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HR该如何处理员工们的“举报信”?

我也要提问


  我从事服务行业的HR工作快五年了,最近两年负责连锁酒店的全盘人事管理,因为接触的都是基础岗位的服务人员,素质也是参差不齐。



  前阵子公司弄了个绿色通道信箱,希望收集员工反馈的问题和建议,所有员工都有权利写匿名信反应公司的管理问题。近期,绿色通道信箱里收到了大量的举报信,有公物私用的,有考勤作假的等等,信息量很大。一时间,感觉有点乱,不知该从何下手。





  请问大家,我该如何处理这些问题?如何给员工、给公司一个交待?

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建章立制始为要,文化建设永相随
作者:寒冬飞梦008潘翠萍 山东潍坊  制造业HR,从业7年,擅长绩效、培训和招聘,业余时间喜...
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卡友:飞梦今天是否继续说书?

飞梦:说,今天飞梦来给大家讲讲武则天时期设置的铜匭故事。垂拱元年三月,据旧唐书记载;“初置匭于朝堂,有进书言事者听投之,由是人间善恶事多所知悉。”百家讲坛上形容过,说当时的匭有四个格子,面向东南西北四方,分四个方面接受天下人的意见,面朝东的格子是青色的,求功名的人可以毛遂自荐,面朝南的格子是红色的,主要接受人们对朝政的意见,面朝西的格子是白色的,受理人们的伸冤请求,面朝北的格子是黑色的,接受人们的告密,意见投进去就拿不出来了,有知匦使每天傍晚开匦箱,把意见上报,不得延误。后来人们相互告密,酷吏罗织罪名,人人自危。再后来,女皇诛酷吏,正朝纲,一生功过只留下一个无字碑。

  看了武则天的铜匭,不由得想到今天我们所说的意见箱,据我所知,一般的意见箱都是为了提升公司管理水平,提高员工满意度而设的,一般员工会把自己的合理化建议投入意见箱里面。今天看了一位卡友的困惑,说他们公司的意见箱尽是些员工相互举报的匿名信,信息量非常大,而且不知所措。

  面对这个问题,飞梦想给这位卡友几点建议:

  首先,这位卡友在公司做人力资源,如果你不想做周兴来俊臣那般的酷吏,不妨先把这个意见箱的制度给明确一下,哪些是可以往意见箱里面投递的,哪些是不可以投递的,哪些是可以匿名的,哪些是必须实名的。之前的制度有没有明确的规定,如果有明确的规定,那么制度其他的还有没有需要修订的地方,如果没有,那么就必须重新修订,制度修订后下发,重新强调这个绿色通道的作用,是为了管理提高,而不是为了相互告密,人人自危。

  其次,在公司倡导一种向上的文化,一种正确的价值观。感觉现在这个绿色通道给大家带来了一种负面的价值观,是告密就能打倒对手吗?别人有这样那样的问题,自己就没有吗?公司的墙面以及其他的地方有没有这样一句话,静坐常思己过,闲谈莫论人非?您说接触的都是基础岗位的员工,素质参差不齐,那么你们公司对于提升员工素质有没有做过什么努力?难道要让这种告密文化成为公司的主流文化吗?

  第三,至于你说收到的那些举报信如何处理?我的建议是,可以整理一下提到的问题,但是不要牵涉到里面提到的人,将问题整理归纳分类,但对名单的人不要因为此次报告深究。整理出问题后,再反过来看公司制度的规定,这些方面有没有漏洞,有什么会造成上述的问题。比如说考勤造假的问题,出现这个问题的原因是什么,是制度的不规范,还是有人刻意隐瞒,领导包庇,还是人资监察失职?如果这个问题找出后有没有改进的方案?改进后还会不会出现这样的问题?公司对于触犯制度的人员的处罚是不是真正能够起到警示作用?

最后,飞梦还是希望在公司建立一种制度化的管理,而不是用这种相互检举的方式,万一人人自危,公司离心离德,公司危矣。

这正是:

女皇垂拱设铜匭,本欲成就凤凰飞。酷吏刑风罗织罪,遂令天下人自危。武曌圣断终翻悔,终使酷吏化飞灰。是非功过谁能断,请君移步无字碑。

今闻君家意见箱,箱中藏变人之非。飞梦斗胆寄一言,望君海涵勿责备。建章立制始为要,文化建设永相随。信中之事详分类,酷吏终究不可为。针砭时弊撮其要,改进措施俱针对。制度文化成梧桐,何愁不得凤凰飞?


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会说话的蜗牛

会说话的蜗牛 2016-08-24 10:54:17

很有才 回复

haoqing

haoqing 2016-08-18 11:58:52

高人,太有才了,小飞梦 回复

雪飞

雪飞 2016-08-16 22:01:23

牛人啊! 回复

Rocky2013

Rocky2013 2016-08-15 21:56:34

太有才了,谢谢分享。 回复

hklte_hr

hklte_hr 2016-08-15 21:42:05

谢谢分享! 回复

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阳谋不内藏——发动全员清扫管理污垢
作者:蓝鸟bird 江西南昌  上市公司十余年工作经历,擅长薪酬、绩效考核和培训
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   中国有句古话叫:“阴谋不外泄,阳谋不内藏。”指的是搞小动作做见不得人的事一般在暗处,怕人知道。堂堂正正、光明磊落做事的不怕人不知。
   在现代企业管理中,通过绿色通道,总经理信箱,甚至匿名信这些个方式反映管理中出现的问题,已屡见不鲜,个人认为,这是好事,做好了对企业发展有利。特别是这种形式隐蔽性强,容易发动基层员工,特别适用于中国国情。所以上至中央,下至企业,都备受大家推崇。但在推行过程中,要配套相应制度,建立强有力的反应和处理机制,才能在实战中发挥功效,否则就会流于形式,甚至好事变坏事,适得其反。
重点有4个环节:
一、搜集问题的渠道一定要畅通有保障。
1、宣传上要到位。在活动开展之前,大张旗鼓地进行宣传。通过各种渠道,例如:宣传栏、企业报刊、会议、微信进行宣传,...

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无制度请示领导 有制度按规定办
作者:秉骏哥李志勇 重庆合川  HR20多年HRD,欢迎购本人《人资管理实战案例解答大...
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  举报箱、意见箱、总经理信箱、绿色通道信箱等,都是为了收集员工意见,让员工感受到公司管理的人性化、公开性、透明性,其实与政府实施的“人民来信”、“信访办”是一个道理,目的是正视内部矛盾与问题,让问题及早暴露出来,以便大事化小、小事化了,尽量避免问题尖锐化、小事变大事。针对楼主遇到的员工举报信,可以这样来处理:
  保密整理
  不管是匿名或是署名的举报信,既然是举报性质,首要的就是保密,如果让他人知道就容易成为某些人打击报复举报者的借口,今后还有谁敢举报。要知道,由于员工之间相互熟悉,对某些员工的笔迹、口吻甚至一些事情的知晓面等了解一些,一旦发现举报信,就可能猜出是谁在举报了。
  所以,收到这些举报信,要么楼主个人进行整理汇总,...

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正确利用举报信箱,重视管理提升水平
作者:钱磊 浙江衢州  希望能与同学们共同开创中国人力资源的新时代!
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   每一个企业自然有自己的管理方式和手段,对于各种管理方式和管理手段必须有一个正确的认识,以达到报务企业、提升管理水平的目的。针对今日打卡提出的“如何举报信提出的相关问题,如何给员工、公司一个交待”问题,现根据本人从事相关工作的经验,特提出如下意见与三茅的同学们商榷。
  一、建立管理制度是基础
  在实行任何一个管理制度时,都必须有相应的管理制度来配套,设立信箱也是如此。
  1、要充分考虑现有企业的管理基础,同时要有专门的管理部门(一般应该由行政人事部门)来管理、实施和监督,否则就缺乏实施的必要性。
  2、要全面疏理企业的管理制度、管理方式和管理手段,并通过此来全面提升企业的管理水平、管理档次、管理能力。*...

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不是设置一个信箱那么简单!
作者:黄兰兰 安徽合肥  HR老姜一枚!做最好的自己!
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  绿色通道信箱,有的叫总经理、董事长信箱,这是很多中小企业,喜欢采纳的一种方式,本意是想了解员工对企业的意见和建议,以便更好的管理企业,看似也是尊重员工,倾听员工心声的一种方式,但企业中的任何一种管理方式,初衷都是好的,但若没有相应的机制支撑,以及缺乏系统、有序、合理、规范的流程和要求来规定这个事情,就会变成,搬起石头砸自己的脚。
 
  因为,当你收集到所有的信息、问题反馈和意见时,你会面临以下的烦恼:
  1.问题太多,不知道如何处理。
  哪一个企业不存在问题?企业的问题,也是需要具体情况具体对待的,有些是新问题,容易解决的问题,有些是老问题,历史遗留问题,短时间内是没办法,甚至很难改变的。那你如何去回复员工,不能解...

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美女问,为什么男人都像苍蝇一样围着我转?
作者:妖王大人杨洁蓉 广东广州  今天深圳的天气不错,出来看看蓝天白云~
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  美女问大师,为什么男人都像苍蝇一样围着我转?
大师回答说,因为你看起来像大便啊!
那么……


一、公司为什么收到大量举报信
1、管理烂成翔
公物私用、考勤作假,信息量巨大的各种举报,员工为了配合公司扫翔也是用了洪荒之力啊。
层出不穷的举报,从一定程度上反应了公司管理确实存在不少问题,毕竟写举报信又没有刷朋友圈好玩,谁有那么多闲工夫瞎哔哔。


2、沟通渠道缺失
刚设立意见箱,就收到大量举报信,说明公司的沟通渠道严重缺失,员工没有其他更多渠道进行沟通,一时间全部涌向意见箱。
大海啊,你全是水,箱子啊,你全是信。


沟通应该融入日常工作,常见的沟通渠道有哪些?
①...

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设立举报信箱的经验分享
作者:指南针指北 湖南长沙  制造业HRM 从业多年 擅长培训、绩效
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  建立绿色通道信箱是个好的管理举措,值得肯定。但这个反馈渠道的建立并不是那么简单。不是说HR部门弄个信箱挂在某个地方就OK了,后期还要对问题和建议进行归纳、分类、核实、处理、跟进。这是一个工作量大且繁琐的工作。楼主提到“一时间,感觉有点乱”就是明证。    建立反馈渠道笔者所在的公司也推行过一段时间,效果不是太好。我总结了四个教训及经验,提楼主及三茅的小伙伴们做一个参考。    首先是工作量的问题,特别是前期的工作量很大,可能需要有专人负责,如果仅仅是定期打开信箱,看一看,也不反馈处理结果倒也无所谓。最难的是跟进,耗时耗力。比如你分类好,谁的问题归谁解决。到了时间点你是不是要去核实一下,到底有没有执行。如果执行了,质量怎么样。有些公司的问题本身责任是谁就不太好界定,这样工作...

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不是所有“举报信”都叫“员工之声”
作者:莫宁丶董超 湖北武汉  武汉小白,不断学习,成为大白ing
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举报信设立的目的,历来都是想通过这种匿名的方式,暴露某种问题,达到某种目的。用得好,可以帮忙公司节省大量的人力成本和时间成本,肃清某些问题;但用得不好,则有些“画虎不成反类犬”的味道。

制度先行
一旦公司设立了“举报信”这个制度,那么势必会引出一系列需要解决的问题。比如,对应那些五花八门的情况,该怎么处理呢?是不是该有一个统一的分类标准?分类标准有了后每类情况怎么处理?处理完怎么通报结果?其他等等。很显然,为了解决好这一系列的前提,我们需要制定一个制度。从目的,适用范围、术语和定义、职责、工作规范、相关文件、相关记录几个方面,来制作这样一个管理办法。办法草拟好管理办法,获得公司层会签通过后,则可向员工代表大会作出通报和公示,往后就按照此标准执行。在执行的过程中,一定会因为某些特殊情况和时间的变迁导致某些条件不再...

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383
积极应对,谨慎处理,打击歪风,弘扬正气
作者:清爽蓝天 北京顺义区  人力资源管理师一级、工程师,制造业从事生产管理6年,人...
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   公司弄了个绿色通道信箱,希望收集员工反馈的问题和建议,所有员工都有权利写匿名信反应公司的管理问题。近期,绿色通道信箱里收到了大量的举报信,有公物私用的,有考勤作假的等等,信息量很大。
   公司弄个绿色信箱收集员工意见建议是好事,大家积极踊跃写信反应管理问题也说明员工关心公司的发展,偶尔收到一两封举报信反映一些违规违纪的问题这也很正常,但是收到大量举报信就不正常了。这说明我们管理当中真的出了问题,咱不说这些问题的真假与否,单从收到大量举报件来讲实属不正常的现象,需要公司立即采取行动来解决。
   遇到这样的举报件我认为可以按以下步骤进行:
  1、首先要分门别类的整理统计好,公物私用的有几件,...

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写总结 写篇好总结,做打卡牛人

1楼 zjy2239

不是所有“举报信”都叫“员工之声”
分析得很好!点赞!

2016-09-01 14:24:03 回复 赞(0)

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