【职场指路】工作越来越多，事情越来越复杂，该如何管理好自己的工作？

一、问题

1、小公司行政人事主管，无下属，目前公司规模20多人。

2、随着公司成长，工作越来越多、越来越咋，老板有什么事情就吩咐。

3、工作过杂过多，无从下手，感觉有点压抑。

二、分析&建议

1、时间管理简介

随着在职场的成长，有一个技能一定要get，否则将来会举步维艰，那就是——时间管理。

管理大师彼得·德鲁克曾经说过：“时间是最高贵而有限的资源，不能管理时间，便什么都不能管理。”

所以，我们要学会时间管理。时间管理的中心思想很简单，就是将工作根据紧急程度与重要程度，划分为四个象限，不同象限的工作采取不同的应对方式。

这是一张时间管理中十分流行的图例。

一般来说，老板突然来找你交代的事情，基本上是重要且紧急的，譬如说来访接待，因为来者等着，你必须第一时间去做。

而很多并非老板过来找你的事情，看似紧急但未必重要，那么你可以授权别人去做（案例中光杆司令略显痛苦）或者另约时间（告诉对方你手头正在处理一件十分紧急的事情，能否换个时间过来）。

而一些培训、活动组织等事情，则属于重要但并非十分紧急的工作，这类时间往往需要耗费大块的时间，所以要安排好一个通常不会被打扰的时间去做。

最后剩下的，基本属于不重要也不紧急的，那么就可有可无了。

2、时间管理的落实——行动日志

理论我们已经了解了，那么如何实施呢？其实，思路也不难。我们在每天工作之前和一天的工作结束之后，抽一点时间，以“行动日志”的方式来落实我们的时间管理。

（1）我们可以提早5-10分钟到公司，在自己的笔记本上做一下计划：

A. 列下今天的工作事项。

B. 标出他们的重要级别（A/B/C）

C. 有时间限制的，分配起止时间。

D. 结合时间分配，在事件的重要级别后面标上次序。

参考某位营销副总的时间管理及说明：

做完这样一张表格的好处（原因说明自己无需填写，改留个打勾栏就行），在于你当天的事情及重要程度就很明确了。甚至有些老板突然找过来的事情，你也可以与之权衡，请示老板是需要立即做还是可以另行协调时间。

（2）当一天的工作结束后，我们可以留5-10分钟，晚点走，打开今天的行动日志，回顾和总结一下今天的工作结果，对于某些未能及时处理的，列入明日的计划中。

这样一来，自己的工作不仅变得有条理，更能够成为季度、年度总结的蓝本。

说到这里，也许有人已经反应过来了，上面这张表格，其实来自于一本《五项管理行动日志》，相信有很多公司、很多人都引入这么一本小本子。有兴趣的人可以自己淘宝一本。

3、学会偷懒的方法——流程优化

当然了，光一味地进行时间管理，梳理行动日志，能够解决一时之急，但是，如果要让自己更进一步，那就要考虑流程优化了。相比前两项而言，这一条带来的是长久持续的改变。

譬如，将考勤、培训的工作模式进行固化，以后就可以省去很多设计动作，只需按部就班即可。由于这个涉及到很多很具体的工作，而且每人情况不同，只能具体问题具体分析，大家自行考虑。

我这里可以举个我最早的小例子，抛砖引玉：

刚毕业的时候，我进入一家企业负责报表统计分析工作。看上去名字还不错，其实就是每月将20多家下属公司的报表（每套月报20张）收集汇总，然后转变为两套总表——一套按业务板块划分的总览，一套按不同公司的总览。

最早的做法是先汇总好，然后再拷贝至两套设计好版式的汇总表中。但后来做到熟练之后，我开始想偷懒了，于是花了1天将两套表格用公式关联，只需填好一套表格，另一套表格就自动生成了，这样不仅避免了两次CTRL+C和CTRL+V的工作量，减少了时间投入，而且还提高了表格的准确性，对于我而言，时间解约至原来的70%甚至更低。

虽然事情很微不足道，但这的确算是一个比较典型的流程优化。

到今天，我逐步养成了一种习惯，没做一件新的事情，如果这件事将来可能会继续做的，我会事后花点时间整理一份工作流程，以便下次再做的时候直接“无脑”执行，省得再想上次我是怎么做的。

所以说，流程优化才能带来长久的效率提高，有句话说得好，“懒人推动了社会的进步。”哈哈！

也正是自己不断地尝试这种创新，所以我后面的成长才会越来越快。

4、总结分析，提出分工或增员建议

即便经历了时间管理、行动日志管理乃至流程优化，一个人的时间和精力毕竟是有限的，不可能无限制地压缩。而如果你的工作表现不错，老板用你用习惯了，会有很多新事件在一时想不到其他合适人选的时候考虑到你这里，未必会完全关注到你的时间问题（因为很多日常事务他基本不会关注，而其中又有很多有很强的时效要求并可能占用不少时间）。那么，这种时候就要考虑工作分工了。

当然，也正是经历了前面一系列的时间管理、行动日志管理和流程优化，对于你来说，你现在的工作，哪些是你不可替代的、哪些是简单操作可以找人分担的、有多少任务需要分担以保证质量的，对于你来说，已经一清二楚，并且能够很清楚地向老板表达。

那么，我相信这种时候，你提出将某项工作归至他人手里或者提出增员建议，我相信只要老板不犯傻，同意的可能性非常高。（很多情况下老板并非不同意你的建议，而是你提的建议没有说动他，这时候需要好好反思）。

如果你都做到这个地步，老板没有合理的理由却还是不同意，那么这个情况继续下去对你和对公司都是不利的（对你而言，压力大且没有精力提升自己；对公司而言，很多工作你往往会以应付的态度去解决，管理得不到改进）。这时，你可以开始考虑换个平台。而且我相信经过前面一系列的动作，你多半已是一名优秀的人才了。

当年我离开第一家公司的时候，基本上就是这个原因。半年前就跟领导提出过，半年以后反而越来越加重，更气人的是部门不是没补人，补到其他人手下去了，所以只能离开。虽然第一份工作经历很是感恩（给了我角色的转变和很大的成长），很多同事对我也是十分不舍（9年下来，很多同事关系都很好），最终还是无奈于现实。

三、总结

1、当时间不够用的时候，你要学会时间管理。

2、时间管理的概念弄清楚，我们可以通过行动日志来落实。

3、流程优化是更好的、可持续的方法。

4、任何事都有一个极限，当工作符合超过时间管理、行动日志管理和流程优化的极限的时候，你可以提出工作分工或增员建议。（前面一系列动作正好作为你提出建议的依据）

5、当实在退无可退的时候，你可以考虑换工作。

以上，个人观点，欢迎大家一起讨论。

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一、问题分析

案例中反映的，其实是很多中小企业HR或人事行政工作者普通面对的一个困境。这类企业中的事务具体这样几个特点：

第一，事多。你根本不知道到底有多少工作要做，也不知道什么时候能做完，因为老板随时会布置新的工作任务，根本不存在工作计划的东东，人事行政人员更多的时间在充当救火队员的责任，正如以前常说的那句话：我是革命一块砖，哪里需要哪里搬。

第二，事杂。人事行政类事务涉及的面宽，而且很广泛，其中有些工作还是其他部门不愿意做或者没时间做而推过来的，这就使得人事行政工作显得特别的杂乱无章。

第三，事细。人事行政类事务看起来很多事都是一些小事，但是却又非常细。每件工作都需工作人员特别的用心，哪一个环节出现纰漏都有可能演变成一次较大的“事故”。这就使得人事行政人员特别的费力不讨好：当你把工作做好时，没有人会注意你，因为这些都是“小事”；当你把工作做砸时，立即会招致打压和批评，因为“篓子”捅的可能都不小。

二、应对之策

身处其中者，要想工作游刃有余，至少需做好以下两个方面的准备。

第一，策略

合理利用“推、拖”策略。尽管人事行政工作者每天都会面对做不完的工作，而且每件工作看起来都是那么紧急，不过，作为人事行政工作者必须学会分清轻重缓急。对于不那么紧急和重要的工作，适当地拖一拖，也是有必要的。若是有些工作别人也可以做，那么，将皮球往外踢，也是要学会的。不然，即使你采用再科学合理的方法，也只会让工作越来越多的。“鞭打快牛”在职场中就是一个永恒的定律。

而且，有时间多找老板沟通一下，看看能不能给自己找个助手也是一个方法。即使老板不给找人，也至少可以让老板知道自己在干两个人乃至更多人的工作。

第二，方法

尽管人事行政类工作杂乱而繁琐，但人事行政工作者还是应该学会在这种杂乱的工作中建立规则和秩序。

首先，必要的工作计划、日程安排是有效完成工作的基础，不过，由于大量临时性工作的存在，在制定计划或安排日程时，尽量留有余地。当然，若工作太多，还是要分清轻重缓急，并适当地采取“推、拖”之策。

其次，对日常工作中占用时间较大的项目，将其重新梳理，并规范化、流程化。同时，将需要与其他部门对接的工作或项目，尽量让其他部门多完成一些，以节省自己的时间。

再次，合理利用企业内部或外部的人力资源。人事行政类工作中大多数都需要与其他人的合作和协调，因此，多利用个人的影响力，让其他人分担一些自己的负担。

最后，对事的梳理，肯定不如对自己的梳理。自我梳理，包括对日常时间利用的安排、努力尝试让自己的工作更有效率，当然，还有对自己心态的磨练。外界噪音越多，工作越是千头万绪，越需要自身的沉稳、冷静。

三、引申思考

每个人都会有自己的职业理想和规划。那么，当你身处这样一个企业时，若每天都在被这些事务性的工作所包围，可能思考自己发展和提升自我的时间就会减少。这时，你需要问自己一个问题：这是自己想要的工作吗？

当然，我并不是说这种环境不好，事实恰恰相反，在一个人的职业生涯里，若有几年这样的工作经历对于自我成长来说肯定是有益无害的，而且可能让自己的职业生涯更加丰富，不过，这里有一个前提，就是你将这一过程看成自我成长的一个环节，而非全部。从长远来看，若你想要往人力资源更深的方向发展，则需要有一个更加理想的环境，当然，若这个企业发展潜力很大，则另当别论。那么，对于一个已经在这里企业工作三年以上的人来说，这个企业在未来能给吗？

（王光伟专栏主页：https://www.hrloo.com/home/2019658-1

个人作品：《HR新人成长记》下载地址：https://www.hrloo.com/g/ds/916 ）

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    案例的结尾提到：工作太杂太多，都不知道该如何是好，现在感觉有点压抑，有点累。“压抑”、“累”，都是感觉。所以，理性的看法是：实际上需要管理的是你的心态，而不是工作。而终极解决思路是想清楚你工作是为了“要什么”。

一、小公司的人力行政岗位，“杂”是常态。这种工作现状是正常的，无法避免。

    不管是时间管理、5S管理、6西格玛……等等各式各样的整理时间和工作的工具，在不断积累的工作量面前，都有崩溃的一天。工作杂乱，工作量不确定，这些特点是小公司，特别是小公司的人力行政岗位普遍存在的现象，几乎是百分百存在。再好的工作管理办法，在工作质量没有规范、工作数量没有节制的公司现状下，周而复始地出现“杂乱”导致的“压抑”、“累”是非常正常的现象。

二、以正常的心态面对“杂”的工作现状，事情并没有那么糟。

    用职场老鸟的N次经历推理演绎一下你的故事的发展。1、你受不了，也没有主动寻求解决方法或以消极对抗的方式处理，最后辞职，重找工作，面临同样问题，接着换工作，多次换工作后接受了这样的常态，就稳定了。2、你找老板沟通了，老板没有解决你的问题，你辞职，结果跟“1”一样。3、你找老板沟通，老板对你深表同情，帮你减了工作量，你继续在小公司工作。4、你有职业抱负，忍辱负重，吃苦耐劳，利用“杂”的机会来增加你的专业经验，利用业余时间苦读专业理论，幸运的话，终于熬到一个跳槽机会，到大公司发展，开始继续积极上进笑中带泪的职业生涯。5、你有职业抱负，但最终壮志未酬哦身先死，落魄收场。……

    还有很多可能性，其实这些都是人生中部分内容而已，没有这样，也会那样，你现在的处境并没有你感觉的那么糟。所以，心态好，事情总会以一种顺理成章的方式过去（注意，不是“解决”，而是“过去”）。

三、最重要的是：你想要什么

    很多时候，我们做出决策都是以感性思维为主，因为这是我们天生的思维方式。你不自觉的在“压抑”、“累”之前的那段时间中，想要得到工作充实、上级认可、同事和谐、生活安稳……；等到“压抑”、“累”出现后，你希望在不失去以往好处的情况下，想要更多一些轻松、更多一些自我发展或者其他需求。在你想要的事物会越来越多，总有相互冲突的一天，这跟工作量增加总有崩溃的一天一样，都是事情发展的必然。感性决策很容易让这样的循环“顺其自然”的演绎。

    你想要什么？这是理性思维的问题。如果你很早就有了答案，并且为之付出行动，你就少了很多“顺其自然”的崩溃后果。虽然理性思考这个问题并不容易，但这是你解决这个问题的终极办法。

    所以，要最终解决你“干什么”的问题，先把你“要什么”想清楚。

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看完案例很直接的结论，作者矫情了。

小公司的人力行政执行岗就应该完成这些任务。常规行政人力任务，简单琐碎，老板秘书任务，基本上是内部协调和简单外部接待，需要你细心、操心、耐心，还不至于累心。

先说从以下几个方面入手，提高行政人力工作的效率：

   一、提前规划

1、年度重点工作提前做好规划，培训、会议、员工活动、数据分析等避开生产销售旺季，也要避开常规工作时间。

2、自主常规工作提前避免工作冲突。如每月统计考勤，社保转入转出正常缴纳，社保基数调整、工资计算的时间，不要安排其他工作。

3、非自主常规工作尽量自主化。涉及到员工公积金提取、在职证明开具、二次报销单据接收等服务咨询类工作，每月规定时间处理。落实到制度上，做好内部通告，逐渐自主化。

   二、固定流程和模板

1、固化并不断优化工作流程。定期修订人力行政制度，尽可能编制操作指引，把自己的动作规范化，也能让相关责任人动作规范，大大降低一事一议的讨论和沟通成本。

2、做好模板。做人事的，都有过提高excel技能的经历吧，设计好计算公式和打印格式的工资表，能极大的提高编制效率。会议纪要模板、固定资产盘点模板，对日常会议管理和资产管理同样重要。模板也是操作流程和审批流程的体现。

这个过程就是反思和优化工作流程的过程，是管理事情的技巧。

如果说累心，应该是针对秘书职能。案例中谈到上传下达，也是行政支持的性质。小公司的工作特点是随意性高，工作内容杂乱，没有太多的规范和流程。在小公司做行政工作，就更加随意，所以累心。但是所有大公司都是小公司发展来的，小公司的规矩发展到大公司就是制度。公司不论大小就有机制和文化。这个机制和文化就是老板的做事风格。我始终坚定的支持法治思想，而不是把小公司的工作总结为人治。我们用职业化的工作思路，理性的影响老板，协助老板不断的完善公司的机制，从而提高自己的工作幸福指数。

一、准确传递信息。

不论公司大小，内部信息的准确传递很重要，信息失真引发的返工和误解，劳力劳心。对上，用合理有效的方式明确指令。对下，做好明确要求，甚至给出模板。经过一两个月的摸索，就能掌握老板的风格，保持细心的态度换位思考就好。

二、互相监督，合理“抄送”。

邮件沟通的时候，往往把任务相关的上下游都列入抄送的范围，目的就是推进工作随时纠偏。小公司就是任务口口相传，对于相对重要的工作，也得想办法“抄送”。可以考虑针对任务责任人建立微信群，实现抄送。

三、引导建立会议机制。公司小，也需要经常开会。面对面沟通工作比秘书传达有效的多。

应该还有很多办法，目前就想到这么多。以后再来补充。

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案例主要需要解决的问题：

    从单纯的行政工作到“全能工”日常来访接待、组织活动、后勤管理等等，还要负责社保、考勤、招聘、培训工作；除了这些，老板一有什么事情就会吩咐我去做。

     目标与思考：现实中，可能有这样一种情况：一个人整日事务缠身，却仍然能够头脑清醒，轻松自如地控制这一切。极高的效率，卓著的效果，这是生活和工作的一种美妙的境界。同时，这也是HR要获取成功所必备的一种关键性的运作模式，OK，现在我们已经知到这种高效率的境界，然而，实际工作中快速地、完整地、系统地运用不同技巧，还是需要养成好习惯才能达到或者靠近的。

   在介绍方法前，我先讲讲准备工作：

  1.抓住一切需要处理的事情（现在的、将来的、大的，小的或者是不大不小的），把这些事务统统归入到脱离大脑的逻辑系统中；

  2.训练自己的思维，在系统输入前做出决定。

  Ok这两步，不管在哪个适合，你都有了下一步的思路、计划、行动方案。

一、问题剖析

   我们遇到的问题剖析一下有以下几个：

1.新的工作要求，资源匮乏：在从行政到各种杂事，那么很明显，都需要在一定的时间内处理完，问题就产生了：时间不足啊。导致了承受越大越大的压力；

2.无底线：工作性质的变化，从行政类的，到各类型的工作夹杂过来了，工作不再有清楚的界限，用三个来形容叫做：无底线。

3.新情形旧模式转型：原有工作模式及习惯已经成型，由于工作内容的变化及多变，新的情形，旧的工作处理模式和习惯让人力不从心了。

二、横向切分法

   1、收集一切引起我们注意力的事情；

    当你给某一项工作贴上“需要”或者“应该”的标签时，那么它就变成了一件未完成的工作。比如，如果你仍需要决定某件事/工作是否需要搞定，那么它就是不完善的事物。包括了全部的“我要、我将要……”、所有那些你已经决定实施但尚未采取行动的事情/工作。当然还包括所有正在处理的事情，以及那些你已经竭尽全力，但只差宣布大功告成的事情。

小诀窍：一切就绪

    我们想想看：在任何程度上、任何时间内都能够随心所欲地控制自己的一切事物，情况会是怎么样呢？如果你能够100% 地把精力投入到工作中而不受任何外界的干扰，情形又会是怎样呢？就像武林高手过招一样，先放松自己，100%投入嘛。

   2、加工处理后，确定它们的实质以及解决方法；

   3、组织整理得出的结论；

    首先给工作下定义的：由几个步骤构成的我们所期待的结果。这就意味着“工作”清单中会出现一些相当细小琐碎的事情。而在一般的情况下，根本不会将它们称为工作。之所以如此下定义，是因为一个行动不足以完成一项工作的话，那么，你就需要在表格里面备注好，提醒自己还有事情尚未处理。如果你没有备注提醒，这件事情很有可能将会滑落到角落里。

一般的，我就是使用笔记本记号，一日工作事项，后面打√打×，然后再备注说明。

   4、把它们列为我们行动的选择方案；

 包括了三方面

1.在某一个确切的时间里采取的行动
2.在某一个确切的日期里采取的行动
3.在某一个确切的日期里将要获取的信息

  5、行动

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文：黄红发（原创文，转载请注明作者与出处）

工作如同婚姻，当代文豪钱钟书先生的长篇小说《围城》中有句名言：城里的人想出来，城外的人想进去，无论对婚姻也罢，对工作也罢。就如结了婚的想摆脱，未结婚的想结婚一样。在小公司工作的伙伴们总是向往大公司的规范化，而大公司的职场人士有时却也羡慕小公司的全面。无论是小公司还是在大公司，同一个职位名称，其所能发挥的价值与自我的收获还是会有很大的区别的。

先说说大多数朋友向往的所谓的大公司，人力资源部一般少见十余人，多则数十人或数百人也很正常，同一个工种也会再细化。例如：招聘岗位一般会分为，一线员工招聘组、职员招聘组、管理层招聘组，如此一来就招聘以划分如此之清晰，作为一名招聘专员，你所能做到的工作是极其小的。在分工越细的地方，可延伸性就会超小，可发挥的价值也会更小。人，在这样的组织中其实是不具体“人性”的，因为它不需要你发挥人的自主性、创新性，特别是基层员工，更多的是强调一种“工序”价值，即机器的职能。

而在一般的微小公司呢？人力资源行政管理工作，大多数如本案例中的提问者所述，一人跑全堂——从门迎到后厨再到二小，从小二到帐房再到刷盘子，什么事都得自己干。你认为该你干的、不该你干的，你都得干而且还得干得漂亮才行。可是，这样的“繁事”应如何去干呢？如果你认为“不该你干的事”很多，那说明你没有发现自己的未来价值与定位。如果你认为你所做的都是你应做的，这样你就会“悦心”的去干，才会快乐。快乐能带来什么？带来思维的活跃与前沿。

当思维活跃了，能体现出来的企业价值键就会越长，你所看到的都是企业的全局。麻雀虽小，可五脏具全，全局思维且是一隅所能想或比的？这样的格局所学到的知识不仅仅是人事行政及后勤打杂的工作，而是公司营运全局。为何孙悟空如些大才，却要在唐玄奘身边修行并听从差遣？因为这个团队虽小却具备一个优秀团队的所有特质，他在此小团队学习到一个“项目经理”应具备的全部能力，最后事实也证明了——它修得正果。

小公司的HR，付出的很多，其实得到的也很多。只有要有能力，塑造好自己的价值观、世界观，在团队是将很有一番作为。如果孙悟空一样，可以自如的、理直气壮的安排他们的工作，可能他们的来头比自己大多少。无认是八戒、还是沙僧或亦白龙马的原始身份，都比“野猴”出生的孙悟空要高，却为什么都要听他的指挥呢？如果业务部、研发部、生产部可能在一定程度上都比HR要更有直接价值，你同样可以发挥自己在“老板”身边特性去管理与引导他们，从而来成就自己的价值。

如果说大公司的HR是一颗颗的螺丝钉的话，那么小公司的HR就是一个金刚钻。

【作者简介】

培训咨询师，多家媒体特邀特约撰搞人，三茅人力资源网的专栏作家，欢迎关注三茅主页：https://www.hrloo.com/home/554364-1（主页可加作者微信号与群号），《人力资源在左 员工在右》及《一个人力资源总监的管理笔记》的作者，专注人与人的能力成长、思维提升！

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问题：工作越来越多，事情越来越复杂，如何才能管理好自己的工作？

恭喜，你的工作越来越重要了。但是，你需要提升自己了。

这种现象的发生，关键在于你遇到了自己的职业瓶颈，突破瓶颈，你会更上一层楼，否则，身心俱疲，只有离开，换了东家以后，这种现象还会出现。

在很多的文章里，我一直强调：管理就是分类与下定义。分类在于找到共性，下定义在于改变认知。如果做不到这两点，只能一辈子突破不了瓶颈，碌碌于日常繁杂的事务之中，迷失了自己。

那么，如何做到上述两点呢？下面介绍具体的方法。

1、认知到自己的时间是有限的，掌握时间管理的技巧

时间资源对于任何人来讲都是有限的，但是合理的应用，却会收到不同的效果。时间不像海绵里面的水，挤挤总是有的。时间是稀缺资源，如何进行时间管理，是一个非常大的学问，建议有时间的话，可以适当参加一些《时间管理》的培训，掌握时间管理的方法和技巧。

2、将事情分类：可以找别人做的事情和必须亲自做的事情

虽然你手下没有人，但是，还必须按照小标题进行分类。可以找别人做的事情，可以找别人做；必须亲自做的事情，自己光膀子上。现状的你，不是孙悟空，分身乏术，如果没有替身帮自己处理，拼时间，拼精力，伴随着周期的延长，总有做不过来的一天，所以第一次分类非常重要。

3、强化自己的沟通与协调能力，委托别人做相关的事情

你还有行政人事主管的称谓，即使没有这个称谓，也应该运用自己的沟通协调能力，找别人帮你做。当然，如果不具备能力，要么可以参加培训，要么找老板给你加个手下吧。如果能够委托别人做一些事情，那么，无疑你的可用工作时间会增加或延长。

4、必须亲自做的事情，要将其再分类：知识类工作和事务类工作

第二次分类，则是工作的分类。事务性工作，在于做了还是没有做，一般情况属于紧急但不是特别重要的事情；知识类工作，则是追求工作的质量或效果，关注于做好了没有，一般情况属于重要而不紧急的事情。这个分类非常重要，因为两类不同的工作，有着不同的时间使用方法，运用不同的理论基础。

5、优化事务类工作的先后顺序，集中做

事务类工作，做好工作的先后顺序，以时间约束和时间节约为主要原则，集中起来，串行或并行做。如果非常复杂，需要了解一下网络计划技术，如果“插队”现象比较突出，还需要了解排队论。

6、腾出大段的时间，运用“提出问题-分析问题-解决问题”的逻辑处理知识类工作

知识类工作，需要大段的工作时间，中间不能被打扰，如果被打扰，可能就相当于从头开始。对于知识类工作，则需要提升自己的专业素养，熟练运用十二字真言，腾出大段时间，来细腻思考，找寻科学合理的解决方案。如果没有办法加人，而且你又珍惜现有的工作，不妨建议你：上班时间处理事务类工作，下班时间处理知识类工作。

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   在写今天的案例之前，我突然想编一个段话来分享给大家：

去年的某一天：

   职员A：你天天那么忙，都在忙些什么呢？

       B：生产计划，生产发交，员工考勤等；

   职员A：你是生产文员，我是人事文员，我俩工资都一样多，为什么我没有你忙呢？

       B：还是你舒服，我们俩工资一样多，你经常逛淘宝，天猫，我感觉自已都没有时间看这些？

   职员A：你的时间呢？

       B：我很多不会，我要学习，不然事情完不成，或者做错了，又要被领导骂？

今年的某一天：

  职员B：你去哪里？

      A：公司效益不好，单位裁员，我的工作被C兼了。

 职员B：那你有什么打算？

     A：我也不知道，感觉很多方面不会，文员吧，我慢慢年龄大了，其他方面吧，我又没有强项，不知道从哪方面找，心里没底。

……

    或许有些朋友说，今天课题是“工作越来越多，事情越来越复杂，如何才能管理好自己的工作？”编这个故事，好像与本案例无关，但是我想说，今日工作不努力，明日努力找工作，其实经常或许我们自已就是职员A，只是自已还没有意识到，或者说意识到了不想改变，更有甚者不知道如何改变，结合本案楼主遇到的情况，以下几方面与之共勉：

一、别让惰性成为习惯：“公司是2013年成立的，而楼主是是公司一成立就来的，刚开始的时候事情还不多，主要做一些行政类的工作”大家都知道，行政类的工作，作为企业发展初期是可做可不做的，初期老板看中的是业务的发展，行政方面往往会被忽略，而作为楼主来说，当时认为事情越少越好，没有更深入的思考自已工作的发展方向，久而久之，日复一日，楼主拿着自已满意的工资，过着舒服的日子，得过且过，慢慢失去学习的意识，更不知道要学习哪方面。

二、企业发展，出现危机：“可是现在工作越来越多，事情越来越杂，除了负责日常来访接待、组织活动、后勤管理等等，还要负责社保、考勤、招聘、培训工作；除了这些，老板一有什么事情就会吩咐我去做，我还要充当老板的秘书的角色，负责上传下达。”楼主一下子乱了降角，没有头绪，不知道到底该干什么，看似什么都做了，其实什么都没有做好，别人说做什么就做什么，别人让怎么做就怎么做，整天忙忙碌碌，到头来什么都没有做好，换句话说，你其实看起来很努力。

    忙无效率，忙无成果，楼主感到很累，但是又不知道该怎么办，很茫然，但是我想说，这样的事情还值得庆幸，最起码自已能发现问题，只有发现了问题，才能想办法去解决问题。

三、先计划，再实施：可以看出，楼主工作的主要内容：

（1）负责日常来访接待、组织活动等。          即行政工作

（2）负责社保、考勤、招聘、培训工作等。      即人力资源工作

（3）后勤管理等。                            即后勤管理

（4）老板吩咐的其它工作等。                  即琐事

   楼主的每日的工作基本围绕以上4方面的展开，因为楼主的公司只有20多人的小公司，可以说，要想将每一方面都完善，都做到很好是很难的，毕竟每个人的精力有限，但是要想将每一方面公司都有涉及还是很容易的。具体分析如下：

   1.第一项行政工作不是每天都有，可以在有接待或组织活动的时提前准备，做好前期的准备工作，让自已到时不会手忙脚乱；

   2.第二项中的社保可以按月报或者按季报，一月以次，一般在月底才会去社保局办理相关业务；

   3.第二项中的考勤：这个每天早上查看员工是否出勤，一般半小时内可以完成，如果需要花费时间的话，就是月底的汇总工作，但是20个人的公司，最多也是两个小时内完成；

   4.第二项中的招聘和培训工作：这是每个月常态化和持续性工作，不是一天或者两天能完成的，年初制定招聘和培训计划，按时间节点完成；

   5.后勤管理工作：这项工作相对比较繁琐，包含的方面有很多，可以结合公司的实际情况，注意后勤管理方面的细节问题，做到有的放矢的地完成。

    很多小企业，人事和行政工作都由一个人做，并且老板还要求做到尽善尽美，虽然老板要做的事也非常多，但是他们往往只看结果，所以要有自已的计划，要有自已的思路，一口吃不了一个胖子，路还是一步步走，事情还要一件件做。走好每一步路，做好每一件事。

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   看到楼主今天的职场困惑，我仿佛看到了曾经的自己，事实上楼主的职场经历与自己十分类似，在一家不超过50人的私企里面任职行政人事主管，下属也就一个人，所以公司里面的日常杂事基本落在了自己的肩上。庆幸自己天身就是一个乐天派，我相信办法总比困难多，在应对如此繁杂的工作时，自己也总结出了一套行之有效的办法，希望可以给楼主一些启发，也和各位同行分享一下自己的经验。

一、 端正自己的工作态度

   其实自己很羡慕在大公司工作的人，大公司各方面规章制度比较完善，每一个岗位都做着相对应的工作，通过一段时间的学习和实践，你可以在一个模块上面变得更加专业化，同时大公司的晋升通道更多，薪资福利也比较具有竞争力。无奈自己毕业的时候没有做好职业生涯规划，因此错失了许多职业机会，如今就只好留守在一家小公司里面了。既来之则安之，所以不管身处何处，身处什么岗位，一定要做好自己的本职工作，这也是一个职场人士应该具有的觉悟。马云说：我最痛恨那些说公司不好还不离开的人。既然你选择留在公司，那么公司肯定有你值得留下的理由，且不说每个月可以获得相应的工资报酬，你也可以通过公司这个平台获得实践的机会，经验值也会得到很大的提升，很多东西都是在工作中学习来的。稻盛和夫说：工作是磨炼灵魂的道场。一定要把自己的心灵打扫干净，把自己的思想变得纯洁，这不是为了别人，而是为了自己的人生和经营。

二、做好时间管理，提高工作效率

   世界上存在很多不公平的现象，但有一个东西对任何人都是公平的，那就是时间，我们每个人一天都只有24小时，在有限的时间里面完成各种纷繁复杂的工作，做好时间管理是重中之重。

1.罗列每日工作清单

   很多人上班第一件事就是打开电脑然后登陆各种社交软件，接着就是刷朋友圈，刷着刷着就过了半个多小时。其实正确的做法应该是罗列一下今天的工作清单，然后区分重要和紧急，这样在工作的时候就知道事情的优先顺序了，可以参照重要和紧急的四象限原理。每完成一项工作任务，就可以在工作清单上把这一项划掉，当你结束一天的工作时再回头看看早上的工作清单，就会了解自己一天的工作日程。对于已经完成的工作事项我们自然可以不用理会，但是未完成的工作事项一定要搞清楚原因，争取下次在规定的时间里面完成。今日事今日毕，这是一种在工作上严格要求的表现，我们可以通过适当的加班把今天的工作完成，但是如果工作本身的难度超出了你的承受范围时，切勿盲目的加班。

2.养成良好的工作习惯

   很多人在上班的时候喜欢登陆各种社交软件，虽然互联网等信息技术的发展让我们的生活和工作变得更加快捷和方便，但是某种程度上也绑架了我们的工作和生活，有一个词叫做“低头族”，几乎在任何时间任何地点都会发现这样的人群。工作的时候应该聚精会神，远离各种外界事务的干扰，建议在工作的时候不要登陆社交软件，即使登陆了手机也要调成震动或者静音的模式。当你全身心的投入工作当中的时候，你会发现整个世界都与你无关，而当你完成工作的时候，你也会感受到无限的快乐。

3.放弃无用的社交

   工作的时候我们应该保持理性，而不是感性，理性的我们应该懂得分辨什么是有效社交，什么是无效社交。毕竟每个人的时间都是有限的，所以建议放弃无效的社交，不要误认为你多加一些交流群就能提升自己的知识和经验，真正的牛人从来不浪费时间在聊天上面，他们更多的时间用在学习和工作上。假如你每天少浪费一个小时的无效社交，一年就会多365个小时，折合成天数计算就比别人多了15天。

4.学会说“不”

   有些人在工作上总是充当老好人的角色，对于任何人交代的事情都答应下来，殊不知这样也会加重自己的负担。我们首先应该做好自己的本职工作，对于别人的请求及帮助在自己的能力和时间容许的范围内可以适当帮忙，但是切忌答应所有的请求和帮助。学会说“不”，尽管你会觉得不好意思，但是我们总要勇敢地表达自己的心声，不是吗？

5.熟练操作办公软件

   大部分人的工作都是基于电脑的办公软件类，如果自己可以熟练操作各类办公软件，那么也会节省自己的工作时间。如果现在你的办公软件操作技巧还不够娴熟，那么就要花时间多学习提升了，不过千万不要在上班的时间去学习这些事务，正确的做法是利用业余时间学习这些，这样在工作的时候就可以拿来主义了。

6.保持一颗良好的心态

   工作上会遇到各种各样的事情，有些事情会让人很恼火，有些事情会让人很着急，有些事情会让人很无语，这个时候千万不要烦躁，我们需要保持一颗良好的心态。遇事不慌不乱，沉稳应对一切问题，保持理性，这样即使遇到突发状况也不会打乱自己的工作安排。

7.下班前做好工作总结

   决定你和别人差距的或许也就那么短短的几分钟，下班前试着不要玩手机，试着不要逛淘宝，试着不要刷朋友圈，节省下来的时间去做个工作总结。了解一下自己的工作进程，看看自己在哪些地方需要改进和完善，有句话说的挺好的：深度思考比勤奋重要。对工作进行总结不仅是一个检查的过程，更是一个思考改进的过程，长期坚持下去就会获益匪浅。

   最后做一个小结吧：执行重于计划，所以在工作中一定要多去实践这些办法，而不是口头上说说或者心里面想想就忘记了。我们要培养自己的执行力、专注力、高效力，“no pains ,no gains”，祝愿每一个职场人士都找到自己的奋斗目标和方向，fighting!

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不乱不顺，大乱大治

    2013年成立的一家小公司，楼主作为一名一个下属也没有行政人事主管，刚开始时事情还不多，现在越来越杂，楼主感到有点压抑，有点累。其实，从楼主的描述中，可以看出这也一个公司从初创至发展的一个必由之路。毛主席说：“天下大乱，达到天下大治”，经过公司发展中各类事物的层出不穷已经达到“大乱”的状态，楼主觉得累，我想正是“大治”之时。

    记得以前有过一个故事，好象是迪士尼为园区设计修路的故事，设计师让先撒上草籽长出草坪，最后的路就是人们在草坪上走出的道路。公司成立到今天，楼主之所以今天有点压抑有点累和我们一开始就没设计流程、管理制度等有关。但是，存在的问题就是被人们“走出的一条路”，所以要想解决好这个问题还是有办法的。

   一、分类与授权 

   经过两三年的发展，各类事情大致的内容、流程等已初见雏形。分类管理是个不错的方法。就象再多的文件、书籍、工具等我们都可以通过一个文件柜进行归纳、分类管理，让一切井然有序起来。如果说分类是第一步，那么授权是第二步。有同行朋友肯定会问，我们就一公司小小行政人事如何授权呢？我们可以通过制度单位、管理办法、流程及表单将工作内容、职责、权力分散出去。其实授权是种思维意识，就是不要把所有的工作都揽到自己名下，学会通过各个环节将工作内容与监管权力分流出去。比如说，我们在办公用品电脑的申请单中，设置部门领导签字、总经理签字，你就是表单收存登记的作用，这不就完结了。程序完整、管理得力，而不是你一个人从头盯到尾，而且相关部门、领导也行使了自己的知情权、批示权、监管权。

    首先区分行政与人事类工作大致目前急迫解决有哪些，哪些需要通过什么管理制度、办法、流程、管理手段等进行解决。

   二、搭框架体系逐步完善

   网络上、专业人力资源网站上有许多的规章制度可以借鉴，建议依据公司发展可能性借鉴使用，思路就是搭好框架体系，但不求内容多么详实具体但一定要简单实用，不必要的条款坚决取缔，与公司实际现状相符的内容一定要能增补，让借鉴后的制度、方案等真正成为适用自己公司管理用。还可以每一年度进行一次制度的汇编与修订，这样便于楼主在做工作时逐步深入。何况，制度、管理办法不是越详细越细致越好，最重要的是要有前瞻性和弹性，要能涵盖较多管理可能性。

    三、从急迫解决问题入手

    工作中目前最急需解决的问题，就是我们治理的开始，这样也便于获得公司领导及同仁的理解与配合，对于你未来推动一系列的管理办法是有好处的。

    四、获得老板理解与支持

    将自己梳理的管理体系或大纲，提交老板商量，给予老板一个重新认识公司发展后现今管理事务现状的一个系统了解的机会，在这个过程中展示你的工作能力与管理水平。没有老板支持，在小公司开展工作就失去了一个最好的支持力不说，说不定大刀阔斧地还会引起众怒。而且，通过对工作量的展示，也便于向老板提出增加一个员工的提议，这样在时机合适时，老板自然会优先给楼主配备一个下属。

    五、利用好办公网络

    公司有内部OA体系就好好应用，如果没有，可以建立一个公司行政人事群，将相关管理制度、管理办法、规章流程、表单等全部上调，培养大家按制度、流程、表单办事的习惯，也有利于楼主在当面解释说明的情况下，有文件以及管理工具提供大家工作支持。

    当然，最重要的就是时机已然成熟，思路要系统，管理办法要简单实用有变化空间，能够通过台账管理的就不要交给互相的口头语言与行为，因为事情多就不能依靠大脑记忆来解决。同时，不要忘记表单是解决问题的一个很好的管理工具。当然，最重要的还是要获得老板的理解与支持。祝同行朋友一切工作都条理、平顺起来。

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     小公司都是这样的身兼数职。行政人事一把抓。我自己也有过这样的经历。有以下几个思路，供你参考：

    1. 首先心态要好

      做HR本来就是一个与人沟通、打交道的工作。模块里有些事情是可以自己独立完成的，但也有很多工作是需要别人配合完成的，当很多事情不受自己控制，或分身乏力时，情绪都就会受到影响，也会容易抱怨。干的不开心了，工作质量不能保证之外，也会让领导对自己不满意。

      所以我觉得，我们先要做的是调整自己的心态。先把心态调试好。领导交给你这样、那样的活。是不是代表他对你特别放心，这个放心不仅是你工作做得好、能者多劳，还包括他对你的忠诚度的肯定。所以也让你充当秘书的角色。现在这个时代，招聘一个能力强的容易，但招一个得力的同时还能忠诚的不容易。这个就是你和别人的区别所在，也算是不可替代性的一种。老板如此看重你，后面还愁其他的谈判和发展吗？

      心态好了，处理事情的效率就高了，即使事情杂，也一样会有要理顺它的强烈意愿，管理好了自己，才能管理好工作。

      2. 处理好人际关系。

      从文中看的出来，作者是一个性格很好，能干事情也愿意承担责任的人。这样的人在职场上一般都是受欢迎的。人际关系一般不会差。但往往是你人太好了，反而会容易受累。因为你能力强，也愿意给别人帮忙，手中的事情自然越来越多。这个时候，你要利用好你人际关系很好的优势。在帮助上要互来互往。让同事也在条件许可的情况下能帮到你，而不是总觉得让别人帮忙会很麻烦，有时候互相帮忙反而关系会更好，即使让别人帮忙的多了，偶尔请同事吃个饭送点零食啥的，都是不错的方式。一来能让你在不在公司的时候处理好事务，二来可以让你腾出时间做其他的事情。

      3.向领导申请要人

      前面说了，老板看重你，自然会考虑你的相关建议。如果你把这个状况用数据或成本的方式汇报给领导，增加一个下属或将某些工作正式分配给其他员工，更有利于工作完成的速度和质量，也有利于人力资源这一块的更多系统、规划的事情。意义和价值更大。要传输给领导这个观点和意识。也许一时半会不能实行，但你永远不说，领导是意识不到的，领导动动嘴，下属就跑断腿啊！学会借力，学会适度的提要求，也是一种进步和管理。

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