哪些人资工作可以简化处理？

图   网络   ｜   文   柳姑娘

    首先与大家分享一则关于《石头变金子》的故事。

    深夜，一位年轻人在大山迷路了。他欲前行，却找不到出口。当他摸黑走到一条铺满小石子的路时。一个声音悠悠传来：“捡几粒石子吧，天亮了就会有用。”年轻人感觉很害怕，因为他不知道是从哪里传来的声音。

    他继续摸黑寻找走出大山的出路。这时那个声音又传来：“捡几粒石子吧，天亮了就会有用。”

   可年轻人想：我捡石子有什么用呀?那么麻烦的事我不做！

   但是那个声音一遍遍地在年轻人的耳边响起：“捡几粒石子吧，天亮了就会有用。”甚至有些哀求他。

   年轻人很不耐烦地随便捡了几粒小石子。怎知这一捡，那石子竟然引他走出深山。

   这位年轻人十分好奇黑夜里捡来的神奇石子究竟是长成怎么样子的？他借助东方晨曦的微弱的光张开手掌一看，啊，原来那石头居然是金子！

   年轻人十分后悔当时为什么不多捡一些石子啊！当他要转身回到大山再捡些石子时，才发现身后的大山重重叠叠，逶迤起伏，已无法找到回去的入口了。

   从这则寓言故事中，你有何感悟？

   在最应当学习阶段，老师和家长告诫我们说：“你们可要好好读书呀，将来才有出息。”“你们要努力读书吧，将来走上社会才能用作为。”当时的你可曾把老师和家长的话牢记心头？长大后走上社会，摸派滚打四处碰壁时，才后悔当年没有好好努力读书。时间如流水，一去不复回，我们已无法回到学生时代，就像寓言中的那位年轻人，再也无法找到回大山的路了。

   好，回归到今天的打卡话题。

   题主是17届人力资源应届毕业生，刚刚踏上人力资源岗位才2个月时间。所接触的也仅仅是人事基础工作，之后发现人资工作很麻烦，想寻求可以简化人资工作的技巧。对于这个问题，我很想简单粗暴地回答：人资工作不但要细化，基本没有可简化的，但可以简化你。如果你认为基础的人资工作太麻烦，建议趁早改行。

   优秀的人资从业者，首先必须具备扎实、过硬的专业知识（如6大模块等），要有很强的沟通能力及应变能力，熟悉各类有关劳动方面的法律法规；其次对繁杂的人资日常工作有耐心、有恒心、要细心；对人资新知识要有学习能力等等。相信每一位出色的人资从业者都是从零基础开始，然后一步一个脚印，一步一台阶夯实基本功，到最后才能把人资工作做得出色。饭要一口一口地吃，路要一步一步地走，没有人能一口吃成一个大胖子，也没有人能走捷径一步登天。

   如题主真心想从事人资方面的工作，个人建议你要务实，沉下心着手人资工作日常。运用你所学过的专业知识投入到工作当中去。例如做招聘工作，如何才能招到合格的人才？其中与候选人的各种沟通的各种专业技巧；如何才能把培训工作落到实处？寻找切合企业的培训教材，绩效薪酬的有效管理与实施，处理员工关系的各种法律法规等等。

   有关人资从业者需要具备哪些条件的文章，请参考2017-04-25的打卡话题【职场指路】HR不涨工资的原因是什么？其中牛人“自在如风李娟”的分析很到位，大家不妨参考一下。

   我本人从事人资工作近十几年，对人资的6大模块还没达到完全悟个透透彻彻的境界。这或许是我领悟能力有限吧。迄今为止，仍一边工作一边为不断地学习有关人资方面的知识。而题主才接受2个月的人资工作熏陶就想找简化工作的办法， 很抱歉我还真没有什么妙招。

   最后我再同大家分享一则有关《竹子成长》的励志段子。

   在中国的最东边生长着一种竹子，名叫“毛竹”。

   毛竹前4年也只不过长3CM。

   但从第5年开始，竹子以每天足足30CM的速度疯狂生长。仅仅用了6周时间就可以长到15米！虽然前4年的时间只长了3CM，但是那4年里竹子的根茎已经在土壤里延伸至数百米！

   竹子的生长过程其实亦如题主从事人资过程是一样的道理。开始嫌人资日常工作繁杂，想走简便的方法。

   其实人资工作就是要与人打交道，凡是要与人打交道的事情就会变得繁杂，这是人资工作的定性。如果题主坚持不了这样的工作，就像那竹子一样熬不过前4年的那3CM，那么你的人资之路注定走不了多远。

    其实，在通往成功的路上并不拥挤，只是能坚持的人不多而已。

    如果你想在人资道路上取一定的成就和更长远的发展，那就应向竹子一样用耐心与努力、用时间与精力狠狠地夯实人资基础的各块土壤，几年后，你会发现，原来你是那么的与众不同！

   在职场，当你处于刚刚蹒跚学步期，请不要急着想110米跨栏；玉不琢不成器，人不学不成才，不经历风雨，怎能见彩虹？

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    首先恭喜人力资源应届毕业生朋友加入HR队伍，年轻的生力军加油吧。

    看得出来，新入职的HR朋友对工作充满了变革的热情和前进的动力，可是我很好奇一件事情，人力资源毕业的专业朋友，遇到问题不回溯到每一个专业模块去看看到底是怎么个意义和流程么？面对问题时，应该多想想效率与质量如何平衡。我们都知道，现在的人力资源工作是一项风险比较大的工作，搞不好劳动合同纠纷都是事小，有时候还有人身安全，而这一切都源于我们是和一群有着各色特性、各色心态变化的活生生的人在打交道，是和人家的各项切身利益打交道，人家真的是会和你吵架甚至拼命的。

     民族英雄林则徐最常引用的一个词就是“苟利”，说明什么，民族英雄觉得最需要舍弃就是“利”了，所以才有了“苟利国家生死以，岂因祸福避趋之”。人力资源的工作基本上都是和人的“利”相关，所以来不得半点马虎。我有一位同学做人力资源处长时，就对我说：“任何同事来，不论说什么问题，先热情相迎，如果有问题，坐下来喝茶慢慢说。上任第一天，我就对自己说，尽最大力量不做伤害员工个人利益的事儿”。

    一、安全第一，为结果负责

    要想改变或着做出流程简化的操作，你得深入了解全部流程全部工作内容。然后，再反问自己一句话：如果省掉这个环节，会有什么后果。为“结果”负责是人力资源工作的一个潜规则。

    我们无论是简化工作也好，其实都是为了让工作更有效。当然，参与过安全管理都知道，我们有一个耳熟能详的口号“安全第一，生产第二”，其实，我们人力资源作为一个职能管理部门，其实也是安全第一。

      小Q：楼主，我三月、四月两个月工资到现在都还没给我发呢？

      楼主：这个不可能的，咱们公司每个月10日准时发工资， 如果遇到节假日还会提前，一定要保障大家及时拿到工资。

     （看起来对规划是有相当掌握的水平了）

     小Q：可是我就是没有拿到啊。

      楼主：怎么可能呢，我们每次发工资都有条子呢？

      小Q：你找找，我看看，我怎么不知道。

      楼主：认真地翻阅工资发放记录，突然大脑一片空白，因为小Q没有签名。

      小Q：你看，我确实没领过工资啊，没有签字啊！

      楼主恍然大悟，原来签字是这么重要啊！这是证据！！

    二、深入其中方知环环相扣的道理

    这天，楼主很兴奋，楼主这次可是直接让应聘者在网上直接填写了《入职登记表》，毕竟这一下子就省略了一个前期步骤，省了一个《求职登记表》，反正入职登记表上的人才是最终需要的人吗？

    领导：楼主，小K表示有新的OFFER不来咱们公司，但是这个研发岗是公司急需关键岗位，你把咱们前期收集的填写过《入职登记表》的人员，再次筛选一下，再通知2-3位来面试一下。

    楼主：啊......我想着有《入职登记表》就是省去了《求职登记表》。

    正在这时，有同事敲门进来向领导紧急请示一件工作：

    同事：领导，小D原来在入职我们单位时，同时我上一家单位还有《劳动合同》，现在出现纠纷怎么办？

    领导：这个我们在前期《求职登记表》中专门设置了一栏作为是否与其它单位有劳动关系啊，有小D本人的签字，这个我们也是被欺骗方，责任在小D。

    同事：那我们调一下《求职登记表》吧，这下就解决问题了。

    领导：楼主，把小D的《求职登记表》找一下给同事。

    楼主：领导，小D只有电子版本的《入职登记表》......

    领导：你这个同志呀，你还是人力资源专业毕业生，不知道签字承诺的重要性。

    楼主：我以为是省去一个环节，给求职者便利。

    领导：安全第一呀。我看人力资源的工作不太适合你。你重新好好考虑下自己何去何从吧。

    所以，楼主现在觉得麻烦的地方，都是些关键处，楼主还是需要深入人力资源专业好好学习钻研业务，要不，事儿没办多少，祸倒添不少。

    三、建议解决方式

    1、深刻理解每个工作步骤、工作环节的意义与价值。

    思路决定出路，所以深入了解并认真思考每一项工作、每一步工作的要求与存在价值，这个是我们人力资源工作的一个关键点。毕竟人力资源在十年前，还普遍被称作是人事工作，从这一点就能看出来，人力资源工作中事务性工作还是比较多的。

    2、先优化，再变革。

    比如，我们的《应聘信息登记表》与《入职登记表》可以设计不同内容，至少我们现在就是不一样的。《应聘信息登记表》可以设计得复杂些，内容详细些，这时候应聘者在争取工作机会时，也愿意提供更多详实信息，这对于我们后期做出综合判断大有裨益。《入职登记表》可以更加关注入职员工的家庭地址、临时住所、家人联系方式、紧急联系人方式。有朋友就在工作中都遇到过，一个员工一个月不见了，部门领导才知会人力资源，人力资源翻开《入职信息表》这才联系该员工的家人，而且很神奇，一般你着急的时候电话也特别不给力，直接打不通，好在还有一个号码，所以我们真要有心做好工作，其实可以从如何既便利员工又保障工作需求两方面出发去考虑问题，两张表的设计侧重点完全可以不同。这也就是万丈雄心，我们也得从脚踏实地一步步做起。这就是本文想表达的一个最重要的观点，也是我们一起共勉的一点，天下难事，必作于易；天下大事，必作于细。所以，我们还是要从最容易做的事情开始，从最容易做事的地方开始。

    3、掌握一个基本规律。

    在公司越来越规范的时候，其实也是各项工作漏洞越来越少的时候，而完整堵漏就在于制度健全、程序完整、执行到位。所以，我们会看人力资源也好、企业管理也好，制度、体系、政策、方案、流程只可能越来越完善。而我们需要做的就是保障每一个环节都科学、有效，在每一个环节提高效率。

    4、提高效率别忘记互联网与APP。

    随着互联网+，特别是APP、微信的发达，人们现在可以不看电脑、不看邮箱，但是没有人不看手机的。所以我们可以加大信息工具的使用，将我们以前一些手工的工作交由手机小程序来完成。比如，三茅见网的2号事务部，基本上将人力资源事务性工作以流程的形式全部涵盖了。再比如考勤，报考勤等完全可以通过诸如企微云去完成。包括培训签到，现在都是二维码自动记录，这些方面，我们可以多动动脑筋。

    5、拓宽自己的多方位专业能力。

    上次，游皓晨老师给我推荐了一些人才测评方面的文章与读物，我觉得大开眼界。我们都忽略了的一个事实就是，看着档案里的那些手写材料，仿佛就会看到一个人一样。游老师说现在可以开一门课程就叫“一字识人心”。当然，我还在学习阶段，游老师可以的。所以我们虽然做不到象专家一样通过看对方写的字、画的图了解深刻、深度了解一个人的程度，但是粗浅的一些行为判断、字体判断能力还是有的。这也从侧面提示我们，HR朋友们我们也需要与时俱进不断提高自己的专业技能。

    当然，楼主的优势也会成为伤害楼主的短板，楼主毕竟是人力资源专业毕业生，所以，人力资源部门领导与同事肯定都会高看你一眼，这本是好事儿，但无形中也会拔高人们对你的期待，所以，你的一言一行还是要充分体现专业度比较好，要不人家会说，一个什么都不懂的小姑娘都比你干得好，期待你在专业对口的第一份HR工作中砥砺前行，越来越好！

     如果大家觉得还可以别忘记订阅哟。最后做一个培训课程宣传。如果你们公司要做培训活动，又很希望培训师或师傅们掌握一点培训技巧，隆重推荐《如何快速成为培训师》课程。如果觉得有价值，可以作为正面教材大力推广，费用很赞哟，就是2.9元哈。如果觉得有值得反思的地方，那你们就把这个作为反面教材教学也不错。正反向激励都有了哈。感谢246位朋友点赞或购买！

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     我在做培训师定级评委，所以今天不能和大家在评论区互动了。感谢同行朋友关注、阅读，并且还有留言，万分感谢。

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看到这个案例时，我首先想起爱因斯坦说过的这么一段话“如果给我1个小时解答一道决定我生死的问题，我会花55分钟来弄清楚这道题到底是在问什么。一旦清楚了它到底在问什么，剩下的5分钟足够回答这个问题。”对于爱因斯坦而言，澄清问题比解决问题更重要。对于该案例同理，你觉得时间都耗在表格统计、数据录入等事情上了，显然你是觉得效率不高，所以，如何提高效率才是你应该真正要解决的事情。当自己的工作效率不高时，是流程繁琐费时导致还是你本身的工作效率问题呢？与做过该工作的同事对比了解便知。

一、若是你本身的工作效率问题，应该怎么办。

1. 建立规则，集中处理，化零为整。先捋一遍自己的工作内容，包括数量、耗时、流程等，看看有哪些是可以流程化的，只要这件事不止做一次，就写下工作流程和工作清单；哪些可以集中处理，比如统计员工办公用品需求可以定期处理，比如每月一次。

2. 建立材料库，养成良好的使用习惯。没有办完的文件统一放在某地方，电子文件则放在电脑桌面中央，只要办完则及时统一归档，文件要规范命名，方便以后搜索查找。纸质文件按照规则放好，按时间或者模块，并建立对应的电子目录，方便查找。

3.接到任务时，不要着急行动，先思考下目的和领导想要的效果，寻找高效率的解决方式。比如有一次，我在准备绩效沟通的资料，要在每一张表格上录入员工的个人信息和绩效数据，一个员工一份表格，这太耗时间了，有没有更快捷的方式？我就咨询了一位做薪酬的美女姐姐，她教会我利用excel的邮件合并的功能，直接刷刷刷，不到两分钟就完成了该任务，si不si很爽！作为一名新人，要多问多思多总结，别人教过的东西要熟记，没有哪个人不喜欢用心学习和用心做事的员工的。

4.基础功要扎实。比如打字速度、常用办公软件的操作，尤其是要表格和文档的常用公式、功能，一定要熟练使用。

二、如果你的工作效率是ok的，公司的一些人力资源工作确实太繁琐，那要怎么办呢？

这对你而言是一个难题。你是刚踏入职场的毕业生，缺乏经历，不熟悉公司业务，以你角度判断哪些流程是繁琐的、要改进的，冒冒然然向领导提出来，并不合适。原因是没有信服力，且这不是你的岗位层级可以做的事情，给领导同事造成好高骛远、不切实际的不好印象。华为曾经有一个新员工，刚到华为时，就公司的经营战略问题，写了一封万言书给任正非，任正非批复“此人如果有精神病，建议送医院治疗；如果没病，建议辞退”。为什么呢？因为作为一名新员工，自己的本职工作还没有做好，对公司业务不了解，就把精力放在构思“公司宏伟蓝图”上，干啥呢！有这个眼界么？了解这个行业的发展趋势么？不要把大学课本上学的东西照搬到工作中，所以，你千万不要去跟领导说，我们的哪个哪个流程太繁琐了，应该要简化，才能提高我们的效率！别傻了！在什么阶段做什么事情，一定要分清楚。

可是，这样就没办法了吗？

现在互联网那么发达，学会利用工具呀！对于刚刚毕业的你，我在这里写几天几夜的文章教你也没什么卵用，因为你没概念，没接触过，没实实在在看见过。现在互联网的世界，解决问题很简单粗暴的，什么不会，那就去搜，去看，去山寨，哦不，去学习！

看案例描述，应该跟我几年前进入的那家传统企业类似，全盘人事，纯手工打造，系统是ERP那种笨重系统，太老旧，不够灵活，实在没什么好感…作为新手的你光记住这些操作就要命了，更别谈优化流程提高效率精兵简政这种事儿了。你去找一个人事系统全面的免费软件，实际的用起来，这些系统现在都很轻便、灵活，而且不用安装的~用工具可以最快的提高效率，杜绝各种低级错误。比如你提到的重复录入入职信息，用2号人事部，员工填写入职登记表是直接扫码就可以的，别说重复录入了，你连录都不用。按照你所说的录入员工入职登记表所花的时间，光这一个步骤就可以帮你节省15分钟/人，便捷过瘾吧！

用软件提高效率，对你来说其实还有另外一个重要的目的，我现在担心的是，这样的企业，你的成长怎么办呢？这种专门针对HR工作设计的系统对你更大的好处是，你可以通过操作看到一个人力资源体系应该包含哪些内容、流程。

我的亲身经历来谈，年轻人要在做好自己本职工作的基础上继续学习！大部分企业的人力资源是不成体系的，不够专业的，如果不继续学习，那也只是为了工作而工作。通过的你的描述，感觉目前应该是没有人带你的。至少是没有人能来教你的。因此，你不妨拿2号人事部来做老师，网页可直接登录~

做人资起步是基础人事，入离调转社保公积金薪酬核算，目前看你已经做了，提高效率的办法已经告诉你了（再次强调，用工具！！这些基础工作绝对不要花太多时间在上面，工具能自动做的全部扔给工具）；

第二步是规避风险，处理员工关系，像2号这样的软件，是带有风险评估的，自动帮你找到风险点，并提供相关法律链条链接。你一点一点消灭这些风险点，去学习理解消化，就可以完成从基础人事打杂到员工关系专家方面的提升。

第三步是员工关怀，提高员工敬业度。2号人事部里面重要事项提醒，生日短信祝福等，一方面给你做员工关怀提供灵感，比如员工所有重要事项提醒你，你可以根据情况做相关活动，或者提醒老板去问候或者其他什么，让员工感觉公司一直都在关注自己就对了，一方面工具自动提醒，可避免自已遗忘，尤其是核心员工的生日、入职周年纪念日等重要日期。

第四步对人资组织架构，人员分析…等等。2号人事部有自动生成的组织架构图，你可以学习，也可以做修改。了解公司的组织架构对你以后的发展绝对有很大好处。人资的价值不在基础工作，而是在基于分析所做的前瞻性工作。2号里面的自动数据分析你可以拿来用，但是我更建议你学习的是，为什么分析这些，为什么是这样分析，这样分析结果如何，可以用来指导哪些工作。你能做到时时关注这方面，并跟据情况提出发展性的建议，即便你老板不是个好伯乐，你也可以很有底气的去找自己的伯乐了。

      好了，又说了好多。总之，你才开始步入职场，要多练多做多总结，但也不用过于着急啦，重要的是要把自己的工作做好，先保证质量，再去追求速度。做事前先思考，领导真正想要的目的和效果是什么。自己通过什么方式可以更加高效的完成。尽快走到职业上升的路口。

最后说句掏心的话：努力的孩子不会被辜负的，加油！！

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        先来看看简化和高效两个词的定义：

        简化是一定范围内缩减对象（事物）的类型数目，使之在一定时间内足以满足一般需要的标准化形式。简化一般是在事后进行的，是在不改变对象质的规定性，不降低对象功能的前提下，减少对象的多样性、复杂性。简化肯定某些个性同时存在，着眼于精炼，简化的目的并不是简化只有一种，而是在简化的过程中保存若干合理的种类，以少胜多。

        高效：指效能高的，基本解释是效率高的。指在相同或更短的时间里完成比其他人更多的任务，而且质量与其他人一样或者更好。

        一看定义，就会发现，高效是目的，简化是操作过程和方式。咱们人力资源部很多工作都是可以更加高效的，你要开动你的小脑筋，在发问的同事也按照你的思路去想解决办法，也可以向你们领导建议可以有哪些问题以及解决方法。

        刚毕业的小伙伴，你要利用你的优势（有冲劲、理想化的思维）发现问题（看到问题的表面，还得了解问题实际的本质，或许在你来之前已经有同事提出过这些问题，当时是为什么没有得到解决呢？企业本身的状态，你了解了多少？），并且提出你觉得适合目前企业发展状态的解决办法。问题谁都能发现，和领导提问题一定要记得附上两个以上的解决方案。

        进入社会就要先向现实致敬，莫要理想化。可以尽自己所能优化，但是不要期盼一下子就把问题统统解决掉。

        下面我们从四个方面来谈一下人事工作的简化：

一、标准化的简化

        1、入职手续的标准化；

        入职手续的办理是员工关系来操作的，他是员工关系第一次接触的机会，员工关系的专业度，会让员工感受到公司的专业度，对公司更有信心。还有一个原因，为什么要标准化，就是如果办这个业务的人离职了，这个工作是可以实施交接的，这个在最后一项再说。

        在没有信息化的前提下，你要做的就是怎么让你登记的表格更快，更有用。想要提高效率的前提，你要明白这份工作的意义和目的是什么。亲爱的，《应聘登记表》的作用和《入职登记表》的作用可是不一样的喔。录入《入职登记表》是为了让员工的信息更加全面集中得到应用，在你需要员工信息的时候你可以随时调取，这个工作看似记录的时候花费一点时间，但是对后面工作的简化会更加便捷。

        2、新人办公用品需求标准化；

        新人电脑、电话、本子、笔、工位、oa、邮箱等都是一个体系的问题，保障新人能够正常使用。首先你要明确这个岗位刚入职后一周内的具体工作是什么，这个可以和该部门的岗位指导师/部门领导/负责带新人的师傅进行确认。让其部门准备工位以及一周内工作的安排指示。我们保障第一天入职后能给他录指纹、发放基本的办公用品等。所有新人办公用品是为了确保新人入职后的工作正常。

        3、人事表格更新标准化

        新人入职后，如果没有信息化的系统，你就需要做一个强大的excel表，把入职表登记表一填入，其中转正表、花名册、薪资变动表、通讯录等所有的表格会利用公式加入姓名后自动更新。需要做的标准化就是按照一定的时间顺序，按部就班进行操作。

        人事档案日常登记表：

新人入职：入职登记表——花名册——薪资变动表——劳动合同台账——通讯录——社保公积金月报表——转正表；

转正提示：转正表每月提前一周查看；

转岗/晋升：有意向转岗时，需要先沟通确认后，让其填写转岗申请表，并做转岗登记表，在花名册里备注；

离职：离职登记表——离职劳动合同档案清点；

        为了信息的统一性，登记的表一定是实时更新。要简化高效，就需要学excel表里的公式，直接更新表格。

二、流程化的简化

        1、招聘流程化

        《应聘登记表》是招聘中的一个环节，我们公司是《职位申请表》相对一张很简单，但是背面是有我们招聘人员跟踪记录反馈招聘情况的。

        这个职位申请表如果入职的员工是需要记录在员工个人档案里，而没有入职的员工，就会进行招聘的简历库。招聘简历库，每个公司都会根据自身岗位的需求，判断简历的后期可利用率，我们是分了三类，一个是合格型（能力ok的但是价格没谈拢的），一个是可塑性（能力目前还未符合要求，但是态度不错），另一个就是可以放弃的，虽然放弃的也是会有保存，因为每一份简历上都备注岗位+姓名+相关情况，这样当岗位需求有变动的时候也是可以调用的。

        招聘工作可以把他做成工作规范，以方便带新人。

       约见的基本要求话术等，统一邮件的模板：

        然后就是面试：

        工作规范后，也需要把工作责任到人：

       不同的公司招聘团队人员不同，招聘的规范不一样，可以想想招聘工作怎么可以更加有效。把他流程化。

        2、培训流程化

        培训和招聘一样，把培训的类别划分后，对应的培训的操作流程需要做出来。这样能确保每次培训不会有遗漏。

        对应的工作流程，要针对不同培训的类别，有具体的细节备注说明。内部培训和外部培训，其他这两个里有都分成了公司级、部门级和员工级，对应操作流程，审核流程、组织流程、评估流程等等，都需要对应说明。

        3、公司活动流程化

        我们公司针对出境游、团建、军训、拉练、户外拓展、生日会、爱心捐赠等等，其中出境游属于一个系列的，团建+军训+拉练+户外拓展是一个系列，生日会和爱心捐赠是一个系列。对应的系列会有一个详细的活动流程，从合作单位选择到最后付款后的总结都会有相应的细节描述，因为负责活动的人，可能会有离职，会有转岗，所以这个流程变得十分重要。

        4、绩效考核流程化

        绩效考核虽然随着公司的变化会不一样，但是时间表是统一的，什么时间做什么事情，这样在做监督跟进的时候会更顺畅。另外如果公司的相关政策调整时，能够清楚知道，在什么时间节点去修改，减少其他的一些影响。

        流程化的东西，不是一成不变的，他是需要随着公司发展，人员变动，相应发生变化的，像今年财务所有的增值税变更税号，那报销的很多流程就需要进行修改变动。流程化，是为了提高效率，但是也不能太依靠流程，做任何工作一定要动脑，这个工作为什么会这么做，要起到什么作用，是否有更优化的简便的方法，这也就是流程优化和流程再造的内容了。

三、信息化的简化

        如果公司能花钱采购系统，而且还能保障信息的安全性，用系统是可以更快捷。业务流程可以由信息自动提示，更智能。相对人工跟进的风险会更大。要把基础工作信息化，也是需要把公司人力的工作进行梳理出标准化和流程化，这样技术才能转化成相应的代码。

        有信息化后，把需要把员工信息已录入，所有你想要的表格都会自动生成，而且会有窗口提示你他的转正。最重要的是你的工作很多都可以线上操作，如工资发放，工资条不用手签，直接上传就自动生成，个人就可以查看到了。像绩效考核，就更加便利了，员工很多实时的表现，会自动生成一个考核结果。因为你想要的系统都是可以个人定制的，你把人力的每一个模块都梳理出来对应的流程，然后系统就可以帮你完全实现，省去了很多人力录入登记的时间成本。相对更为高效，只是中小型公司不一定需要，因为人员相对较少。老板们也就不会想用这个。

       三茅有2号事业部，我用了一下，基本的都有，只是现在觉得公司员工信息的安全性，所以也没有用。公司14年引入财务系统、oa系统和crm系统的时候，他们也给我们推荐了人事系统，是根据我们个性开发，但是被老板否了，只是把一些基本的表格加到了oa系统里。但是后来处于薪资保密，所有涉及到薪资的表都走纸质单据，需要对应领导进行手工签字。没有信息化系统，但是学习了信息化系统，你把工作梳理整理后，同样可以在原有的工作基础上做到更高效。

        信息化，确实会更有效率。管理制度化，制度表单化，表单流程化，流程信息化!

四、个人操作交接的顺畅

        有人存在，而人的思维的活跃下，给工作带来了很大的风险。作为管理者，一定要学会把工作做到流程化、标准化，因为这样才能更容易复制。

       相对人都是有惰性的，知道怎么做是一回事，但是把他梳理出来又是另一回事。所以公司如果真的要发展壮大，那就是一定是把各个岗位的工作都进行了流水化的作业，让其更容易被复制。说到这让我想起上次听京东的人力资源总监分享说，他们京东给管理者的一个重要考核点就是是否有储备人员，能够接替他的人员。如果上任一段时间内，他没能培养出接替人员，他的绩效可能会不怎么好看，甚至不能胜任管理者。这个点，考查是就是一个总结梳理能力和识别培训能力。作为一个管理者如果不能把自己负责的部门的工作了如指掌，梳理出来，那证明他的能力有待考察。

       人力工作对应模块都需要有：制度、流程/工作规范等，才会有其他相关的记录表格数据和文件。

        刚毕业的小伙伴，你还小，你要学的还很多，看问题，不要只看冰山一角，要有大局观。记住一句话“存在即合理”。如果你公司目前存在你看到的这种情况，就证明对于现在公司的状态是对的。而你想要去改革，你就要知道公司是否有这个需求，你提的解决方案是否可以直接执行。

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     这位年轻的孩子，我认为你的想法和当年我曾近的想法是很接近的，每个人都是从年轻走过来的。我实话实说，这个世界就是懒人创造的，一个愿意动脑子去思考为什么这两个表有不一样，是否能简化的人其实证明你带着脑子去干活了。人类需要思考才可以进步。否则这个世界不会有汽车，火车，飞机，不会有电饭煲，咱们还可能坐着马车，用火在煮饭呢。

   当然，咱们在想着简化的时候也就是在想走捷径，走捷径不可耻，可耻的是你自己想走不好意思走还仇恨别人走捷径。

     好了，严肃认真脸又来了噢，咱们言归正传。接下来只是我的个人观点，仅供参考，或者你们自己受到启发后会做的比我更好更优秀。

   分析与整理工作

  首先进行自我工作分析，将自己平时要做的事件进行梳理，从几个层次继续下去,先来看图。

       我们现在来解释这张图。首先我们将自我工作分析按时间性先进行一次梳理，会形成一张年度、季度、月度、每日、因某类事件会促发、偶发等事件。列明这些事件以后，我们再一一把上图中右边最后一列的那些要素都梳理出来，这时候我们对于每一起事件为什么要做，要做到什么目标才行，事件会产生什么结果，这个结果会交给谁，这个事情是不是独立的还是还有别的责任人，当然还有事件是不是具备法律风险等都会清晰起来。

    接下来，你再把同类的进行合并同类项。如果是为了同一个目标，事件责任人也是相同的人，而事件结果呈现的也是同一类人，同时也都没有什么法律风险，那么请问，你为毛不能合并起来，把两件事情合并成一件，去掉相同的部分，留下不同的部分不就结了？或者说某些不是事件使用更便捷的方式去完成？

举例来说：

   1、题主说的办公用品需求确认，这件事情的时间性是“每月一次”，或者“每季度一次”，而且与法律风险无关，同时也不是非要单独执行的一件事情，那么是否可以用OA流程去完成，而不是非要通过什么纸质的走完?你要说领导不同意花钱，那像钉钉这样的免费OA功能多了去了，都是全免费。这就只需要花5分钟时间发起一个流程就可以完成。

   2、根据事件必要性来进行判断，举例：题主说的《应聘登记表》《入职登记表》这两件事情能不能简化？如何简化？我们来看这几个维度：事件责任人均为“新入职员工”，事件结果为“完成表格”。能不能简化？如何简化？我通过分析发现不能，我们来看分析：

  （1）《应聘登记表》主要为在面试之前就要了解清楚企业想要了解的全部事件，与简历并无重复，因为应聘登记表里的内容可以包括简历，但不仅仅是简历内容，更多还要有更丰富的企业必须要了解的内容，全部的工作经历与每一段工作的证明人、是否有本单位的推荐人、家庭背景（非家庭成员联系方式）、是否与前一家企业有竞业协议、是否有特殊技能、是否能接受公司内职务调整等。这些在简历中肯定是不太可能注明的，而这些又是在面试的时候也就是录用之前就必须要了解的信息。当然最下面的声明例如本人所填写的地址为邮寄送达地址，本人承诺所填内容均属实，本人与公司建立劳动关系时已与原工作单位解除劳动关系并愿意接受背景调整等等。通常应聘登记表是不需要审批的，只是要做为员工的档案之一，因此必须要有员工本人亲笔签名和声明。那么这个想要简化也比较难简化。

       （2）《入职登记表》主要是新员工已经确定录用了，企业还要更深层次的了解的信息，例如紧急联系人、家庭成员联系方式等。通常情况下入职登记表也是员工二级档案中重要信息之一，因此在某种情况下，完全可以把审批流程加入入职登记表里。【合适没有使用电子OA的企业】在员工填写完入职登记表以后，由HR补充完整一些岗位信息、试用期相关信息等再一起交由领导审批。如此一来就是将工作进行了简化，某种程度上也算是一种捷径。

当然，现在可以说有数万人都知道石榴姐一直是全部采用《2号人事部》的，不得不说，2号人事部这个SaaS系统里将直接将员工入职登记表发送到员工手机那肯定是相当简化的方式了，HR只需要再进行添加一些信息即可完成花名册了。

     3、有些同类事件是否可以考虑将责任进行分解？

     我见过不少的HR，一旦企业重视起人力资源管理以后，就感觉自己成了“丞相”恨不得事事都放在自己部门，什么都掌握在自己手里。 事必躬亲，当然有没有分析过这个最终有原因？加大自己在领导面前的价值感啊。

   举例

       现在好多中小企业的薪酬是放在财务发放，但是高速发展以后不少企业老板都觉得应该请专业的人力资源来管理。前几天就有一位也在深圳的小伙伴与我闲聊起这个话题。她刚进入到一家公司，之前薪酬发放都在财务。她刚到这家企业2个月。于是我问她，你要把这事件拿回来的目的是什么？原因是什么？你现在忙到什么程度？那位小伙伴告诉我，一共三个人，行政人事都做，全国大约200人左右。我说那你忙的过来吗？说挺忙的。OK，那你这么着急的把做工资这件事情又拿来做甚？有人为你做你应该做的事情有何不好？听到这样的话她有些迷糊，不是您说专业的人做专业的事吗。咱们不应该吗？我说，你的目标是让老板认可你的专业，你要证明的是你的专业能力。那么重要的就是将现在没有分开的薪酬结构进行合理性的划分，帮助企业降低用工风险，帮助部门负责人解决现在部门内留人、育人方面最需要解决的问题，同时把精力放在降低用工风险，规范员工手册等，你说你非把做工资表这种吃力不讨好的事情拽回来也没啥用啊。

再比如说，考勤签字表，为何非让HR一个个找人签字，为何不可以用分权的形式由部门负责人再到下一层主管去解决，HR负责回收及统计呢。

这段话看起来与题主的问题无关，其实是很有相关的。只有在能够简化掉一些基础事务性工作的基础之上，你才能更好的把你的精力给腾出来做些更有意义，更能体现你价值的地方。

     观点总结

    1、我认为可以简化的工作必须简化。因为只有简化了你才能把你80%的精力腾出来去做更重要的事情。尤其中小企业的HR，最困扰的就是找不到发展方向，找不到自我存在价值。很大一部分原因就是因为看起来更加琐碎的事件已经让你无法分神。

     2、如何简化。通过自我工作分析，如同上文中的图你将每一种事件都进行分解，尝试将可以分类，可以合并，可以简化，甚至可以缩减一些事项，同时合理的利用一些手边工具，当然还有合理的进行分权分责。让你们企业的部门负责人学会非人力资源部的人力资源管理就可以让HR事半功倍。

补充

为什么要走捷径？为什么要简化工作，简单的说为了实现某种目的。懒人创造汽车是为了不走路，把在路程上的时间用在真正要解决的事件上。因此简化工作是为了加快效率与做更专业角度的事情。

      1、 思考你的客户需要什么

      这也就是经常我们说的，不懂运营不懂业务的HR永远都纸上谈兵。到了企业两眼一抹黑，结果做啥都落地执行不下去。最终为了让自己看起来更忙，只能去把一件事情拆成两件事情做，让自己周报里看的更好看一些。因为事情太少了领导会认为你没干活！！你把能简化的工作简化完了你去想想你的内部客户想要的是什么？你一去就做这个制度那个制度是人家要的吗？你上来就去搞考勤制度一来就去大改绩效是你的客户要的吗？简单的说，把你放到某个岗位上去你能马上干起来吗？（写代码、画图这样专业的咱们不谈）。你能清楚了解每一个业务的流程与操作吗？HR们，快醒醒！不要为了让自己显的很忙，天天把一大堆没有意义的事情拿在手上。更贴近业务的想想如何做价值链分析，如何做运营。现在运营部门想要如何，现在研发部门想要解决什么问题。这才是体现你价值的地方。这就是“顺水推舟”会更快的道理。

     2、学会总结

     任何一项工作都离不开计划和总结，只有这样，个人才可能有较高的工作效率和能力提升的空间。HR的工作很繁琐，有很多细微的工作容易被忽视，如果能抽点时间出来做个详细的工作计划，会给你减少不必要的工作麻烦。其实，做计划也不需要多长的时间，只要半个小时，把想到的放在笔记本上就可以啦。所以说，你得有个笔记本呢，比如咱们的HR魔法本。。（又见广告？）除了计划外，总结也是很有必要的。每当一项工作完成，你就要梳理它，哪里做的好，哪里还有待提高。久而久之，你的错误会越来越少。坚持计划和总结，对部门和个人的工作效率都会有所提高。你会发现，你养成了一个好习惯，做事变得有条不紊，不会杂乱无章。

    三、合理的安排时间

      时间管理是很多人的软肋，一天下来忙忙碌碌，却不知道自己到底在忙什么，没有效率。每天十分钟，把每周或每天的工作清单罗列出来，按照四象限分类，分清事情的轻重缓急。这样一来，哪此工作迫在眉睫，哪些工作次之，就一目了然。工作分得清主次，有条有理，有法有章，才能更有效率。

    四、加强与人沟通处事能力

有沟通就可以有协作，你一个人忙难道不能让全部的人帮你忙吗？HR有很多的时间都在沟通：面试人员、部门协调、员工劳资关系处理、各种会议。考核等等，学会如何有重点、有目的的有效沟通方法，增强自身的沟通能力，也是提升工作效率的有效方法之一。具体如何去增强自身的沟通能力，我建议你要多学习，多总结，察言观色，尊重别人的意见。

    五、接受新事物吧！学习新的专业知识和一些新系统

    支付宝刚进入你们的世界的时候你们怕不怕？淘宝刚进入你们的世界的时候你们怕不怕？不怕你付了钱人家不给你们货？不怕你的信息会外泄？支付宝全是钱，你没怕过你的信息外泄？钉钉现在已经很火了，但是刚出来的时候有多少人不敢使用？你怎么不说钉钉会泄露信息而不敢使用？别傻了，你又不是大牛公司，你又不是什么国家保密局，人家要你们的信息做啥。Excle刚出来的时候大家也都怕，但是在使用完了认为真的是太高效率了，所以你们现在有几个还打算盘？钉钉免费的呀，我们公司一直在使用钉钉，从董事长到基础员工，全国全布241个地区，70多个城市，走流程全部走上面走，我们的内部制度写着：公司重大消息使用钉钉进行全公司发布。不然的话你说咱们走个流程那要走几天？

     2号人事部我似乎已经是专业代言人，咱们点米全部的子分公司全在使用。没错，现在这段是广告。你们做组织架构图要多久？我3秒，你们做花名册多久？我一个员工只花3分钟，然后统计信息全部自动出现，月度季度的部门统计表、薪酬统计表全是只要几分钟。当然，在前期设置可能是花一些时间，那你开始做表格还要时间呢是不是？本周最强的功能上线是批量在线编辑员工材料信息，在线编辑哎，批量哎，基本上30秒搞定。哈哈哈。做硬广告服不服我？请不喜欢这段硬广告的自动跳转到上页看我的干货，忽视本段。

好了，最后的最后，我来说一句，上周留言好多人，不过好多是抄袭的。。。复制的。。。只有一位是写的最好的，认真写的。这位得到我的签名书一本。公布一下他的名字。

请留言给我地址和信息或者加QQ群让我的管理员找我即可。

    这位特立独行的SHEEP，你被点名了噢。。额。。上周好多小伙伴都要我的书，真的没有那么多了。不过还是感谢你们的支持。我真的是个人掏钱付邮费的噢（泪奔）

还有一个华什么妹妹的，我答应送卡片，本周一起发出！

 本周不送。本月底再期待我送个别的什么吧。哈哈哈。

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开题咱先畅想一下未来的人力资源工作，所有的基础人事工作都有电子化的软件处理，比如人事数据，入职报到把指纹录入公司系统，所有个人信息、社保信息、公积金信息、个人工作履历、工资卡信息、个人征信、个人体检状况等公司所需信息自动导入新的公司；招聘工作全部由线上完成，招聘公司自动按企业需求分配面试人员；因为所有的工作都要在软件上操作或者工作提交，所以绩效考核可以按岗位自动生成并由系统自动根据工作情况进行考核；培训全部通过线上……如果达到这个状态，应该够简化了吧，但是那我还要你干嘛？题主的想法是好的，能理解但是不能接受，才从事工作两个月，不知道你有没有想过，因为你是新人，反复的确认对你也有好处，能保证信息无误、规避劳动风险。

当然做事由繁入简是每个人做事都希望的事情，关于简化工作，先考虑几个问题，具体如下：

1、你是否真的清楚自己的工作内容？不是仅仅指的是工作本身，而是做这件工作的意义是什么，你知不知道，这一点很重要，否则你连入门都还没达到，只是在机械的干活而已。

2、你为你的工作做了那些努力？这个努力不是指拼命的加班，而是有没有为你的工作向别人请教，有没有买一些书籍去学习，毕竟没有太多工作经验，你需要向前辈们学习，我见过太多不会也不问的人了！

3、你的工作内容与谁对接，对接人真正需要的信息你是否清楚？关键就是你是否了解需要这些信息的人，想要从这些信息里面找到什么，比如有些公司统计月度人员情况中标记请病假时间，目的是了解是否有特殊病的存在，以规避不必要的风险。

4、你要的是简化工作，还是捷径？如果是简化工作、提高工作效率，那你是一个很有想法的人，但是如果是想找捷径，劝你换个职业吧！HR的工作是把一个符合公司需求的员工引进并协助管理，因此没有捷径可走，任何一个捷径可能都会留下莫大的隐患。

以上考虑的问题，只是希望题主能对自己的工作有更深刻的认识，毕竟同为HR，明白HR辛酸，关于简化工作个人认为：1）列出你所有的工作内容，根据你工作模块分别按天、月、季、半年度、年度进行工作内容梳理，哪怕每天固定时间点你给领导擦桌子也写上，然后把能合并的工作进行合并。2）找到每项工作内容的重点，每次处理该项事务时候，着重关注重点内容，对于不必要重复的进行剥离；3）对于部门工作进行重组优化，避免同一件事情两个人重复去做。4）简化部门对外的工作对接，制定部门工作对接流程表及确定工作对接人，避免重复沟通。至于更高公司层面的简化流程，那就需要老板决定了。

最后说个题外话：“经常说好工作就是事少、钱多、离家近，离家近的见过很多，事少钱多的还真不多见，因为真正挣钱的那些人从来不会让自己闲下来。”

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为满足我的故事小粉丝，今天给你再瞎编个故事，不保证是个好故事！这个故事给你

我在孤儿院上班，办完院里一个小孩的所有领养手续后，我终于可以安安静静的坐在外面的秋千上看书了，院子里面一堆小孩在打闹，但是对于我来说都很正常，正看到兴起的时候，接到一个电话，有个村书记打电话过来问能不能领养一个孤儿。我接到电话后了解到情况，把情况跟在院里干了几十年的陈院长说一下，大致情况是因为这家人集体煤气中毒，唯有小孩被抢救过来，亲属不愿养，所以想送到孤儿院。

陈院长带着我开着车走了好一段山路才到，村书记牵住小男孩一直门口等，书记姓王，基本上这个村大部门分的人都是这个姓，申请被送孤儿院的小孩叫大鹏，是家里唯一读过书认字的人，家里希望这个孩子能以后像大鹏一样展翅高飞，离开这个穷困的小山村。

   “大鹏，你就别进院子里了”陈院长看着大鹏说到。

   “好的”那小孩很干脆的回答到。

陈院子跟着村书记的脚步一起走到了大鹏家的院子里，院子里放着四口棺材，小孩的弟弟、父母、奶奶，陈院长推开门，走进屋子里，这是一个三间的土房子，西间是老人自己住的，东间是大鹏和他的弟弟、父母住在一起。中间屋摆放着点过却完整的煤球和已经熄灭的煤炉，三间房子的窗户都被密封的很严实，都是拿报纸用浆糊粘的，戳开旧报纸能看到之前一层层白色的旧纸，陈院长看了看报纸的日期，顺手翻看摆放在桌子上大鹏的课本，又观察了一下所有的门边和地面，最后看了下通风管道，做完这一切，陈院长深深的看了一眼大鹏。

陈院长跟王书记说：“王书记，本院收不了这个孩子”

王书记：“为什么啊？陈院长，你要是不收，那这个小孩怎么办啊？”

陈院长：“你们先出去一下，我跟大鹏单独聊一下吧！”

我拉着王书记往外出，王书记边走边说：“陈院长，你们一定要收留他啊，要不他只能在村里流浪了，太可怜了！”

王书记走出院子后，陈院长把大鹏叫进院子，看着小孩问：“为什么这么做？”

“做什么啊，叔叔，我不知道啊？”大鹏用无辜的眼神看着陈院长回答到。

“既然你不愿意说，那就算啦，你好自为之！”陈院长转身离开了院子，但是他却听到院子里大鹏疯狂似的大喊“你知道什么，你什么都不知道，你又不知道我经历了什么，你凭什么........”。陈院长找到王书记简单说了下孤儿院的程序，因为大鹏在这个村子有很多亲戚，所以没办法领养，只是告诫王书记一定要注意大鹏日常行为，然后开车离开了，我坐在车里却看到离开时大鹏怨恨的眼神。

我问陈院长：“为什么不可以收留这孩子呢，挺可怜的呀？”

陈院长看着我说：“毕竟你刚来院子没多久，我跟你说下原因，报纸是最新买的，因为日期是昨天的，而且全部都是同一天的报纸，我翻遍所有屋子确认只有小男孩识字，农村用白纸糊窗户是为了贴窗花，这次却是报纸；煤炉旁边点过的煤球是另外点燃，是为了增加中毒的几率；大鹏的课本，在煤气中毒的那一页最为破旧；通风道被堵了，也是报纸堵的；最关键的是我从始至终都没看到大鹏难受的样子，这个小孩不干净，我们不能收。”

我惊讶的看着院章说：“陈院长，你怎么跟警察似的，我们收养孤儿还要这么麻烦吗？”

陈院长回到道：“其实院里每月都要接到很多电话，真正会去处理或者接收的并不多，因为毕竟孤儿院工作人员、设施、资金都有限，因此我能救助的只有那些干干净净的小孩，我不想花有爱心的钱去养罪恶，也许这样很残忍，但是我只能这么做。”

我敬佩的看着陈院长说：“我什么时候能达到这种水平啊？”

陈院长道：“慢慢来，凡事都是一点一点积累出来的，自己学到的才是最扎实的，我还指望你接我的班呢。”

然后这一路我和陈院长都很安静，但是我却知道陈院长的内心并不安静。

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      看到本期的题目说如何简化人资工作，想想应该是个探讨工作方法和工作技巧的技术话题，于是很感兴趣的就进来了，结果看过案例里的描述以后发现根本不是那么回事，感觉更大的问题是态度问题而非技术问题。于是在今天的总结里，我也把内容分成两个部分来谈吧。

第一部分聊聊工作态度，因为最近我们公司也是从上到下一直在抓思想工作，毕竟态度决定一切，这个大家应该都懂的。

      我在三茅主要还是混迹于问答区，每日参与解答全国各地HR提出的五花八门的问题，其中不乏很多刚刚步入职场的HR小白，经过一段时间的归纳，整理出若干职场小白经常会犯的错误或者说是思想误区，而今天案例中的这个上岗2个月的朋友出现的问题就在其中，于是今天借贵宝地一并写来与大家分享。

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职场HR小白误区集锦

一、没学会走，就想学跑。

      这是今天案例中HR新人的情况，刚刚进入职场，椅子还没做热乎，工作流程还没接触全就考虑如何简化工作了，看看给出的理由：嫌工作麻烦，每个人耗时15-20分钟，每天的工作都耗费在这些上面了。那我可以告诉你，你认为的这些需要简化的东西就是你的本职工作，作为一个两个月工龄的职员，你想把这些工作简化掉，把时间节省出来干什么？能否给我个答案？

      好吧，换一种方式，我们不讲这些大道理，就事论事说点具体的，就说个跟《应聘登记表》有关的故事，我之前有个人事助理，我要求她在初试的时候首先让应聘者填写《应聘登记表》，她就觉得很麻烦，因为很多应聘者都是网上投递过简历的，打印出来的简历内容很全面，还有很多人面试的时候是自带简历过来的。于是我的助理就经常省略掉这个环节，于是有一天，我明确的跟她谈了这个问题，要求她必须按照我的要求执行，她很不服气，我问她“你省略这一步的理由是什么？”，她说“做的都是无用功，浪费时间，浪费纸张。”我又问“你知道我坚持这样做的原因是什么吗？”，她摇摇头。于是我说“那我给你讲一下我的理由吧。”

理由：

1、《应聘登记表》是未来员工档案建立的开端，也是证据链的第一个环节，无论是网上下载简历还是应聘者带来的打印版简历都不具备作为证据的属性（大家都知道应聘登记表最下面一行写的是很什么吧）。

2、填写应聘登记表大概需要5-10分钟，对于一个风尘仆仆过来面试的应聘者，填写应聘登记表的时间是一个给他调整的时间，跟一个气都没喘匀的人马上开始面试，这绝对不是一个好的开端。

3、填写《应聘登记表》的几分钟其实是非常宝贵的，在这段时间里，只要细心观察，其实可以了解到很多应聘者的信息。

（这里例举一些小技巧，作为额外彩蛋，分享给大家，没有兴趣可以略过。）

我大致总结如下（其中涉及到一些心理反映或微行为的内容，要做出准确的判断需要综合考虑很多因素，比如环境，心情，当时的语境等等，由于篇幅限制不能详细说明，以下举例都仅是“有可能”的情况，作为给大家在工作中的一个思路拓展，具体判断还需要综合考虑多方面因素，请不要孤立使用某一条目去武断判断你的应聘者.）：

1）你让他填表，他却想先跟你先聊聊再决定填不填表的人，这类人有可能比较多疑，比较注重个人利益得失，俗话讲“无利不起早”。

2）你让他填表，他一会问你家庭住址还用不用写？一会又问你工作经历只写最近两个行不行？一会又问你家庭成员只写一个代表可以吗？这样的人可能在工作中习惯讲条件，你说一句他做一点，不说就不做，配合起来累累的。

3）你让他填表，他迅速的就填完了，你接过来一看，一半的信息都没写全。这样的人工作上可能很敷衍，重效率不重质量，习惯性应付。重要工作交给他，你能放心吗？

4）你让他填表，20分钟都写不完，又翻手机，又掰手指头，这样的性格和效率反正我是接受不了。

5）审核信息中的小细节，A很多人在姓名栏习惯性的用签名体写自己的名字，基本上外人看不懂。这样的人性格可能更加自我当然也是一种自信的表现。很少一部分人在姓名栏用工整的楷书写名字，在最下面的个人承诺位置改回自己的签名体签字，这样的人更有团队精神，遇事会更多的考虑他人，如果应聘的是一个需要极强团队配合的职位，那他在性格上应该是很合适的人选。B在工作经历部分，填写的曾经任职的公司都是公司简称的，有可能说明，公司只是他赚钱谋生的一个场所，什么感恩，忠诚，团队，凝聚力跟他都没有一毛钱关系，所以是否录用就具体看你们公司对该职位人选的更深层次的要求了。C填写中的涂改有两种，用线勾掉的是修改，涂抹涂黑的可能是隐藏，如果遇到这类的情况，在什么地方重点提问就不用教了吧。

6）观察行为中的小细节。A《应聘登记表》最上面一部分是个人信息，从姓名，性别，年龄一直到婚姻、子女、身份证号，家庭住址等等，如果你够细心可以观察应聘者在流畅填写这些他最熟悉的信息时，填写到哪一栏停住了，然后直起身放松一下胳膊，做个深呼吸，又开始继续写。其实每个人都是有故事的人，你懂得。B应聘者填写完以后，把登记表反过来检查一下背面是否还有内容需要填写的，这样的人一般工作上也比较细心，办事稳妥周全。C填写完成在递交给你的过程中眼神仍然停留在纸面上不停审视，这样的人往往对应聘的这个岗位比较在意，如果你注意到这一点，那在未来薪资谈判的时候可以作为一个参考（我这样说是不是不太厚道）

4、《应聘登记表》对于一个招聘专员来说是最好的工作量证明，记得以前我在一家企业负责招聘工作，一个半月面试300多人，事后跟老板聊天，老板不信，于是我把厚厚一摞应聘者填写的应聘登记表摆在他面前……。很多时候HR都说自己工作不好量化，自己很努力却不被理解，那让我说，这能怪谁呢？

      以上就是我坚持填写《应聘登记表》的理由，给助理讲完以后，她打消了所有的抵触情绪，而且后来对这件工作的瘾头似乎比我还大呢……

二、初生牛犊不怕虎，其实你比谁都唬。

      经常在问答区看到这样的新人HR，入职一家企业一个月，发现公司管理上存在好多问题，分析的头头是道，于是踌躇满志准备大刀阔斧的进行改革，从考勤制度到薪酬体系，从岗位编制到绩效考核。我拜托你先把公司里的人都认全了行不行？

三、天妒毁英才，红颜多薄命。

      这一类新人情况比上一种更差，年纪不大，负能量不少，在他们眼里公司没有好的地方，领导没水平，老员工不服从管理，同级新人都没能力，公司环境差，行业没前景。“我的工作跟想象不一样，没有技术含量，体现不了个人价值。我该委曲求全还是该勇敢的选择跳槽？”这是最常看见的问题。

四、我要学习，我要成长，谁也别拦着我。

      这是新人里存在最多的一类问题。这类问题的字面表达就是——“在这家公司我学不到东西。”多么完美的理由，对于一个如此有上进心的青年，这家邪恶的公司竟然让人家学不到东西，真是不可原谅。

      孩子，赶快醒醒吧，你以为自己还是在学校吗？上学的时候爹妈一年给你交几万块钱学费，学校有义务教你。上班了，公司每年支付几万块钱工资给你，是让你工作的，不是让你来学习的，谁说公司一定要培训你？谁说当领导就一定要教你？“学不到东西”只是不想主动学习的借口。

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      谈完了新人的话题，下面说说关于工作简化的问题。

      其实说工作简化可能不太严谨，准确的说应该是工作流程简化。也就是工作中哪些工作流程可以简化？

      那么我的观点就是所有的工作流程都可以简化。说到这可能很多年轻的小伙伴眼睛又亮了，您先别兴奋，且听我从头道来。

      在研究“简化”之前，先研究一下工作流程是干啥的。简单说工作流程就是为了把一项工作完成，而人为设置的若干个操作步骤。那么为完成一项工作到底要设置多少个步骤是合适的，这就是我们要研究的工作应该“细化”还是“简化”的问题。

      首先，要解决这个问题，我们还要了解流程跟哪些因素有关，或者说流程设置会影响哪些因素。

      跟流程设置有关的因素有：复杂性、效率、管理成本、责任、风险。

1、一项工作，设置流程越多，单个流程内的复杂性就越低，所以越复杂的工作包含的流程一般来说就越多。

2、一项工作，设置流程越多，效率越低。

3、一项工作，设置流程越多，管理成本越高。（注意这里说的成本是管理成本，不是生产制造成本，别弄混了）

4、一项工作，设置流程越多，单个流程内分摊的责任越少，同时，流程越多，责任划分也越明确越具体。

5、一项工作，设置流程越多，失败的风险越低。

      其次，要研究“简化”的问题，就要了解公司对以上因素的关注度。而这又跟公司所处的行业，公司的发展阶段，公司老板的个人认知等多方面的因素有关。

      举两个小例子。

1、两口子开个小饭店，找两个亲戚过来帮工，一共四个人，那么对于老板来说，公司刚刚起步，用的都是自己人，对于老板来说现阶段什么最重要？我觉得，对于老板来说，目前最重要的是让小饭店存活下去，那就要尽量减少成本，增加利润。所以在工作流程设置上，肯定是越简化越好，因为流程简化了效率会高，管理成本会降低，利润相对会增加，于此同时放弃掉的就是可能出现的责任划分不清楚（都是自家人，责任不清也无所谓），存在风险隐患（初创小企业没有办法，只能是顶着风险去拼）。

2、一个大型汽车制造企业。老板更注重什么呢？当然是效率和风险管控。为了保证汽车的质量，在复杂的生产环节中就要设置非常多的流程，所有需要不同工人配合的工作节点都要明确责任。而为了保证效率就要增加大量的管理成本（包括管理人员投入，管理软件系统投入等等）只有做好这些工作以后，才能把企业的风险降到最低。

第三，研究“简化”的问题要明确的几个原则。

      1、存在即合理原则。

      无论什么样的企业，无论看起来多么“荒谬”的制度或流程，存在即合理。也就是说，只要存在就一定有存在的理由。我们在做企业管理或者改革的时候，发现问题并不难，难的是发现问题背后的原因是什么，知道了原因还不成，你还必须要更好的解决方案，如果没有，就不要轻易的去改变原有的流程。所以说什么时候可以去改变？那就是，知道了问题，知道了原因，有了更好的解决方案之后。

      2、物极必反原则。

      企业中的工作流程其实并不是固定的，而是一直在“最细化——最简化”之间不停流动的，达到任何一个极端就会强力反弹，超过任何一个极端就会瞬间崩盘。

      还是举例子：一个小企业，为追求效率和降低管理成本，一味简化工作流程，放松管理，当企业内因疏于管理达到影响企业发展的程度的时候，领导就会跳出来要求加强管理，这就是很多HR遇到的，某一日，老板找谈话让重新梳理岗位职责，明确考勤纪律等等。再有，我们看很多有名的超级跨国公司一夜之间破产倒闭，很多时候就是因为他的“制度太完善了”，企业的盈利无法支撑他的管理成本的支出，而管理成本的支出也无法进一步解决他的效率问题导致的崩盘。

      所以作为HR来说，何时建议公司做哪些方面的调整，这件事本身就是很有技术含量的。

      3、置身事外原则。

      一般来说，能够设置工作流程的人应该在流程之外。或者至少应该对这项工作的所有环节和流程都非常清楚的情况下才可以重新设置流程。如果流程修改人只是这一个环节的负责人或者具体执行人，往往修改以后就破坏了原流程中的连贯性和责任归属从而增加了不必要的风险。

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      最后做个总结，还是说说职场新人的问题。我想对刚刚走出校园，步入社会的年轻人说，首先最重要的还是要摆正心态，及时转换好自己的社会角色。其次，年轻人往往冲劲很足，经验却不够，遇事多想，多听、多看，不要轻易做决定，更不要轻易去否定已有的东西。第三，加强学习，在社会上，没有排好的课表，没有现成的老师，一切靠自己，只要有心，事事都可学习，分分钟都能成长。

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        薪酬专员小李刚刚接手薪酬核算的时候，各种挑刺，这个可以用这个公式啊，那种可以用那个公式啊，我鼓励她去尝试，最后一圈尝试下来，发现，还是原来的方法最简单明了。因为我们做事，不仅要图巧，还要兼顾他人的核查方便，你是觉得同事看一张表返回来问你10次，说不准还打个小报告来的轻松呢？还是默默的把基础工作做扎实，百无一疏更有成就感呢？

       但我还得说，你有这个想法， 非常好，但愿不只是抱怨，还能去行动，但，不要贸然行动。

一、高楼万丈平地起，地基扎实最重要

       你要知道“存在即合理”，入职两个月，你现在的感觉，只是感觉，而且，还带着一点儿厌烦的情绪，其实人资的工作本来就是细致而繁琐的，如果你简化了，那么可能在未来的某一次仲裁或者讼诉中就要做更多的工作。

      而一旦在在这种细致而繁琐的工作中沉淀下来，那么以后的路会走的很顺。 

      高楼万丈平地起，地基扎实最重要，有想法很好，但还是需要全面。

      1、平时一边工作，一边观察，这些留意这些流程的每个作用，不清楚的时候谦虚的向领导请教；

      2、仔细查看《应聘登记表》以及《入职登记表等》的区别，考虑是否能将二者合二为一又不失去各自的作用；

     3、研究本单位的人事系统，看看有没有简便的方法。

      这个世界上从来就不缺乏创意的天才，少的是脚踏实地的践行，少的是把理想转换为实践的行动派。

二、有想法就去尝试，但要具体问题具体分析

      关于办公用品需求，建议你可以考虑为各部门建立模板，或者利用EXCLE表格里面的“数据”功能，建立下拉菜单，这样部门方便选择，你也方便统计。如下图：

     至于考勤签确、工资签收等，亲，我觉得你需要补一补人力资源相关的课程，这不叫繁琐，这是规定。不能有任何简化，一定要本人亲笔签字。

三、给你的建议

       创新、简化流程、提高工作效率，这是好事，但你的出发点是要以不影响工作效果的前提下进行；要在多次尝试，万无一失的情况下进行以。而不能为了节省时间、有失严密。所以在现有基础上，建议你：

1、踏实工作，耐心的做这些看似琐碎的事情；

2、虚心学习，像你的领导和同事们；

3、可以尝试，但要在两种方案并行一段时间，可以自己悄悄地做一种全新的尝试；

4、把尝试的结果和实施过程像领导汇报；

5、听取领导的意见，循序渐进的进行一些改动。

          我理解你心中的职场和人力资源工作者，他们一定是杜拉拉那样，遇山开路，逢水搭桥，百无禁忌，一往无前，顺便还能遇到真爱。

        那是电影，人生与电影最大的不同是，人生，辛苦多了。

       遇到三茅，好像进入了另一个世界，那么多有趣的人和事，那么多解决问题的办法，那么多共同语言，那么多的大咖，那么多大咖都那么二，我觉得自己的人生都发生了莫大的改变，我觉得就要遇到想要的自己了。真的，《如果不是三茅，我们怎么有故事》。https://www.hrloo.com/rz/14182478.html

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  一切能够用信息化系统替代的人力资源工作，都是可以简化的。现在是互联网的时代，要提高工作效率，减少出错，利用OA系统、人资管理系统来简化和替代一些基础性地人力资源工作绝对是大势所趋。楼主所说的员工在应聘时填写《应聘登记表》，在入职时还要填《入职登记表》，为什么不将两张表整合一下，变成一张表呢？在员工应聘的时候一块填上，即节省了时间，也不做重复性劳动。至于要将员工资料手动录入到人事系统，我想大部分公司都需要这么做吧，也必须由人来做的，现在的人工智能还未强大到能够识别纸质资料上每个人的字迹。但你只要手动输入一次，以后都是直接从人资系统里调用这些信息就可以了。楼主说一个新入职员工的信息手动录入要花15到20分钟，我觉得应该不用这么长时间，顶多就5-10分钟一个。是不是咱们公司要求输入的信息太多了，或者是你们的系统不够人性化，亦或是楼主操作还未达到熟能生巧的程度。现在大多数的人事系统都有员工信息一键导入的功能，只要你在Excel模板里按照格式把信息输好，然后整体导入员工资料就可以了。人资很多工作能否简化和公司的信息化水平有密切关系。平时我们就要和公司负责信息化的伙伴们搞好关系，多沟通交流，自己也要掌握一些信息化的基础知识，借助信息化部门的技术优势，有时真能给我们人力资源工作带来不少方便。
    有些基础性工作表面上看比较繁琐，但对于公司来说是很有意义且必要的。比如统计办公用品需求、考勤签字确认。工资签收表面上没有太多价值，但对于公司规避风险又是必需的举措。公司如果有信息化系统以上这些工作处理起来会提高不少效率。但作为公司来讲，所处的发展阶段不一样，初创型的公司首先要考虑的是我们要怎样活下来，其次才是如何加强管理。本身公司人就不多，够买信息化系统的成本如果远高于公司雇佣人自己做，公司肯定是暂不考虑上系统的。没有信息化系统的公司就不活了吗？工作还是要简化，靠的就是人的智慧了。比如统计每个员工的办公用品需求，每个人报过来的需求总是五花八门，不规范、不统一。有的公司就将提供什么样的办公用品列出一张Excel清单。员工报需求不需要别出心裁，只要在公司提供的模板上划勾然后填上数量就可以了，然后人资行政部门用Vlookup函数把大家的需求汇总到一张总表，需求信息一目了然，总数也用求和函数自动演算出来。正所谓熟能生巧，只要想办法很多工作其实并不复杂，用微软的办公软件就能搞定。
    作为人资HR要学会整合资源，在很多公司每个部门都配有文员或秘书。关于考勤签字，工资签收都需要HR亲自去做吗。我觉得完全没必要，将权力下放，考勤确认就交给各自部门的文员自行核对，工资签收可能涉及到薪资保密，交给各部门负责人就可以了，这样很多工作我们只要做监督和检查即可，是不是就把自己解放出来了。这些事如果能再配合上相应的管理制度把它固化下来，就更完美了。再举个例子，员工纸质档案的整理和归档经常是耗时耗力的，特别是公司刚开始规范员工档案的时候，工作量较大。如果不做吧，又不规范，特别是遇到问题需要查阅员工档案的时候经常是翻箱倒柜，还出现员工档案丢失的现象。为了方便查阅，我们将每个人档案编号、造册，按工号顺序摆放。为了做这项工作，当时我们从高校找了几个大学生临时帮忙，开的是实习工资。对大学生来说工作轻松，没有工伤和不安全的风险，只是略显无聊。大学生利用寒暑假能赚上一笔生活费，我们能把档案室建立起来，就相当于各取所需了。

 我这里不能确定地告诉你，哪些人资工作是一定可以简化的，哪些一定是不可以简化的。要根据公司的企业文化、发展阶段、管理水平、公司财务状况以及员工素质水平来定，就拿考勤签字这个工作来说，公司的销售人员、高管的考勤我们是没必要太过较真的，因为他们是拿业绩说话的，你管他今天有没有按时打卡，是否按时到公司上班，只要在月底把销售额、利润指标完成就可以了。还有一些公司推行弹性工作时间，企业文化是以结果为导向，你在这样的公司上班，考勤签字就不是什么非常重要的工作，该简化就简化。但如果公司推行的是严格按制度办事的企业文化，老板带头打卡，不迟到不早退，那考勤签字就变得很有必要了。在某项人资工作是否能简化这件事情上，我们一定不要僵化。

 我们在思考一项工作能否简化时，经常采用的是一种叫做“5W1H”的思维方法。具体来说就是：

 Why---为什么我们要做这项工作，目的是什么，能不能不做。

 What---这项工作是什么，能不能用其他工作替代，这项工作是否重要，是否是重复性工作。

 Where---这项工作应该在哪里做最好，从哪里可以找到资源。

 When---这项工作是否现在一定要做，不做会怎样，根据工作的优先级和重要性什么时候做最好。

 Who---这项工作应该谁来做，是否非要我来做，换其他人行不行。

 How---这项工作应该怎么做，有没有简便的方法和措施。

 尽管我们可以用这种思维来寻找简化工作的办法，但对于刚踏入职场的人来说，我还是不建议动不动就这样思考问题。

 楼主作为应届毕业生，刚踏上工作岗位不久，不要一心想着如何简化工作，因为很多工作本身领导在设计时都是有所考虑的。不要觉得自己在公司是大材小用，工作太过繁琐费时。一个应届毕业生刚踏上工作岗位是干不了太高深技术活的，领导也不放心把有价值的工作交给应届生做。每个人都有一个成长的过程，很多成功人士都是从繁琐工作做起，摸索规律，然后一步一步取得信任，取得成功的。野田圣子是前日本首相大臣，她在年轻的时候做过洗厕工，因为马桶洗得太干净，马桶水都是可以喝的。李嘉诚年轻的时候在中南钟表厂是从泡茶扫地的小学徒做起的，但他从来没有抱怨过泡茶扫地繁琐费时，而是察言观色，见机行事，每天第一个到公司，最后一个离开公司。

 最后我用海尔张瑞敏讲过的一句话共勉：把每一件简单的事做好就是不简单，把每一件平凡的事做好就是不平凡。

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看了题主的问题，我想到去年公司招来的一个应届的专接本小助理，这个小姑娘呢？每天跟着做许多所谓的打杂工作，有时我们人事部还会接到老板安排的非人力方面的工作，比如老板新成立公司的网站制作，包括：外包技术团队的筛选、确定、合同的签订、项目的跟踪、对接，新公司业务团队的资料收集。然而整个项目进行的不顺利，网站因为各种原因一再延期，也让这位小姑娘吃了不少苦头，包括被我这个强势领导的几次问话，每次只提问题不给解决方案。说了几次后，我突然有一天发现，她跟外包公司的项目主管沟通很顺畅，项目进展也有了明显突破。终于在她的不懈努力下网站还是交付了，最终居然得到领导赞扬，虽然时间延期一些但质量超出预期。今年年初，公司破格调薪的名单中，她的名字明列其中。

通过这个事情，我想建议楼主，看似你在提问如何简化人力工作，其实无非是自己在给自己的工作找借口和理由，唯一的解释就是想工作的轻松些。因为作为HR工作，公司虽然不会像要求财务部门那样严谨，但对于我们每位从业者而言，一个小的失误可能会给公司带来无形的负面影响，为什么我们的工作模块中要包含劳动关系，所谓劳动关系，不仅仅只是处理好员工入、离手续、劳动合同的签定，还包括如何提高员工归属感和对企业的忠诚度。我记得华为老板任正非曾讲过这样的观点，大意是“我不会听一个刚入职员工在没深入了解公司前，就提出的各种建议和改革方案，因为你根本不知道公司究竟要的是什么，这样的行为无非只是哗众取宠”。想想题主的情况，17应届生，刚刚入职2个月，确切地讲你现在还只是个实习生，那么做些人事基础工作不是很正常吗？典型的知其然不知其所以然。为什么面试要填《应聘登记表》、入职填写《员工信息表》、还要录入到公司人力系统中？原因如下：

1、《应聘登记表》，如果细心研究过表格，一般在表格的最下方，人员签名的上方都会有一行小字，一般常被忽略的地方，明确写着“所填写内容及所附证明文件真实有效，如有隐瞒、欺骗等行为，一切责任由本人负责，公司有权解除劳动合同”，这是公司在发生劳动纠纷时用于自我保护的免责条款。

2、《员工信息表》，与《应聘登记表》有同样的法律责任，同时对于员工家庭住址、亲属关系等内容，一一列明。这是公司了解员工的一种手段，同时也是帮忙HR收集员工信息的渠道。再者，如果最坏的情况发生，劳动纠纷还可以用于邮寄相关通知书等。

3、考勤签字、工资条签字，不得不说涉世不深，不知道职场有多少陷阱。因为当前对于劳动者权益的保护，司法机关还是有一定倾向性。但企业也不能任其某些员工随意“宰割”，自我保护还是必要的嘛。所以员工如果因为缺勤、旷工等关系到员工收入问题的时候，企业至少可以有一定的证据表明，非企业的单方原因，而是员工自我约束的欠缺。

所以这些内容必须留有相应的记录且必须由本人签字确认后才可归档备查。

被批了一通是不是心情很压抑呢？呵……“钱多活少离家近”不是没有可能，但大多数只能是个美好的愿景。但所有的流程真得没有改进了吗？NO! NO! NO! 比如办公用品领用，个人建议部门做好管理就可以，如果部门预算超支，部门经理和财务部门会首先报警，而人力做这些自然有些费力不讨好。还有录入员工信息，每个人需要花费15－20分钟。亲，能否确认是系统不够智能还是录入速度堪忧？这是个人问题，可能真得需要花费些时间好好学习OFFICE软件，说不定她才是你最需要的好工具。

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