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HR该如何处理员工们的“举报信”?

我也要提问


  我从事服务行业的HR工作快五年了,最近两年负责连锁酒店的全盘人事管理,因为接触的都是基础岗位的服务人员,素质也是参差不齐。



  前阵子公司弄了个绿色通道信箱,希望收集员工反馈的问题和建议,所有员工都有权利写匿名信反应公司的管理问题。近期,绿色通道信箱里收到了大量的举报信,有公物私用的,有考勤作假的等等,信息量很大。一时间,感觉有点乱,不知该从何下手。





  请问大家,我该如何处理这些问题?如何给员工、给公司一个交待?

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设立举报信箱的经验分享
作者:指南针指北 湖南长沙  制造业HRM 从业多年 擅长培训、绩效
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    建立绿色通道信箱是个好的管理举措,值得肯定。但这个反馈渠道的建立不是那么简单。不是说HR部门弄个信箱挂在某个地方OK了,后期要对问题和建议进行归纳分类核实、处理、跟进。这是一个工作量大且繁琐的工作。楼主提到“一时间,感觉有点乱就是明证。
    建立反馈渠道笔者所在的公司也推行过一段时间,效果不是太好。我总结了个教训及经验,提楼主及三茅的小伙伴们做一个参考。
    首先是工作量的问题特别是前期的工作量很大,可能需要专人负责,如果仅仅是定期打开信箱,看一看,也不反馈处理结果倒也无所谓。最难的是跟进,耗时耗力。比如你分类好,谁的问题归谁解决。到了时间是不是要去核实一下,到底有没有执行。如果执行了,质量怎么样。有些公司的问题本身责任谁就不好界定,这样工作量就来了。

    其次,建反馈渠道必须定期公布处理结果,一旦员工对你的处理满意,或有段时间你不公布结果,公信力马上下降。下次他不反馈了,可能还有人会诟病人资部门搞形式主义,不能坚持。

    第三,笔者非常不赞成匿名为什么?匿名就代表着举报人可以不负责任,可以片面地去反馈问题,甚至诬陷、诽谤。所以在建绿色通道信箱的时候我们必须约法三章。形式上,不一定非要有个正式的文件,发个暂行办法广而告之即可。举报信必须实名,否则不予处理。人资承诺绝不向被举报方及其他第三者透漏任何信息,但人资一定要知道谁反馈的情况,公司有这个反馈机制但并不代表员工可以随意发表言论以免加大人资的工作量。如果举报人反馈属实,也方便人资跟进奖励。实名的好处就是不能随意举报,另外举报质量提高。我们公司有几个员工非常喜欢举报,但有时他的了解片面我们的游戏规则是第一次举报不属实,予以回复第二次举报不属实,予以警告如果第三次举报又不属实,这名员工的举报将被列入黑名单,就是说这员工的举报以后不再受理了。对于经常被人举报核实属实的人,如果是严重违纪公司直接开除,三次核实属实的轻微违纪,对违纪人降职降薪,取消一年内的提拔资格。这样操作举报才会越来越少。

    第,要鼓励不仅反馈问题,还要提改进建议。提供有效改善建议的人公司可以给予奖励。在一个公司里面发现问题是相对简单的,个人中有八个人能发现问题,而能提出解决方案的不超过五成,提出解决方案又能付诸行动的不超过两成。最后能成功解决问题的不超过一成。现实就是这么残酷。

    以上这些就是我的经验分享,供大家参考。


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东台YANG

东台YANG 2016-12-01 11:06:28

确实是做过的,有过总结的,很有实战性。 回复

芷菱

芷菱 2016-08-15 17:39:17

学习了,谢谢分享! 回复

新钓客

新钓客 2016-08-15 17:20:37

感谢分享! 回复

万苏华

万苏华 2016-08-15 17:19:33

感谢分享!!! 回复

樂缘

樂缘 2016-08-15 16:58:24

学习了,谢谢 回复

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无制度请示领导 有制度按规定办
作者:秉骏哥李志勇 重庆合川  人资管理硕士,一级人力师,20多年专注人资,目前为HR...
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  举报箱、意见箱、总经理信箱、绿色通道信箱等,都是为了收集员工意见,让员工感受到公司管理的人性化、公开性、透明性,其实与政府实施的“人民来信”、“信访办”是一个道理,目的是正视内部矛盾与问题,让问题及早暴露出来,以便大事化小、小事化了,尽量避免问题尖锐化、小事变大事。针对楼主遇到的员工举报信,可以这样来处理:
  保密整理
  不管是匿名或是署名的举报信,既然是举报性质,首要的就是保密,如果让他人知道就容易成为某些人打击报复举报者的借口,今后还有谁敢举报。要知道,由于员工之间相互熟悉,对某些员工的笔迹、口吻甚至一些事情的知晓面等了解一些,一旦发现举报信,就可能猜出是谁在举报了。
  所以,收到这些举报信,要么楼主个人进行整理汇总,...

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积极应对,谨慎处理,打击歪风,弘扬正气
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   公司弄了个绿色通道信箱,希望收集员工反馈的问题和建议,所有员工都有权利写匿名信反应公司的管理问题。近期,绿色通道信箱里收到了大量的举报信,有公物私用的,有考勤作假的等等,信息量很大。
   公司弄个绿色信箱收集员工意见建议是好事,大家积极踊跃写信反应管理问题也说明员工关心公司的发展,偶尔收到一两封举报信反映一些违规违纪的问题这也很正常,但是收到大量举报信就不正常了。这说明我们管理当中真的出了问题,咱不说这些问题的真假与否,单从收到大量举报件来讲实属不正常的现象,需要公司立即采取行动来解决。
   遇到这样的举报件我认为可以按以下步骤进行:
  1、首先要分门别类的整理统计好,公物私用的有几件,...

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正确利用举报信箱,重视管理提升水平
作者:钱磊 浙江衢州  多年HR经验,先后从事过人资科长、办公室主任、副总经理...
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   每一个企业自然有自己的管理方式和手段,对于各种管理方式和管理手段必须有一个正确的认识,以达到报务企业、提升管理水平的目的。针对今日打卡提出的“如何举报信提出的相关问题,如何给员工、公司一个交待”问题,现根据本人从事相关工作的经验,特提出如下意见与三茅的同学们商榷。
  一、建立管理制度是基础
  在实行任何一个管理制度时,都必须有相应的管理制度来配套,设立信箱也是如此。
  1、要充分考虑现有企业的管理基础,同时要有专门的管理部门(一般应该由行政人事部门)来管理、实施和监督,否则就缺乏实施的必要性。
  2、要全面疏理企业的管理制度、管理方式和管理手段,并通过此来全面提升企业的管理水平、管理档次、管理能力。*...

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不是设置一个信箱那么简单!
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  绿色通道信箱,有的叫总经理、董事长信箱,这是很多中小企业,喜欢采纳的一种方式,本意是想了解员工对企业的意见和建议,以便更好的管理企业,看似也是尊重员工,倾听员工心声的一种方式,但企业中的任何一种管理方式,初衷都是好的,但若没有相应的机制支撑,以及缺乏系统、有序、合理、规范的流程和要求来规定这个事情,就会变成,搬起石头砸自己的脚。
 
  因为,当你收集到所有的信息、问题反馈和意见时,你会面临以下的烦恼:
  1.问题太多,不知道如何处理。
  哪一个企业不存在问题?企业的问题,也是需要具体情况具体对待的,有些是新问题,容易解决的问题,有些是老问题,历史遗留问题,短时间内是没办法,甚至很难改变的。那你如何去回复员工,不能解...

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卡友:飞梦今天是否继续说书?
飞梦:说,今天飞梦来给大家讲讲武则天时期设置的铜匭的故事。垂拱元年三月,据旧唐书记载;“初置匭于朝堂,有进书言事者听投之,由是人间善恶事多所知悉。”百家讲坛上形容过,说当时的匭有四个格子,面向东南西北四方,分四个方面接受天下人的意见,面朝东的格子是青色的,求功名的人可以毛遂自荐,面朝南的格子是红色的,主要接受人们对朝政的意见,面朝西的格子是白色的,受理人们的伸冤请求,面朝北的格子是黑色的,接受人们的告密,意见投进去就拿不出来了,有知匦使每天傍晚开匦箱,把意见上报,不得延误。后来人们相互告密,酷吏罗织罪名,人人自危。再后来,女皇诛酷吏,正朝纲,一生功过只留下一个无字碑。
  看了武则天的铜匭,不由得想到今天我们所说的意见箱,据我所知,一般的意见箱都是为了提升公司管理水平,提高员工满意度而设的,一般员工会把自己的合理...

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阳谋不内藏——发动全员清扫管理污垢
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   中国有句古话叫:“阴谋不外泄,阳谋不内藏。”指的是搞小动作做见不得人的事一般在暗处,怕人知道。堂堂正正、光明磊落做事的不怕人不知。
   在现代企业管理中,通过绿色通道,总经理信箱,甚至匿名信这些个方式反映管理中出现的问题,已屡见不鲜,个人认为,这是好事,做好了对企业发展有利。特别是这种形式隐蔽性强,容易发动基层员工,特别适用于中国国情。所以上至中央,下至企业,都备受大家推崇。但在推行过程中,要配套相应制度,建立强有力的反应和处理机制,才能在实战中发挥功效,否则就会流于形式,甚至好事变坏事,适得其反。
重点有4个环节:
一、搜集问题的渠道一定要畅通有保障。
1、宣传上要到位。在活动开展之前,大张旗鼓地进行宣传。通过各种渠道,例如:宣传栏、企业报刊、会议、微信进行宣传,...

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美女问,为什么男人都像苍蝇一样围着我转?
作者:妖王大人杨洁蓉 广东深圳  今天深圳的天气不错,出来看看蓝天白云~
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大师回答说,因为你看起来像大便啊!
那么……


一、公司为什么收到大量举报信
1、管理烂成翔
公物私用、考勤作假,信息量巨大的各种举报,员工为了配合公司扫翔也是用了洪荒之力啊。
层出不穷的举报,从一定程度上反应了公司管理确实存在不少问题,毕竟写举报信又没有刷朋友圈好玩,谁有那么多闲工夫瞎哔哔。


2、沟通渠道缺失
刚设立意见箱,就收到大量举报信,说明公司的沟通渠道严重缺失,员工没有其他更多渠道进行沟通,一时间全部涌向意见箱。
大海啊,你全是水,箱子啊,你全是信。


沟通应该融入日常工作,常见的沟通渠道有哪些?
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举报信设立的目的,历来都是想通过这种匿名的方式,暴露某种问题,达到某种目的。用得好,可以帮忙公司节省大量的人力成本和时间成本,肃清某些问题;但用得不好,则有些“画虎不成反类犬”的味道。

制度先行
一旦公司设立了“举报信”这个制度,那么势必会引出一系列需要解决的问题。比如,对应那些五花八门的情况,该怎么处理呢?是不是该有一个统一的分类标准?分类标准有了后每类情况怎么处理?处理完怎么通报结果?其他等等。很显然,为了解决好这一系列的前提,我们需要制定一个制度。从目的,适用范围、术语和定义、职责、工作规范、相关文件、相关记录几个方面,来制作这样一个管理办法。办法草拟好管理办法,获得公司层会签通过后,则可向员工代表大会作出通报和公示,往后就按照此标准执行。在执行的过程中,一定会因为某些特殊情况和时间的变迁导致某些条件不再...

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评论区
写总结 写篇好总结,做打卡牛人

1楼 zjy2239

不是所有“举报信”都叫“员工之声”
分析得很好!点赞!

2016-09-01 14:24:03 回复 赞(0)


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