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如何做好员工的背景调查工作?

我也要提问
  我是某上市集团的一名分公司HR,平时会进行一些中层以上岗位的背景核实,以往查询的多为已离职人员,今年开始集团加大人才引进力度,内外部猎头用的比例大幅增加,很多重要岗位的候选人都是在职状态,这段在职工作经历的查询让我很困惑。
  如果冒然打过去,候选人的离职意向被泄露肯定会有不良影响,如果就完全放任不做,我们集团对于工作的真实情况还是很在意,这样也不妥,也有人建议我去侧面打听,有时候人脉有限也不一定能达到效果。额外就是很多候选人也不想让我们操作背调,希望入职后再说,沟通起来也不好说服。
  我想请教下各位大咖,针对这种前雇主在职人员的背景调查,流程和操作动作究竟怎么设计会比较合理,过程中和候选人证明人沟通需要注意哪些事项,谢谢!
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看背景调查如何辨别真假李逵
作者:黄伟David 四川成都  人力资源实战专家,青年创业导师;现任某上市公司HRD,...
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     随着劳动和合同法的普及,求职者的法律维权意识越来越强,企业现在不能轻易的说辞退哪个员工就辞退哪个员工,企业的用工成本和风险也在不断的上升,所以我们企业越来越重视对新进员工的审核,加强面试流程把控,希望能找到拥有真才实学的员工。


     然而,目前我们求职者递交的简历,基本都是经过美化过的,而且简历的水分越来越大,想只通过简历的表述就能筛选出优秀人才,困难度越来越大。俗话说,请神容易,送神难,在新员工入职之前,我们就把那些李鬼拒之门外,为企业减少用工风险。那么我们要如何甄别求职者是真的李逵还是假的李鬼呢?今天我们一起来聊聊背景调查的那些事。

     首先,我在网上给大家找了几个案例,我们先看案例。

     案例一:背景调查引发的官司

     一位候选人张先生被猎头推荐到A公司面试,刚刚面试完,李先生还没有回到公司,A公司的HR就开始打电话做李先生的背景调查而导致李先生被开除了。李先生一怒之下,以A企业侵犯他人隐私权为由给告了。后某法院正式判决书下来,判A公司输,要求A公司对李先生进行赔偿等。

     案例二:背景不调查,招到假李逵

     某企业招聘一名生产副总,经人力资源部简历筛选和初试,推荐了Z先生给总经理复试,总经理觉得和Z先生很聊得来,生产管理技术很熟练,管理能力也很好,很满意,然后总经理就高薪聘请了Z先生到公司做生产副总,希望能提高工厂的生产管理水平。

     可Z先生入职不到一月,在实际的工作中管理不到位,和部门沟通也有问题,经常和公司的管理层吵架,员工关系搞得非常僵,又过一个月,生产效率没有得到提高,反而下降,原料浪费严重,而且和其他部门、管理层的关系越发不可调和,最后总经理没有办法,只好Z先生谈话予以辞退。

     最后,Z先生以加班费等各种理由,找公司要了不少经济补偿,同时公司的管理层因为Z先生的高工资要求公司调薪。

     后来总经理通过其他渠道才了解到,原来Z先生在上家公司只做过工艺部经理,没有担任过生产副总,而且在上家公司的人际关系也不好,总经理感叹,原来我招了个假李逵啊,如果能早点知道这个情况就好了。

     由此可见,如果企业在员工入职前,能有效合法的做好背景调查,能够有效的降低用工风险。


     首先,我们先了解一下背景调查的定义。

     所谓背景调查,就是以雇佣关系为前提,通过合法的调查途径及调查方法,了解候选人(包含待入职人员及在职人员)的个人基础信息、过往的工作背景、能力及工作表现,形成对被调查人员的综合评价(如寻求第三方专业背景调查公司,则会形成对被调查人员的背景调查报告),是企业在用人环节中必不可少的招聘流程。(百度百科)

     通过这个定义,我们能提炼这几个关键点:

     1、使用的范围:求职者;

     2、调查的目的:了解求职的综合表现,

     3、调查的前提:合理合法

     下面,我将结合这几个关键点,具体来聊一下背景调查。


一、背景调查的目的

     1、照妖镜。背景调查的目的之一,就是核实求职者简历中的基本信息,如工作经历、教育经历、培训经历等,通过背景调查,把那些鱼目混珠、弄虚作假的李鬼些筛选出来。

     2、试金石。面试时,求职者一定会对自己进行一番包装,有些求职者善于伪装自己,就需要我们去试试这个求职者的水有多深。那么背景调查可以了解到求职者在原单位的工作表现、工作能力、员工关系等情况,从而为岗位匹配度提供有效的判断依据。

     3、护身符。有效的背景调查,可以防止一些不符合企业要求的求职者入职,减少公司的试错成本,降低招聘成本,同时也可以规避用工风险,减少劳务纠纷。

二、背景调查的对象

     到底哪些人需要做背景调查呢?一个大型生产型企业,一次性招了100人的生产操作工,我们都去做背景调查,好像也不现实,而且调查费时、费力、费钱。一般来说,企业里以下岗位的“三拿”人员必须做背景调查。

     1、拿钱的。之前听说过某企业会计捐款而逃的案例,结果根据入职档案上的身份信息去查,都是假的,让人胆颤心惊啊。所以,企业里设计资金管理的职位,都要进行背景调查,如会计、出纳这些岗位,而且要重点了解这些员工的诚信情况和家庭信息情况,别真的员工跑路了,你连他家的真实地址都找不到就要哭了。

     2、拿命的。什么是企业的命脉?当然是核心生产力了。对于涉及到公司核心机密的岗位,如研发、技术这些核心技术人才,一定要谨慎聘用。如果企业的核心技术被泄露、或被竞争对手掌握,这将是对企业致命的打击。

     3、拿权的。对于公司的中高层管理者,比如销售总监、运营总监、生产总监等核心管理岗位,因为他们手里拥有比较大的管理权力,同时也就具备了比较大破坏力。这些人如果聘用不善,要么直接让你企业倒闭,要么也是元气大伤。


三、背景调查的内容

     根据岗位的不同,我们背景调查的内容可以灵活设计,但一些通用常规的维度是一样的:

     1、教育和培训背景。

     特别是学历证书,一定要验明真假,我们可以通过《中国高等教育学生信息网(学信网)》进行查询,查询范围:国家承认的各类高等教育学历证书(含学历证明书)。包括研究生、普通本专科、成人本专科(注册进度)、网络教育(注册进度)、开放教育、高等教育自学考试(注册进度)以及高等教育学历文凭考试(注册进度)等。其中,研究生、普通本专科的学历证书已实现在线即时电子注册。值得注意的是,2001年及以前的所有学历暂查询不到,如果特别需要,可以到该学校实地查询学籍档案。

     2、职业资格证书和认证信息。

     如人力资源师证、建造师证、经济师证等,一定要查明证的真伪,到相应的发证机构都能查询到相关信息。

     3、履历信息。

     要详细核对应聘者的每段求职经历是否连贯、任职职务是否正确。有些求职会特意隐瞒一些短暂的工作经历,而延长一段求职经历,使自己的简历看起来很稳定;或者之前就是一个人事主管,他自己写成人事经理,这需要我们用火眼金睛去认真识别。

     4、职业修养。

     职业修养包括平时的工作习惯、个人性格、同事间相处是否愉快、有没有和企业有劳动纠纷等等。谁不想给企业招个刺头进来吧,如果动不动就说要仲裁公司,这样不是自己给自己找罪受啊。


四、背景调查的原则

     背景调查,不是老板说调查就调查的,是要遵循规则和合法流程的,不然就像案例一一样,有可能吃上官司,那么背景调查的原则是什么呢,我归纳总结了“三不调查一保密原则”。

     1、被调查人不授权不调查。

     应聘者对于背景调查有知情权,因为背景调查有可能涉及到应聘者的隐私,必须征得应聘者的同意,而且必须要书面授权,记住,是书面授权,不然你很有可能吃官司。

     2、被调查人尚未离职的公司不调查。

     应聘者尚未离职,本着尊重应聘者的原则,不能因为调查而影响其目前就职岗位。

     3、非工作相关内容不调查

     背景调查不是查应聘者的祖宗十八代,不是查应聘者的个人生活习惯。我们一般只针对岗位要求的条款进行调查。有些背景调查通过一些非法渠道,了解到应聘者外面有小三、有私生子,公司又不进行信息保密,结果弄得满城风雨,应聘者只有一纸诉状把公司告上公堂。

     4、对被调查人信息保密原则

     对于被调查人的信息,一定实行保密原则,仅限于调查人、人力资源总监、总经理知晓,严禁传播。

     这里我要重点强调一下,未经应聘者书面授权的背景调查,可能会触犯的法律条款:

     1、从民法上看,这种行为属于“侵权行为”,具体侵犯的是应聘者的隐私权,如果对应聘者造成影响后,可以通过法律手段要求侵权方进行精神损害赔偿。

     2、从刑法上看,依据《刑法》253条,这种行为可能涉嫌“非法获取公民个人信息罪”,应聘者可以向公安机关控告,要求追究行为人的刑事责任。

     值得注意的是,2017年6月1日开始执行的关于《最高人民法院最高人民检察院关于办理侵犯公民个人信息刑事案例适用法律若干问题的解释》(链接网址),作为企业HR要改变以前工作方法了,说不定哪天就会吃上官司,甚至牢狱之灾,这可不是危言耸听,HR还是有风险的岗位。


五、背景调查的时机选择

     不同的企业,可以根据企业实际情况在不同阶段进行背景调查。一般分为入职前和试用期进行。

     1、入职前:有点企业在员工完成应聘登记表后、正式面试前进行,这样可以避免不合适的应聘者进入后续的面试,节约时间提供面试效率;有的是在面试结束后与正式同时上岗前进行调查,之前面试淘汰的人已经不需要调查。

     2、试用期:试用期一般都是1-6个月,时间充裕,利于调查信息的收集和核对,同时调查的信息也可以作为是否辞退或录用的有效证据。

     两种时间段调查都有优缺点,入职前调查的好处就是一般发现应聘者弄虚作假,企业可以灵活处理,录用与否的主动权在企业手里,几乎没有任何风险。缺点就是时间紧、调查的信息可能不全面充分。同时候选人在等待过程中,有可能去其他公司了,从而流失人才。

     试用期调查的优点就是能尽快吸引优秀人才入职,缺点就是试用期辞退员工必须证据充分,不然有可能要承担法律风险,同时试错成本也是对企业的一种损失,如果给企业造成经济损失也得不偿失。

六、背景调查的常用方法

     在取得应聘者书面授权的情况,围绕我们的调查内容,就是可以实施背景调查了,这里介绍一下我们常用的几种背景调查方法。

     1、电话调查。电话调查是我们最常用的调查方法。我们根据应聘者在应聘登记表中留下的关于之前工作单位、公司证明人及联系电话信息(个人电话+座机电话)进行电话核实履历信息和职业修养问题。值得注意,背景调查内容一定要设计的简明、实用、有效,一般时间控制在5分钟作用,不能让对方公司人力资源负责人感到压力和反感。调查人在整个过程中,一定要保持礼貌和亲和力,引导对方配合和给出公正的评价。

     2、委托专业调查机构调查。现在市场上已经有很多专业的背景调查公司,他们有强大数据库,同时和相关部门有战略合作并资源共享,他们能调查到我们企业HR不能调查到问题。同时,如果应聘者是竞争对手公司的,在电话调查中,相信对方为了阻止优秀人才进入竞争对手公司,可能有意做一些非客观的评价,此时的调查信息已经不真实了。而背景调查公司处于第三方,能够给出较为客观公正的信息。缺点就是费用较高,会增加企业的招聘成本,不利于全面推广,所以只有部分核心高管岗位,才会采用这种方法。

     3、利用HR人脉资源进行背景调查。每一个HR都有自己圈子。比如一个HR认识100个企业的HR,100个HR每人又认识100个,那你的HR人脉就可以扩大到10000人,所以一个成功的HR,要善于经营自己的人脉圈子,比如我们在三茅这个平台,我们能结交成千上万全国各地的HR精英,通过HR圈子,我们能共享到很多可信度更高的信息。

     当人,一些大型企业,背景调查也可采取问卷调查的方式,给应聘者的上家HR部门发问卷调查函,甚至有采用登门拜访HRD的方式直接调查。每个企业都可以结合岗位需要、企业实际来综合选用调查工具。

     背景调查,是一把双刃剑,运用不好,会伤人伤己。所以在背景调查中,一定要合理合法,一定要保护被调查者的隐私,充分尊重被调查者,调查时要听取多方意见,确保调查结果的合理、合法、客观和有效。

     遇到不一致的信息时,不要轻易下结论,谨慎使用调查结果,背景调查不是万能的,不能不信,也不能盲信,要结合多种甄别手段、多维度验证,发现李逵,筛除李鬼,为企业选拔真正的人才!

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全人DS

全人DS 2017-07-24 11:38:17

您好,我这边是一公众号小编,想申请转载这篇文章,希望您能给个权限,非常感谢。---全人网 回复

orange713

orange713 2017-07-20 11:34:08

我们公司招聘市场部主管,我从竞争对手公司挖了一个候选人过来,现在那人已离职,也提供了离职证明。该候选人离职前公司的直属上级是老板,但是她不愿意提供老板的联系方式做背调,说老板比较忙,不愿意接这类电话。她提供了人力资源部门负责人的电话,但是打过去对方不配合,不管你怎么设计问题,都回答的还行。背调结果无效。我是否应该去找她的直接上级,也就是竞争对手公司的老板做背调?如何取得联系方式?背调之前还需要再和候选人沟通吗?求大师回复! 回复

雪之風子

雪之風子 2017-07-18 10:05:14

我好奇第一个案例里面公司因为知道员工在外面找工作就被辞退了,这个怎么辞退的呀? 回复

黄伟David

黄伟David 2017-07-19 11:54:45

@雪之風子:1、动之以情,告之员工的做法太不厚道、太伤企业的心,让员工自己提出离职
2、员工不自觉,如果这个员工必须辞退,只有给予经济补偿金解除劳动合同 回复

刘岩420

刘岩420 2017-07-17 22:45:48

学习了,谢谢分享! 回复

冯小墩儿

冯小墩儿 2017-07-17 17:53:41

很全面 谢谢啦~ 回复

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第二个数字:60万。这指的是目前全国有60万的假学历。
第三个数字:3000万。这指的是美国有3000万人曾因伪造简历而在面试中被录用。3000万可比一些发达国家的人数还多。虽然没有查到中国这方面的数据,但是从第一个数据38%可推算出中国这个人数应该比美国更多。
   我们再来看文中的案例:
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评论区
写总结 写篇好总结,做打卡牛人

84楼 菁菁者我

感谢分享!

2017-07-18 10:49:03 回复 赞(0)

83楼 huangjy03

员工离职很多时候并非员工的过错,员工的上级、部门的工作环境、公司体制影响等,都是员工离职的因素,马云说过,员工离职只有两个原因,一是待遇,二是心里受委屈了,绝大多数离职员工都是好员工。

2017-07-17 21:51:16 回复 赞(2)

82楼 huangjy03

员工离职很多时候并非员工的过错,员工的上级、部门的工作环境、公司体制影响等,都是员工离职的因素,马云说过,员工离职只有两个原因,一是待遇,二是心里受委屈了,绝大多数离职员工都是好员工。

2017-07-17 21:50:54 回复 赞(0)

81楼 银沙海岸

谢谢分享

2017-07-17 21:16:51 回复 赞(0)

80楼 Josie1495108703

看朋友圈

2017-07-17 19:07:52 回复 赞(0)

79楼 霓凰公主29038

不容易啊

2017-07-17 18:55:44 回复 赞(0)

78楼 悬铃木

这个其实并不好处理

2017-07-17 18:37:21 回复 赞(1)

77楼 打望

谁没粉饰过,尤其是干的经理事,担的绩效也不小,就是职位是专员…

2017-07-17 18:07:20 回复 赞(0)

76楼 张亚刚

面试时直接问,介意跟你原来的公司了解一下吗?如果很不情愿,就要注意一下,如果非常干脆的同意,可信度就高一些,我们可以根据他的临场反应决定是否进一步的进行调查!有必要的话,当面即时沟通!

2017-07-17 17:40:06 回复 赞(0)

75楼 马小米521

背调还是片面的吧,但是不做又不行,如果遇到高手,也不是那么好查的,只能细心再细心吧

2017-07-17 17:37:34 回复 赞(0)

74楼 Elizabeth08094

要求员工全面填写个人信息,尤其是联系方式和经历,做好充分准备工作

2017-07-17 16:11:53 回复 赞(0)

73楼 KK柒

如果有员工就是故意没有留下上家公司座机电话,只有移动手机号码,那造假起来不是更方便。要求填写座机,可是就会有很多理由填写不了,改号码了啊,换了人啊之类的。怎么来规避这块问题。

2017-07-17 16:00:25 回复 赞(0)
chen小C

chen小C

@KK一般情况下有上家公司的公司名字,在招聘或者百度搜索联系电话,因为员工留下的联系方式不一定都是正确的。

2017-07-17 16:38:59回复
FACT魏兴

FACT魏兴

@KK柒:您说这种不留座机留手机的很常见,是不是故意难说,我们就当候选人真不知道,验证的方式很简单,前台验证,HR验证,网络验证(看具体岗位),以上方法是我们常用的,另外分享一个小技术,支付宝验证姓名和手机号一致性,有空体验下。

2017-07-17 20:17:17回复

72楼 太阳雨天上1980

个人认为,大家不要一再强调通过背景就能决定一个人的录用大权,这样对双方都是损失,人非圣贤素能无过,每个工作的人不可能都是员工好的形象,一个能力强的人,估计对他不满意的人也多,甚至放大一些你不知情的事情,中国人有句古语“”人之将死,其言也善“”即使有些小的毛病和问题,都会原谅别人,个人主张通过面试,全面衡量求职者,简单的背景调查作为参考,实现双赢是可以实现的,各位大咖们觉得如何呀!

2017-07-17 15:42:33 回复 赞(4)

71楼 史瑞克99963

谢谢分享

2017-07-17 15:21:23 回复 赞(0)

70楼 艳阳三月

谢谢分享~

2017-07-17 15:13:02 回复 赞(0)

69楼 跳跃的栀子花17031922

已学习

2017-07-17 15:10:15 回复 赞(0)

68楼 鱼和熊掌

好好学习,天天向上

2017-07-17 15:01:17 回复 赞(0)

67楼 正人先正己

学习中

2017-07-17 14:42:13 回复 赞(1)

66楼 洛森

学习

2017-07-17 14:09:24 回复 赞(1)

65楼 雨雨落

学习了

2017-07-17 14:04:37 回复 赞(1)

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