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HR该如何处理员工们的“举报信”?

我也要提问


  我从事服务行业的HR工作快五年了,最近两年负责连锁酒店的全盘人事管理,因为接触的都是基础岗位的服务人员,素质也是参差不齐。



  前阵子公司弄了个绿色通道信箱,希望收集员工反馈的问题和建议,所有员工都有权利写匿名信反应公司的管理问题。近期,绿色通道信箱里收到了大量的举报信,有公物私用的,有考勤作假的等等,信息量很大。一时间,感觉有点乱,不知该从何下手。





  请问大家,我该如何处理这些问题?如何给员工、给公司一个交待?

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无制度请示领导 有制度按规定办
作者:秉骏哥李志勇 重庆合川  人资管理硕士,一级人力师,20多年专注人资,目前为HR...
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    举报箱、意见箱、总经理信箱、绿色通道信箱等,都是为了收集员工意见,让员工感受到公司管理的人性化、公开性、透明性,其实与政府实施的“人民来信”、“信访办”是一个道理,目的是正视内部矛盾与问题,让问题及早暴露出来,以便大事化小、小事化了,尽量避免问题尖锐化、小事变大事。针对楼主遇到的员工举报信,可以这样来处理:

    保密整理

    不管是匿名或是署名的举报信,既然是举报性质,首要的就是保密,如果让他人知道就容易成为某些人打击报复举报者的借口,今后还有谁敢举报。要知道,由于员工之间相互熟悉,对某些员工的笔迹、口吻甚至一些事情的知晓面等了解一些,一旦发现举报信,就可能猜出是谁在举报了。

    所以,收到这些举报信,要么楼主个人进行整理汇总,要么就与十分信得过的同事一起来整理,或者领导指定相关人员协助等。整理时,可以按照所举报问题的部门属性来归类,比如:可分成总部、某分店,然后分别细分为“总经办、行政人事、保安、保洁、大堂、后厨、采购等”,当然,是按年月时间段来。不管信息量有多大,也要限期整理完结,一千份还是一万份,及时向领导请求支援,或获得处理意见等。

    整理时,可用表格来展示,举报信跟随每张表格进行依序分类就好,表格的内容可以有:序号、总部/某分店、责任部门、事件、时间、责任人、举报时间、处理意见、备注等。

    呈报领导

    分类整理结束后,可以根据自己的判断或经验,用红色或“*”号在备注中标明,即这些举报,个人认为属于比较重大的,然后用电子档及纸质件同时呈报自己的上级,请求处理意见。同时可以建议,由相关领导集体抽时间研究后决定,由于时间所限,可以分批分类进行研究决定。比如:本周研究这几个部门的,下周处理某几个部门的,或者先处理带“*”号的,再处理其他问题的。不管怎样,最终按照领导的意见办。

    调查核实

    既然是举报,其所写是否属实,有没有编造或夸大,就需要进行调查核实,这需要大量的时间与人力,而且还要讲求方法与技巧,否则,事实的真相将难以获得,就可能信任了不切实际的假举报,或者忽视了真凭实据的真举报。

    这件事做起来比较费时,但很有意思,既有侦探的乐趣,也有动用360度绩效考核的味道,更有抽丝剥茧层层接近真实的求真欲,处理一件就少一件,就还原了真实,心里就踏实多了。

    依规处理

    不管是公物私用,还是考勤作假,还是管理问题,一旦查证属实,就需要掌握好各种证据,包括人证、物证、声音视频资料等,要统一归类,由专人、专地点进行保管。

    然后,将这些证据和事实,呈相关领导审批,并提出处理意见,当然,是按照公司规定、国家法律来,既对违规者进行及时处理,也对举报不实的进行提醒告诫。

    不管是警告、记过、辞退等,都必须做到事实清楚、证据充分、依据清楚,否则,将引起不必要的劳动纠纷,起不到规范管理、激发员工共同参与公司管理的目的。既不要轻易宽恕,也不要“宁可错杀一千,也不要放过一个”的扩大化处理。

对于一些关系员工、领导重视的员工,一定不要私自直接按规定进行处理,一定要征询领导意见,然后形成书面处理意见并送领导批准后再实施。

    定期回复

    对于已经处理结束的举报信,可以定期进行公开回复,用表格或公告信的方式,公开在宣传栏或内网上,也可以在员工月度会上讲解,当然,要重重的表扬举报者,同时要求大家如实、及时举报,既避免损失进一步扩大,也是弘扬正能量和公司正气,只有这样,公司的发展才会越来越好。

    及时奖励

    对于举报属实,挽回公司重大经济及名誉损失的举报人,也应暗地查找,核实清楚后,进行适当奖励,但应严格保密,不管是经济奖励还是物质奖励,财务都可以走其他渠道给予报销,尽量少的留下一些让其他人可以抓的痕迹。

    如果只举报不奖励,举报的人会越来越少,如果举报者受到打击报复,也将造成无人举报的局面。所以,千万不要把举报的问题返回到责任部门或责任人那里去处理。

    建立制度

    前面讲了这么多,如果制订了“举报管理办法”,那就依制度办就好了,既然有这个“绿色通道信箱”,确实就应该制订这个信箱的管理办法,可以有:目的、范围、职责、定义、流程、违规处理、实施完善等。包括信箱的管理部门、开闭责任人、设置位置、举报信处理流程等,都可以在管理办法的流程中进行细化。


     您若有任何HR或其他疑问,请移步:

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燕窝1985

燕窝1985 2016-08-25 16:02:56

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噹噹

噹噹 2016-08-17 10:18:12

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sunflower2016

sunflower2016 2016-08-15 23:34:53

谢谢分享,坚持 回复

红果果one

红果果one 2016-08-15 22:12:44

感谢分享,坚持学习! 回复

hklte_hr

hklte_hr 2016-08-15 21:38:52

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美女问,为什么男人都像苍蝇一样围着我转?
作者:妖王大人杨洁蓉 广东深圳  今天深圳的天气不错,出来看看蓝天白云~
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  美女问大师,为什么男人都像苍蝇一样围着我转?
大师回答说,因为你看起来像大便啊!
那么……


一、公司为什么收到大量举报信
1、管理烂成翔
公物私用、考勤作假,信息量巨大的各种举报,员工为了配合公司扫翔也是用了洪荒之力啊。
层出不穷的举报,从一定程度上反应了公司管理确实存在不少问题,毕竟写举报信又没有刷朋友圈好玩,谁有那么多闲工夫瞎哔哔。


2、沟通渠道缺失
刚设立意见箱,就收到大量举报信,说明公司的沟通渠道严重缺失,员工没有其他更多渠道进行沟通,一时间全部涌向意见箱。
大海啊,你全是水,箱子啊,你全是信。


沟通应该融入日常工作,常见的沟通渠道有哪些?
①...

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阳谋不内藏——发动全员清扫管理污垢
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   中国有句古话叫:“阴谋不外泄,阳谋不内藏。”指的是搞小动作做见不得人的事一般在暗处,怕人知道。堂堂正正、光明磊落做事的不怕人不知。
   在现代企业管理中,通过绿色通道,总经理信箱,甚至匿名信这些个方式反映管理中出现的问题,已屡见不鲜,个人认为,这是好事,做好了对企业发展有利。特别是这种形式隐蔽性强,容易发动基层员工,特别适用于中国国情。所以上至中央,下至企业,都备受大家推崇。但在推行过程中,要配套相应制度,建立强有力的反应和处理机制,才能在实战中发挥功效,否则就会流于形式,甚至好事变坏事,适得其反。
重点有4个环节:
一、搜集问题的渠道一定要畅通有保障。
1、宣传上要到位。在活动开展之前,大张旗鼓地进行宣传。通过各种渠道,例如:宣传栏、企业报刊、会议、微信进行宣传,...

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设立举报信箱的经验分享
作者:指南针指北 湖南长沙  制造业HRM 从业多年 擅长培训、绩效
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  建立绿色通道信箱是个好的管理举措,值得肯定。但这个反馈渠道的建立并不是那么简单。不是说HR部门弄个信箱挂在某个地方就OK了,后期还要对问题和建议进行归纳、分类、核实、处理、跟进。这是一个工作量大且繁琐的工作。楼主提到“一时间,感觉有点乱”就是明证。    建立反馈渠道笔者所在的公司也推行过一段时间,效果不是太好。我总结了四个教训及经验,提楼主及三茅的小伙伴们做一个参考。    首先是工作量的问题,特别是前期的工作量很大,可能需要有专人负责,如果仅仅是定期打开信箱,看一看,也不反馈处理结果倒也无所谓。最难的是跟进,耗时耗力。比如你分类好,谁的问题归谁解决。到了时间点你是不是要去核实一下,到底有没有执行。如果执行了,质量怎么样。有些公司的问题本身责任是谁就不太好界定,这样工作...

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举报信设立的目的,历来都是想通过这种匿名的方式,暴露某种问题,达到某种目的。用得好,可以帮忙公司节省大量的人力成本和时间成本,肃清某些问题;但用得不好,则有些“画虎不成反类犬”的味道。

制度先行
一旦公司设立了“举报信”这个制度,那么势必会引出一系列需要解决的问题。比如,对应那些五花八门的情况,该怎么处理呢?是不是该有一个统一的分类标准?分类标准有了后每类情况怎么处理?处理完怎么通报结果?其他等等。很显然,为了解决好这一系列的前提,我们需要制定一个制度。从目的,适用范围、术语和定义、职责、工作规范、相关文件、相关记录几个方面,来制作这样一个管理办法。办法草拟好管理办法,获得公司层会签通过后,则可向员工代表大会作出通报和公示,往后就按照此标准执行。在执行的过程中,一定会因为某些特殊情况和时间的变迁导致某些条件不再...

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   公司弄了个绿色通道信箱,希望收集员工反馈的问题和建议,所有员工都有权利写匿名信反应公司的管理问题。近期,绿色通道信箱里收到了大量的举报信,有公物私用的,有考勤作假的等等,信息量很大。
   公司弄个绿色信箱收集员工意见建议是好事,大家积极踊跃写信反应管理问题也说明员工关心公司的发展,偶尔收到一两封举报信反映一些违规违纪的问题这也很正常,但是收到大量举报信就不正常了。这说明我们管理当中真的出了问题,咱不说这些问题的真假与否,单从收到大量举报件来讲实属不正常的现象,需要公司立即采取行动来解决。
   遇到这样的举报件我认为可以按以下步骤进行:
  1、首先要分门别类的整理统计好,公物私用的有几件,...

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   每一个企业自然有自己的管理方式和手段,对于各种管理方式和管理手段必须有一个正确的认识,以达到报务企业、提升管理水平的目的。针对今日打卡提出的“如何举报信提出的相关问题,如何给员工、公司一个交待”问题,现根据本人从事相关工作的经验,特提出如下意见与三茅的同学们商榷。
  一、建立管理制度是基础
  在实行任何一个管理制度时,都必须有相应的管理制度来配套,设立信箱也是如此。
  1、要充分考虑现有企业的管理基础,同时要有专门的管理部门(一般应该由行政人事部门)来管理、实施和监督,否则就缺乏实施的必要性。
  2、要全面疏理企业的管理制度、管理方式和管理手段,并通过此来全面提升企业的管理水平、管理档次、管理能力。*...

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不是设置一个信箱那么简单!
作者:黄兰兰 安徽合肥  十多年人力资源管理实战经验,历经民企、国企、外企,了解...
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  绿色通道信箱,有的叫总经理、董事长信箱,这是很多中小企业,喜欢采纳的一种方式,本意是想了解员工对企业的意见和建议,以便更好的管理企业,看似也是尊重员工,倾听员工心声的一种方式,但企业中的任何一种管理方式,初衷都是好的,但若没有相应的机制支撑,以及缺乏系统、有序、合理、规范的流程和要求来规定这个事情,就会变成,搬起石头砸自己的脚。
 
  因为,当你收集到所有的信息、问题反馈和意见时,你会面临以下的烦恼:
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评论区
写总结 写篇好总结,做打卡牛人

1楼 zjy2239

不是所有“举报信”都叫“员工之声”
分析得很好!点赞!

2016-09-01 14:24:03 回复 赞(0)

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