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HR如何做好员工的档案管理?

我也要提问
  我们是一家1000多人的企业,由于原来公司并没有完善的人事制度,负责这一块的领导也并没有看重,因此公司的人事档案很是混乱,基本上除了劳动合同以外,其他档案都处于残缺状态。从我入职公司起,总经理就希望我能建立起完善的人事制度,特别是人员档案这一块。总经理希望能通过人员档案完整的了解员工进入公司以来的经历和成长轨迹。
  大家来聊一聊员工档案的重要性,HR应该如何做好员工的档案管理,达到公司要求呢?
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档案管理的幕后工作尤为重要
作者:七七七姐的书 陕西宝鸡  上市公司制造业HRD 7年经验,擅长人员招聘、培训、员...
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       哈喽,大家好,最近北方的天气还是很冷的,降温真的是无法用语言表达啊,一会几度一会二十多度,实在是无法顺应天气的变化,感冒的人逐步增多,大家也要及时做好保暖工作避免感冒噢。       

 

      今天我们来一起学习下新的技能,就是如何加强企业的档案管理以及制度。

      随着公司发展的日益强大,档案管理工作不细致导致出现的弊端已经层次不穷,档案管理想要做好需要公司从上倒下都能够有个深刻的意识,引起各个单位的重视,建立和梳理人力资源规章管理制度已经刻不容缓,具体事宜如下:

一、认识档案的重要性

       1、档案是了解一名员工成长的基本手册

       通过档案的建立,通过不断填充和完善档案的内容,可以了解员工的成长经历和成长过程,对员工的成长形成一个记录链条;

       2、关键时刻的保单

       有一些突发事件,需要查阅员工档案、劳动合同、以及紧急联系家人等等,就要对员工档案进行查阅,需要体现员工的具体信息和内容,档案的完善会成为关键时刻的保单;

       3、档案内容的完善

       员工个人档案,会根据各个单位的要求,具体内容一一不同,但大致可分为员工的个人人事信息、个人奖罚信息、个人相关证件复印件、个人劳动合同等方面,并且会随着时间的周期,不断的完善和调整档案袋的内容;

       4、档案管理的硬件设施

      单位需要准备一些硬件设施,必须要有单独的档案室,可以是一间也可以是多间,这个根据档案数量来敲定;

      配套的档案存放设施,例如档案柜或者收缩式档案柜;
      配有专门的电脑、复印机等相关联的电子设备匹配 ;

      5、档案工作人员

      设置专人专岗,档案工作是一项细致的、责任心要求较高的工作,对档案管理人员的要求也是相对较高,通过对档案的归类、编号等,能够更好的更细致的做好档案工作 ;

      档案工作大部分属属于幕后的,需要在工作中有较强的工作责任感和细心。


二、建立健全的建档流程

       档案流程体系的建立,针对员工其实就是从员工的入职到离职的一个周期,从员工办理入职手续开始一直到员工办理离职手续,一个档案建立的完整周期才算结束。 那么我们大致分为三部分

1、入职阶段

       填写入职手续(员工手册、人事信息卡、劳动合同、解除劳动关系证明、身份证复印件、毕业证复印件、技能证件复印件等)提供的信息和资料必须要真实,将这些信息核对无误后,进行编号存档

2、在职阶段

      在职阶段是指员工入职后的这段时间,称之为在职阶段

      这个时间段中,可能会存在一些奖罚、通报、荣誉证书、节能证书、薪酬调整审批表等

这些资料也将会按照时间顺序存档

3、离职阶段

       离职阶段设立存档的工作,需要从员工打离职申请开始,有意识的建立离职档案(离职申请表、离职资料、离职面谈表等等)


三、建立合理的档案制度

      档案流程大体捋顺,流程和制度是相互依靠的,我们需要建立健全的制度,以制度和流程完成体系的健全

      档案制度所能涉及的几个点分别是:档案建立责任制、档案借阅、档案管理这几个点。

      1、档案建立责任制:

       依据企业来敲定,企业规模小,可能一个人员从头到尾全部接手就可以,但是如果企业规模较大,那么就需要将建档工作内容下发至各个部门中,由各部门来完成初步的档案建立,档案管理人员负责接收和监督工作,需要建立完善的时间节点和工作分配责权对等事宜。

      2、档案借阅:

       针对档案内容,建立档案借阅流程,从档案借阅开始一环一环的审批流程,在到最后档案归还,都需要建立档案的借阅流程,并且明确规定部分文件的借阅权限等。

      3、档案管理制度:

       需要涉及到人——档案管理者,管理人员的任职要求、岗位要求等;

                        设备——档案室设备,电脑、档案柜、档案室防火设施等;

                        物料——档案室文件存放的具体要求以及保管年限、档案目录等等。


 

      好了,就啰啰嗦嗦的说了一堆堆,很多内容只是做了简单的归类,但是具体设计这些流程的时候还是需要不断的斟酌和建立。

      一个管理相对规范并且完整的公司,有必要建立一套完善的档案管理体系构建,希望目前给大家提供的这些内容能够对大家有所帮助。


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随波逐流的紫藤16121419

随波逐流的紫藤16121419 2017-11-07 16:51:07

谢谢分享。人事档案里东西挺全,就是没时间整理,次序太乱 回复

七七七姐的书

七七七姐的书 2017-11-08 10:45:40

@随波逐流的紫藤16121419:是的,但是没整理好,就会出大事的 回复

冰红茶1

冰红茶1 2017-11-07 11:54:41

学习了,谢谢分享 回复

索普

索普 2017-11-07 09:20:04

学习了,谢谢分享 回复

七七七姐的书

七七七姐的书 2017-11-07 11:42:26

@索普:感谢支持 回复

阿东1976

阿东1976 2017-11-07 09:19:26

必须学习! 回复

七七七姐的书

七七七姐的书 2017-11-07 11:43:01

@阿东1976:感谢支持哈 回复

东张西望的橙子

东张西望的橙子 2017-11-07 09:19:09

学习了,很有帮助,谢谢分享 回复

七七七姐的书

七七七姐的书 2017-11-07 11:42:35

@东张西望的橙子:感谢支持 回复

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万丈高楼平地起
作者:柠檬大神 河南濮阳  化工业从业HR 8年擅长 :招聘、培训 、绩效
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     亲爱的小伙伴们大家好,我是你们的好朋友----柠檬初夏 ,看到今天的打卡话题,我的脑海里出现一首歌曲,著名歌唱家阿宝演唱的一首《万丈高楼平地起》歌词是这样的:          高楼万丈呀平地起    盘龙卧虎呀高山顶
           边区的太阳红又红    边区的太阳红又红  来了咱领袖是毛泽东呀毛泽
***-*...

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企业人事档案管理重在细节!
作者:人才开发管理顾文豪 云南昆明  HR人才开发专家,人力资源全国理事会理事,中华企业教育...
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1、公司人事档案包含内容:
(2)员工入职审批材料:包括入职申请及审批单、试用期相关证明资料包括以往是否有离职证明资料等。
(4)员工调岗、调薪、奖惩记录:审批后均由员工签字确认。
(6)劳动合同及保密协议
2、人事档案操作管理规范,做好分门别类
通常我们可以把人事档案按照功能、职能和归属地进行有效划分:
(2)按照职能划分为:基层员工、中层管理者、高层管理者;为便于管理,我们建议基层员工和中层管理者的方案应该分开存放管理,可是很多企业为了节约管理成本,通常也会把部门老大的档案同部门基层放在一起管理,如果大家要这样去存管档案,建议标识部门按部门属性来分别管理。
人事档案操作管理规范,就是要严格按照公司人事档案管理办法的要求,有章可循,及时整理完善在职员工的人事档案资料,清理离职员工的人事资料,把资料由人事专员负责...

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13
这个洞开得太大了,现在来补会不会太晚了?
作者:左小咬 广东广州  
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人数规模达到1000多人的企业,居然连人员档案都没有做好?那太不科学了,让我联想到,会不会这个是或者某些幌子公司,规模一下从100到1000呢?



打怪升级  我们再来想想,如果没有档案,总经理说对某某员工印象不错,想升她为更重要的岗位,问你HR的意见,可惜翻穿了柜筒底也没找到一份像样的参考依据,什么信息都拿不出来,那HR的地位价值是不是大打折扣了呢,能力是不是不会被认可了呢,因为这是最基础的啊。员工档案平时可能没什么用,但关键的时候,如晋升、降级、调岗、裁员和纠纷等等都很有可能,你说重要不重要?

三八的部门  然而,简历上写的都是真实的吗?未必!所以通常我们还会收集很多附加的资料,如学历证明啦,计划生育证啦,失业手册、离职证明、入职体检等等(ps,现在也很流行假证)。所以一整套下来是...

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员工档案虽基础,管不好时也痛苦
作者:秉骏哥李志勇 重庆合川  人资管理硕士,一级人力师,20多年专注人资,目前为HR...
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1:认识档案的重要性
  员工档案就是记录员工职业生涯的方方面面,就是员工工作后留下来的镜子。
  领导想提拔某员工时,总要看看以往成绩和奖惩情况吧,总不能全靠回忆,如果十年八年过去了,谁还记得那么清楚呢;相反,如果想辞退或处理某员工,也要查看一下他以往受处分的情况吧,如果达到严重违纪的程度,领导和公司又确实不想留,就可以做出辞退处理嘛。
  总之,员工档案是非常重要的,其用途更是很广泛,如果现在不准备好、准备完善与充分,今后某天要查阅或使用时,如果拿不出货来,挨批的可能不仅仅是档案管理人员,HR部门负责人甚至主管副总都会挨批的。
  在国有企业或政府机构,国家是有档案法的,这些单位的HR部门都会按照这个制度来管理,是非常严格的,工作人员都会遵守相关的规定,比如:我们高考的成绩、试卷和到高中阶段的表现、成绩等会通过特定的档案传送渠道送到高校去,不...

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2004
从员工信息表到人才mapping
作者:Miss一点儿李倩 北京朝阳区  多元化集团HRD,高级人力资源师,10年+人力工作经验...
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之前在分享企业流程时,给大家展示过员工入职流程,其中包括入职资料的准备,如:《员信息表》、《面试登记表》、《面试评价表》、《离职证明》、员工身份证、学历学位证、相关资格认证及其他类相关证明,看起来很繁琐,但每一步都是与之后的员工管理相关,所以,借着今天的话题,帮着大家整理一下现在企业中的人才MAP到底是如何建立起来的。由浅入深大致分为以下三个方面:

一、原始信息收集
原始信息收集,除了以上列举的信息外,应该还包括以下内容:
1)人员初始评价:面试评价表、入职信息表;
2)薪酬依据:《薪资审批表》、《薪酬等级表》及上家公司出具的薪酬证明或银行出具的工资流水;
3)法律文书:《劳动合同》、《保密协议》(一般用于核心类职位,特别注意:一旦签署,企业需支付保密金)
4)试用表现评价:《新员工培训反馈表》、《试用期总结》...

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员工档案整理规范
作者:齐涛 河北石家庄  高级人力资源管理师。人力资源、EXCEL实战讲师。畅销...
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员工档案是公司在人力资源管理活动中形成的,记述和反映个人经历、品德作风、工作表现等个人情况的文件资料。员工档案不同人事档案,人事档案是伴随个人一生,在有人事档案管理权限的国企、事业单位可以对人事档案进行维护管理,而员工档案主要用于企业内部。
一、员工档案的作用
、提供法律凭据
序号
材料
作用
1
劳动合同书及各种(补充)协议
证明双方劳动关系;确定双方的权利和义务
2
告知书、声明
尽到告知义务,减少单位法律责任
3
调薪、调岗、考核表等
员工知情并签认,双方认可
4
转正表单、奖罚表单等
证明双方认可的事项
5
离职手续等
证明劳动关系终止*...

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好好说道说道如何做档案管理(多图预警)
作者:Moning丶董超 湖北武汉  大武汉HRM,曾混迹国外,归国后任一家大型汽车集团下属...
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咳咳,既然说到了这个问题,那我就要站出来说一说了。为了这个档案管理,公司特意安排过外训,回来还做了转训。那今天就借这个话题,多发几张关于档案管理的图片吧。
企业管理新模式的认识
21世纪的社会,是一个知识化的社会。其特点是:自动化、国际化、资讯化、网络化。
所谓知识(Knowledge):通过学习、实践或探索所获得的认识、判断或技能。知识是用于生产的信息(有意义的信息)。知识可以是显性的,也可以是隐性的;可以是组织的,也可以是个人;知识可包括事实知识、原理知识、技能知识和人际知识。
而知识管理(Knowledge Management,KM):就是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径,知识管理是利用集体的智慧提高企业的应变和创新能力。对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动。知识管理包括:建立知识库;促进员工的知识交流;建立尊重知识的内部环境...

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29334
怎样做好人事档案管理工作
作者:徐渤bobo 江苏南京  在摸索中前进的人力资源工作者。行业经验15年,历经著名...
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  一、员工人事档案的管理内容
  通常包括但不限于:姓名、性别、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、联系电话、紧急联系人姓名地址单位联系电话、入职时间、项目经历、家庭情况,某些情况下可能会包括五险一金购买情况、劳动合同起始时间、劳动合同终止时间、工作年限等等,根据不同企业的岗位特征与行业特征还会不同内容的选择;
  此类信息电子扫描档与原件均需要有,以防止原件丢失、破损、被盗窃、被毁损等情况出现;需注意,员工本人签字确认提供的信息属实(如不属实,公司可解除劳动合同)。
  包括但不限于:入职审批表、薪酬确认函、试用期岗位职责与目标计划等;入职面试测评量表、面试评价表、新员工提供的以前工作成果文档(如需要)等;
  包括但不限于:身份证、毕业证、学位证、资格证、驾驶证、...

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295
员工档案,为人才发展保驾护航
作者:王俊杰老师 北京西城区  连锁企业人资总监,实战先锋,培训专家
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    静观这个风云变幻的互联网+时代,创新模式层出不穷,高新技术一日千里。而处于这个时代中的我们,有骄傲,有自豪,但更多的是那心底抹不去的危机感,和云深不知处的焦虑。
即使是HR这个相对传统的业界,浮夸之风不也大行其道么?HR们天天在谈论所谓的人力资源战略管理,张口HRBP,闭口三支柱模型。但是,你所在的企业,是否已经建立了完善的人事制度?各项制度是否得到了不折不扣的执行?如何连员工档案管理这样的地基都没打好,切忌空谈什么人力资源战略管理。
HR们应该多多关注人力资源中的基础管理工作,把员工档案、人事制度等这些最简单、最重要的“小事”做细致、做扎实,正所谓“空谈误国,实干兴邦”。
So,我们一起来聊聊员工档案管理的1、2、3吧。

一、员工档案包括什么
  **...

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档案管理主在细节与适用
作者:阿东1976 四川资阳  职业经理人、注册安全工程师,现为车辆制造、机械制造行业...
21 104 3
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聊一聊员工档案的重要性,如何做好员工的档案管理?
 
而回到地方我一入公司便是到公司办公室,其中就有档案管理,再后来成为业务支持部长,人力科长及综合部长其实一直都与档案在打交道!档案管理在人事上来说适用就好!
一、对维护工作秩序、参与诉讼的重要性认识
http://www.hrloo.com/lrz/14256932.html二、对公司建设个人发展的作用认识
一是可以更好的了解员工。现代公司为了做到知人善任、选贤举能,将尽可能全面、准确地了解员工,通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。尤其会将档案中的学业成绩及思想表现情况作为接收毕业生的重要依据。
三是晋升评价依据。根据员工平时的任职、贡献等情况记录在案,对考察其德、能、勤、绩等情况,为人力资源的正确选拔和配置会起到重要的参考作用。...

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208
员工档案管理的三个必需
作者:Vv小夏覃漪澜 广西南宁  多年HR从业经验,目前就职于IT行业的上市公司下全资子...
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      百度百科里关于人事档案的理解,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据。   记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料,起着凭证、依据和参考的作用,在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时,都需要使用档案。企业希望通过人员档案完整的了解员工进入公司以来的经历和成长轨迹,那档案管理就不可马虎。1、入职材料需齐全   当录取新员工的时候,一般都由人事部发出录取通知,在通知里列清了需要准备的入职材料,并且在新员工报到的当天,要清点所有材料。然鹅,往往在现实中,就是会有的员工没有离职证明,没有体检报告,没有毕业证书复印件等,他们总有...

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评论区
写总结 写篇好总结,做打卡牛人

96楼 瞬间的指尖流年

这个适用于人数较多的企业, 像我们这样的 10人 左右的 团队 用不用这么复杂的建立 ?????求各位大神 指教

2018-01-25 13:19:10 回复 赞(0)

95楼 拳打脚踢的玫瑰17021720

怎么才能下载以上资料呢?

2017-12-07 14:23:18 回复 赞(0)

94楼 范文程30871

之前的公司为了保存电子档案,都会将所有的纸质档案进行扫描保存,很痛苦????

2017-11-14 09:36:57 回复 赞(0)

93楼 商鞅89942

学习学习

2017-11-07 17:45:16 回复 赞(0)

92楼 清秀的梅花17101314

首先,要设计一个入职表,在电脑建立人事档案的表格,然后就可以有一个基础档案

2017-11-07 16:48:12 回复 赞(0)

91楼 郭乐乐

员工档案管不好,很痛苦。

2017-11-07 16:44:48 回复 赞(0)

90楼 凡丁

先点赞,再学习。

2017-11-07 16:42:26 回复 赞(0)

89楼 娟子职业生涯咨询师

完善员工档案一方面有利于做好员工关系的工作,在有劳动纠纷发生时,也可以作为有效的证据。

2017-11-07 16:37:42 回复 赞(0)

88楼 风信子2010

还是有系统最好 否则数据量太大

2017-11-07 16:06:08 回复 赞(0)

87楼 S_1346406402

来晚了

2017-11-07 16:04:29 回复 赞(0)

86楼 神采飞扬的木槿17082423

学习

2017-11-07 14:34:43 回复 赞(0)

85楼 hrrrr

这个学习议题不错啊

2017-11-07 14:24:53 回复 赞(0)

84楼 xiao冉

学习了!

2017-11-07 14:16:43 回复 赞(0)
hrrrr

hrrrr

@xiao冉:学习

2017-11-07 14:25:02回复

83楼 爱笑的蝴蝶

可以从最基础的开始,制定表格,基础信息,家庭地址,紧急联系人,教育信息,培训经历,工作经历,离职原因,特长爱好等等,然后和各部门负责人开沟通会,说明目的,比如根据不同员工的背景,建立职业生涯规划,共同发展。然后限定时间要求,提交资料,制作电子档。建立基本的员工信息。然后可以去劳动部门开设方案管理,把员工之前的合同,离职证明等资料调至单位名下统一托管,然后再根据需求完善纸质档和电子档资料。

2017-11-07 13:59:08 回复 赞(0)

82楼 野鸭

内含材料:银行卡复印件、离职证明、征信报告、背景调查报告、入职须知、入职流程表、应聘登记表、个人简历、录用审批表、录用通知函、有效身份证复印件、学历、学位复印件、个人一寸照片2张、杭州居住证复印件、指定医院体验报告原件、劳动合同、保密协议原件、竞业限制协议、岗位说明书、技能证书、工会申请表、权利义务确认书、面谈表。
1、根据“一人一袋”、“在离区分”、“编号唯一”的原则保存

2017-11-07 12:47:18 回复 赞(0)

81楼 Betty72119

我所在的公司是一家规模很小的公司,从我入司之前,没有人事经理,所以,自我入司之日起,所有人事问题都得从头开始,员工资料也没有,车间员工都是中年妇女,需要入档么?

2017-11-07 12:33:57 回复 赞(0)
John99990

John99990

@Betty72119:需要的

2017-11-07 15:46:44回复

80楼 妙无音44666

上规模的企业可以利用信息化工具EHR哦

2017-11-07 12:30:23 回复 赞(0)

79楼 新漩之念

档案是一个系统性的东西,公司里的档案有时候还包括员工入职以前的学习档案等,要想把档案管理好也不是一天两天就能解决的,故此需要人手和时间才能全面的系统的把这项工作完成。第一一定要做好搜寻和保管好原始档案尤其是纸质档案,第二要把这些现有档案统一入电子档,第三各部门平时要做好各类文件的保存和收录然后定期交到人事部门进行存档。

2017-11-07 12:16:44 回复 赞(0)

78楼 Merry00

一、原始信息收集
原始信息收集,除了以上列举的信息外,应该还包括以下内容:
1)人员初始评价:面试评价表、入职信息表;
2)薪酬依据:《薪资审批表》、《薪酬等级表》及上家公司出具的薪酬证明或银行出具的工资流水;
3)法律文书:《劳动合同》、《保密协议》(一般用于核心类职位,特别注意:一旦签署,企业需支付保密金)
4)试用表现评价:《新员工培训反馈表》、《试用期总结》...

2017-11-07 11:59:13 回复 赞(0)

77楼 Merry00

一、原始信息收集
原始信息收集,除了以上列举的信息外,应该还包括以下内容:
1)人员初始评价:面试评价表、入职信息表;
2)薪酬依据:《薪资审批表》、《薪酬等级表》及上家公司出具的薪酬证明或银行出具的工资流水;
3)法律文书:《劳动合同》、《保密协议》(一般用于核心类职位,特别注意:一旦签署,企业需支付保密金)
4)试用表现评价:《新员工培训反馈表》、《试用期总结》...

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