。那这个问题就没有解决的时候了。只有强制出结果才能让大家深入的思考。

凡是会议必有训练。会议中的训练一是态度;二是内容;三是文化。有参会必有学习。

凡是会议必须守时。无论是到会还是发言都必须按要求进行,不然会让会议无休止的陷入拖延中,会误时误工。

凡是会议必有记录。会议纪录是严肃发言,严肃结果,防止遗忘与扯皮的必须步骤。并以纪要的形式发放,形成正式的文书形式。

凡是会议会后必须落实事后追踪与反馈。没有检查落实反馈的工作安排,总是让领导不放心的。而检查落实是督促工作按要求进行的有效手段。

三公式:

开会+不落实=0

布置工作+不检查=0

抓住没有落实的事+追究不落实的人=落实


最后分享一篇我曾经的文章——如何组织有价值的管理层经营会议?有准备,有组织,有落实,会议才会有价值

小结,会议只需有关的人参加,要做到主题明确,紧扣主题,不说无关的事,要限时有效发言,做到会必决,决必用,用必果。

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高效会议管理四板斧

Mark一Chen
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一般来说:会议的主要目的就是解决问题!解决问题!!解决问题!!所以,如果现在只是简单的介绍目前各自手头的工作,这样的会议其实是没有什么毛线用的,可以考虑建个微信群,让原定参加会议的人员每天写个工作简报发上去得了,我们现在就是这么干的。或者建议你们边开会,边专门研发一个会议管理软件可能更靠谱得多。言归正传。据调查,经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上,经过权威机构的统计表明,每年企业因不当的会议管理导致损失达360亿。所以,做好会议管理是一件非常有价值的事情。接下来我也简单分享单一下我是如何进行集团会议管理的。第一板斧:做好会议分类1.集团会议:一般分为集团级的例行会议(如决策常委会、战略部署会、年终(中)总结计划会、年/季度述职会等),并且发布《集团及各单位管理会议汇编》,方便各部门合理安排会议,有效避免会议冲突。2.事业部/部门级例行会议。3.跨部...

一般来说:会议的主要目的就是解决问题!

解决问题!!

解决问题!!

所以,如果现在只是简单的介绍目前各自手头的工作,这样的会议其实是没有什么毛线用的,可以考虑建个微信群,让原定参加会议的人员每天写个工作简报发上去得了,我们现在就是这么干的。

或者建议你们边开会,边专门研发一个会议管理软件可能更靠谱得多。

言归正传。

据调查,经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上,经过权威机构的统计表明,每年企业因不当的会议管理导致损失达360亿。

所以,做好会议管理是一件非常有价值的事情。

接下来我也简单分享单一下我是如何进行集团会议管理的。


第一板斧:做好会议分类

1.集团会议:一般分为集团级的例行会议(如决策常委会、战略部署会、年终(中)总结计划会、年/季度述职会等),并且发布《集团及各单位管理会议汇编》,方便各部门合理安排会议,有效避免会议冲突。

2.事业部/部门级例行会议。

3.跨部门协调专题会议。

4.其他会议。


第二板斧:强调会前准备

1.一般会议应提前2个工作日、大型或重要会议应至少提前5个工作日;

2.遵循多开小会,少开大会的原则,严格控制参会对象,按解决问题的需要来确定参会者,凡对会议要实现的目标,负有主要责任或与会议行动直接相关者、具备专门知识经验有助于议题深化者、对讨论的问题有决策能力者,不无原则扩大参会对象;

3.会议提拟部门应提前1个工作日做好会议资料准备或收集工作,相关资料和会议讨论要求应提前下发参会人员,会前进行阅读并做好发言准备,免得到时发言没深度,现场乱糟糟。


第三板斧:主持人加强对会议的过程管理

1.会议进行中,主持人应根据会议进行中的实际情况,对议程进行适时、必要的控制,并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,以确保议程顺利推进及会议效率;

2.对须集体议决的事项应加以归纳和复述;


第四板斧:强调会后跟进

1.公司各类会议原则上应确定专人负责记录;

2.会议决议、决策事项须会后跟进落实的,遵照“谁组织,谁跟进”的原则;

3.跨部门会议决议做好后发执行人员核实无误后则安排专人督导,到期没完成,不好意思,先发50元群红包,然后再重新确定完成日期或是否调整该项决议。

这会议管理四板斧砍下去,大家应该就可以比较“愉快”的开会了,你觉得呢?


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高效会议的六大原则(会议管理必看)

刘仕祥
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我朋友的公司,一家高新技术企业,也是天天开会。一天必须开三次会,早上上班前一次,中午上班前一次,下午下班后一次。现在,倒闭了!当然开会不是倒闭的唯一原因,但后来据朋友分析,天天开会的企业文化,容易造成人浮于事,员工执行力不足。为什么天天开会容易造成人浮于事,员工执行力不足呢?原因有三点:(请关注我,点赞我)第一,容易培养员工“当官”的心理。职场有句不成文的话“开会的都是当领导的”,为什么会有这样的话。不管是在官场还是职场,领导不是在开会,就是在开会的路上。因为他们需要解决问题,需要研究方向,所以他们需要不断开会。但是,如果执行者也天天开会,那么他们也会有“当官”的心理,从而变成“指挥者”,而不是“执行者”。第二,容易造成员工为了开会而开会。一天两次会议,有那么多问题要探讨?有那么多事情要解决?所有不以解决问题为目的的开会都是耍流氓。很多公司利用开会来...

     我朋友的公司,一家高新技术企业,也是天天开会。一天必须开三次会,早上上班前一次,中午上班前一次,下午下班后一次。现在,倒闭了!

当然开会不是倒闭的唯一原因,但后来据朋友分析,天天开会的企业文化,容易造成人浮于事,员工执行力不足。

为什么天天开会容易造成人浮于事,员工执行力不足呢?原因有三点:(请关注我,点赞我)

第一,容易培养员工“当官”的心理。

职场有句不成文的话“开会的都是当领导的”,为什么会有这样的话。不管是在官场还是职场,领导不是在开会,就是在开会的路上。因为他们需要解决问题,需要研究方向,所以他们需要不断开会。但是,如果执行者也天天开会,那么他们也会有“当官”的心理,从而变成“指挥者”,而不是“执行者”。

第二,容易造成员工为了开会而开会。

一天两次会议,有那么多问题要探讨?有那么多事情要解决?所有不以解决问题为目的的开会都是耍流氓。很多公司利用开会来做激励或者了解员工的工作情况,我觉得效果有限,一方面,打鸡血并不能够提高员工的业绩,另一方面,了解员工的工作情况其实并没有什么用,领导完全可以在不占用员工工作时间的情况下来进行了解,而没必要专门开会。

第三,占用员工大量执行的时间。

员工执行不行,就没有好的结果。在工作中,工作靠结果。公司就是靠员工的结果来生存的。如果所有人,一个月下来都没有卖出公司的产品,那公司恐怕就生存不下去了。而,就是靠给公司的结果,获得应有的回报。

当开会占去员工大量执行的时间,员工就很难有结果。

所以,频繁开会,效果并不好。


作家杰弗里.基廷曾说过:“创业公司里,注意力是一种稀缺资源。所以,不如用开会的时间去做点别的事情。”员工参加的会议越多,时间越久,成本就越大,能不开的会就别开,能开短会就别开长会,这样员工才能把更多的精力用于认真工作。

但是,很多公司常年不开一次会议,这也是存在问题的。那该如何做,才能让会议效用发挥到最大呢?要遵循以下6大原则:


原则一:要按对象分


召开会议的次数,总体来说要少而精,但也不能一刀切。具体召开会议的次数,要根据不同的情况、不同的岗位、不同的层级来定。

1.不同的情况。

有些工作问题比较多,需要沟通比较多,那就需要多开会。比如,项目型的工作,既要对内沟通,又要对外沟通,且问题很容易出现,衔接性比较强,涉及的部门也比较多,这种情况,必须开会才能解决问题。

另外员工的工作需要延续性的,尽量少开会。如研发岗位,他们可能需要长时间去思考,如果你早上开一个会,然后隔两个小时又叫他们去开会,你是在扼杀他们的研发生命。

2.不同岗位。

一般来说,职能型岗位开会次数不要太多,如人力资源岗位,可以每周开一次。像一些销售岗位、操作岗位、易出错的岗位,则应加大开会的频率,可以每天开一次。如一些普工、品质工、服务员等一些一出错就容易出问题的岗位。如果你管理一家餐厅,那你每天不开会是很不正常的,你很难控制员工的工作质量。

3.不同层级。

总的来说,管理层岗位要多开会,而执行层岗位要少开会。层级越高,开会次数要越多。因为开会是一种沟通,而中高层平时就是要多沟通,才能让公司发展得越来越好!


原则二:要短而高效


有句话这样说:开会就像女孩子的裙子,越短越好!

总之,别把时间耗费在那些无谓的开会上,能用一句话说完的,就别用两句话。

所以,公司的会议时间的设置,尽量往时间短里设置。

很多人通知开会时间,基本上都是9点开始,然后后面没有结束时间,我就知道,这次会议肯定是长而臭了。浪费大家的时间。

如何做到高效呢?最重要的是,要有议题。开会要有一个目的,目的就是要解决什么问题。然后围绕要解决的问题谈建议、谈看法、谈解决方法,其他的废话少说。


原则三:要有拍板人在


没有拍板人人的会议不要开。因为没有拍板人的会议,很可能是无效的。比如,公司的产品出了品质问题,然后你要组织各部门负责人开会,结果老板不在,开会的都是平级的部门负责人,那这个会议基本是无效的,因为大家都只会推脱责任,相信开一个下午,该解决的问题没有解决,散会后,该有的解决方案没有。

所以,你们老板经常叫你组织会议,其实有很大可能是无效的会议。


原则四:不要期望靠会议来解决问题

在很多人的观念里,出问题,开会!要沟通,开会!要布置任务,开会!

明明一两句话就能解决的问题,非要开会!

明明走到员工身边就能交代的事情,非要开会!

其实优秀的管理者不要期望通过会议来解决问题!

开会永远是最后的选择!优秀的管理者要学会把带有规律性的问题找出来,设计一套规则与政策来解决反复发生的问题。有了规则与政策,未来就靠这些规则与政策来解决大多数问题。反过来说,如果一家公司需要天天开会去解决问题,那说明这家公司的管理者天天都在“救火”。

这种“救火”的会议,开得越多,公司失败得越快!


原则五:要有跟踪


有些会议非开不可,那开了就要有结果,有结果就一定要跟踪。没有跟踪的会议,又白开了!

所以,开会的时候,要有会议纪要,会后,要发给相关参会人员,同时,对在会上要求完成的事项,要有责任人,要有完成时间,到时间后,要有验收和通报等。


原则六:要有时间观念


会议时间的安排,要么在上班前,要么下班后,不要安排在中间。

比如,你们公司上班时间是8:30-12:00,13:30-17:30,那你的会议安排时间可以选择8:40-9:40;11:00-12:00;13:40-14:40,16:30-17:30.

开会前,要预估好结束的时间,尽量在规定的时间内结束,以免耽误大家的工作。

以上六个原则,希望对你有帮助。


其实,一家公司的开会文化,是由老板决定的。也许老板有自己的看法,但你作为hrm,可以参照以上原则,试着去跟老板沟通,看看能否说服老板。


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会不在多而在有效管理!

人才开发管理顾文豪
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很多小伙伴跟我私下交流TA们很怕部门或者领导找TA们开会,一问为什么?大家就各种的不情愿,有人说那样的会议,简直就是在浪费大家的工作时间,如果我们放下手中的工作去开会,那我们招聘、工资、绩效核算以及各种社保工作就要暂停下来,等会议开完了就得在下班后的时间加班来完成工作任务了;还有伙伴抱怨,那叫什么工作会议,就是领导找个时间发脾气和处罚谁的“批斗会”,无聊死了,开一次就不想再去开第二次……相信以上这样的会议或多或少也会出现在各位伙伴的工作的职场中,我们作为基层HR,当公司总经办或者领导要求你参会时,即便你有万千的不愿意,但也只能硬着头皮心不甘情不愿的参加会议。我们不凡试想一下,如果HR组织召开有关人事工作会议时,能给其他部门和公司领导做个示范,稍微改变一下现状,告诉领导什么才是真正的会议管理。一、会议要分类不同的类型会议要用不同方法来开会,从组织单位、规格、规...

很多小伙伴跟我私下交流TA们很怕部门或者领导找TA们开会,一问为什么?大家就各种的不情愿,有人说那样的会议,简直就是在浪费大家的工作时间,如果我们放下手中的工作去开会,那我们招聘、工资、绩效核算以及各种社保工作就要暂停下来,等会议开完了就得在下班后的时间加班来完成工作任务了;还有伙伴抱怨,那叫什么工作会议,就是领导找个时间发脾气和处罚谁的“批斗会”,无聊死了,开一次就不想再去开第二次……

相信以上这样的会议或多或少也会出现在各位伙伴的工作的职场中,我们作为基层HR,当公司总经办或者领导要求你参会时,即便你有万千的不愿意,但也只能硬着头皮心不甘情不愿的参加会议。我们不凡试想一下,如果HR组织召开有关人事工作会议时,能给其他部门和公司领导做个示范,稍微改变一下现状,告诉领导什么才是真正的会议管理。


一、会议要分类

不同的类型会议要用不同方法来开会,从组织单位、规格、规模、会议整体等多个方面把会议分为以下几种类型进行分别的会议管理:


1、党政会议

此类会议为企业中最高逼格会议,一般是由上级党组织或党委来组织召开,会议议程、会议的主持事项等,都要事先与相关领导商榷,还会有时外单位相关人员列席此类会议中,要按照批示进行开会。

2、行政办公会议

此类会议多由总经办或者行政人事部组织召开,这类会议主要用于处理和研讨公司内部事务的工作会议,一般情况下无上级或者外单位领导参加。

3、部门工作会议

此类会议多由部门领导内部组织,多以传达上级指示精神,安排部门工作和分工,处理部门事务而组织召开的内部小范围会议。

4、日常例会

此类会议多为定期组织的一般性会议,如晨会、周会、夕会和日常工作沟通会,这类会议一般由团队中指定人发起,多见于形势会议多一些。


二、会议程序管理

各类会议根根会议目的和规模的不同,我们在会议召开形式上和内容上也要有所区别对待,让开会的目的突显出奇作用和价值。

1、大型会议和一类会议,最好在公司总经理的领导下,专门处理会议筹备小组,设立主要负责人和参与筹备会议相关工作人员,将会议各项议程安排、协调会议有关事项以及会议内容逐一落实到位,确保大会和重要会议的顺利有序进行。

2、二级会议开会规模虽然没有一类高,但要想成功开个好会,也需要事先做好准备,商定有关会议议程,安排主持人、准备会议主持稿及会议期间需要商讨的会议内容,并由专人负责通知和做好会议纪要,形成正式的会议决议。

3、整个会议的开始和结束,会议主要负责人及各配合人员必须全力以赴按照会议工作分工来完成相应的会议服务工作,并在会后,由会议负责人在适当时机,组织召开总结会,对本次会议整体部署安排,各相关人员分工及完成情况,会议上出现的突发状况(如会场布置、话筒失音、会议秩序、PPT呈现错误、领导上台引导等细节)进行全面总结,找出下一次开会的改进的地方,并对会议服务整体效果听取上级领导和参会各部门人员的意见和建议。


三、会议时长管理及提醒


1、重要会议和大会,一般会期最长不要超过1天,如果有非当地人员参会,会期超过1天以上就需要提前安排好食宿问题。

2、部门会议和日常例会时长应控制在最长不超过1小时完成,不能无限制拖延时间,这样只会适得其反。

3、利用互联网工具解决集中开会的麻烦。现在恩多公司一般性会议都可以利用微信群、钉钉工作APP或者QQ视频会议以及专属开会小程序进行网上开会,这样可以有效减少参会人员来回会场的时间和效率,同时只要通过APP或者小程序就能让在外面的同事也能轻松参会和聆听会议内容以及发表个人意见等。

4、能不开会的用通知代替、能开小会的不开大会,一点开会就要有通知(书面或口头)、有明确的会议内容、会议目的和会议纪要,不能凭性子开会,耽误大家的工作时间。

5、安排、任命和研讨事项的会议,不论出没出结果都要有书面会议记录,一旦形成共识,就要形成会议纪要和工作准则,这样才能让会议的实际效果得到发挥,才能让开会成为有价值的工作。

欢迎各位伙伴与我共话会议管理的艺术,喜欢我的亲们记得【订阅】哟,期待与各位卡卡们的互动研讨!


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你喜欢天天开会吗?

烟火2017赵季珍
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现在看打卡的你喜欢天天开会吗?我肯定不喜欢,相信很多人和我一样是持否定的回答,对于大企业里的文山会海,很多职场人是敢怒不敢言的。不喜欢开会的人多吗?很多,比如下面的这位:张小龙作为微信的创立者,性格孤僻,最不愿意和人打交道。腾讯总部每周都要召开例会,张小龙总是以“早上起不来”为借口不去参加会议。马化腾为了迁就他,让自己的秘书一大早叫醒他,但,张小龙起是起来了,可还是不愿意来参会,理由是路上太堵,怕赶不上。本以为马化腾会放弃,结果马化腾每周开例会的时候,安排专车准时到楼下去接他。由此可见,很多人真心不爱开会,但同时,老板又认可定期开例会对工作推动的积极作用。对于楼主面对的困境,我们可以从以下几个方面去思考和分析。一、我们首先要搞清楚,老板想通过天天开会去解决什么问题。虽然目前会议内容都是简单的介绍目前各自手头的工作,90%都是业务和技术层面的。但,这是以...

现在看打卡的你喜欢天天开会吗?
我肯定不喜欢,相信很多人和我一样是持否定的回答,对于大企业里的文山会海,很多职场人是敢怒不敢言的。

不喜欢开会的人多吗?很多,比如下面的这位:



张小龙作为微信的创立者,性格孤僻,最不愿意和人打交道。腾讯总部每周都要召开例会,张小龙总是以早上起不来为借口不去参加会议。马化腾为了迁就他,让自己的秘书一大早叫醒他,但,张小龙起是起来了,可还是不愿意来参会,理由是路上太堵,怕赶不上。本以为马化腾会放弃,结果马化腾每周开例会的时候,安排专车准时到楼下去接他。由此可见,很多人真心不爱开会,但同时,老板又认可定期开例会对工作推动的积极作用。


对于楼主面对的困境,我们可以从以下几个方面去思考和分析。


一、我们首先要搞清楚,老板想通过天天开会去解决什么问题。

虽然目前会议内容都是简单的介绍目前各自手头的工作,90%都是业务和技术层面的。但,这是以前一直沿用下来的会议内容和模式,如果我们搞清楚老板天天开会的目的,假设老板让开会的目的是促进整个团队的工作协调性,我们可以据此目的,组织不一样的方式:比如,对于一些新的技术利用会议方式进行科普的小培训;比如,新成员加入作成迎新会;比如,对于新上线的产品的试用反馈;比如,对于公司业务流的梳理再造;比如,同事间的技术交流、读书感想甚至是闲聊,也能促进团队成员间的交流和沟通,方便大家以后的协同工作。

同时,会议还有些新的模式我们可以尝试,比如:著名的World Cafe(世界咖啡)会议模式,它的主要精神就是跨界(Crossover),不同专业背景、不同职务、不同部门的一群人,针对数个主题,发表各自的见解,互相意见碰撞,激发出意想不到的创新点子。
再比如:头脑风暴,它主要由价值工程工作小组人员在正常融洽和不受任何限制的气氛中以会议形式进行讨论、座谈,打破常规,积极思考,畅所欲言,充分发表看法。
又比如:六项思考帽。https://www.hrloo.com/lrz/14314198.html在我以前的打卡里有详细的表述,这里不再赘述。

会议方法、内容的多样性,会增加大家参会的乐趣。在参会的过程中,我们HR不仅接触了解业务,而且不断地参会,所谓的爆光效应产生,大家都认可你是自己人,也会利于我们日后的很多人力项目在部门内的推进。


二、会议有无实际作用,结果非我们HR可以考量,而由公司的实际业绩来说话

会议作为一个管理工具肯定是为企业的经营来服务的,只要对公司的实际业绩有促进的管理动作都会得到老板的认可。天天开会,部门负责人是什么态度?大家都认为对自己部门的工作业绩有提升的作用吗?我们需要作个调查,当然是可以匿名的。如果有促进作用,大家就继续开;如果没有,或者更多的人认为对于在外谈业务的人来说,每天还要赶着回来开会而影响业绩,这时作为会议的组织者,HR有义务和老板反映这样的事实情况。公司的发展需要利润的支持,一切影响业绩达成的事情都要减少,会议也不例外。这时,再提出优化会议频率、会议内容和重点等等,会更容易达成;


三、重要的项目需要赶进度或高度协同的除外。

没有实地考察,确实没有发言权。我们仅凭楼主的几句话,获取的信息量还是比较少的,比如没有说明这样的会议持续了多久,什么样的情况下获得了什么样的结果等。对于非常重要的项目,比如一些大的订单的跟进、项目的推进,还是需要各部门更多的沟通,只有保证每天的事情都按计划推进才能达成最终的结果,天天计划与总结还是非常有必要的;


四、会议管理是为了保证会议的正常进行并提高会议的效率,而对会议的筹备、组织、保障等工作的一种有效的协调

为了提高会议的效率,我们要做好会前准备、会中控制和会后跟踪三个环节的工作

会前准备:明确会议的议题,确定参会人员,确定会议的基本程序,安排会议的时间和地点;

会中控制:有效控制会议的议题和进程,包括明确目标,澄清误解,控制时间,处理分歧,总结成果;有效控制会议成员的行为,包括准时开会,积极发言,鼓励思想交锋,避免压制建议等;

会后跟踪:会议结束后,应将会议内容整理成会议纪要,会议纪要中应包括相关部门应承担的责任、责任人,完成时间及验收标准等内容。会议的关键在于落实,应根据会议纪要的内容检查会议决定的落实情况,所以会后的跟进重要性不言而喻


最近,在迷一档娱乐节目,这是一档在电影和电视间探寻创新的节目,一次性同步录影,不作后期剪辑,几十人前期大量的准备,只在短短的几分钟内作呈现,对现场制作、导演、演员、歌者、乐队、设备都是考验,要求团队的完美配合。如同我们的企业实际运营,只有一次机会。如果把我们HR比作团队里的一部分,相当于担任现场制作,老板就是导演,一线的部门就是演员,我们是组织者并非决策者,找准自己的定位才能更好地发挥我们岗位的价值,从而更好促进团队的目标达成。

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如果判断一个会议是否必须开?

夏国玮
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首先,我得说,你的这个抱怨放在互联网行业里面,可能真的行不通。为什么?这是因为互联网公司每天早晚开会是一件很正常的事情,基本上是行业习惯。与传统企业的运营模式不一样,互联网公司进行的是项目型的工作。这种项目式工作,是以项目为周期的,并不太存在传统企业那种周而复始的运作模式。项目性工作和运营性工作的区别也就在于此:项目型工作更关注信息的互通和信息的同步。因为项目本身具有特殊性,所以与传统运营性工作相比,项目性工作在运营过程中基本上没有标准的sop流程,这是因为每一个项目都有独特性所导致的。项目的实施过程中,往往需要一个”工作包“一个”工作包“的完成后再组合。所以在项目实施的过程中,信息即时互通与同步显得尤为重要。这就是为什么大部分互联网公司会出现早晚会的原因:保持项目的信息的同步。所以他们最有效的信息交流与互通方式,就是通过会议的方式是分享每天项目的进度...


首先,我得说,你的这个抱怨放在互联网行业里面,可能真的行不通。

为什么?这是因为互联网公司每天早晚开会是一件很正常的事情,基本上是行业习惯。

与传统企业的运营模式不一样,互联网公司进行的是项目型的工作。这种项目式工作,是以项目为周期的,并不太存在传统企业那种周而复始的运作模式

项目性工作和运营性工作的区别也就在于此:项目型工作更关注信息的互通和信息的同步。因为项目本身具有特殊性,所以与传统运营性工作相比,项目性工作在运营过程中基本上没有标准的sop流程,这是因为每一个项目都有独特性所导致的。项目的实施过程中,往往需要一个”工作包“一个”工作包的完成后再组合。所以在项目实施的过程中,信息即时互通同步显得尤为重要。这就是为什么大部分互联网公司会出现早晚会的原因:保持项目的信息的同步。所以他们最有效的信息交流与互通方式,就是通过会议的方式是分享每天项目的进度,介绍项目(业务和技术层面),每天信息进行沟通交流协作。

HR的角度上如果对项目型企业早会和晚会的进行提出疑问在肯定具有一定的思考与批评精神的同事,还说明一件事:可能真的不太了解业务与他人的工作模式不过,这也很正常。因为在项目型企业公司一般HR不会被要求去参加此类信息交流与协作的会议大部分时候HR完全不了解业务和技术层面是被理解的。


接下来,我们则需要聊第二个话题如何高效的开会。

高效开会其实是一种管理能力。如果仔细留心就不难发现,一个高效开会解决问题的人,大部分都是管理能力较强或者说具有一定管理素养的人。当然,这种能力是可以通过后天习得。有一本书叫做《罗伯特议事规则》。这本书大几百页,只说了一件事情,如何正确的高效的开会。如果有兴趣,不妨可以看看,系统的提升一下开会的能力与水平。不仅如此,如果你仔细的看过这本书,你会发现其他的类似的书籍不过是给这本书做一些注解和提炼而已。

当然,我知道,大部分是没有人可以把这本书看完的。因此我倒是愿意分享另外一个操作技巧,如何判断是否要开会。

在企业实践中,无论会议过程多么漫长,但是只要有结果输出,那么这个会议都算有价值,但是让我们感到浪费时间的会议往往并没有输出,这是为什么?因为这些会议其实根本不需要召开。


判断会议是否需要召开的基本上有四点可以判断,或者说问四个问题,如果搞清了,那么这个会议是否值得开就会很清晰了。

1、这个问题我能不能自己解决?如果能自己解决,就不需要开会。在我们实践的经验中,不难有这样一个体验,其实所谓的开会,不过是某个人的技能秀。这就是明明自己可以解决的问题,却非要召开会议,说是征求大家意见,不过是秀一下自己的技术或者权力。这种个人秀的会议,建议不开也罢。

2、这次会议是否能够输出结果?会议召开大部分时候是要有结果输出的。就好像我们刚刚说的那种项目工作会议,结果就是判断协作是否问题。所以这就要求我们在开会之前务必要明确会议输出的结果。甚至通过对会议结果的要求可以确保会议讨论的效率,从而避免会议召开过程中跑题的情况。

3、如果我能够独立决策,是否会对他人产生影响这是很关键的一个问题,因为会议除了共同决策以外,还有一个目的就是对利益相关人进行告知并听取他们的意见。所以如果一个问题决策并不会对其他人产生影响,那么就完全不需要召开任何会议。而如果你的决定关系到其他人,对其他人的利益、工作流程等造成影响,那么你可以召开相关会议进行沟通。

4、如果不召开会议,程序流程上是否合法如果以上上个问题,都发现不需要召开会议的时候,那么还需要注意的最后一个问题就是,如果不召开会议在程序流程上是否合法。有些企业或组织,为了避免出现决策或者运营风险,有时会对一些决策进行强制会议要求。如果出现这种情况,则必须进行相关会议的召开。

如果以上都得出的结论是不需要,那么恭喜,这个会议确实可以不开了。毕竟,在这个时代,开一个无聊的会议成本实在是太高了。


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原来,这才是真正有效的会议!

黄海柳
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会议是现代管理的一种重要手段,很多企业在实际工作中,或多或少都要召开会议。但是,案例中不到一百人的企业,却热衷于天天开会?因何开会?想解决什么问题?下班前15分钟的会议能解决多少问题?来来去去就说那点事,不会乏味吗?长此以往,员工情绪大身疲备,管理层怨气无处撒心累,工作热情降低至零。说到底,每天高频律的会议会令人感到苦不堪言,久而久之只会降低员工士气。我自毕业后参加工作至今,已有十五个年头,期间经历过大大小小,名目繁多的文山会海。目的明确,因解决问题而召开的会议就像一本精美书籍,令人受益非浅;为开会而开会的会议,却如一本粗俗不堪的地摊书籍,读完之后仍不明其理。这些年来,我深受又长又臭的“裹脚布”式的会议困扰,欲剪之却无能为力。一、企业管理有必要开会吗?相当有必要!为什么?1、会议也是工作的一项内容,更是领导人必备技能如果你身为一个部门领导,身为管理层人...


会议是现代管理的一种重要手段,很多企业在实际工作中,或多或少都要召开会议。但是,案例中不到一百人的企业,却热衷于天天开会?因何开会?想解决什么问题?下班前15分钟的会议能解决多少问题?来来去去就说那点事,不会乏味吗?长此以往,员工情绪大身疲备,管理层怨气无处撒心累,工作热情降低至零。说到底,每天高频律的会议会令人感到苦不堪言,久而久之只会降低员工士气。


我自毕业后参加工作至今,已有十五个年头,期间经历过大大小小,名目繁多的文山会海。

目的明确,因解决问题而召开的会议就像一本精美书籍,令人受益非浅;

为开会而开会的会议,却如一本粗俗不堪的地摊书籍,读完之后仍不明其理。

这些年来,我深受又长又臭的“裹脚布”式的会议困扰,欲剪之却无能为力。



一、企业管理有必要开会吗?相当有必要!为什么?


1、会议也是工作的一项内容,更是领导人必备技能

如果你身为一个部门领导,身为管理层人物,你基本告别了基层的基础操作类工作,主要是“严抓、督促、安排、检查、解决”下属工作。那么,开会自然成为领导工作的一部分,在工作中有很多决议、决定、解决办法都是会议上通过的。


2、会议也是体现企业文化的一部分,营造良好气氛

在工作中难免会出问题,如果会议集体讨论,那么工作沟通会出现断层,久而久而会繁衍更多的新问题出现。比如员工爱发牢骚,部门之间相互推诿、相互埋怨。公司形成会议形式,大家可把在工作中遇到的问题摆到台面上,公开商量,讨论解决,最终定到可执行方案。良性会议,能工作推动前行的车轮,保证工作得以有效开展。


3、会议它是一个集思广益、取长补短的渠道

“三个臭皮匠胜过一个诸葛亮”,通过召开会议,使不同的人、不同的想法汇聚一堂,从相互探讨得出更高水准的创意及解决办法。


二、是否有必要天天开会?答曰:可有亦可无,应区分对待


1、哪些性质岗位需要天天开会?答曰:门店销售业(汽车、服装、食品)、服务行业(美容美发)、其他行业。

这些基层销售员,综合素质(文化、自觉、自律性)普通偏低,需要经常督促及培训讲解,会议需要及时进行,不可累积。


早会(15-20分钟以内):一日之计在于晨,销售员的工作需要激励,需要鼓舞。每天早上班前,主管或店长给队员开会,喊服务口号,说当天任务目标,说销售服务注意事项;


午会(10分钟以内):也叫交班会。两班工作交接,发现有问题两班人马当面对接,避免出现责任不清的状况;


晚会(20分钟以内):主管或店长对当天销售业绩及工作中出现的问题进行盘点,盘查各类商品销售,总结当天工作及次日工作计划,制作当天销售报表。


周例会/月例会/季度会/年终会:这些会议由销售经理层主持,总结销售目标及实际业绩情况,各组之间销售PK大赛情况、奖罚情况、存在问题情况等等。


2、哪些性质岗位不需要天天开会?答曰:非销售类、文职类工种


与自己无关的会议,我想多数人都不愿意参加,除非那个人天生就爱听会,真正的爱学习。比如说,

负责采购工作采购员,并非天天都在采购,可能一周只有一次采购任务,如果早晚会,你让他讲什么?如果没有可讲的内容,他对加这个会议的意义有多大?

负责财务工作的普通会计,每周每月他除了做账做报表以外,没有涉及其他事务,天天早晚会,你让他说什么?

负责考勤类的HR,每天都是核对考勤异常系统信息,如果没有其他事情,天天早晚会,让你他说什么?


3、哪些岗位需要据实召开会议?答曰:各部门


会议的召集者,一定是会议的核心。会议召开要求讲实效,讲实事,讲原因,讲结果,接任务。那么,会议的召集者在开会之前就要把会议的目的弄明白,做到“为解决问题而开会,非为了开会而开会”,有开始和结束时间计划、有议程规划。参会人员能够感觉到“对会议有利,对自己有益”。


3.1、全体会议。公司有重大决策需要宣布,才采取全体会议,人人参加,人人知晓;如季度会、年会、决策会

3.2、部门会议。不要动辄开会,降低会议的严肃性,权威性。部门会议一周召开2次以内为宜。主要是每周工作总结及计划会议、工作讨论会、临时性工作任务安排会、上传下达会。



三、HR不可不知会议管理这几点    


1、明白开会原则。开会本身就会耗掉时间及金钱。用企业术语称为成本,有效的会议才能使成本体现价值回报,反之,则造成双倍浪费成本。


2、弄清开会的目的。要解决什么问题而开会,做好要围绕哪些话题展开会议的准备工作。会议,久议不决,不如不议。


3、会议说大事,会议宜“少精短“。可开可不会的会议,建议不开;似重要又非重要的会议,建议不开。会议要开门见山,长话短说,简洁扼要。防止会议变成“侃大山”、“摆龙门阵”的“马拉松”耐力比赛,没意义。


    四、HR应如做好会议管理工作?                      


一、首先了解熟悉议题/议程,拟定主持稿

1、会议前工作准备。会议场地、卡座、会议设备(投影仪、笔记本电脑、录音笔、电源检查、摄相机)、饮用水(瓶装、杯装)、会议签到表、小吃、纸笔等;


2、提前获悉内容大致内容。提前了解会议主题、议程及大致内容。明确会议主题内容,搜集相关资料数据整理成会议主持稿(导语、过渡语、结束语3部分组成),在每个时间节点上做相应的过度补充,避免导入下一个议题进过于生硬。


3、开场白。无论会议的大小,开场白必不可少。开场白一般要求简洁、精练,与会议主题相关。接下来引入导语部分,简洁扼要介绍会议议程、与会要求。


4、归纳要点,重复要点。会议主持,除了起到穿针引线、承上启下的作用外,还要重复会议之精华,强调会议重点。例如,某集团召开较大型的分公司各部门经理工作布置会议,主持人应重点重复强调任务落实安排及要求情况,进一步加深与会者印象。而不是在上一个与会者讲完后,主持人来一句“好,下一位发表讲话“。这样的过渡会生硬,同时也没有将上一位发言人的重要讲话归纳发表,使得会议本身的意义降低不少。


二、学会控制会议现场各种局面

1、控制会议时间。会议的总时间是有限的。一场讨论会议时长一般为2小时内,有些部门因为工作上某个问题进行激烈争论,无休无止,主持人不能听之任之,如果问题不能通过会议得出结论的,应记录下来,会后另行组织有关小组专项研究讨论。


2、避免出现“拖会”。会议结束时间未到,会议内容基本谈完。这时会议主持人可随机应变,可让现场与会者相互交流,讨论未解问题。会议临近结束,会议议题未完,这个会议主持人可提醒发言人尽量精简、缩短会议内容,避免“拖会“。


3、控制会议纪律。开会时,总有人进进出出会场,或接电话,或交头接耳,影响会议正常进行,主持人应及时提醒并处理,维护好会场秩序。


4、客观对待会议发言。会议主持人,对与会者发言内容应保持中立,协调发言,不应带个人主观色彩。议程未结束前,不能让与会者自由发言,避免议程顺序乱了。


三、声音洪亮、口齿清晰,普通话标准

1、普通话标准。作为一名主持人,如果普通话不标准,那么这个会议在与会者心中将大大减分,方言味过重的普通话让人听着别扭,令人费解。


2、适当的幽默主持风格容易加分。会议主持人要自信从容、仪态大方、声音洪亮有力,要保证你的讲话让会场的与会者都能够清楚听见,口齿清晰,字正腔圆。声音不要软绵绵的、有力无力的,这样的主持让与会者昏昏欲睡。如果,你具有幽默细胞,适当插入几句笑话,会场气氛及会议效果会更好。


3、气场很重要。试想,你坐在董事长身旁主持工作会,如果不自信,紧张胆怯,主持语言不连贯,如果是这样的话,你会给董事长留下能力水平差的印象,升职加薪,难!


四、会议结束语言简意赅,不要过多重复与啰嗦

一般情况下,在会议结束前5-10分钟,主持人会过渡总结一下会议主要内容。快速梳理会议发言人重点讲话,加深与会者对会议内容印象。另外请示最高领导对会议的指示及补充,如果没有,则可散场。并引导与会者散会后的其他事项,诸如参观公司内景、外出参观、就餐事宜。


五、会议结束后续工作

当天的会议的结束,并非真正的结束。接下来还有会议记录、会议纪要、新闻稿要发布。

1、整理会议记要、会议纪要。有些公司需要详细的会议记要、会议纪要,按年号/编号存档,那么HR可以详细的会议记录中摘要内容,精炼会议纪要,下发各与会人员知晓。重要会议纪要还需要与会者亲笔签收。

2、编写新闻稿。召开重大会议,除了整理会议记录和会议纪要以外,还要编写新闻稿,配上会议相关图片,上传至公司网站、企业微信公众号,以此起到文化宣传作用。




关于“会议管理”的话题,本月我分享过两篇文,今天再多分享一篇也无妨。如果您的时间充裕,不妨挪步前往查看。

https://www.hrloo.com/rz/14331882.html

https://www.hrloo.com/rz/14328754.html


用心的分享,值得您订阅我与收藏此文,若打赏,感恩您!


-END-

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也谈会议管理:企业也需要“仪式感”

孙莹大师兄
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关于企业中的会议,确实需要开个话题来掰扯掰扯。最近我所在的企业,也有一些小小的环节,同这个会议的话题相关。事情是这样的,我们在筹划基层管理者的晋升培训体系的时候,发现了一个现象。我们认为从员工晋升到基层管理者,缺失的应该是管理情商。因此,在这类培训体系的课程设置中,总会加入大量的职业素养培训、影响力和沟通力的培训,同时补入各类战略指标分解和绩效管理工具的“扫盲”。俗话说的好——“没有调查就没有发言权”。很快,在我们各级培训管理者的不屑努力下,我们的这次基层管理者晋升培训体系的落地,最后以失败告终。因为到最后我们才发现,基层管理者的诉求其实远没有我们想象的那么复杂。他们的诉求仅仅是“我当了主管之后,每天的工作日程应该怎么安排,我应该怎么管控员工的工作,以及我给员工召开会议的时候我应该说什么……”其中很多新晋升的主管,都提到会议管理这个议题。他们的问题很...



关于企业中的会议,确实需要开个话题来掰扯掰扯。

最近我所在的企业,也有一些小小的环节,同这个会议的话题相关。

事情是这样的,我们在筹划基层管理者的晋升培训体系的时候,发现了一个现象。我们认为从员工晋升到基层管理者,缺失的应该是管理情商。因此,在这类培训体系的课程设置中,总会加入大量的职业素养培训、影响力和沟通力的培训,同时补入各类战略指标分解和绩效管理工具的“扫盲”。

俗话说的好——“没有调查就没有发言权”。很快,在我们各级培训管理者的不屑努力下,我们的这次基层管理者晋升培训体系的落地,最后以失败告终。

因为到最后我们才发现,基层管理者的诉求其实远没有我们想象的那么复杂。他们的诉求仅仅是“我当了主管之后,每天的工作日程应该怎么安排,我应该怎么管控员工的工作,以及我给员工召开会议的时候我应该说什么……”

其中很多新晋升的主管,都提到会议管理这个议题。他们的问题很朴素:

会议多久召开一次好?

会议一次召开多久好?

会议流程怎么安排好?

会议中我应该说什么好?

这些问题,和题主的问题有相似之处,我们就在这个话题下,展开讨论吧。


第一个问题:会议多久召开一次好?

首先我们需要明确一个原则,就是会议召开的目的。什么时候我们需要开会呢?一般情况下无外乎任务追踪、互通有无、集体商讨、决策公告。不同的需求对不同的会议召开轮次就有不同的设定。

题主的这类会议,我想目的应该集中在任务追踪和互通有无的核心功能上。

在很多的大型企业中,这类及时性的沟通,很难以会议的形式展开。因此一般有一个替换形式——周日报汇报形式。

为什么说这种形式是替换形式呢?因为同会议相比,这种单项书面汇报形式,有很大的弊端:

首先它的反馈及时性较差;

其次它的发送目标恒定,团队进度的关联衔接性较差;

最后它容易沦为“形式主义”,制造“假繁荣”现象。

在规模较小的企业中,用恒定的不长的时间,进行日计划和日复盘性质的会议,在我看来,还是比较有必要的。

有人说这类会议最终也容易沦为“形式主义”。在我看来,这样也没有什么坏处。

有人说“人生需要形式感”,是为了凸显对各个人生阶段的重视,让人们更加热爱和珍惜生活;

以此类推,企业也需要“形式感”。同样是为了凸显企业管理层对某些事件的重视,让企业从业者更好的融入企业,增强凝聚感;

同时,想要让这样的会议尽量不流于形式,也是“有法可依”的。咱们就从下面的问题中展开好了。


第二个问题:会议一次召开多久好?

不同的会议时长安排有长短。有些以头脑风暴为核心形式或者以战略研讨为主题的会议,甚至可以一次性开20多个小时。在此不符合题主的问题,咱们就不展开讨论了。

题主所述的会议,和我们企业的基层管理者所述的会议类型几乎一致,主要目的是为了对接当日计划以及复盘当日产出。这样的会议,根据与会人次的不同,一般情况下会议时长不应该超过半个小时。每人的发言笼统概述,不超过3分钟为好。

只有这样,才能保证会议的高效执行,也能够使得会议形式的长期留存。毕竟没有任何人愿意天天经历冗长的会议时间。

这个时候,会议主持人的时间控制力,对会议的影响尤为重要。


第三个问题:会议流程怎么安排好?

就像写作文,简单的会议就用简单的方式。我们小时候遇到的最简单的作文形式是什么?“总——分——总”的形式。主持人控场,简短宣布会议主题以及会议流程和与会人发言顺序,然后与会人依次发言,发言过程中可进行短暂讨论。最后主持人总结讨论决议,相关讨论如果涉及部门少于三个的,安排会后集中探讨,不耽误与会其他人员的正常工作时间。

这样的会议流程模式还要注意一点,会议决议及跟踪。

如果会议中产生了刚讨论出的会议决议,需要会后执行的话,会议主导人需要进行跟踪,并在相应的时间节点上,可同样在会议场合进行会议决议跟踪情况汇报。


最后一个问题:会议中说什么好?

这是会议内容设置的问题了。

主持人说什么,前面的问题已经回答了。那么这里回答的就是,与会人员的发言内容控制。

这个也有很好的技巧可用。

早会一般是对当日的工作安排进行的会议,早会的发言内容需要注意什么?

第一不允许读流水账。

第二先讲计划。

第三后讲问题。

第四最后讲需要的支持。

而下班前的晚会,一般是对当日工作状况的反馈和小结,这时候发言内容需要注意什么呢?

第一是量化描述进度。

第二要讲成绩。

第三要讲问题和困难。

第四要讲未完成事项的完成时效。

这么一来,三分钟基本占满。与会的其他部门人员,也能系统了解兄弟部门的难处,并从中推论企业整体运营发展的现状,在布置自己部门内部工作的时候,可以做到“有的放矢”。


所以,对于这个问题,我的结论是“这类会议,在创业型企业中有必要”。为什么?

第一,创业型组织更需要在跨部门协作中“步骤一致”。

第二,创业型组织需要的效率,周日报形式不能给予。

第三,创业型组织跟时间赛跑,必须有紧迫的日例会形式,给企业各级人员以“紧迫感”。

以上,希望能够帮助到你。

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开会是个技术活

candy瑞
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一、元芳,此事你怎么看“据大明会典记载:早朝时,大臣必须午夜起床,穿越半个京城前往午门。凌晨3点,大臣到达午门外等候。当午门城楼上的鼓敲响时,大臣就要排好队伍;到凌晨5点左右钟声响起时,宫门开启百官依次进入,过金水桥在广场整队,皇帝驾临太和门或者太和殿,百官行一跪三叩头礼。明朝规定凡京朝在职官员都可以上朝奏事,规定六品以上官员都要去早朝。”以上信息百度所得。总之无论是古代的皇帝早朝,还是现如今的各类会议,无非就是传达精神、部署工作、经验交流,说到底,开会就是传递信息的一种平台。为了解决公司某个共同问题或者出于不同目的聚在一起进行讨论、交流的活动。通常会议是用来交换信息,集合众人智慧和建议来研究问题,解决问题。大致意思就是:“朕”想一统江山,准备着手怎么干或“朕”要一统江山,现在遇到点什么样的问题,该如何解决,方能助“朕”早日完整宏愿。“元芳,此事你怎么...

一、元芳,此事你怎么看

“据大明会典记载:早朝时,大臣必须午夜起床,穿越半个京城前往午门。凌晨3点,大臣到达午门外等候。 当午门城楼上的鼓敲响时,大臣就要排好队伍; 到凌晨5点左右钟声响起时,宫门开启百官依次进入,过金水桥在广场整队,皇帝驾临太和门或者太和殿,百官行一跪三叩头礼。明朝规定凡京朝在职官员都可以上朝奏事,规定六品以上官员都要去早朝。”以上信息百度所得。

总之无论是古代的皇帝早朝,还是现如今的各类会议,无非就是传达精神、部署工作、经验交流,说到底,开会就是传递信息的一种平台。为了解决公司某个共同问题或者出于不同目的聚在一起进行讨论、交流的活动。通常会议是用来交换信息,集合众人智慧和建议来研究问题,解决问题。大致意思就是:“朕”想一统江山,准备着手怎么干或“朕”要一统江山,现在遇到点什么样的问题,该如何解决,方能助“朕”早日完整宏愿。

“元芳,此事你怎么看?”

“大人,我觉得此事有蹊跷。”


二、开会是个技术活

参加工作后,作为一名职场人士,我们每个人都经常要开会。开会的理由有很多,最常见的一个理由就是促进公司业务的发展,或者,当公司需要推进新流程时,当公司成立一个新的项目时,也需要召开相关的会议。有时候工作就是开会,开会就是工作。

开会是个技术活儿,会议开好了可以鼓舞人心,提高工作效率,开不好就是耽误时间,内耗彼此时间与精力。开会的主要目的是:

1、传达公司经营理念并使公司目标协调一致;

2、传达决策者的信念;

3、集思广益共同解决问题与危机;

4、开发具有创新的经营理念;

5、检讨、改进缺失并加以完善;

6、决策、执行、沟通、协调、监督功能

曾经风靡一时的【芈月传】大家记得否,芈月,芈boss刚走马上任的时候就给大家伙开了一场鼓舞人心的员工大会,大致内容如下:

芈月:诸位将士,我问你们,你们为何从军?你们为什么要造反?你们当初当兵,必定不是为了造反。你们沙场浴血,卧冰尝雪。千里奔波,赴汤蹈火,为的不仅仅是效忠君王,保家卫国,更是为了让自己活得更好。让自己在沙场上挣来的功劳,能给荫及家人,为了让自己能够建功立业,人前显贵。是,也不是?

今日站在这里,都是大秦的佼佼者,你们是大秦的荣光,是大秦的倚仗。是,也不是?

我大秦曾被人称为虎狼之师,令列国闻风丧胆,可就在前不久,吴国陈兵函谷关外,可我们却束手无策,任人勒索宰割,这是为什么?我们的虎狼之师呢?我们的王军将士呢?都去哪儿了?曾经商君之法约定,只有军功才可受爵,无军功者不得受爵,有功者显荣,无功者虽富无所荣华。可有些人就是不愿遵商法,要恢复旧制,所以派人来杀我,你们也不情愿,也不想实行新法,是吗?为何你们站在了靠祖上余荫吃饭的旧族那边,自愿成为他们的鹰犬,助纣为虐,使得他们随心所欲,胡作非为,使得商君之法不能推行,兄弟相残,私斗成风。

你们的忠诚,不献给能够为你们提供公平、军功、荣耀的君王,却给了那些对你们作威作福,只能赏给你们残渣剩饭的旧族们。是吗?

将士们,我承诺你们,从今以后,你们所付出的一切血汗都能够得到回报。任何人触犯秦法都将受到惩罚。秦国的一切,将是属于你们和你们儿女的。今日我们在秦国推行这样的律例。他日,天下就都有可能推行这样的律例。你们有多少努力,就会有多少回报。你们可以成为公士,为上造,为不更,为左庶长,为右庶长,为少上造,为大上造,为关内侯,甚至为彻侯,食邑万户。你们敢不敢去争取,能不能做到?

将士:我们能!我们敢!我们做得到!

翻译版:

Boss:各位员工,我问你们,你们为什么工作啊?又为什么选择离职跳槽?当初来到公司,肯定不是为了有一天要辞职!你们日夜奔波,熬夜加班,为的不仅是公司的业绩,更是为了让自己过得更好,让自己努力换来家人过得更好,让自己能够建功立业,活得更有尊严,是不是?今天,在公司的里员工,都是公司的佼佼者,你们是公司的骄傲,是公司的希望,对不对?曾经我们的公司风光无限,令同行羡慕。可就在近几年,转型在即,互联网大潮汹涌来袭,可我们却无能为力这是为什么?我们的高管呢?我们的员工呢?都去哪儿了?我们在企业文化中约定:有成果就有报酬,无成果是丢人的!可有些人就是不愿意遵守成了逃兵!你们也不愿意遵守也想成为逃兵吗?为啥你们把自己的命运交给别人,看别人脸色行事!你们的立场、你们的能力,不献给能够为你们提供公平竞争的公司,不献给能够让你们凭实力论英雄的公司,却给了哪些对你们指手画脚,只能给你们一些死工资无前途的公司,是吗?小伙伴们,我承诺你们,从今以后,你们所付出的一切血汗都能够得到回报,任何人触犯公司底线都将受到惩处。公司的一切将是属于你们的!你们有多少努力,就有多少回报。你们可以成为公司的总监、总经理、甚至是总裁!你们敢不敢去争取,能不能做到?

员工:我们能,我们敢,我们做得到!

这场员工大会属实开的到位,芈boss把他们心理所想的说了出来--又严厉地指出他们想法的错误和荒唐,对其进行羞辱--又转而指出实施新法对他们的实实在在的好处--用对比手法指出跟随旧族是没有好处的--宽宏大量不治罪,对其进行精神鼓励,利用强大的气场、把他们内心思想的转变作为承诺当场集体确定(让他们自己说出来),达到一个体验式培训会议宣讲的效果,有效引导他们的思想和情绪,引导到做正事上面来,给他们的激情一个合理宣泄的出口。


三、会议的管理

想要高效地组织一场会议,首先要看会议的目的,目的不同,会议类型也就不同,其设计规则也大不一样。

1、准备工作;开会需提前充分准备,会议通知、主题、资料等发放给所有参会人,每个人

必须阅读完会议资料,明白开会主题,防止会议跑偏,以及会议要处理的事情,开会处理的问题必须每一位参会人明确。

2、时间管理;准时散会,台湾著名职业经理人余世维谈到:“他当总经理时,开会通常准

备一个闹钟,定时开会,闹钟一响,会议立即结束,没有解决的问题下次继续开会”。这一招向每一位员工表明,总经理确实是玩真的,此后每个人对会议时间严格控制,自己讲话时间绝不超出规定时间。据说,与德国人约定商议事情的时间,时间一到立马结束,没谈完下次再谈。

3、不开务虚会,只开务实会;开会不能流于走形式,必须解决问题,问题必须当场表决拍板,参会人员都是能管事的人,务必确保会议能解决具体问题,提高开会效率。

4、会议纪律;严明会议纪律,维持会场秩序,保证会议的质量和效果。

5、会议记录;在会议过程中,由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来形成会议记录存档。


总结:光是开会,如果会后没有人落实,等于零;会议上布置了工作,但是会后不进行检查,依旧等于零;抓住了不落实的事,同时追究了不落实的人,才算等于落实。

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老板你这样开会,小心毁了你公司的未来!

陆喜梅
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这家中小企业显然效率不高!假如问责,我觉得怨不得会议主持,问题出在企业的领导人——老板身上。先提个问题,请问,你们当中有多少人用了工作中近一半的时间在开会,而且觉得会议效率并不高,近乎浪费生命,但却从不会当众说破?笔者主导过几十家中小企业的成长战略规划,也主持或者旁听过无数的企业管理会议,争论不休议而不决的现象极为普遍,如果老板不出头制止,大家即使不满却从来不会试图改变。英语中有句俗话,叫做“房间里的大象”(Theelephantintheroom),意思是说,房间里面分明站着一头大象,大家都看见了,可是人人沉默,好像它不存在,在心理学上也有类似的术语,叫做选择性盲视。这种“房间里的大象”现象,在生活中、企业管理里面比比皆是。比如说抽烟,我有位好友,不到50岁就因抽烟导致心梗,心梗前,谁劝他抽烟有害健康都没有用,心梗复健后成功戒了烟,按道理说他最了解抽烟的危害,最有资格现...

这家中小企业显然效率不高!假如问责,我觉得怨不得会议主持,问题出在企业的领导人——老板身上。

先提个问题,请问,你们当中有多少人用了工作中近一半的时间在开会,而且觉得会议效率并不高,近乎浪费生命,但却从不会当众说破?

笔者主导过几十家中小企业的成长战略规划,也主持或者旁听过无数的企业管理会议,争论不休议而不决的现象极为普遍,如果老板不出头制止,大家即使不满却从来不会试图改变。


英语中有句俗话,叫做“房间里的大象”(The elephant in the room),意思是说,房间里面分明站着一头大象,大家都看见了,可是人人沉默,好像它不存在,在心理学上也有类似的术语,叫做选择性盲视。


这种 “房间里的大象”现象,在生活中、企业管理里面比比皆是。比如说抽烟,我有位好友,不到50岁就因抽烟导致心梗,心梗前,谁劝他抽烟有害健康都没有用,心梗复健后成功戒了烟,按道理说他最了解抽烟的危害,最有资格现身说法,但我却发现,他从来不会在任何聚会场合反对别人抽烟。你可以想象,这位仁兄在烟雾缭绕的会议室,极力忍住心脏的不适,在二手烟中挣扎而一言不发。

从整个社会来说,这个现象的源头是人性,无法避免。但在一家公司里面,任由“房间里的大象”存在,就很可怕了。一家公司能否发展的基因,最重要的是“信息传递的方式”,那些创业型的小公司为什么气氛好、效率高?因为老板身先士卒冲锋在前,信息传递机制非常健康,是多通道、双向交流的,速度还非常快。但随着公司逐渐成长、变大,开始出现部门和层级,组织架构的设立,本意上是为了提高工作效率,但却会在不知不觉当中助长“房间里的大象”,信息传递机制逐渐变得单向、缓慢、自上而下。


这种现象在日常工作会议上表现得尤为明显,把会开成了走过场。老板在的时候,讲话的部门负责人,大多是这样的:“最近我一直带着同事在下面分公司跑,主要是检查各项工作的落实情况,我们部门的工作担子越来越重,各方面的要求越来越高,许多工作指标都量化了……” 听起来感觉怎么样?烦死人了吧,完全不涉及结果!老板在的时候况且如此,老板不在的话,情况就可想而知了!

据我观察,这是源于打工一族惯有心态,①事无巨细、②怕担责任,害怕上司不知道自己工作有多努力、有多细心,就算没有功劳也有苦劳啊;还有一种心态是怕担责任,认为我把所有的事情都汇报过了,万一出了什么情况,你需要知道的我都告诉过你了,到时候出什么事别找我麻烦啊。这两种典型心态是导致你工作会议不知所云、无实际作用的主要原因。



那在企业组织里面,怎样才能赶走“房间里的大象”呢?会议主持人(那位HRM)是不可能做到的, 解铃还须系铃人,关键在老板本人对这种管理现象的认知能力!

这样拖沓冗长、没有成效的会议机制,并不能让老板掌控得住企业经营、客户需求的关键信息,任其发展下去,只会导致失控!中小企业的老板,任命干部、划分部门,本质上是为了搜集驾驭企业的决策信息。因为,企业不大的时候,老板必须是最了解信息的人才可能保持敏锐的商业触觉和反应速度。

但由于“房间里的大象”存在,老板反而成为对关键事实一无所知的人,这极端危险!所以,比尔.盖茨有一句话,他重新定义了一下什么是CEO:“所谓CEO,就是公司里面最后知道公司要破产的那个人!”

那到底怎么开会才会事半功倍呢?这里,给你提供一些互联网公司的开会妙招。

1

最狠的是亚马逊,坚决不许用PPT,所有文档打印在6页纸以内,开会头30分钟,大家抱着文档默读理解,然后再开始,亚马逊这么做,是因为听PPT做单方面介绍费时间,集体讨论效率高。

2

有家做汽车养护的网企,用了一招,叫避免争论。很多公司会开得又臭又长,核心问题是大家立场不同,很容易就某个细节问题展开争论,会议变成了彼此说服。所以汽车之家的方法是,不争论,所有人都把想法写上去,写完马上说,说完后归类,紧接着大家排个序投个票,这样一来,免去了说服的麻烦,又让大家都有参与感,一箭双雕。

3

最后是极简主义的代表——谷歌和Facebook,他们的主张是:会,能不开就不开,能三个人谈的问题就绝不叫第四个人来。Facebook的扎克伯格甚至规定:开会只能定一张Pizza,什么意思啊?开会少叫人,人多你就饿着呗。


你看,开会是有方法的,这位小姐姐,你不妨建议老板试一下。怎么和老板说才会有作用?欢迎留言互动哦,咱们商量一下。

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老板思维看管理,会议也要有效率

丛晓萌
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一、老板思维看管理:从题主叙述的题干里我们可以了解到题主所在公司的情况:所在行业:互联网;公司规模:不到100人;遇到问题:每天早会半小时,下班前会议15分钟,题主觉得没有目前的会议没有实际作用,不如减少频率,加强重点。首先,拿到题主给到的问题,我特别想追问题主几个问题:目前会议的效果怎么样?作用主要是什么?会议目的是什么?会议的效如何?题主如果只从一名HRM的角度来评估——草率的下断语——觉得目前的会议没有实际作用的依据在何处?如何来减少频率、加强重点呢?题主可能会说,这不是让你们来给我出主意、想方案吗?说句实在的,从题主的题干里,我能感觉到唯有题主对这种每天必行会议的组织工作的厌烦,关于会议无效的的结果也只能看出是题主主观的推论——因为毕竟题主没有给到具体的数据来做事实依据。我特意去百度百科查了一下会议的定义,会议是指有组织、有领导、有目的的议事活动,它...



一、老板思维看管理:

     从题主叙述的题干里我们可以了解到题主所在公司的情况:

     所在行业:互联网;

公司规模:不到100人;

     遇到问题:每天早会半小时,下班前会议15分钟,题主觉得没有目前的会议没有实际作用,不如减少频率,加强重点。

首先,拿到题主给到的问题,我特别想追问题主几个问题:目前会议的效果怎么样?作用主要是什么?会议目的是什么?会议的效如何?题主如果只从一名HRM的角度来评估——草率的下断语——觉得目前的会议没有实际作用的依据在何处?如何来减少频率、加强重点呢?

      题主可能会说,这不是让你们来给我出主意、想方案吗?

      说句实在的,从题主的题干里,我能感觉到唯有题主对这种每天必行会议的组织工作的厌烦,关于会议无效的的结果也只能看出是题主主观的推论——因为毕竟题主没有给到具体的数据来做事实依据。

       我特意去百度百科查了一下会议的定义,会议是指有组织、有领导、有目的的议事活动,它是在限定的时间和地点,按照一定的程序进行的。会议一般包括议论、决定、行动3 个要素。因此,必须做到会而有议、议而有决、决而有行,否则就是闲谈或议论,不能成为会议。会议是一种普遍的社会现象,几乎有组织的地方都会有会议,会议的主要功能包括决策、控制、协调和教育等功能。

      作为互联网行业,其特点之一就是变化迅速。我在前雇主一家金控平台做HRD的时候,下面有家子公司是做互联网金融的,他们就是每周一例会,每天都有早会、下班前有碰头会。我去他们公司的时候,也曾经对这么密集的会议安排有疑问,对方HRD答复我说,他们开早会的目的:

       1、实时更新每天数据——客户访问量、新增客户数等数据;

       2、沟通各个遇到问题解决的进展情况及需要其他业务部门支持;

      3、落实周计划、月计划完成情况并需要其他部门的支持情况;

      4、重要节点提前准备会。

      开每天总结会的目的:

      1、早会工作进展情况及新问题;

      2、遇到问题需要加班来解决的具体工作安排、团队间配合沟通;

      3、晚上加班项目安排。

      那题主,请想想,贵司的会议目的是什么呢?效果是什么呢?

      Tips1:存在即合理,建议题主从贵企业老板角度来思考问题,去寻找形成这种会议制度背后的原因、达到的结果,这些答案不需要你主观推断,而是需要你用数据来总结、支持!

      Tips2:题主其实已经在参与实质上的公司运营了,建议题主需要学习老板思维,提高资源利用率!资源包括思维、会议等,如果题主确实发现会议效率很低,那你需要提出如何提高内部运营效率的解决方案来。

      Tips3:现在HR的职业发展目标已经不仅仅限于HRD、CHO,未来CEO已经成为HR的职业发展目标之一,HR不仅仅要懂业务,更要懂运营,有了人力与运营的结合,相信会给题主的职业生涯插上飞翔的翅膀。


二、会议也要有效率:

     如果题主经过调查发现贵司的会议确实效率不高,建议题主从以下几个方面来入手提高会议效率。

(一) 降低会议频率,提高会议效率:

     如果题主收集数据,确实发现贵司的会议流于形式、效率极低,那就拿出一个减少会议频次的方案,通过这种方式来变相提高会议效率。

(二) 会议频次不变,提高会议效率:

第一步:做好会议前准备:

    1、组织会议之前,明确会议目的及需要解决的问题;

    2、议程准备;

    3、 会前沟通与准备:

    1) 通知各业务部门需要准备的各项目资料及数据信息;

    2)项目前、中、后台分别沟通现阶段情况、提供最新版本资料;

    3)有解决方案及演示文案的请务必提前提交到题主处;

    4、如需打印资料提前打印;

    5、设备及会议室准备:提前确认会议室及投影仪可以使用;

第二步:会议进行中各项注意事宜:

   1、会议纪要指定专人录音、记录,按照公司统一会议纪要格式予以记录。

   2、会议纪要包含以下主要内容:

  • 会议名称及会议主题;
  • 人员:按照与会机构分别列出,包括部门和头衔;
  • 会议时间;
  • 会议地点;
  • 会议背景;
  • 会议要点:及时记录会议的重点、中心,集中概述,分点叙述,总结表达;
  • 概括共同决定、明确列出决议的事项。
  • 下一步工作计划:根据会议中提及和要求的安排下一步;

    3、主动思考下一步计划,提出建议;

     与会者补充;

第三步:会议结束后要及时跟进:

     1、会后及时跟进随访:会议任务要及时落实到具体人员;

     2、因为与会人员有限,会议结束要及时与项目其他同事共享会议进展和要点,避免信息延时:总结、梳理会议进展;根据进展更新相关文件;配套更新项目库、数据、联络人;及时填写《会议事项追踪表》。

      Tips4:我们考虑任何问题,都要考虑一个投入产出比问题,如果开会确实能够以最短的时间信息共享、最快的问题寻找出来解决方案,我建议题主会议频次不改,只是改进会议组织方式;

      Tips5:题主的言谈话语,我觉得已经把早会及晚会的组织当成负担,且并没有深入到业务层面,了解业务部门的痛点,建议题主改变心态——不懂业务的HR不可能是一个好HR,去抱着学习的态度参与会议,相信题主在业务知识方面的提高会很快。

      Tips6:会议结束之后一定要有解决方案,并且题主一定要跟进方案的解决结果并及时上报贵司老板,这样做的目的是锻炼题主的运营及项目管理能力,为以后的职场进阶做准备。没有白白付出的时间、也没有无谓流失的青春,相信题主会越来越好,努力吧!


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有些傻事,其实不傻

任康磊
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文|任康磊记得我是初一开始接触军训这件事,军训做的最多的事就是站军姿。站军姿是军人的第一课,也是练兵当中经常要做的一件事。对于正式的军人来说,1次军姿连续站1个小时是很正常的情况,而且要求“三正、三平、三挺、两平、两贴、一顶”,比学生军训可严多了。我一开始对站军姿这个行为是非常不解的,当兵是为了保家卫国、为了奋勇杀敌,那应该把更多的时间用来练习战士的体能、搏斗技巧和战斗技能啊?为什么要把大把的时间浪费在站军姿上呢?这不是很傻吗?类似的疑惑还有中国很多电影或电视剧里面当一个小白找到绝世高手让他收自己为徒的时候,那个绝世高手答应了之后永远都不会马上教给他武功,有让他先挑水、砍柴的,有让他先种菜、喂猪的,还有让他先扫地、做饭的。直接教他武功不就好了吗?搞这一出是为什么?难道绝世高手真的这么缺一个干杂活的人?这不是很傻吗?很多人对一些企业天天开会的不理解,为什...

文|任康磊

记得我是初一开始接触军训这件事,军训做的最多的事就是站军姿。站军姿是军人的第一课,也是练兵当中经常要做的一件事。对于正式的军人来说,1次军姿连续站1个小时是很正常的情况,而且要求“三正、三平、三挺、两平、两贴、一顶”,比学生军训可严多了。

我一开始对站军姿这个行为是非常不解的,当兵是为了保家卫国、为了奋勇杀敌,那应该把更多的时间用来练习战士的体能、搏斗技巧和战斗技能啊?为什么要把大把的时间浪费在站军姿上呢?这不是很傻吗?

类似的疑惑还有中国很多电影或电视剧里面当一个小白找到绝世高手让他收自己为徒的时候,那个绝世高手答应了之后永远都不会马上教给他武功,有让他先挑水、砍柴的,有让他先种菜、喂猪的,还有让他先扫地、做饭的。直接教他武功不就好了吗?搞这一出是为什么?难道绝世高手真的这么缺一个干杂活的人?这不是很傻吗?

很多人对一些企业天天开会的不理解,为什么上班前要有早会?下班前要有晚会?天天开会,哪有那么多事要说啊?最后企业把时间都浪费在开会上了,这不是很傻吗?

后来我渐渐发现很多事其实并不像他表面看上去那么傻,当我们觉得他傻的时候,很可能是我们的眼界和心智还没有到能够理解他的程度。

军姿的事,我请教过很多当过兵的人,他们的回答无一例外,都是“传下来的”,当兵都这样,有什么好奇怪的。直到有一次我遇到一位军队的高阶将领,他的一番话,打开了我对这种“没有用的傻事”的认知边界。我渐渐想明白,为什么军人一定要站军姿,为什么绝世高手一定要让小白干杂活,为什么会议多的企业并不是问题。

1.学会服从,磨练心性

做你不愿意做的傻事,能让你学会服从,能磨炼你的意志和忍耐力。能够筛选出哪些是能够适应这种独特文化的人,哪些是适应不了的人。

哪些在店门口跳舞的员工,那些在大街上扛着公司的棋子跑步呐喊的员工,他们做的事情有意义吗?当然有意义,一方面这么傻的事你都做了,那你就是我这个组织的人了。你不做,对不起,你和我们不是一路人;另一方面,这么傻的事你都做了,相信组织再让你做比这个聪明一点的事,你一定要能执行的很到位。

2.融入团队,荣辱与共

逆境培养的是革命情感,顺境培养的是同事友谊。革命情感和同事友谊比起来,哪个感情更深?哪个团队凝聚力更强?哪个战斗力更强?我想答案很明显吧。

为什么逆境更容易创造出坚强的团队,而顺境却很少呢?因为在逆境中,大家一起吃过苦、一起遭过罪、一起做过很傻的事。但顺境中却没有这些,一切的日子稀松平常,连一件傻事都没有。

3.朝夕相处,日久生情

人与人之间的感情到底是怎么产生的?是你没钱买房时他借了你300万?还是他没钱吃饭时你给了他半块饼?严格的说,这些事件产生的是感恩,而不是感情。想一想你和你的另一半是如何爱上对方的吧。发现了吗?

人与人之间感情产生和积累的关键是在一起,而不是在一起干什么!你和你的另一半爱上对方是因为你们在一起做什么高大上的事吗?NO!只是因为你们彼此和对方有了一点好感之后,长期在一起,然后就爱上了对方。异地恋的人们,在物理上虽然没有在一起,但是在心灵上在一起。这个在一起的过程,人们把他叫做谈恋爱。

一个部队的一群人在一起练兵站军姿是在干什么?一个公司的一群人在一起天天开会是在干什么?抛开那些表象,看这件事的本质,不要管他们表面上在干什么,那不重要,重要的是他们在一起!那个,才重要!


道法自然、智者开悟。老板让企业天天开会不是问题,这里面其实是蕴含着很深的智慧的。老板不经常出席也不是问题,如果什么事都需要老板操心,那还要这么多管理干部干什么?反而是能够正确理解老板智慧、正确领会老板意志、正确执行老板精神的干部,很难找。

天天开会不是把会议变成走形式的理由,就好像天天站军姿不是把军队训练的很散漫的理由,天天挑水砍柴不是你成不了绝世高手的理由。不能很好的驾驭天天开会,只能说你不会组织会议,不会引导会议,不会管理会议。


那么,务实高效的会议怎么开呢?

凡是会议,必有准备、议程、纪律

凡是开会,必有主题、记录、结果

会议之后,必有跟踪、检查、落实

凡是责任,必有奖罚、公平、透明

开会+不落实=0

布置工作+不检查=0

抓住不落实的事+追求不落实的人=落实


如果你发现身边还有很多很傻的事情,试一试先不要轻易的下结论,思考一下这些傻事的背后,有没有我们还没有领会到的智慧呢?


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任康磊愿陪您一同成长!

本作品系原创,转载须获得授权。


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